Служба документационное обеспечение управления (ДОУ) и ее работники осуществляет свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов:

• · положения о структурном подразделении;
• · должностных инструкций;
• · инструкции по делопроизводству.

Нормативная база для разработки положения о службе документационного обеспечения управления и должностных инструкций ее сотрудников весьма ограничена. В соответствии с этим в процессе создания положения о службе ДОУ можно воспользоваться Государственной системой документационного обеспечения управления (несмотря на то, что данный документ в значительной степени устарел), а именно: разделом 5 "Служба документационного обеспечения управления" и приложением 12 "Примерное положение о службе документационного обеспечения управления". Основным нормативным документом для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37, в котором содержатся квалификационные характеристики должностей.

Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела:

• 1. В разделе "Должностные обязанности" установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих. Эти функции переносятся во второй раздел должностной инструкции с таким же названием "Должностные обязанности".
• 2. В разделе "Должен знать" содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей. Эти требования переносятся в первый раздел должностной инструкции "Общие положения".
• 3. В разделе "Требования к квалификации" определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации "Об образовании". Эти требования переносятся в первый раздел должностной инструкции "Общие положения".

При разработке должных инструкций необходимо учитывать, что поскольку квалификационные характеристики, указанные в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, распространяются на работников организаций, предприятий, учреждений и организаций независимо от их отраслевой принадлежности и ведомственной подчиненности, в них представлены наиболее характерные для каждой должности работы. Поэтому при разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 1998 г. № 37. - Общие положения..

Для должностей сотрудников службы ДОУ в Справочнике приводятся соответствующие квалификационные характеристики.

Инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления) является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки.

Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации.

Федеральные органы исполнительной власти - министерства, службы, агентства - должны разрабатывать свою индивидуальную инструкцию по делопроизводству на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536, и согласовывать ее с Федеральным архивным агентством (Росархивом) перед утверждением руководителем федерального органа исполнительной власти.

В других организациях при составлении индивидуальной инструкции по делопроизводству можно также воспользоваться типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. При разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации из Типовой инструкции можно взять структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации.

Возвращаясь к структуре данной инструкции, необходимо отметить, что в настоящий момент нормативные акты в области делопроизводства ее не определяют (за исключением инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти, которая должна быть разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536), поэтому инструкция по делопроизводству может иметь различную структуру, но при этом в нее должно входить минимум три части: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, а также приложения.

Инструкция по делопроизводству оформляется так же, как и любая другая инструкция, оформляется на общем бланке организации.

В организации могут также применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере делопроизводства (документационного обеспечения управления). Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельным документом - правилами составления и оформления документов и т.д.

4. Организация движения документов, регистрация, контроль за их исполнением, систематизация хранения документов в XVI – XVII вв.

5. Организация управления в Российской империи в первой половине XVIII.

6. Состав документов, правила их составления в первой половине XVIII века.

7. Организация движения документов, их регистрация, систематизация и организация хранения в XVIII в.

8. Организация управления и развитие делопроизводства в Российской империи во второй половине XVIII.

9. Государственное управление Российской империи в первой половине XIX века. Общая организация делопроизводства.

10. Документирование управленческой деятельности в первой половине XIX века.

11. Организация движения документов, их регистрация, контроль за исполнением, систематизация документов, организация их хранения в первой половине XIX века.

12. Государственное управление Российской империи во второй половине XIX – нач. XX.

13. Делопроизводство учреждений Российской империи во второй половине XIX – нач.XX века.

14. Новые тенденции в развитии документирования. Рационализация делопроизводства в отдельных ведомствах во второй половине XIX – нач.XX в.

15. Становление советского делопроизводства. Первые декреты советской власти о демократизации деятельности советских учреждений.

23. Деятельность Главного архивного управления (гау) ссср по методическому руководству делопроизводства в годы Великой Отечественной войны.

24. Государственное делопроизводство в 1960-2000

25. Разработка егсд и создание единых стандартов управленческой документации.

26. Развитие работ по стандартизации и унификации управленческих документов в 90-ые годы XX в.

27. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах рф (1993 г).

28. Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления.

29. Организация службы документационного обеспечения управления

30. Функции, должностной и численный состав службы документационного обеспечения управления.

31. Нормативно-методическая регламентация службы документационного обеспечения управления.

32. Понятие и принципы организации документооборота. Нормативно-методическая регламентация организации документооборота.

33. Качественные и количественные характеристики документооборота. Пути совершенствования организации документооборота.

34. Этапы движения и порядок обработки входящих документов.

Первичная обработка документов

Предварительное рассмотрение

Распределение документов

Регистрация документов

Рассмотрение руководством

Передача на исполнение

38. Этапы движения и порядок обработки исходящих документов.

39. Этапы движения и порядок обработки внутренних документов.

40. Понятие и общие правила регистрации документов.

42. Организация информационно-справочной работы. Информационно-поисковая система по документам организации.

43. Цели и направления контрольной деятельности. Текущий и итоговый контроль.

44. Понятие и назначение номенклатуры дел. Требования к составлению номенклатуры дел.

45. Типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел. Правила заполнения и оформления номенклатуры.

46. Типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

47. Порядок и правила формирования дел. Сроки хранения дел.

48. Организация оперативного хранения документов.

49. Понятие и значение экспертизы ценности в делопроизводстве. Принципы и критерии ценности документов.

50. Организация проведения экспертизы ценности.

51. Порядок оформления дел для передачи на архивное хранение. Составление и оформление описей дел.

52. Организация работы с обращениями граждан. Классификация обращений граждан.

53. Порядок делопроизводства по обращениям граждан.

54. Направления современного совершенствования документационного обеспечения управления.

31. Нормативно-методическая регламентация службы документационного обеспечения управления.

В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов - положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции.

Значительную роль в регламентации деятельности делопроизводственной службы играет Устав организации -правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, её функции, задачи и порядок работы.

Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения.

Положение о службе делопроизводства создаётся с той же целью, что и положение о других структурных подразделениях.

Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей - должностная инструкция.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приёмы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования.

32. Понятие и принципы организации документооборота. Нормативно-методическая регламентация организации документооборота.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело.

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения – специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации.

В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.

Основные положения ЕГСД, таким образом, были первым нормативным документом, определившим теоретические и практические основы организации движения документов. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Реализовать это правило в конкретных учреждениях можно путем четкой регламентации путей прохождения документов, в ходе которой проверяется обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений. Регламентация должна была проводиться путем разработки инструкций по делопроизводству, где устанавливаются схемы движения основных документопотоков, а также пути прохождения отдельных видов документов.

Изначальную основу, документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

"

Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации в службе документационного обеспечения управления должна быть нормативная правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами.

Роль и значение нормативно - правовой базы значительно увеличилась в последние годы. Деловое документное общение на всех уровнях стало осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Первый, основополагающий закон нашей страны, - это Конституция Российской Федерации. С точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов. Статья 15 Конституции РФ указывает, что Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации.

Другим главным источником является закон - это нормативный акт, принятый в особом порядке органом законодательной власти или референдумом, выражающий волю народа, обладающий наибольшей после конституции юридической силой и регулирующий социально значимые, типичные и устойчивые общественные отношения.

Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Она регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:

Конституцию РФ;

Международные договора (регулируют конституционные по своему характеру отношения и при условии их ратификации в РФ, при вступлении в действие имеют приоритет по сравнению с законом);

Законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;

Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

Правовые акты федеральных органов исполнительной власти

(министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

Государственные стандарты на документацию;

Унифицированные системы документации;

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

Нормативные документы по организации архивного хранения документов;

Законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Все они должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия. Как отмечалось, высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Базовым нормативно-правовым актом является Федеральный закон РФ Об информации, информационных технологиях и о защите информации от 27 декабря 2006 г. №149-ФЗ. Этот закон является дальнейшим развитием замененного им Федерального Закона "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 г. №24-ФЗ. Новый закон по существу развил многие его положения. Закон более четко определил все положения, касающиеся терминологии данной сферы. Он устанавливает требования к распространению, предоставлению информации, а также к ее защите. Закон закрепил обязательность документирования информации, урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязанность предоставления информации государственным органам. Закон имеет непосредственное отношение к деятельности служб документационного обеспечения управления всех уровней.

Другой базовый документ для делопроизводственных структур - Федеральный закон РФ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" от 2 мая 2006 г. №59-ФЗ. Этот нормативный акт был особенно необходим, так как имеет прямое отношение к социальной сфере, являющейся одной из важнейших составляющих общественной стабильности. В обращении граждане могут затронуть вопросы, касающиеся как интересов всего общества, так и прав, и законных интересов автора обращения или других граждан.

2006 год ознаменовался принятием и такого необходимого нормативного акта, каким явился Федеральный закон РФ "О персональных данных" от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ. В этом законе детально раскрыты вопросы защиты персональных данных. Раньше эти вопросы были рассмотрены только в специальной главе Трудового кодекса (глава 14), посвященной вопросу защиты персональных данных работника. Положения данного закона затрагивают и вносят необходимую ясность в деятельность кадровых и всех делопроизводственных служб.

Федеральным Законом "Об архивном деле в Российской Федерации" №125-ФЗ от 22.10.2004 г. регламентируется организация хранения, комплектования, учета документов и использование данных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Следующий нормативно-правовой акт, имеющий колоссальное значение в сфере делопроизводственной службы - Федеральный Закон "О коммерческой тайне" от 29 июля 2004 г. №98- ФЗ. Одной из основных целей действия Федерального закона является охрана конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну

В соответствии с настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами, органы государственной власти и иные органы местного самоуправления, обязаны создать условия, обеспечивающие охрану конфиденциальности информации, предоставленной им юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями.

Должностные лица, государственные или муниципальные служащие указанных органов без согласия обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, не вправе разглашать или передавать другим лицам, другим органам государственной власти, ставшую известной им в силу выполнения должностных обязанностей информацию, а также не вправе использовать ее в корыстных и иных личных целях.

Для придания юридической силы документам в электронном форме важны положения Федерального закона Российской Федерации "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 года №1-ФЗ. В законе подробно рассмотрены вопросы использования электронно-цифровой подписи. Целью настоящего Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Массовое создание и использование компьютерных баз данных обострило проблему защиты документов и информации от несанкционированного доступа. Этот вопрос рассматривается в целом ряде законов. Прежде всего в Федеральном Законе "О государственной тайне" от 6 ноября 1997 г. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защиты в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации.

Нормативно-правовой акт, который имеет непосредственное отношение к образованию документоведов, к последующей их практической деятельности - это Федеральный Закон РФ №8-ФЗ " Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления". Был принят Госдумой 21 января 2009 г., одобрен Советом Федерации 28 января 2009 г. и подписан Президентом РФ 9 февраля 2009 г. №8. С 1 января 2010 г. вступил в силу. Впервые в истории Российского государства этот нормативно - правовой акт устанавливает положение, которое фактически устанавливает порядок подотчетности органов власти перед народом.

Следующий пакет законодательных актов - это законы о языке, интересующие службу ДОУ в части использования языка в документах. В первую очередь следует отметить Закон Российской Федерации "О языках народов Российской Федерации" от 25.октября 1991 г. №1807-1. Также следует сказать, о другом законе, который дополняет и расширяет закон 1991г.

Это Федеральный Закон РФ "О государственном языке Российской Федерации" 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ, принятый Государственной Думой 20 мая 2005 г. Закон описывает сферы обязательного использования государственного языка Российской Федерации на всей территории Российской Федерации, обеспечение права граждан на пользование государственным языком РФ, защиту и развитие языковой культуры

К работе делопроизводственной службы имеет прямое отношение и Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ (с изменениями 2006, 2007, 2008 гг.) Закон фиксирует обязательность документирования всех хозяйственных операций, указывает, что первичные документы составляются только по унифицированным формам.

Указы Президента РФ, регулирующие нормативно - правовую и методическую базу современного делопроизводства

Указы Президента РФ в области документационного обеспечения управления можно разделить на 2 группы:

Указы, дополняющие законодательство о работе с документами ограниченного доступа;

Указы Президента о документировании прохождения государственной службы.

Первая группа указов касается документов, содержащих информацию, связанную с государственной и коммерческой тайной. Работники службы ДОУ по роду своей деятельности часто встречаются с документами ограниченного доступа. Указы Президента определяют, какие именно сведения могут составлять государственную тайну и какие относятся к сведениям конфиденциального характера:

Указ Президента РФ "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" от 30 ноября 1995 г. №1203;

Указ Президента РФ "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" от 6 марта 1997 г. №188.

Вторая группа указов - это указы Президента о документировании прохождения госслужбы, подписанные президентом РФ в 2005 г. №10:

Указ Президента РФ "О проведении аттестации государственных гражданских служащих РФ" от 10 февраля 2005 г. №10;

Указ Президента РФ "О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими РФ и оценке их знаний, навыков и умений" от 1 февраля 2005 г. №111;

Указ Президента РФ "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы РФ" от 1 февраля 2005 г. №112;

Указ Президента РФ "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведения его личного дела" от 30 мая 2005 г. №609.

Эта группа указов, подробно рассматривающая порядок документирования прохождения государственной службы, прежде всего, нужна работникам кадровых служб.

6 марта 1997 года вышел Указ Президента РФ №188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изменениями от 23 сентября 2005 г.).

Указ Президента "О Национальной стратегии противодействия коррупции и Национальном плане противодействия коррупции на 2010-2011 годы" от 13 апреля 2010 г. №460.

Постановления Правительства РФ, регулирующие нормативно- правовую и методическую базу современного делопроизводства

Следующий уровень нормативных правовых актов - постановления Правительства РФ.

Первое постановление Правительства РФ, имеющее отношение к службе ДОУ - "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" от 3 ноября 1994 г. №1233. В нем определен порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения, документами и иными материальными носителями, содержащими подобную информацию служебного характера.

В следующем году принимается постановление Правительства РФ "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ" от 27 декабря 1995 г. №1268.

В 1997 г. было принято постановление Правительства РФ "Об первичных учетных документах" от 8 июля 1997 г. №835. Этим постановлением на Государственный комитет РФ были возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации.

В этом же 1997 году вышло постановление Правительства РФ "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" от 13 августа 1997 г. №1009.

Отметим еще два постановления, имеющих непосредственно важное значение:

Постановление Правительства РФ "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" от 15 апреля 2005 г. №221.

Постановление Правительства РФ "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи" 15 апреля 2005 г. №222.

15 июня 2009 г. Правительство РФ приняло Постановление № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" . Этим постановлением выведена из действия "Типовая инструкция по делопроизводству" (2005 г.) и введены в действие новые "Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".

Правила включают как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В них расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания, Правила отражают практически все вопросы организации делопроизводства, включая технологии электронного документооборота. И хотя они предназначены, в первую очередь, для министерств и ведомств, ими могут воспользоваться, и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности.

Помимо законодательных и правовых актов, важнейшее значение для работников служб документационного обеспечения управления имеют нормативно - методические документы..

Правила, инструкции и положения, как организационно - методические документы, содержат не только указания что делать, но и как выполнить ту или иную работу, что делает их особенно ценными. Нормативные и методические документы вводятся в действие постановлениями или приказами, и тем самым становятся обязательными к исполнению.

Нормативно - правовые акты издаются на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, а также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах из компетенции.

