Что такое внутренние документы? Как происходит их движение в организации? Факторы, которые следует учитывать при работе с внутренними документами. Движение распорядительных документов, издаваемых коллегиально. Этапы работы с распорядительными документами, издаваемыми единолично.

Вы уже знаете о движении входящих и исходящих документов в организации*. Как происходит организация движения внутренних документов? Рассмотрим этот процесс на примере распорядительных документов.

Внутренние документы организации – это документы, создаваемые и используемые в организации. К внутренним документам относятся распорядительные документы, протоколы заседаний коллегиальных органов, служебные записки, акты, справки, планы, отчеты, положения, инструкции и др. Внутренние документы, как правило, издаются или составляются в одном экземпляре, который после издания или окончания работы с документом помещается на хранение в дело. При необходимости рассылки документа исполнителям, заинтересованным лицам и подразделениям с подлинника документа снимаются копии или оформляются выписки из документа. Заверенные копии и выписки рассылаются всем заинтересованным лицам и подразделениям.

Как правило, движение внутренних документов на стадии создания документов аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования повторяет движение поступающих документов. Исключение составляют отдельные виды документов, имеющие индивидуальные маршруты прохождения, например внутренние информационно-справочные документы (справки, служебные записки, аналитические записки), протоколы заседаний и др. Движение внутренних документов организуется так же, как и движение поступающих и отправляемых документов: в виде документопотоков, то есть массивов документов, имеющих общий источник (пункт отправки) и общий приемник (пункт получения). Для каждого документопотока характерен свой маршрут. При организации движения внутренних документов необходимо учитывать следующие факторы:

• способ принятия решения и, соответственно, издания документа; содержание документа: наличие в документе поручений, требующих исполнения, или информации, инициирующей решение.

Управленческие решения принимаются двумя способами: единолично руководителем или коллегиальным органом . В первом случае проект документа (управленческого решения) в обязательном порядке проходит процедуру согласования со всеми заинтересованными лицами, во втором случае – согласование проекта документа не проводится, потому что решение принимается на заседании коллегиального органа совместно всеми его членами.

Наличие в документе поручений, требующих исполнения, или информации, инициирующей управленческое решение, также отражается на организации движения документа:

B первом случае документ должен дойти до исполнителя (или исполнителей), а также должен быть введен в систему контроля исполнения документов; а во втором случае документ поступает на рассмотрение руководителя.

Рассмотрим, как должно быть организовано движение некоторых внутренних документов.

Движение распорядительных документов, издаваемых коллегиально

Коллегиальные решения – это решения, принимаемые на заседании коллегиального органа группой лиц, входящих в этот орган (собрание, совет, правление, коллегия, совещание и др.). Решения, принятые коллегиально, фиксируются в протоколах заседаний, на основании которых могут издаваться распорядительные документы (постановления, решения). Практика издания постановлений (решений) характерна для федеральных органов власти и управления, органов власти и управления субъектов Федерации и муниципальных образований. В организациях иного типа, например в акционерных обществах (закрытых, открытых), решения, принятые коллегиальными органами (собранием, советом директоров, правлением), оформляются протоколами, распорядительные документы в виде постановлений или решений на их основе не издаются. Исполнение принятых решений осуществляется исполнительным органом акционерного общества путем издания приказов или распоряжений. Решения информационного характера рассылаются заинтересованным лицам в виде копий протоколов или выписок из протоколов. Движение документов при коллегиальном принятии решений при условии оформления принятых решений в виде постановлений или решений включает следующие стадии:

• Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа. Работа коллегиального органа ведется по заранее утвержденному плану. В соответствии с планом лица, ответственные за подготовку вопроса для обсуждения, готовят необходимые материалы, как правило, это аналитическая справка (записка) по вопросу и проект решения . Работа по подготовке этих документов ведется в структурном подразделении или группой специалистов нескольких подразделений. Подготовка материалов для заседания коллегиального органа – это начальный этап в движении документов, отражающих деятельность по коллегиальному принятию решений.
• Передача подготовленных материалов на рассмотрение коллегиального органа. Аналитическая справка (записка) по вопросу и проект решения передаются секретарю коллегиального органа, который собирает все подготовленные для рассмотрения на заседании документы, проверяет их полноту и правильность оформления.

