В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые (в том числе юридические) последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.

Подпись на документе располагается ниже текста или реквизита «Приложение» через 3 межстрочных интервала. Это значит: место подписи практически в конце документа. Но в «рейтинге значимости» реквизитов она на одном из самых первых мест, так как ее наличие делает документ документом. Под подписью (правом подписи) понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов.

Должностные лица имеют право подписывать документы в пределах должностной компетенции, что обычно определено учредительными документами, нормативными актами предприятия (положениями, инструкциями, приказами руководителя о делегировании права подписи).

В связи с тем, что именно подпись придает документу юридическую значимость , оформление этого реквизита требует особого внимания. Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк обязательно переносят вместе с подписью. При этом не следует забывать про нумерацию страниц.

Если подпись одна

В состав реквизита «Подпись» входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации),
• личная подпись,
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней сроки.

Например:

Генеральный директор ЗАО «Тор-инжиниринг» Личная подпись М.А. Демченко

Если документ оформлен на бланке , то наименование организации можно прочитать и вверху и повторять его после должности не стоит. И подпись будет выглядеть так:

Генеральный директор Личная подпись М.А. Демченко

Наименование должности указывается с заглавной буквы. Предполагается, что текст заканчивается точкой. Но даже если текст заканчивается таблицей писать должность одного из руководителей организации со строчной буквы никому не приходит в голову. Наименование должности указывают строго по штатному расписанию организации. Есть такой документ, он хранится в кадровой службе или в бухгалтерии, как правило, делопроизводителям копии с него не дают по понятным причинам. В штатном расписании против каждой должности указан размер заработной платы. Поэтому следует попросить выписку из штатного расписания и при указании должности регулярно сверяться с нею.

Наименование организации может быть отцентровано относительно наименования должности.

Личная подпись - на усмотрение должностного лица, подписывающего документ, но существует точка зрения, что в «цивилизованной» подписи должна прочитываться одна буква имени и три фамилии. Но на практике такие подписи встречаются нечасто. Многие руководители исповедуют другой принцип: «чем подпись «заковыристее, тем ее сложнее подделать». Что ж вполне логично, но иногда бывает чрезвычайно трудно соотнести такой шедевр криптологии с фамилией конкретного человека. Расшифровка подписи содержит указание инициалов перед фамилией через точку, без пробела. Просить паспорт у руководителя – неуместно, но расшифровка указывается строго по паспорту и, если в фамилию входит буква «ё», то две точки сверху – обязательны.

Когда подписывает заместитель

Вот тут начинается настоящий полет фантазии, особенно если заместителей несколько. Пожалуйста, несколько вариантов на выбор, и все – неправильные :

Первый Заместитель Генерального директора

1-й Заместитель Генерального директора

Первый зам. Генерального директора

Возможны и другие варианты, но правильно (!) все-таки будет:

Первый заместитель Генерального директора

С точки зрения русского языка, в этом примере должность первого руководителя «генеральный директор» следовало бы писать со строчной буквы, все-таки не «Президент Российской Федерации», но корпоративная культура многих организаций, а, зачастую, и уровень уважения сотрудников к своему руководителю, требует именно заглавной буквы. Да, кстати, советую избегать сокращений и в должности главного бухгалтера : «гл.бухгалтер» и еще хуже «гл.бух» -недопустимо. Все-таки надо с уважением относиться к человеку, который начисляет вам зарплату, отпускные, больничные и т.д.

Если подписей несколько

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, через 1,5 межстрочных интервала.

Но подписание документа идет снизу вверх , т. е. первыми документ подписывают должностные лица, низшие по должности .

Директор Личная подпись Л.И. Киселев

Главный бухгалтер Личная подпись И.Д. Вильченко

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, представителями одной или разных организаций, их подписи располагают «в столбик» на одном уровне. Также располагают подписи при оформлении совместного документа от лица двух и более сторон, например, договора. Первый лист договора оформляют не на бланке, а на чистом листе формата А4, но при этом в преамбуле, это первый абзац договора, обязательно перечисляются стороны договора. Для юридических лиц указывается наименование организации и должностное лицо (должность, фамилия, инициалы), действующее от имени организации, для физических лиц – фамилия, имя, отчество. Порядок, указанный в преамбуле, строго сохраняется при оформлении подписей в конце договора, «в столбик», слева направо.