Многие из них имеют не ведомственный, а общегосударственный характер, распространяясь на все направление деятельности, возглавляемое соответствующим министерством, комитетом агентством.

Государственные стандарты

Особую группу нормативных документов составляют стандарты, утверждаемые и вводимые в действие Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии. До принятия Федерального закона "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 г. №184-ФЗ выполнение стандартов носило обязательный характер. Выход закона перевел с 2003 г. стандартизацию на принципы добровольного применения стандартов, т.е. ГОСТ теперь не имеет обязательного характера. Но в то же время согласно самому определению стандарта, невыполнение требований стандартов тем самым делает работу не соответствующей требования сегодняшнего дня.

Один их стандартов - это ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство архивное дело. Термины и понятия", посвященный терминологии, используемой в делопроизводстве и архивном деле. На его терминологической основе разрабатываются все нормативно - методические документы по делопроизводству в организации. Здесь даны определения таких важнейших терминов, как документ, делопроизводство, ДОУ, официальный документ, дубликат документа, организационно - распорядительный документ, регистрация документа и многие другие. Всего ГОСТ содержит определения 140 основных терминов в области ДОУ.

ГОСТ Р 6.30-2003 г. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", содержит требования к оформлению организационно - распорядительной документации. Стандарт перечисляет 30 реквизитов, которые могут использоваться при подготовке и оформлении документов, дает схему расположения документов, определяет состав реквизитов документов и т.д.

Третий важнейший стандарт, принятый в 2007 г., - это ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования". Регулирует процессы управления документами не только в государственный, но и коммерческих и общественных организациях как внутренними, так и внешнего пользования, распространяется на управление документами всех форматов и на всех носителях, создаваемых или получаемых организациями в процессе их деятельности, содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций.

Все больше организаций проходят сертификацию на соответствие международным стандартам ИСО:9000. В ходе подготовки бизнес-процессов к сертификации будут особо актуальны положения ГОСТ ИСО 15489 - 1 - 2007 по управлению документами, так как управление документацией в стандарте рассматривается как часть системы управления качеством, базирующейся на требованиях стандартов ИСО 9001 и ИСО 14001.

ГОСТ содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами, необходимые всем организациям, решающим задачи совершенствования работы управленческого аппарата, повышения эффективности работы службы ДОУ и внедрения систем автоматизации делопроизводства, в том числе и электронного документооборота.

Кроме уже рассмотренных. Стоит упомянуть еще действующие стандарты: ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги" на форматы бумаги, ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования", ГОСТ 6.10.3 - 83 УСД "Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате".

23 декабря 2009 г. был издан Приказ Росархива №76 "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".

При составлении номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов абсолютно необходимым справочником являются перечни документов с указанием сроков хранения - систематизированные списки видов и категорий документов, содержащие нормативные указания о сроках их хранения (ГОСТ Р 51141 - 98).

документирование государственный служба

В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы ДОУ, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Задачи и функции могут различаться в зависимости от типа организации, правового и социального контекста, в котором она действует .

Структура, функции, задачи службы закрепляются в целом ряде локальных организационных и распорядительных документов - положениях, инструкциях, правилах, регламентах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы ДОУ, относятся положение о службе и должностные инструкции. Эти документы должны разрабатываться на основе действующего законодательства, нормативно-методических документов межотраслевого действия и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Разработка положения и должностных инструкций обеспечивает закрепление за службой общего объема функций, внутреннее построение службы ДОУ, а также устанавливает распределение функций и обязанностей работников.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Устав оказывает влияние на общую постановку делопроизводства, так как в этом документе определены задачи, направления и специфика деятельности организации, порядок утверждения организационной структуры, штатов, руководства. Заложенные в уставе положения создают изначальную организационную основу документооборота учреждения, способствуют регламентации информационных связей и позволяют определить реальный круг документов, которые будут создаваться в организации. Раздел устава, посвященный порядку управления организацией, закрепляет порядок документирования распорядительной деятельности и, соответственно, определяет круг документации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразо-вания, определяет параметры информационных потоков и документооборота.

Положения о службе ДОУ могут разрабатываться на основе типовых или примерных, наличие которых не может заменить создание индивидуального положения. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы исходя из реальных условий ее деятельности. Например, к типовым технологическим функциям могут быть добавлены функции прогнозирования развития документационного обеспечения, унификации документов, методического руководства документационным обеспечением структурных подразделений и др. Наоборот, в конкретном положении возможно исключение из числа типовых функций тех, которые в данной организации не выполняются службой ДОУ или закреплены за другими структурными подразделениями.

Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации. Положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи. Положение вводится в действие с даты его утверждения.

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД 1 (см. разд. 4.1).

В разделе «Общие положения» устанавливается точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации, степень самостоятельности. Служба ДОУ должна создаваться как самостоятельное структурное подразделение, подчиненное непосредственно руководителю организации. Нередки случаи, когда служба ДОУ входит в состав подразделений, выполняющих иные функции (например, административно-хозяйственные отделы, административные управления, управления персонала и делопроизводства и др.). Даже в тех случаях, когда эти подразделения имеют статус самостоятельных, такая практика приводит к усложнению движения документов и не может способствовать рациональной организации документационного обеспечения управления.

В разделе «Общие положения» закрепляется внутренняя структура службы. Если в службе ДОУ существует некое количество внутренних подразделений (групп, бюро, участков и др.), они должны быть перечислены. Если в составе службы работает всего несколько сотрудников, в положении перечисляют должности работников службы делопроизводства.

Следующим пунктом в разделе «Общие положения» дается перечень основных законодательных и нормативных правовых актов РФ, нормативных и инструктивных документов, которыми служба ДОУ руководствуется в своей работе. При этом вначале перечисляются законодательные акты Российской Федерации, нормативные правовые документы, нормативно-методические документы межотраслевого действия, затем внутренние организационные и распорядительные документы самой организации, определяющие работу службы ДОУ.

Если служба ДОУ имеет свою печать (печати), в положении дается ее описание, условия ее хранения и использования. В положении также устанавливается ответственность службы ДОУ за сохранность и удостоверение документов печатью организации.

Второй раздел положения называется «Цели и задачи» и содержит формулировки основной цели создания и деятельности службы и задач по ее реализации. Так, к числу задач службы делопроизводства в настоящее время относят организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях .

Третий раздел является основным. Он содержит всестороннюю характеристику деятельности службы ДОУ и называется «Функции». Их описание содержит все виды работы, выполняемой службой ДОУ. При этом принято излагать функции в их логической последовательности: прием поступающих документов, их обработка, регистрация, рассмотрение, передача исполнителям и т.д. Заканчивается этот раздел видами работы по хранению документов и их передаче в архив.

При наличии в службе структурных подразделений в раздел «Функции» вводятся соответствующие их названиям подразделы, а описание функций дается для каждого структурного подразделения. Тем самым закрепляется объем работы каждого участка службы. При разработке положения руководитель службы ДОУ должен тщательно продумать разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками, для того чтобы избежать дублирования и параллелизма в работе, а также «утраты» или пропуска какой-то из функций, невключения ее в положение. При составлении этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает участие и в какой форме. Раздел должен содержать четкие формулировки выполняемых работ, не допускающие их неоднозначное понимание.

Должностные обязанности руководителя службы делопроизводства могут регламентироваться отдельным документом (должностной инструкцией, должностным регламентом), однако достаточно часто вместо них в положение вводят раздел «Руководство », где закрепляются: наименование должности, (начальник, заведующий, управляющий), требования к уровню и профилю образования, квалификации и опыту практической работы руководителя службы ДОУ. В числе обязанностей указывают функцию координации деятельности службы делопроизводства, планирование ее работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, создание или участие в разработке нормативно-методического обеспечения деятельности службы и документационного обеспечения организации.