Как правило, материалы готовятся и передаются секретарю за 10–12 дней до заседания. Срок представления документов может быть сокращен, но не должен составлять менее 3–5 дней. Это время необходимо для рассылки документов членам коллегиального органа и их ознакомления с подготовленными документами.

• Подготовка повестки дня заседания. Повестка дня готовится секретарем коллегиального органа на основании плана, но может корректироваться с учетом конкретной ситуации. Повестка дня согласовывается с председателем коллегиального органа. Одновременно с этим секретарь готовит приглашения на заседание для рассылки членам коллегиального органа.
• Рассылка приглашений на заседание коллегиального органа его членам и приглашенным лицам. Вместе с приглашением, в котором содержится повестка дня заседания, рассылаются копии аналитических справок (записок) и проекты решений по вопросам повестки дня, подготовленные исполнителями. Этот комплект документов может рассылаться членам коллегиального органа по электронной почте.
• Обсуждение материалов на заседании коллегиального органа и принятие решения. Во время заседания ведется его протокол , в котором фиксируется весь ход заседания: выступления основных докладчиков, обсуждение вопросов повестки дня, принятые решения.
• Оформление протокола заседания. Окончательное оформление протокола проводится, как правило, в течение 3–5 дней после заседания. При оформлении протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером предыдущего протокола. Датой протокола является дата заседания, а не дата оформления. Регистрационно-учетные журналы по протоколам не ведутся. Учетную функцию выполняет само дело, в которое подшиваются подписанные протоколы.
• Подписание протокола. Как правило, протоколы подписываются председателем заседания и секретарем, но есть и исключения из этого общего правила: например, протоколы государственных аттестационных комиссий, счетных комиссий (в акционерных обществах) подписываются всеми членами коллегиального органа.
• Издание распорядительного документа (постановления или решения). На этом этапе на основании протокола заседания оформляется распорядительный документ, подписываемый председателем коллегиального органа. На основании одного протокола может быть подготовлено несколько распорядительных документов, так как каждое отдельное решение оформляется как одно постановление (решение) .

В практике управления такие решения называются протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется путем передачи копий протоколов или выписок из них.

• Регистрация распорядительного документа и рассылка исполнителям. Регистрация постановлений (решений) ведется отдельно от протоколов и других распорядительных документов (приказов, распоряжений), если они также издаются в организации. В регистрационном номере постановления (распоряжения) целесообразно соблюдать связь с протоколом, например:

Если протокол имеет номер 45 (№ 45), то и постановления или распоряжения должны иметь тот же номер, но дополняемый через косую черту или дефис номером вопроса, отражающим очередность рассмотрения вопросов на заседании (номером вопроса в повестке дня), например: № 45-1, № 45-2 и т. д.

• Контроль исполнения документов. Контроль исполнения решений, принятых коллегиально, осуществляется секретарем коллегиального органа. На контроль ставятся только те поручения (задания), которые имеют конкретный срок исполнения.
• Копирование распорядительных документов (постановлений, решений), протоколов или изготовление выписок из протоколов. Распорядительные документы (постановления, решения), выписки из протоколов копируются в количестве, соответствующем количеству исполнителей и заинтересованных лиц.
• Помещение подлинника протокола и подлинников распорядительных документов (постановлений, решений) в дела. Подшивка документов в дела осуществляется секретарем коллегиального органа в соответствии с номенклатурой дел. Протоколы заседаний и изданные на их основе распорядительные документы подшиваются в разные дела.

Вместе с протоколами могут подшиваться только материалы, составляющие неотъемлемую часть протокола: например списки присутствовавших на заседании, тезисы и тексты докладов, выступлений, особые мнения участников заседания, не согласных с мнением большинства и др.

• Рассылка копий распорядительных документов (постановлений, решений) или копий протоколов (выписок из протоколов). Рассылка осуществляется службой ДОУ. Рассылаются исполнителям только заверенные копии документов.