Директор ЗАО «Опал» Директор ЗАО «Стержень»

А.П. Силин С.И. Михеев

В документах, составленных от имени комиссии, в реквизите подпись указывают не должности лиц, входящих в комиссию, а их обязанности в составе комиссии. Тем не менее, члены комиссии указываются в соответствии с фактически занимаемыми должностями, в порядке субординации. Например, акт проверки по результатам работы комиссии подписывают:

Председатель комиссии Личная подпись С.И. Николаев

Члены комиссии Личная подпись П.С. Рахимова

Личная подпись Т.И. Кораблева

Личная подпись Р.Ю. Савельев

Косая черта недопустима

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно (!) указывается фактическая должность лица , подписавшего документ (например, «зам.»), а в расшифровке подписи – его инициалы и фамилия. Исправления можно внести от руки или на компьютере, но, если позволяет ситуация, переделать документ, указав фактическую должность и расшифровку подписи лица, которому документ подается на подпись. Существует абсолютно законный способ внесения изменений в реквизит «Подпись» (об этом мы поговорим отдельно), но на практике он используется редко и поэтому всегда вызывает исключительное недоверие.

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Исполнитель подготовил документ за подписью директора. Возникла необходимость срочно получить эту подпись, и тут неожиданно выяснилось, что директор надолго отбыл по делам, и будет только утром следующего дня. Исполнитель открывает дверь в кабинет его заместителя и тот, нисколько не сомневаясь, подписывает документ своей личной подписью. Получается:

/Директор Темников С.С. Комиссаров

Нотариальное заверение такого документа невозможно, его можно легко оспорить в судебных инстанциях.

И хорошо, если ошибка обнаружена сразу и подлежит исправлению, но необходимость нотариального заверения подписанного таким образом документа (с учетом сроков хранения документации) может возникнуть и через 5-10 и даже через 30 лет. Исправление, казалось бы, такой незначительной ошибки через столь продолжительный период времени потребует много сил, времени и нервов десятков людей, если вообще окажется возможным.

Как видите, в оформлении реквизита «Подпись» мелочей не существует, зато, при неправильном оформлении, существуют непредсказуемые, в т.ч. юридические последствия, о которых нужно думать своевременно.

И.В. Мурнина

консультант по вопросам
делопроизводства, автор и ведущий семинаров

— обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу.

Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. К примеру, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Так же подписывается протокол.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание кᴏᴛᴏᴩых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учете» посвящен порядку подписания первичных учетных документов. В нем говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, кᴏᴛᴏᴩыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами».

Подпись как реквизит

Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица , подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки , в кᴏᴛᴏᴩой указываются инициалы и фамилия.

Придавая большое значение указанию должностных лиц, подписывающих документ, в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» (ст. 9) и «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» реквизит «подпись» разделен на два реквизита: «должность лица, подписывающего документ» и «подпись должностного лица».

В документах, изготовленных на бланках, в название должности название учреждения не входит.

При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения .

В вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание .

Допускается в реквизите «подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки».

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами.

В случае если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне.

Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись кᴏᴛᴏᴩого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается «зам.» или «и. о.») и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» будет грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам.».

Электронная цифровая подпись

Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определен в ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации »:

1. Документирование информации будет обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.
2. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
3. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.
4. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
5. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации.

Электронные документы с электронной подписью в последнее время получают все более широкое распространение, что связано с принятием Федерального закона «Об электронной цифровой подписи ». Целью Закона «будет обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении кᴏᴛᴏᴩых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе .

Принятие Закона «Об электронной цифровой подписи» открывает широкие перспективы использования электронного документа в сфере управления. Так, ст. 16 Закона гласит: «Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, используют для подписания ϲʙᴏих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов, организаций».

Самое широкое распространение электронные документы с электронной подписью должны получить в коммерческих организациях и прежде всего в сделках по купле-продаже и в других операциях по предоставлению услуг, кᴏᴛᴏᴩые требуют наибольшей оперативности.

Над документами работают не только секретари и служба ДОУ. К большинству бумаг прикладывают руки другие сотрудники организации. Как наверняка известно каждому секретарю, эти сотрудники в массе своей довольно вольно обращаются с правилами делопроизводства. Кто-то полагает, что это не входит в его обязанности, кто-то считает обработку документов ниже своего достоинства. Секретарям и делопроизводителям же приходится как-то уживаться со всеми этими мнениями и ежедневно выполнять свои служебные обязанности. Сегодня поговорим о том, как наладить работу с исполнителями документов в организации. Эта статья будет особенно полезна тем компаниям, где нет системы электронного документооборота.