Встречаются положения, в которых раздел «Руководство» делится на три подраздела: обязанности, права, ответственность.

В числе обязанностей руководителя службы делопроизводства обязательно присутствует функция руководства и контроля за деятельностью подразделения. Но часто в этом разделе положения закрепляют выполнение отдельных функций службы (например, предварительное рассмотрение поступивших документов, подготовка документов к докладу руководству, контроль за сроками исполнения и др.), которые выполняются самим руководителем. В подразделе закрепляются также права руководителя службы делопроизводства, в числе которых обычно право устанавливать круг ответственности

своих заместителей (при их наличии), подписывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы ДОУ (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и др.

За руководителем службы делопроизводства закрепляется персональная ответственность за деятельность всей службы, выполнение всех функций, сохранность документов, соблюдение установленных норм и правил работы с документами и др. ГОСТ Р ИСО 15489-2007 закрепляет ответственность за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документами и их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей управлению документами и применению систем управления документами в индивидуальной практической деятельности 1 . Особая ответственность в соответствии со стандартом должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации.

Пятый раздел положения «Права » содержит перечисление прав, которые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных на нее задач и функций. В права службы ДОУ включают право проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций, и др. Значительное влияние на состояние работы с документами может оказать наделение службы ДОУ правом не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением установленных требований (например, с отсутствием необходимых виз или подписей, с просроченными сроками и т.д.). Такое право, например, предоставлено делопроизводственным службам федеральных органов исполнительской власти: «Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю» .

Раздел «Ответственность» или выделяется в самостоятельный, или соединяется с разделом «Права» и содержит перечисление основных позиций, по которым служба несет ответственность за выполнение своих задач, состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами и др. Одно из положений ГОСТ Р И СО 15489-2007 подчеркивает важность и значимость определения ответственности за работу с документами. При этом подчеркивается, что ответственность несут все сотрудники организации (в том числе управляющие документацией, специалисты смежных информационных профессий, руководство организации, руководители структурных подразделений, администраторы систем управления документами и другие лица, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности). Положение о службе ДОУ является тем организационным документом, который должен содержать четкие формулировки позиций, за которые отвечает служба делопроизводства.

Раздел «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями» должен отражать наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями организации, возникающими в ходе выполнения ее задач и функций, взаимные обязательства, состав и характеристику документов, разрабатываемых службой делопроизводства совместно с другими структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом. В разделе перечисляются виды деятельности, которые служба ДОУ проводит по согласованию с другими подразделениями.

Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы ДОУ, изменении ее наименования или внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями. Порядок пересмотра положения устанавливается либо в заключительном разделе этого документа, либо в «Общих положениях».

Пример положения о службе ДОУ дан в приложении 29.

Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, является должностная инструкция.

Должностная инструкция - это документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или структурного подразделения. В разработке должностных инструкции и их практическом применении должны быть заинтересованы как руководители, так и исполнители. Этот документ выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль, является действенным средством управления, которое позволяет руководителю четко разграничить обязанности и права, установить ответственность, обеспечить взаимосвязи между отдельными должностями, исключить дублирование и устранить параллелизм в выполнении одних и тех же операций работниками каждого структурного подразделения организации. Кроме того, должностные инструкции дают возможность определить взаимозаменяемость работников. Этот документ позволяет руководителям осуществлять оценку деятельности каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Должностная инструкция является необходимым организационным документом и с точки зрения исполнителя, который заинтересован в четких представлениях о характере и видах своей работы, круге должностных обязанностей, собственных полномочиях, правах и ответственности, установлении взаимосвязей. Психологи отмечают, что наличие грамотно составленных должностных инструкций на все должности значительно сокращает возникновение конфликтных ситуаций в коллективе.

Должностная инструкция по своему назначению является документом стабильного действия, она должна быть рассчитана на длительный срок применения, что способствует четкому распределению функций и видов работ между отдельными работниками, закрепляет их специализацию.

При разработке должностных инструкций используют Квалификационный справочник 1 , типовые должностные инструкции.

Квалификационный справочник содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий, их знаниям и умениям. Квалификационные характеристики работников службы ДОУ даны в приложении 30.

Наличие типовых должностных инструкций значительно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника в конкретной организации, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием этой организации.

Основным источником разработки должностных инструкций должно быть положение о структурном подразделении, гак как оно

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М.: Минтруд РФ, 2001.

содержит полный перечень видов работы, закрепленных за подразделением.

Положение и должностные инструкции - это взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются с целью распределения всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ, вытекают из задач и функций всей службы в целом. Должностные инструкции регламентируют задачи и функции, устанавливают их распределение между работниками, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого работника.

К тексту должностной инструкции предъявляются требования полноты определения задач, функций, обязанностей. Нечеткое и неполное определение деятельности каждого работника ведет к нестабильности и несогласованности действий отдельных работников. При закреплении в формулировках должностной инструкции общих, неконкретных, обтекаемых обязанностей создается чисто формальный документ, который не выполняет своего назначения. Все пункты должностной инструкции должны исключать возможность различного толкования ее содержания, конкретизировать обязанности и виды работы. Глаголы, выражающие действие, следует употреблять в изъявительном наклонении: «Инспектор выполняет», «Секретарь организует», «Референт составляет» и т.д. - и при этом точно отражать степень самостоятельности в выполнении работы: «принимает участие...», «совместно с.....», «организует визирование...», «обеспе

чивает выполнение...».

Формуляр должностной инструкции и структура текста унифицированы в УСОРД 1 (см. разд. 4.1).

В разделе «Общие положения» устанавливается наименование должности (в соответствии со штатным расписанием), ее статус и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника. Отдельным пунктом дается порядок приема и увольнения с работы. Следующий пункт содержит требования организации к уровню профессиональной подготовки, образования, стажу практической работы. При перечислении требований к профессиональной подготовке можно использовать Квалификационный справочник или установить дополнительные требования к квалификации работников службы ДОУ, уровню образования, стажу работы.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. См.: Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М.: ВНИИДАД, 1980.

Если в организации предъявляют повышенные требования к уровню профессиональной подготовки, то возможно включение в должностную инструкцию специального пункта, в котором перечисляются требования к профессиональным знаниям. Например: «Секретарь должен знать: организационную структуру и направления деятельности организации, функции структурных подразделений и фамилии их руководителей, распределение обязанностей между руководителями организации, правила внутреннего трудового распорядка, делопроизводство, правила составления и оформления документов, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи, правила техники безопасности, нормы служебного этикета».

Кроме того, в должностную инструкцию могут быть включены и требования к практическим навыкам работы, например: «Секретарь должен уметь: работать на компьютере в среде Word, Windows и Exsel», «печатать на пишущей машине со скоростью... знаков», «составлять и оформлять служебные документы», «пользоваться... средствами связи».

В этот раздел включают пункт о нормативно-правовой основе деятельности работника службы ДОУ, в котором перечисляются те законодательные и нормативные акты, знание которых является необходимым в работе, а также распорядительные и организационные документы организации, которыми работник руководствуется в своей профессиональной деятельности.

В разделе «Основные задачи и функции » обобщенно формулируется основная задача работника, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных видов работ, из которых складывается выполнение основной задачи. Например: основная задача работника - регистрация документов; в разных организациях эта задача может предусматривать выполнение таких работ, как ведение одного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компьютерной базы данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д. Поэтому в должностной инструкции следует тщательно формулировать каждый пункт исходя из принятой в организации технологии работы с документами. В этом же разделе формулируются особенности подготовки и передачи документов, доступ работника к определенной информации, правила обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В раздел «Права» вносят такие права работника делопроизводственной службы ДОУ как: принятие решений по определенным во-просам, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля, право возврата документов на доработку и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел. В числе обязанностей обычно указываются: соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, правил эксплуатации техники и средств связи, конфиденциальности служебной информации, обеспечение сохранности документов, соблюдение этических норм, служебной субординации и др.