Рассмотренные этапы прохождения документов составляют документооборот коллегиального органа.

Движение распорядительных документов, издаваемых единолично

При единоличном принятии решений распорядительные документы издаются руководителем организации (президентом, генеральным директором, директором, председателем и др.), осуществляющим исполнительно-распорядительные функции. Специфической особенностью этого способа принятия решения является согласование проекта решения с заинтересованными лицами (как правило, это руководители структурных подразделений организации). При единоличном принятии решений издаются распорядительные документы в виде приказов, распоряжений, указаний. Движение распорядительных документов при единоличном принятии решения включает следующие этапы:

• Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа). В качестве документов, инициирующих решение, могут быть документы, изданные вышестоящими органами управления и организациями, или ранее изданные документы самой организации. Инициировать решение могут и внутренние документы организации (докладные записки, служебные записки, справки, акты, протоколы, планы, отчеты и др.), если они содержат информацию, обосновывающую необходимость принятия решения. На основании информации, почерпнутой из этих документов, руководитель принимает решение о необходимости издания распорядительного документа. С позиций документооборота инициирование решений представляет собой получение руководителем организации документов, на основании которых начинается работа по подготовке проекта решения. Решение руководителя о подготовке распорядительного документа выражается в виде резолюции на документе, инициирующем решение.
• Передача документа, инициирующего решение, в подразделение на исполнение. В соответствии с резолюцией руководителя служба ДОУ передает документ, инициирующий решение, в структурное подразделение-исполнитель.
• Подготовка проекта распорядительного документа. Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства организации создается временная рабочая группа из представителей различных подразделений. Подготовленный проект документа оформляется исполнителем на соответствующем бланке (бланке приказа, бланке распоряжения).
• Передача проекта документа на согласование. При подготовке распорядительных документов, как правило, проводится внутреннее согласование. Внутреннее согласование оформляется визой, проставляемой в нижней части последнего листа проекта документа, на обороте последнего листа документа или на отдельном листе согласования. Внешнее согласование проводится только в тех случаях, когда проект документа затрагивает интересы других организаций. Внешнее согласование проводится после внутреннего согласования и оформляется грифом согласования , который проставляется на последнем листе проекта документа, под текстом, или на отдельном листе согласования.

Визирование проекта распорядительного документа проводится: с руководителями подразделений организации, главными и ведущими специалистами, если распорядительный документ касается вопросов их деятельности; с профсоюзной организацией, если в проекте документа затрагиваются социально-бытовые вопросы, вопросы организации труда и кадров. Если проект распорядительного документа касается финансовых вопросов, то обязательно согласование документа с главным бухгалтером, заместителем руководителя по финансовым вопросам (финансовым директором). Все распорядительные документы, издаваемые руководителем организации, должны визироваться юристом (юридической службой) для проверки на соответствие принимаемых решений действующему законодательству. Это касается приказов, распоряжений по основной деятельности и по личному составу. Проекты распорядительных документов визируются также заместителями руководителя организации – всеми или только теми, чьи интересы затрагивает проект документа.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. В этом случае виза дополняется надписью “Особое мнение прилагается” или “Замечания прилагаются”. Замечания, оформленные на отдельном листе, прилагаются к проекту и возвращаются разработчику для доработки документа. Если при доработке проекта документа исполнителем будут учтены не все замечания, то, при передаче окончательно оформленного документа руководителю на подпись, все особые мнения и замечания, не принятые составителем документа, должны будут поступить вместе с окончательно оформленным документом на рассмотрение руководителя. Во многих организациях, особенно крупных, имеющих сложную структуру, на процедуру согласования нередко уходит до месяца. Длительный срок визирования проекта документа может снизить эффективность принимаемого решения, поэтому целесообразно в инструкции по делопроизводству или ином нормативном документе по делопроизводству установить определенные временные ограничения на процедуру визирования.

Учитывая, что распорядительные документы издаются в целях регулирования деятельности организаций, в т. ч. – оперативного регулирования, целесообразно проводить визирование в течение двух-трех рабочих дней.