Что требуется от исполнителя?
Исполнителю нужно всего-то

а) получить документ

б) оставить секретарю документальное свидетельство получения (расписаться, отправить отчет о получении электронного письма и т.п.).

Что требуется от секретаря?
Секретарь должен довести документ до исполнителя

а) вовремя,

б) надежно,

и получить документальное подтверждение того, что документ был передан исполнителю.

Регламентирование

Регламентирование процессов – не обязательно делопроизводства, всех остальных тоже – придумано именно для того, чтобы та или иная деятельность стала для кого-то обязанностью. Внутрикорпоративный закон подписывается генеральным директором, и с этой минуты становится обязательным к исполнению для тех, кому предназначен.

Именно поэтому создаются Правила делопроизводства организации, Инструкция по делопроизводству и другие регламентирующие этот процесс ЛНА. С того момента, как сотрудник под роспись знакомится с инструкцией, он обязан ее исполнять.

Поэтому тем секретарям, кто ежедневно ведет кровопролитные бои с коллегами на тему «кто должен надписывать конверты» и тому подобные, можно посоветовать только одно: напишите Правила и утвердите их у директора. Да, придется приложить некоторые усилия, зато многие вопросы решатся сами собой.

Какие документы попадают к исполнителям?

Через руки секретаря ежедневно проходят десятки и сотни документов, которые потом поступают к исполнителям. В первую очередь определимся, что это за документы. Это поможет нам выстроить удобную систему потоков.

1. Входящие письма с руководителя.
2. Документы, поступившие в организацию без . Это всевозможные договоры, доп.соглашения, и так далее, которые нерадивые секретари положили в конверт и без сопроводительного письма. Надеюсь, к моим читателям это не относится 🙂
3. , проекты на и другие внутренние документы, поступившие как по горизонтальной (от соседних структурных подразделений), так и по вертикальной (от руководства) линиям.

Приведенный список универсален. Возможно, в вашей организации он шире.

Передача документов по электронной почте

Очень удобно отправлять документы на исполнение . Резолюцию руководителя можно воспроизводить вручную в теле письма, а можно прикладывать к письму скан-копию резолюции.

Передача документов вручную

А как быть, если документ нельзя передать по электронной почте? Это бывает по разным причинам. Например, документ слишком объемен, чтобы его сканировать. Или же в нем требуется «живая» подпись исполнителя. Тогда, как ни крути, придется передавать пакет из рук в руки. Сделать это можно по-разному.

Документы приносит секретарь

Разумеется, этот вариант крайне удобен для исполнителей, но столь же неудобен для секретаря. Если вы его практикуете, настоятельно рекомендую вам задуматься о том, чтобы изменить ситуацию. Хорошо, если исполнителей трое, а если тридцать? Как долго секретарь будет отсутствовать на рабочем месте, чтобы обойти каждого, понравится ли это руководителю? Рано или поздно она отвлечется на задание своего директора, не успеет донести какое-нибудь и окажется виноватой в . Как видите, ответственность за доставку документов силами секретаря слишком велика.

Документы забирает исполнитель

С исполнителем не случится ничего страшного, если он подойдет к секретарю или в канцелярию или же отправит туда своего подчиненного. Именно это правило нужно вводить в организации.

Для удобства во многих компаниях заводят специальный шкаф с ячейками по количеству исполнителей. Каждая ячейка подписывается, и туда помещаются документы, адресованные в данное структурное подразделение или конкретному исполнителю. Один или два раза в день исполнитель подходит и забирает свои задания. Секретарю, в свою очередь, не сложно позвонить или черкнуть по аське короткое сообщение, что в ящик попали .

Между прочим, подобного способа передачи документов (через службу делопроизводства) требуют Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 №477 .

Фиксировать ли факт передачи документов исполнителю?

Каждый секретарь отвечает на этот вопрос для себя сам. Мое мнение – фиксировать. Имейте в виду, что у такого подхода есть существенный недостаток: опись передаваемых документов требует времени.

При отправке документа по электронной почте достаточно лишь поставить галочку в нужном месте, и к вам придет отчет о доставке письма.