В разделе «Ответственность» устанавливаются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.

В разделе «Связи по должности » (этот раздел может быть назван «Взаимоотношения») должен быть определен порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами. Раздел выполняет координирующую роль и имеет важнейшее значение для установления и регламентации связей между различными структурными подразделениями, установления их иерархии и взаимных обязательств. В разделе устанавливается круг структурных подразделений, от которых работник получает (или передает) документацию, кому предоставляет информацию, с кем сотрудничает по определенным вопросам. Здесь, так же как и в других разделах, необходима точность формулировок характера взаимосвязей.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ с должностной инструкцией работника обязаны ознакомить под расписку при приеме на работу. Виза ознакомления располагается ниже подписи руководителя службы делопроизводства (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен (на)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

Пример должностной инструкции дан в приложении 31.

Должностные обязанности работников службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, устанавливаются должностными регламентами, являющимися составной частью административного регламента государственного органа 1 .

Статья 47 ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» 1 устанавливает порядок разработки и содержание должностного регламента. В соответствии с законом должностной регламент должен установить:

• квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к гражданскому служащему, а также к образованию, стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности;
• должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом государственного органа, задачами и функциями структурного подразделения и функциональными особенностями замещаемой в нем должности гражданской службы;
• перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения;
• перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений;
• сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;
• порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, другими гражданами, а также с организациями;
• перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа;
• показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего. Федеральным законом «О государственной гражданской службе

Российской Федерации» установлено, что положения должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, аттестации, квалификационного экзамена, планировании профессиональной служебной деятельности.

Федеральный закон РФ от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» // СЗ РФ. 2004. №31. Ст. 3215.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации. Порядок разработки инструкции по делопроизводству установлен только для федеральных органов исполнительной власти. Он включает несколько этапов и показывает значение, которое придается этому документу.

Федеральный орган исполнительной власти с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. Инструкция разрабатывается службой делопроизводства на основании приказа федерального органа исполнительной власти 1 . Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом федерального органа исполнительной власти после их согласования с Федеральным архивным агентством.

Инструкции разрабатываются с учетом законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, устава организации (или положения об органе власти), действующих нормативных правовых актов, нормативно-методических документов межотраслевого действия, государственных стандартов, разработок Росархива и таких локальных нормативных актов, как регламент внутренней организации, приказ о распределении обязанностей и др.

Кроме того, при разработке инструкции должна быть учтена специфика работы самой организации. По сути, инструкция закрепляет систему делопроизводства организации. Она необходима как работникам службы ДОУ, так и специалистам, которые работают с документами. Наличие инструкции обеспечивает одну из основных задач службы ДОУ - создание единого порядка документирования и работы с документами.

Структура текста инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения » устанавливают сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы», «... на административные документы», «...кроме конфиденциальных документов», «не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну», «....служебную или иную тайну, персональные данные» и др.). Отдельный пункт в этом разделе должен установить ответственность за несоблюдение требований инструкции по работе с документами. В «Общих положениях» устанавливается подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в учреждении в целом и в его структурных подразделениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу.

В соответствии с Правилами делопроизводства положения инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий 1 . Кроме того, в этом разделе инструкции обычно устанавливаются общие правила работы со служебными документами, которые включают порядок передачи документов при уходе в отпуск, отъезде в командировку, болезни, увольнении работника; запрет на передачу служебных документов сторонним организациям; разглашение информации и содержания служебных документов и дел осуществляется по акту.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Порядок оформления документов », где определяются:

• вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию;
• виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
• общие правила подготовки и оформления документов;
• виды бланков, применяемых в организации, и состав их информации;
• правила подготовки отдельных видов нормативных правовых актов, распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
• порядок изготовления и размножения документов;
• правила оформления и заверения копий и приложений;
• порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
• порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела может быть расширено за счет включения отдельных подразделов, устанавливающих правила подготовки документов коллегиального органа, а также заместителей руководителя. Ряд организаций идут по пути выделения всех перечисленных вопросов в самостоятельный организационный документ типа «Правил» или «Регламента подготовки и оформления документов», рациональнее включать эти нормы в инструкцию по делопроизводству.

Раздел «Организация документооборота» включает:

• порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
• организацию их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
• основные инстанции движения документов;
• порядок подготовки и отправки исходящих документов;
• порядок учета объема документооборота;
• прием и обработку документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи.

В этом разделе необходимо установить порядок приема и обработки документов, поступающих и отправляемых из организации всеми используемыми средствами связи.

В разделе «Регистрация документов » инструкция по делопроизводству устанавливает порядок и организацию регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, дает описание принятой технологии. Кроме того, для закрепления единого порядка работы с документами в этом разделе следует определить место и способы регистрации документов, сроки регистрации поступающих и отправляемых документов, структуру регистрационных индексов входящих и исходящих документов, перечень сведений о документе, включаемых в информационную систему (а при наличии - и в систему электронного документооборота). Этот раздел должен содержать информацию о регистрации отдельных потоков документов. Например, в федеральных органах исполнительной власти в качестве отдельных регистрируемых массивов документов могут быть выделены: документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти из вышестоящих органов власти, из территориальных органов федерального органа исполнительной власти; обращения граждан; документы, поступившие ог зарубежных корреспондентов, и др.

Раздел «Организация справочной работы» (или «Информационнопоисковая система » - И ПС) устанавливает принципы построения информационно-справочной работы в организации, содержит описание справочных массивов, правила пользования и их доступность для различных категорий служащих и различных структурных подразделений, порядок систематизации и классификации справочной информации, технологию информационно-поисковой работы.

Раздел «Организация контроля за исполнением документов» устанавливает категории документов, подлежащие обязательному контролю, порядок постановки документов на контроль, правила переноса срока исполнения или исполнителя, технологию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов » содержит основной принцип организации хранения (централизованное, децентрализованное или смешанное), правила хранения документов в службе ДОУ, в структурных подразделениях и ответственность за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив » включают порядок и организацию проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы конкретной организации, направлений деятельности и принятой технологии.

В инструкции могут быть разделы по работе с обращениями граждан, документами с ограниченной сферой распространении, иностранной корреспонденцией, техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.), по правилам хранения и использования бланков, печатей, штампов.

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают схемы документопото-ков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, документов, заверяемых печатью, и документов, подлежащих утверждению, формы учета документооборота, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ. Если в организации создан архив, то его заведующий также принимает участие в подготовке инструкции. При наличии в организации юридической службы инструкция должна быть предварительно с ней согласована.

Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

• См.: ГОСТ Р ИСО 15489-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. М., 2007. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. См.: Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М.: ВНИИДАД, 1980.
• См.: ГОСТ Р ИСО 15489-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. М., 2007.
• Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.
• См.: Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-ДК).

Министерство образования Омской области

Бюджетное образовательное учреждение Омской области среднего профессионального образования

«Омский государственный колледж управления и профессиональных технологий»

Отделение управления и экономики

Специальность 032002 Документационное обеспечение управления и архивоведение

КУРСОВАЯ РАБОТА

НОРМАТИВНО- ПРАВОВАЯ И МЕТОДИЧЕСКАЯ ОСНОВА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СОТРУДНИКА СЛУЖБЫ ДОУ

Введение

Документационное обеспечение управления - есть важнейшая составляющая всех видов и уровней управления. Оперативность, своевременность, точность и полнота представления информации являются основой качества принимаемых управленческих решений.

Последнее десятилетие - это период активного внедрения информационных технологий в работу делопроизводственной службы.