Процедура согласования завершается возвращением проекта документа исполнителю. В данном случае в документообороте имеет место возвратное движение (передача документа в инстанцию, в которой документ уже находился), но это движение обусловлено деловой необходимостью.

• Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.* Следующий этап – передача проекта распорядительного документа исполнителю на доработку по замечаниям. После доработки проект документа окончательно оформляется на бланке и передается на повторное визирование.Если проект распорядительного документа готовился по поручению вышестоящей организации, то документ оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом. При этом проект документа визируется руководителем организации.
• Повторное визирование проекта документа. Повторное визирование необходимо для того, чтобы все заинтересованные должностные лица проставили визы на том экземпляре документа, который будет представляться руководителю на подпись. Отсутствие виз на распорядительном документе будет означать нарушение процедуры его подготовки. Завизированный всеми заинтересованными лицами документ передается руководителю организации на подпись.

На этапе визирования документа с точки зрения документо¬оборота важное значение имеет последовательность перемещения документа из одной инстанции в другую. Первым визирует документ руководитель подразделения-исполнителя, затем – юридическая служба (юрист), после – руководители заинтересованных подразделений (как правило, это те, кому даются поручения и кто будет выполнять распорядительный документ после его принятия), последними визируют заместители руководителя организации (все или только те, в компетенцию которых входят вопросы, по которым принимается решение).

• Принятие решения (подписание документа). Принятие управленческого решения выражается в подписании распорядительного документа руководителем. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ.
• Регистрация распорядительного документа. Подписанный распорядительный документ регистрируется в службе ДОУ (распорядительные документы по личному составу регистрируются в службе персонала).
• Постановка распорядительного документа на контроль. Контроль за исполнением распорядительных документов ведет служба ДОУ. Особенность контроля исполнения распорядительных документов состоит в том, что контролируются отдельные пункты распорядительной части документа, если они содержат поручения, задания с конкретным сроком исполнения.
• Копирование распорядительных документов (приказов, распоряжений, указаний).
• Помещение подлинника распорядительного документа в дело.
• Рассылка копий распорядительных документов (приказов, распоряжений, указаний) исполнителям. Рассылка распорядительного документа должна проводиться в наиболее возможные сжатые сроки – это необходимо сделать в течение 1–2 дней после подписания документа.

Последние три этапа в документообороте распорядительных документов, издаваемых единолично, совпадают с движением документов, издаваемых коллегиально. В рассмотренных моделях документооборота распорядительных документов, издаваемых коллегиально и единолично руководителем организации, выделены основные, узловые этапы движения этих документов. Описать эту процедуру более детально можно лишь ориентируясь на конкретную организацию (учреждение, предприятие). Эта задача должна решаться службой ДОУ организации.

ТЕМА 8. ПОРЯДОК ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ 1. Понятие, виды и основные этапы документооборота 2. Принципы и методы организации документооборота

1. Понятие, виды и основные этапы документооборота Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Организация движения документов нацелена на: а) сокращение пути и времени движения документов, б) исключение возвратного, дублирующего и неритмичного движения документов, в) унификацию процедур прохождения и обработки конкретных документов, г) применение современной оргтехники. "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения"

документопотоки входящие внутренние исходящие Документооборот входящих документов Входящий документ - документ, поступивший в учреждение от сторонних организаций или лиц: вышестоящих, подчиненных, государственных, муниципальных, частных, депутатов и граждан. Обработка входящих документов: - прием и первичная обработка документов; - предварительное рассмотрение и распределение документов; - регистрация; - рассмотрение документов руководством; -передача на исполнение.

Прием и первичная обработка поступающих документов Первичная обработка документов секретарь служба ДОУ экспедиция дежурный Экспедиция - специальный отдел организации, производящий прием, отправку и рассылку документов и грузов. Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены курьером и посетителями, переданы средствами электрической связи.