При передаче документов вручную дело обстоит сложнее. Если вы решились фиксировать факт передачи документов, придется составлять соответствующий реестр. Впрочем, он довольно прост.

Пример заполненного реестра:

Приведенная форма, конечно, не является обязательной и вы можете изменить ее под свои потребности. Например, добавить графу «время передачи».

Некоторые секретари ведут этот реестр в тетрадке. Кто-то набирает в компьютере и распечатывает. Я же предлагаю такой вариант: вести единую электронную таблицу в течение всего года, каждый день распечатывая лишь актуальную на сегодня информацию. Такой способ сильно облегчает поиск информации. Если вам нужно узнать, когда и кому было передано к письму №….., не нужно листать тетрадку или перебирать все листы. Достаточно просто ввести номер письма в строку поиска. Если вас заинтересовал именно такой реестр, предлагаю вам его скачать.

(.xlsx, 12,5 Кб)

Вопросы по работе с исполнителями, заполнению реестров и по общему и кадровому делопроизводству в целом вы всегда можете задать в комментариях!

Ирина Давыдова

Время на чтение: 5 минут

А А

Как только наступает момент получать первый паспорт, многие задумываются над вопросом — какую подпись поставить на документ? Изящная, грациозная и необычная — для женской половины, и чопорная, сдержанная и мягкая — для мужчин.

Так как придумать уникальную, запоминающуюся подпись?

Для справки: Как всё-таки правильно говорить — «роспись» или «подпись»?
Многие люди путают слова «подпись» и «роспись», придавая по ошибке им одно и то же значение. Но необходимо разъяснить, что эти слова — разные, и обозначают далеко не одно и то же. Подпись — это и есть та самая уникальная закорючка, которая есть у каждого человека, имеющего паспорт. Слово «роспись» имеет совершенно другой смысл — это может быть роспись молодоженов в Загсе, или же роспись стен в храме.

Значение подписи для человека:

• Характер человека на бумаге
  Опытный графолог с легкостью может определить по подписи не только пол человека, но и скрытые черты характера, его эмоциональное, внутреннее состояние.
• Принятое решение
  Подписывая документы, человек оставляет свой след на них. Подпись подтверждает свое согласие или не согласие. Она выражает волю.
• Идентификатор человека
  Подпись носила важнейший характер в истории человечества — вспомните хотя бы значение подписания международных договоров, законов, реформ. А подписи королей, царей, императоров, и великих президентов?

Подпись паспорта, загранпаспорта, любых документов, должна удовлетворять трем неизменным критериями:

• Уникальность.
• Сложность в воспроизведении.
• Быстрота в исполнении.

Это — не шутка, подпись должна быть индивидуальной для каждого, и к тому же ее необходимо делать быстро, сочетая со сложностью в исполнении другим человеком. Только Вам должно быть известно, как выполняется Ваша подпись.

Как придумать уникальную и запоминающуюся подпись — инструкция

1. Буквы из фамилии
   Свое творчество над обдумыванием подписи стоит начать с экспериментов над собственной фамилией. Традиционно используют первые три буквы.
2. Буквы из имени и отчества
   Еще одной неотъемлемой частью подписи являются буквы из имени или отчества, или все разом. Попробуйте сначала поставить одну заглавную букву фамилии, а затем две строчные буквы из имени.
3. Латинские буквы
   Все чаще в подписи стали использовать буквы из латинского алфавита. Можно поработать с буквами, которые не пересекаются с кириллицей. Вырисовывается масса вариантов для интересной подписи с буквами «D, F, G,U, L, V, Z, Q, W, R, S, J, N».
4. Мужская и женская подпись
   Характерные отличия: четкие линии — для мужчин, и более сглаженные линии — для женщин.
5. Неразборчивый росчерк
   Отличительной чертой для вашей подписи неизменно станет росчерк. Это может быть серия ломаных линий, и что-то в закругленном варианте.
6. Буква на букве
   Конец одной буквы становится началом другой буквы. Они дополняют друг друга, добавляя необыкновенности вашей подписи, и что главное — уникальности.
7. Тренироваться!
   Действительно, очень важно старательно потренироваться на белом чистом листе бумаге над исполнением подписи. Это должно делаться быстро, а выглядеть не менее изящно, чем, если бы Вы выводили ее тщательно. Впереди предстоит подписывать массу документов, поэтому стоит отточить навык «быстрой подписи».