На смену сформировавшимся нормам и технологиям приходят иные, новые нормы, правила и технологии. Последние из них обусловлены социально-экономическими, политическими, факторами научно - технического прогресса.

Электронная эра диктует свои технологии, а подчас и своеобразие не только формы, но и содержательной стороны документационного обеспечения управления.

В связи с переходом России к иному социально-экономическому и политическому укладу жизни, а также в условиях проводимой в стране административной реформы возникла необходимость создания новой нормативно-правовой базы делопроизводства на всех уровнях государственного устройства. Принят ряд федеральных законов, постановлений, кодексов, гостов, инструкций, регламентов, которые сыграли определённую регулирующую роль в сфере делопроизводства. Однако происходящий процесс реализуется противоречиво. Наряду с положительными тенденциями есть тенденции и негативного характера.

В соответствии с поставленной целью в курсовой работе решаются следующие задачи:

Определить место службы ДОУ в структуре организации.

Проанализировать нормативно-правовые акты, устанавливающие требования к работе сотрудников службы ДОУ.

Провести анализ локальной нормативной базы, регламентирующей деятельность сотрудников службы ДОУ.

Объект исследования - деятельность сотрудника службы ДОУ.

Предмет исследования - локальная нормативная база.

Научная новизна: в работе разрабатываются рекомендации по усовершенствованию локальной нормативной базы, регламентирующей деятельность сотрудников службы ДОУ.

Курсовая работа состоит из 3 основных разделов:

в первом исследуются функции, задачи деятельности, должностной состав службы ДОУ, ее место в организационной структуре предприятия, значимость в деятельности организаций вообще;

второй раздел содержит анализ локальных нормативных актов, устанавливающих требования к работе сотрудников службы ДОУ и действующих в РФ, как на федеральном, так и на региональном уровнях;

в третьем разделе выявлены и проанализированы основные локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность сотрудников службы ДОУ, даны рекомендации по их разработке.

Временные рамки исследования: 1990-2012 гг.

Практическая значимость курсовой работы состоит в том, что эта работа может дать (начинающему) предпринимателю рекомендации по (созданию) усовершенствованию локальной нормативной базы, регламентирующей деятельность сотрудников службы ДОУ

Методы исследования:

Системный;

Анализы и синтезы;

Сравнения.

Глава 1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) в организации

Деятельность любой современной организации полуфункциональна и требует от ее руководителей понимания целостности и, одновременно, разноплановости направлений деятельности. Однако во всех случаях основная задача менеджмента организации - управление ресурсами, одним из которой является информация, а применительно к деятельности по документационному обеспечению управления - документационная информация. Очевидно, что ни одно из управленческих решений не может обойтись без этого ресурса, который состоит из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся между собой и с внешним миром, и определят информационную среду организации. Поскольку документационное обеспечение имеет прикладное, т.е. практическое значение, то и ее структура непосредственно связана с функциональной структурой организации.

1.1 Служба ДОУ: задачи, функции, место в системе управления организации

Основным элементом системы ДОУ организации является специально создаваемая служба ДОУ, основной задачей которой является организация, руководство деятельностью, координация, контроль и реализации работ по документационному обеспечению управления. В небольших организациях, где создание специального структурного подразделения не представляется возможным, выделяются сотрудники, обеспечивающие реализацию этих задач. При создании подразделений, выполняющих функции службы ДОУ, должны учитываться объем документооборота, штатная численность, трудозатраты на конкретные виды работ, наличие информационных технологий и др. Наименования и структура таких подразделений может быть разнообразными, в зависимости от условий конкретной организации: отдел ДОУ, канцелярия, Управление делами и проч. В настоящее время традиционно подразделения, реализующие функции службы ДОУ в организации, являются и носителями культуры применения новых информационных технологий в данной отрасли управления, что находит отражение в перечне реализуемых задач и функций, фиксируемых в положениях о данных структурных подразделениях.

В соответствии с положениями Государственной Системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) задачами службы ДОУ являются:

обеспечение и контроль соблюдения требований нормативно-методических документов по ДОУ в организации;

совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;

организация и обеспечение функционирования информационно-поисковых систем;

организация и обеспечение функционирования систем контроля исполнения;

обеспечение организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организации;

сокращение документооборота, количества форм документов;

разработки и внедрение внутренних нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления организации;

разработка и внедрение систем ДОУ с использованием прогрессивных информационных технологий.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля над правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;

обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

разработка и проектирование бланков документов;

разработка сводной номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

организация контроля над работой с документами в структурных подразделениях; - разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины;

осуществление контроля над правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

организация работы архива в соответствии с требованиями федеральных правовых и нормативных методических актов;

повышение квалификации работников службы ДОУ и архива;

проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ.

Состав службы ДОУ в организации должен состоять из профессиональных работников, знающих специфику данного направления деятельности и умеющих оперативно выполнять свои функциональные обязанности, не «раздувая» бюрократию.

Документы, регламентирующие ДОУ в организации, должны разрабатываться на основе законов Российской Федерации, нормативных правовых актов в области информации, документации, организации делопроизводства и архивного дела с учетом специфики деятельности конкретного учреждения.

Организация ДОУ в организации возложена на службу ДОУ (управление делами, канцелярию, общий отдел, секретариат). Формирование и разработка внутренних нормативных и методических документов, регламентирующих все аспекты документационного обеспечения управления организации, относятся к компетенции именно этой службы.

Практика и существующие нормативные требования и методические рекомендации по реализации всех задач и функций по делопроизводственному обслуживанию в организации устанавливают необходимость создания следующих внутренних организационно-правовых документов:

Положение о службе ДОУ;

Инструкция по делопроизводству;

Табель унифицированных форм документов;

Альбом унифицированных форм документов;

Перечень документов, не подлежащих регистрации;

Положение (инструкция) о ведении делопроизводства по заявлениям и жалобам;

Перечень документов, составляющих служебную (коммерческую) тайну;

Перечень документов, подлежащих утверждению;

Перечень документов, заверяемых печатью организации;

Должностные инструкции;

Положение о постоянно действующей экспертной комиссии;

Сводная номенклатура дел организации.

Все вышеперечисленные документы необходимо разработать и утвердить в любой организации, не зависимо от формы собственности.

Должностные инструкции должны быть разработаны на каждого сотрудника службы ДОУ и должны отражать реально выполняемые функции и обязанности. Должностные функции регламентируют организационно-правовое положение работников и обеспечивают условия для эффективной работы, они позволяют объективно оценивать деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия. Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда - принцип разделения и кооперации труда.

Одной из функций службы ДОУ является разработка Инструкции по делопроизводству организации, устанавливающей единые правила документирования деятельности, организации документооборота, ведения учета, регистрации, контроля исполнения и хранения документов. Инструкция утверждается руководителем организации и имеет обязательный характер для всех работников. Инструкция по делопроизводству должна разрабатываться на основе положений Государственной системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов на документы, Основных правил ведомственных архивов, Основных правил работы архивов организаций. Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.

Состав разделов инструкции по делопроизводству, их последовательность, наличие приложений определяются ее разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами от их создания или получения до исполнения, отправки и/или сдачи в архив.

В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству должно быть отражено, что организация ДОУ, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на службу ДОУ организации, а ответственность за организацию ДОУ в структурных подразделениях возлагается на руководителей подразделений, для чего руководитель назначает ответственного за делопроизводство в подразделений, который и обеспечивает учет документов, прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.

Также службой ДОУ разрабатываются Табель и Альбом унифицированных форм документов организации - перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов, а также производить контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Для обеспечения правильного формирования и учета дел организации должна составляться номенклатура дел, которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Систематизация документов - одна из важнейших задач в ДОУ. В номенклатуру дел включат все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме печатных изданий.