При получении корреспонденции: 1) проверяется правильность ее доставки: ошибочно присланная корреспонденция возвращается на почту; 2) проверяется целостность упаковки и документов, их повреждения; составляется акт о повреждениях или отсутствии документов, который пересылается вместе с полученными документами их отправителю; 3) не вскрывается и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф "лично" или адресованная общественным организациям; 4) заказные письма принимаются под расписку; 5) на документ с надписью «СРОЧНО» проставляется время получения; 6) упаковка при вскрытии уничтожается, кроме случаев, когда в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке); в документе нет даты, и она устанавливается по почтовому штемпелю.

Предварительное рассмотрение и распределение документов Оценка поступившего документа вид документа и важность его содержания; сложность и новизну поставленных вопросов; общественное положение автора документа; срочность исполнения документа. Распределение документов а) для рассмотрения руководителем организации: документы вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства, а также жалобы на действия подчиненных должностных лиц; б) для направления в структурные подразделения: документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. Предложения, заявления и жалобы граждан предаются в специальное подразделение по рассмотрению писем граждан.

Регистрация документа – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем уникального индекса при его вводе в систему с последующей записью учетных данных о документе по установленной форме в регистрационных формах. Регистрация входящих документов проставление от руки на первом листе документа в правом нижнем углу отметки о поступлении документа в организацию, которая включает регистрационный номер и дату поступления документа (часы и минуты). Регистрационный штамп - штамп, содержащий наименование организации, место для даты поступления и место для регистрационного индекса. Факсимильное изображение имеет дату поступления, поэтому указывается лишь порядковый номер. На невскрытой корреспонденции регистрационный штамп ставится на конверте и упаковке пакетов.

Метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. Метаданные полно и точно отражают все операции, произведенные с конкретным документом, в том числе процессы, связанные с этим документом. Они хранятся столько времени, сколько хранятся документы, к которым они относятся. Поэтому документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (регистрационный журнал, регистрационно-контрольная карточка, электронная карточка). Регистрационная карточка - карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения, которая не позволяет потерять документ при его исполнении.

Обязательный состав реквизитов регистрации: а) автор (корреспондент), б) название вида документа, в) дата документа, г) индекс документа (дата и индекс поступления документа), д) заголовок документа или его краткое содержание, е) резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), ж) срок исполнения, з) отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа), и) дело №. Порядок расположения реквизитов и использование оборотной стороны карточки определяется самой организацией. Процесс регистрации: а) обеспечивает доказательство того, что документ был создан или включен в документную систему; б) упрощает поиск документа. Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководителем. Документы должны быть переданы на исполнение в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Работа с исходящими и внутренними документами Исходящий документ - документ, создаваемый в организации и отправляемый из учреждения, копия которого, как правило, остается в деле. В вышестоящие организации направляются докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы. В подчиненные организации направляются постановления, приказы, поручения, письма (информационные, гарантийные и др.). Обработка исходящих документов: а) составление чернового документа и подготовку проекта документа; б) согласование (визирование) документа; в) удостоверение документа; г) отправку документа.

Составление чернового документа, подготовка проекта документа и его согласование Ответственный исполнитель координирует действия других исполнителей: созывает их на рабочие совещания, требует от них все необходимые материалы, устанавливает очередность их работы. Все исполнители несут одинаковую ответственность за исполнение дела. Исполнение документа может быть отсрочено, если нет необходимых условий. Для документов со сроками исполнения не менее 6 месяцев устанавливаются этапы исполнения и даты промежуточного контроля, а на полях могут делаться пометки об исполнении. Исполнитель представляет проект документа в службу ДОУ или секретарю со всеми материалами, на основании которых он готовился, включая гриф согласования (визирования) Проект документа передается руководителю службой ДОУ или секретарем со всеми материалами, на основании которых он готовился.

Удостоверение документа предусматривает ознакомление руководителя с проектом документа. Руководитель может сразу подписать проект, но может сделать замечания и отправить на доработку. Удостоверение: подписание, утверждение, печать. Отправка документа осуществляется секретарем, или службой ДОУ, или экспедицией. Документы могут быть с сопроводительным письмом. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документа, его удостоверение, наличие приложения, указанного в документе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Экспедиционная обработка отправляемых документов: сортировка, упаковка, оформление почтового отправления (адресование) и сдача в отделение связи. Срок – 1 -2 дня. Документы, отправляемые по одному адресу, могут быть вложены в один конверт. На заказную корреспонденцию в службе ДОУ составляется опись рассылки в двух экземплярах с фамилией сотрудника, ее подготовившего, и датой отправки.

Внутренний документ: документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан. Передача документов из одного структурного подразделения в другое осуществляется секретарями руководителей, через службу ДОУ или сотрудниками. В любом случае сведения о месте нахождения документа должны быть переданы в службу ДОУ и внесены соответствующей отметкой в регистрационную форму. Ознакомление нескольких руководителей с одним документом должно быть поручено одному человеку. Если документопотоки большие, и с ними необходимо знакомить многих руководителей, то составляется график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Ознакомление с текущей информацией может происходить с соответствующего стенда.

2. Принципы и методы организации документооборота 1) Исключение возвратного движения документов. 2) Ограничение срока пребывания документа в инстанции временем, необходимым для его обработки. 3) Параллельное выполнение различных операций для повышения оперативности исполнения документа. 4) Исключение "информационного шума", т. е. получения сотрудниками информации, не имеющей к ним отношения. 5) Сохранение аутентичности, надежности и пригодности документов для использования в течение всего требуемого периода, независимо от любых изменений в системе, в том числе при конвертации форматов и миграции документов. Конвертация - процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

Миграция документов - действие по перемещению документов из одной системы в другую (между техническим оборудованием, операционными системами или специальными программными приложениями) с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования Режим движения документов определяется: а) объемом документов в физических величинах; б) пропускной способностью различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов; в) нормативной загрузкой сотрудников, обрабатывающих информацию. Документопотоки – это отражение производственных и управленческих процессов и ситуаций в документах. Для оптимизации документооборота целесообразна разработка технологической схемы, графических оперограмм и табличных маршрутно-технологических карт.

Учет количества документов - объема документоборота Полный и выборочный учет документов организации (по отдельным структурным подразделениям или группам документов). Подсчет количества документов осуществляется по учетным карточкам и журналам. Учету подлежат все оригиналы документов и все их размноженные экземпляры (копии). Сводка учета объема документооборота за ______20___г. Виды документов Количество оригиналы входящие исходящие внутренние Итого документов копии Всего

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе "3. 1. Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

1. Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов.

Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить обработку.

При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки :

· ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;

· полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.

После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность , т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту.

Во время обработки документов не вскрывается и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф "Лично".

При вскрытии упаковка уничтожается , при этом исключения делаются в следующих случаях:

· в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;

· в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

· получена доплатная корреспонденция;

· полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично" отсутствует.

Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документав организацию (реквизит29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера.

Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, от руки или электрическим штемпелевателем. При этом обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.

При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

В организации целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку;

2. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ.

После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям .

При этом предварительно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:

· примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;

· перечня должностных лиц и их обязанностей;

· технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д..

При рассмотрении поступившего документа учитываются:

· важность его содержания;

· сложность и новизна поставленных вопросов;

· реальная срочность исполнения документа;

· вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др..

К руководителю должны поступать только документы, касающиеся основных вопросов деятельности организации, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны передаваться в структурные подразделения или непосредственно исполнителям-специалистам. При этом если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.

Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время;

3. Регистрация документов.

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

регистрация преследует три цели:

· учет документов;

· контроль за их исполнением;

· справочную работу по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Документы регистрируются в организации один раз : создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализовано: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация – в плановом отделе, снабженческая – в отделе снабжения, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им – в службе документационного обеспечения управления и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству управления или в Табеле документов организации.

Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:

· наименование вида документа;

· дата и регистрационный номер документа;

· заголовок к тексту (краткое содержание документа);

· резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

· срок исполнения документа;

· отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

4. Организация движения документов внутри предприятия

Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение управления (ДОУ). При этом документы должны передаваться с соответствующей отметкой в регистрационной форме, которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала документа и его копий.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов, например через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

Документы в структурное подразделение передаются в основном для исполнения, реже для ознакомления.