Номенклатура дел организации состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям, отражает организационную структуру организации.

Глава 2. Нормативно-правовая и методическая база, регламентирующая деятельность сотрудников службы ДОУ

.1 Нормативно-правовые акты, устанавливающие требования к работе сотрудников службы ДОУ

Нормативную базу делопроизводства составляют: законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации; указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства; нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения; технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; унифицированные системы документации; нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории. С правовыми актами, нормативными, а также методическими документами в сфере делопроизводства и архивного дела можно ознакомиться, используя: Информационно-справочную систему архивной отрасли (ИССАО); Информационную систему архивистов России (ИСАР) - приложением к ИССАО. "Информационно-справочная система архивной отрасли" - официальная база данных Федерального архивного агентства (соглашение о научно-техническом сотрудничестве между Росархивом, ВНИИДАД и ЗАО "ТЕРМИКА" от 18 марта 2003 г.) является уникальной и единственной информационной системой, содержащей нормативно-методическую базу делопроизводства и архивного дела.

Кто должен разрабатывать в компании нормативно-методические документы в области документационного обеспечения (управления документами) и архивного дела? Ответ на этот вопрос можем найти в следующих нормативно-методических документах. В Примерном положении о службе ДОУ определено, что задачей службы ДОУ является разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации. В соответствии с возложенной задачей служба ДОУ осуществляет функции по разработке, внедрению и ведению табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесению в них изменений.

Служба ДОУ имеет право также разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников. В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России 21.08.1998 № 37, в ред. от 17.09.2007) отмечено, что документовед, как специалист в области документационного обеспечения управления, в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения, унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации, а также разрабатывает и внедряет технологические процессы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники.

Заведующий канцелярией в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и обеспечивает их внедрение. Заведующий архивом организации принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела. Таким образом, в состав службы ДОУ следует включать специалистов соответствующего профиля, которые смогут обеспечить разработку нормативно-методических документов в области ДОУ и архивного дела. Разработка корпоративных нормативных и методических документов по вопросам ДОУ включает ряд последовательных действий: диагностика ДОУ, проектирование системы ДОУ и регламентация ее процессов. На этапе диагностики ДОУ: изучаются (при наличии) действующие нормативно-методические документы компании (стандарты положения инструкции), регламентирующие порядок обработки, движения и хранения документов; классификаторы, справочники и перечни по составу и группировке документов, номенклатура дел; схемы графики документооборота, в т.ч. с обособленными структурными подразделениями компании; действующая структура и функции подразделения, обеспечивающего ведение делопроизводства, порядок его взаимодействия с другими подразделениями компании проводится диагностика действующей системы делопроизводства компании, включая подготовку и оформление служебных документов, обработку и передачу документов на рассмотрение и исполнении, учет и регистрацию документов рассмотрение и согласование документоведение контроля сроков исполнения документов обеспечение хранения и уничтожения документов анализируется состав документов, и принципы их систематизации изучаются другие документированные процессы и процедуры компании, входящие в систему управления качеством, проводится анализ соответствия фактического состояния работы с документами в компании положениям внутренних нормативных документов, регламентирующих организацию системы делопроизводства; оцениваются принципы и методология построения системы ДОУ, формы организации документооборота компании, рассматриваются возможности оптимизации документооборота и внесения изменений или дополнений в локальные нормативные документы, выявляются и идентифицируются ключевые проблемы, формулируются пути их возможного решения. На этапе проектирования ДОУ: формулируются стратегия, политика и принципы компании в области управления документами; требования к управлению документами; определяются полномочия руководителей и специалистов по подписанию утверждению визированию документов и порядок их делегирования; распределяется ответственность руководителей и специалистов в области управления документами; разрабатываются процедуры взаимодействия подразделений компании (включая территориально-распределенные структурные единицы) в документационном процессе; выбирается модель организации документооборота (централизованная, децентрализованная, смешанная); определяется порядок доступа, поиска и использования документов; формулируются требования к документированию управленческой деятельности, классификации и унификации состава документов; разрабатываются схемы (маршруты) документопотоков и отдельных видов документов, в т.ч. корпоративного документооборота между компанией и ее обособленными структурными подразделениями (при наличии у компании филиалов, представительств, дочерних обществ и других самостоятельных бизнес единиц);проектируются системы учета регистрации, согласования, контроля исполнения и хранения документов, оптимизируются структура, функции, должностной и численный состав службы документации. На этапе регламентации ДОУ: происходят актуализация корпоративных нормативно-методических документов по ДОУ, внесение в них конкретных изменений или дополнений путем издания дополнительных организационных и распорядительных документов, осуществляется полное обновление нормативной базы ДОУ и разрабатываются новые положения, инструкции, регламенты и стандарты в сфере управления документами, включая необходимые классификаторы, номенклатуры дел, технологические схемы, графики движения конкретных документов и т.д.

Глава 3. Анализ локальной нормативной базы, регламентирующей деятельность сотрудников службы ДОУ

документационный управление организация

В соответствии со ст. 5 ТК РФ и методическими рекомендациями по разработке локальных нормативных актов локальный нормативный акт - это нормативный акт, содержащий нормы трудового права, направленный на урегулирование трудовых отношений и принятый в пределах своей компетенции и распространения властных полномочий работодателем в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашением.

К локальным нормативным актам, относятся:

* штатное расписание;

* должностные инструкции;

* приказы и распоряжения, имеющие нормативное содержание.

Возьмем на рассмотрение штатное расписание. Штатное расписание - это важный кадровый документ.

Штатное расписание упоминается только в ст. 57 ТК РФ. Согласно этой статье в трудовом договоре указываются должность, специальность, профессия (с квалификацией) в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция работника.

Отсюда следует, что если трудовым договором определена должность, специальность или профессия (как это обычно бывает), то работодатель, заключивший такой трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание. И наоборот, если во всех трудовых договорах, заключенных данным работодателем с работниками, описывается трудовая функция (т.е. описывается конкретная работа, которую обязан выполнять работник), то необходимость в штатном расписании отпадает.

Кроме того, ст. 57 ТК РФ ни в каких случаях не обязывает работодателей - физических лиц иметь штатное расписание, даже если они являются, например, индивидуальными предпринимателями. Ведь в ней прямо и недвусмысленно говорится о штатном расписании организации.

Отмечу, что чиновники федеральной инспекции труда могут расценить отсутствие штатного расписания (даже в тех случаях, когда оно по смыслу ст. 57 ТК РФ и не требуется) как нарушение трудового законодательства и оштрафовать работодателя в соответствии с ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Иногда в трудовые договоры с работниками вносятся указания на определенные должности, специальности или профессии, а штатное расписание, которое закрепляло бы наличие этих должностей, специальностей и профессий в соответствующей организации, отсутствует.

Штатное расписание утверждается локальным нормативным актом организации. Следовательно, его наличие или отсутствие и содержание зависят от волеизъявления только работодателя. Обязанность составить и утвердить штатное расписание лежит только на работодателе.

Однако наличие или отсутствие штатного расписания, а также его несоответствие трудовому договору, который заключается по взаимному соглашению работодателя и работника, не может препятствовать осуществлению работником своих трудовых прав. Невыполнение работодателем своей обязанности по составлению и утверждению штатного расписания не влияет на условия заключенного работодателем и работником трудового договора.

Таким образом, трудовой договор, в котором указана определенная должность, специальность или профессия, не может считаться незаключенным только на том основании, что у работодателя отсутствует штатное расписание. Работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную таким трудовым договором (т.е. работать по установленной в договоре должности, специальности или профессии).

Иногда работников принимают на работу на должности, не предусмотренные имеющимся в организации штатным расписанием. Противоречие между штатным расписанием и трудовым договором должно решаться в пользу последнего (ст. 8 ТК РФ), по крайней мере, в отношении данного работника. Работник считается принятым по установленной в трудовом договоре должности, специальности или профессии.