При передаче документов необходимо помнить, что исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загруженности сотрудников. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителей структурных подразделений.

При оптимально налаженной работе исполнители должны знакомиться с документами в день их поступления. При этом документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.

5.Обработка исполненных и отправляемых документов

Документы, отправляемые организацией, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка и отправка документов почтой осуществляется обычно централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

В этом разделе будут кратко рассмотрены основные этапы движения документов входящего, исходящего и внутреннего документопотоков.

Входящие документы

Первичную обработку входящих документов в крупных организациях обычно проводят в экспедиции, в небольших фирмах - секретарь.

При приеме корреспонденции проверяют целостность упаковки и правильность адресования, затем при вскрытии упаковки - наличие всех указанных в документе вложений.

На поступившие документы проставляют отметку о поступлении, на которой указаны наименование организации, дата поступления и порядковый учетный номер.

Первичная обработка заканчивается сортировкой документов на регистрируемые и нерегистрируемые (см. п. 6.3).

Обычно в канцелярию передают документы, адресованные руководству или в организацию без указания должностного лица. Документы, адресованные структурным подразделениям и отдельным должностным лицам, а также не регистрируемые в канцелярии, передают по назначению.

Предварительно документы рассматривают в канцелярии для определения, какие документы должны быть переданы руководству, а какие могут быть сразу отданы на исполнение непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Таким образом руководителей освобождают от излишнего потока второстепенной информации, а маршруты движения документов оптимизируют.

Эту работу поручают специалистам службы ДОУ, секретарю или помощнику руководителя, которые хорошо знают распределение обязанностей между должностными лицами организации и обладают доверием со стороны руководства организации.

После рассмотрения руководителем документы в соответствии с его резолюцией передают на исполнение или ознакомление. Формы исполнения могут быть различными: подготовка ответа на входящий документ или внутреннего распорядительного документа, проведение переговоров, организация мероприятий и т.д.

После исполнения документа на нем ставят отметку об исполнении документа, содержащую краткую информацию о произведенных действиях, и документ передают на хранение в делопроизводстве.

Исходящие документы

Работа с исходящими документами, как инициативными, так и ответными, включает этапы:

• подготовка проекта документа;
• оформление и согласование (визирование) проекта;
• подписание проекта;
• регистрация документа;
• отправка из организации.

Для подготовки проекта документа собирают информацию по теме документа, изучают нормы и положения соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализируют ранее изданные документы организации.

Проект документа согласуется с руководителями структурных подразделений и специалистами (внутреннее согласование). Согласование может быть и внешним (проект документа направляют соответствующим организациям или должностным лицам этих организаций).

При параллельном согласовании размноженный проект документа может быть одновременно роздан участвующим в его подготовке организациям и лицам. Однако иногда требуется последовательное согласование (в соответствии с функциями сторонних организаций и структурных подразделений самой организации).

Затем документ (вместе с приложениями к нему) передают руководителю организации, обладающему правом подписи этой группы документов. Для сокращения маршрутов движения целесообразно там, где это возможно, делегировать право подписи документов нижестоящим руководителям (заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений).

После подписания исходящий документ передают в службу ДОУ или секретарю для регистрации, затем - на отправку. Если документ ответный, то его копию подшивают вместе с поступившим документом, а на документе и в регистрационной форме проставляют отметки об исполнении.

Перед отправкой проверяют правильность оформления документа (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров числу адресатов, правильность адресования.

На отправляемую корреспонденцию составляют почтовые реестры. Документы обрабатывают и отправляют в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня после подписания.

Работу с внутренними документами на этапах подготовки и оформления организуют так же, как и с исходящей документацией. На этапе исполнения маршруты движения внутренних документов совпадают с входящим документопотоком.

Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обес­печивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сро­ки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной рабо­ты исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Понятие документооборота и его

Основные этапы

Документооборот - это движение документов с момента их по­лучения или создания до завершения исполнения, отправки адреса­ту или сдачи их на хранение.

Соответственно масштабам движения документов может быть выделен в качестве самостоятельного объекта рассмотрения докумен­тооборот конкретного гражданина, семьи, должностного лица, струк­турного подразделения, организации в целом, синдиката, отрасли государственного управления, государства. Ведь, в конечном итоге, любой документ и каждая его копия где-то откладывается и после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.

Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ), исходя из прагматических соображений, рассматривают в качестве объекта регулирования только документооборот организации в целом и со­ответственно потоки входящих, внутренних и исходящих докумен­тов.

Документооборот, или порядок движения документов в органи­зации, можно разделить на следующие этапы:

1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в орга­низацию.

2. Предварительное рассмотрение документов службой докумен-тационного обеспечения.

3. Рациональное движение документов внутри организации.

4. Обработка исполненных и отправляемых документов.

Экспедиционная обработка документов,

Поступающих в организацию

Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как пра­вило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных пра­вил.

Корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и лично сотрудниками, выступившими в роли курьера в конкрет­ном случае, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выде­ленным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы документационного обеспечения (канцелярии, общего от­дела и др.).

Независимо от адресата корреспонденция в организации долж­на передаваться этому должностному лицу. Если же должны переда­ваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях) для обеспечения пол­ноценной информационно-поисковой системы и их учета, необхо­димо зафиксировать сам факт (при необходимости и время) поступ­ления документов.

Заказная корреспонденция также передается для экспедицион­ной обработки. При необходимости сотрудник, принимающий ин­формацию, расписывается в разносной книге, журнале или квитан­ции в приеме документов и отмечает дату их получения. Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и дру­гие, отмечается, как и в документах, полученных по проводной свя­зи, точное время их получения.

Предпочтительней централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся корреспонденция, это позволяет поднять произ­водительность труда, более точно определить необходимые штаты, лучше поставить учет документов. В нерабочее время при наличии дежурных работников экспедиционная обработка поступающих до­кументов должна входить в их обязанности.

При получении корреспонденции прежде всего должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату. При поврежденной упа­ковке особенно тщательно проверяется полнота присланных мате­риалов, механические повреждения. При необходимости к докумен­там следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо се­рьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудником, производящим прием корреспонденции, составляется акт, который присоединяется к документам и вместе с ними передается для его утверждения и принятия решения по данному факту, но в любом случае инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов. Особенно это важно при некомплекте документов на машинных носителях.

Не вскрывается в экспедиции и передается адресату корреспон­денция, имеющая гриф «Лично», документы на машинных носителях, а также адресованная общественным организациям.

При вскрытии упаковки последняя уничтожается. Исключения делаются в следующих случаях:

в полученных документах нет обратного адреса и фамилии от­правителя (но они есть на упаковке);

в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

при получении доплатной корреспонденции;

если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «Лично» не было.

На всех поступающих документах проставляется регистрацион­ный штамп, включающий порядковый номер поступления, дату по­ступления и, при необходимости, количество листов. Регистрацион­ные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года, телеграмм, при большом их коли­честве, - в течение месяца.

Для удобства и точности нумерации корреспонденции применя­ют нумерационные бланки или «шахматки», вычеркивая из них ис­пользованные номера. Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и части внутренних документов.

Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестанов­ка регистрационных штампов на письме и его дублирование на пер­вом листе приложения.

На документах, подлежащих централизованному хранению в служ­бе документационного обеспечения управления, ставится дополни­тельная отметка (возможно штампом): «Подлежит возврату в службу ДОУ». Отметку ставят на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа по усмотрению организации.

Если документ является повторным, то при его получении уста­навливается по информационно-поисковой системе местонахожде­ние ранее присланного документа по данному вопросу и на посту­пившем документе делается соответствующая пометка. Удобнее для этого также использовать правый верхний или левый нижний угол первого листа документа.

При отсутствии штампов от руки ставится подпись сотрудника, обрабатывающего корреспонденцию, валовой номер поступления и дата получения.

Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обя­зательно проходили бы экспедиционную обработку и регистрацию.

Предварительное рассмотрение документов