Отсутствие штатного расписания может повлечь некоторые проблемы. Работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, провести сокращение численности или штата работников работодатель может, а вот документально подтвердить правомерность своих действий он в случае спора не сможет.

Штатное расписание является локальным нормативным актом работодателя (ст. 8 ТК РФ). Трудовым законодательством не предусмотрено, что штатное расписание утверждается с учетом мнения представительного органа работников.

Работодатель самостоятельно утверждает штатное расписание (например, приказом или распоряжением руководителя организации), самостоятельно решает вопросы его изменения и дополнения.

Изменения в штатное расписание могут вноситься работодателем сколь угодно часто. В случае спора об увольнении работников по сокращению штата целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается.

Форма штатного расписания - унифицированная форма № Т-3 Штатное расписание - утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Обычно работодатели применяют эту форму.

Некоторые эксперты в области трудового законодательства считают, что применение именно данной формы строго обязательно для работодателей, а всякое своеволие в данном вопросе может грозить организации неисчислимыми бедами.

Тезис об обязательности унифицированной формы № Т-3 Штатное расписание родился на основании ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ О бухгалтерском учете.

Согласно этой статье первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. И только документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, могут составляться в произвольной форме, но обязательно должны содержать все реквизиты, указанные в ст. 9 Закона О бухгалтерском учете.

Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 О первичных учетных документах разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации были возложены на Госкомстат России (в настоящее время - Федеральная служба государственной статистики).

Отсюда делается вывод, что если Госкомстат России утвердил какую-либо унифицированную форму, то она подлежит обязательному применению.

Однако здесь упускается из виду самое главное - Госкомстат России был уполномочен Правительством РФ утверждать унифицированные формы первичных документов. А что такое первичный документ?

Первичным документом может признаваться только документ, который оформляет какую-либо хозяйственную операцию организации, подлежащую отражению в бухгалтерском учете.

Но ведь штатным расписанием не оформляются никакие хозяйственные операции организации. На основании штатного расписания не осуществляются какие-либо бухгалтерские проводки (даже зарплата работникам-повременщикам начисляется не на основании штатного расписания, а на основании табеля учета рабочего времени).

Следовательно, работодатели имеют право не применять унифицированную форму штатного расписания, а разработать свою.

Унифицированная форма № Т-3 Штатное расписание может рассматриваться только как рекомендательная.

Неприменение унифицированной формы штатного расписания не является нарушением трудового законодательства или законодательства о бухгалтерском учете.

Можно ли изменить унифицированную форму?

В постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» отмечается, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом не допускается удаление тех реквизитов, что уже присутствуют в данной форме (в том числе код, номер формы, название документа).

Все изменения, вносимые в унифицированную форму, должны быть оформлены распорядительными документами организации. Кроме того, сами форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Так, при изготовлении бланков на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, добавлять вкладные листки - для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Как вносить изменения в штатное расписание?

Рано или поздно любой кадровик сталкивается с изменением сведений, содержащихся в штатном расписании. Например, возникает необходимость в введении новой штатной единицы или целого подразделения либо сокращении уже имеющегося, в изменении окладов, тарифных ставок, переименовании подразделения или должности и т.д.

Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами:

Вариант 1. Изменить само штатное расписание, то есть утвердить новое штатное расписание с новым (следующим по порядку) регистрационным номером

Вариант 2. Внести изменения в действующее штатное расписание. (Приложение №1)

В этом случае штатное расписание остается прежним, меняется лишь ряд его позиций (содержание граф). Изменения вносятся приказом, после чего штатное расписание корректируется. В качестве заголовков соответствующего приказа можно использовать следующие: «Об изменении штатного расписания», «О частичном изменении штатного расписания», «О внесении изменений в штатное расписание» и др. В приказе следует указать основание внесения изменений в штатное расписание (например, реорганизация компании, оптимизация управленческой работы, совершенствование структуры организации и т.п.).

Если организация имеет сложную структуру, рекомендуем при внесении изменений в действующее штатное расписание указывать в приказе не только соответствующую должность, но и структурное подразделение, штатный состав которого затрагивают вносимые изменения. Это обусловлено тем, что в разных подразделениях могут быть должности с одинаковыми названиями.

Каких-либо нормативов о том, с какой периодичностью необходимо обновлять штатное расписание, не существует. Следовательно, делать это можно по мере необходимости.

Не забывайте, что изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. Об этом сказано в п. 3.1 Инструкции № 69.

Обратите внимание, что постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре) - не что иное, как перевод на другую работу (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). В качестве изменения трудовой функции работника расценивается и изменение названия должности, определенное сторонами и закрепленное в трудовом договоре, независимо от причин такого изменения (например, в связи с изменением штатного расписания).

Когда вносить изменения при сокращении штата?

Сокращение численности или штата работников является одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание. Сокращение численности организации предполагает исключение из штатного расписания отдельных штатных единиц, тогда как сокращение штата - отдельных должностей. Сокращаемые по тому или иному основанию работники подлежат увольнению по п. 2 ст. 81 ТК РФ.

Учитывая, что в соответствии со статьей 180 ТК РФ о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работники должны быть предупреждены не менее чем за два месяца до увольнения, новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления. Наличие штатного расписания может подтвердить, что увольнение работников было оправдано (то есть у работодателя будет возможность наглядно продемонстрировать отсутствие рабочих мест).

При устранении обстоятельств, повлекших изменение штатного расписания в сторону уменьшения штатных единиц, работодатель может восстановить сокращенные позиции путем внесения изменений в штатное расписание или утвердив новое.

Заключение

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами - это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом.

Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2-3 чел.).

При этом служба ДОУ должна подчиняться непосредственно руководителю организации или его заместителю.

В пункте 5.1 пятого раздела Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., закреплено следующее положение: «Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации».

Такое место службы ДОУ в структуре организации можно объяснить следующими причинами:

Представляя самостоятельное структурное подразделение и непосредственно подчиняясь руководству организации, служба ДОУ будет иметь больше компетенции.

А это, в свою очередь, позволит организовать более эффективную работу с документами.

Специалистам и руководителю службы ДОУ приходится непосредственно работать с руководством организации: решать вопросы рассмотрения входящих документов, контролировать исполнение документов, обобщать результаты контроля исполнения документов и докладывать о них руководству организации, вести информационно-справочную работу по документам и т.д.

Список использованной литературы

1. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. - М: Изд-во стандартов, 1998.

ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИКДАД, 1998.

Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000г. № 68). - М., 2001.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ.

Учебная литература

Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 2002

Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие.- М.: Эксмо, 2007.

Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб пособие.- Ростов н/Д.: Феникс, 2004.

Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. - Ростов-на Дону: Феникс, 2004.

Васильева Л.М, Скворцова Р.Е., Шкатова Л.А. Документоведение. - Челябинск.: Кн. Изд - во, 2000.

Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, докуметы, организация и технология работы. - М.: ООО «ТК Велби», 2005.

Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов. - СПб.: Питер, 2004.

Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ, 2003.

Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. - М.:ИНФРА-М, 2003.

Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений. - М.: Издательство НОРМА, 1996.

Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - СПб.: Бизнес-пресса, 2004.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Организация и технологии до-кументационного обеспечения управления. - М.: Юнити-Дана, 2003.

Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. - Киев: Знання, 2000.

Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция. - Ростов-на-Дону: МарТ ИЦ, 2002.

Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов.- М: ИКЦ МарТ, 2004.

Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.- СПб.: Пмтер,2006.

Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2003.

Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности: Делопроизводство - СПб.: Питер, 2005.

Стенюков М.В. Делопроизводство: Конспект лекций. - М.: Приор, 2005.