Пожалуй, любой налогоплательщик хотя бы раз сталкивался с требованием о представлении документов при камеральной или выездной проверке.

Документы представлять надо

Как раз этот тезис никаких сомнений не вызывает.

НК РФ даёт право должностному лицу налогового органа, проводящего налоговую проверку, истребовать у проверяемого лица необходимые документы (ст. 93 НК РФ).

Но требование должно содержать определённые данные (приказ ФНС России от 31.05.07 № ММ-3-06/338):

• наименования, реквизиты, иные индивидуализирующие признаки документов, период, к которому они относятся;
• полное и сокращённое наименования организации, ИНН/КПП или полное и сокращённое наименования организации и филиала (представительства) организации;
• указание на то, при проведении какого мероприятия налогового контроля возникла необходимость в представлении документов (информации).

При возникновении спора суды будут оценивать:

• доказано ли, что у налогоплательщика в самом деле имелись истребуемые документы;
• в самом ли деле возникла обязанность их представить;
• имело ли место непредставление документов в установленный срок;
• каково было количество непредставленных документов.

Что надо сделать сразу

Разумеется, документы могут быть истребованы только в рамках проводимой проверки (п. 1 ст. 93 НК РФ).

Я бы не советовал на это рассчитывать. Те же камеральные проверки проводятся без какого-либо уведомления налогоплательщика в течение трёх месяцев со дня предоставления им деклараций (расчётов) и документов, представленных налогоплательщиком, а также других документов о деятельности налогоплательщика, имеющихся у налогового органа (ст. 88 НК РФ).

А вот зафиксировать факт и способ получения необходимо. И не стоит рассчитывать на то, что если заказное письмо с требованием вскрыл ваш секретарь, то впоследствии вы сможете апеллировать к тому, что требование не получали. В судебной практике описаны случаи, когда налогоплательщик пытался признать невручённым требование по мотиву того, что, мол, его получило неуполномоченное лицо. В таких случаях суды, как правило, указывают, что внутренняя организация фирмы - дело налогоплательщика, и основная его задача - организовать работу подчинённых и распределить их обязанности таким образом, чтобы обеспечивать соблюдение требований закона, в том числе законодательно установленных сроков исполнения требования (постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.01.12 № Ф07-1030/11).

О сроках

С другой стороны, если требование о представлении документов вручено одновременно со справкой о проведённой проверке, т. е. фактически после окончания проверки, то такое требование не обязательно для исполнения.

Требование, вручённое в день окончания проверки суд, скорее всего, признает полученным за пределами установленного срока - несмотря на то, что НК РФ не запрещает вручать требование вплоть до дня составления акта о результатах проверки.

На этом же делала акцент ИФНС, вручив требование уже по окончании выездной проверки, но суд не принял данный довод.

Суд указал, что срок проведения выездной проверки исчисляется со дня вынесения решения о её назначении и до даты составления справки о её окончании, и в этот последний день проверяющий составляет справку о проведении проверки, фиксируя предмет проверки и сроки её проведения (п. 15 ст. 89 НК РФ).

Иными словами, в день составления справки проверка считается завершённой и налогоплательщик не обязан исполнять требование о представлении документов (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 27.02.12 № Ф01-280/12).

Если проверка приостановлена, то и течение срока подготовки документов прерывается, поскольку на период действия срока приостановления проверки приостанавливаются и действия налогового органа по истребованию документов налогоплательщика, и срок, в течение которого организация должна представить документы. Он продлевается на этот период (постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 24.05.10 № 08АП-2682/2010).

Если документы представить невозможно

Если срок, указанный в требовании, представляется слишком коротким, то в течение суток следует уведомить о невозможности исполнения требования письменно, с указанием причин, по которым истребуемые документы не могут быть представлены в установленные сроки, и с указанием сроков, в течение которых могут быть представлены истребуемые документы (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Невозможность представления документов в срок освобождает от ответственности. Тут имеет значение как реальность исполнения в поставленный срок, так и объём истребуемых документов.

Если объём требуемых документов велик, а сроки, напротив, малы, то нет объективной возможности исполнить требование в срок. И поскольку вина - это обязательное условие привлечения лица к ответственности за налоговое правонарушение (ст. 106, 108, 109 НК РФ), то налогоплательщик не может считаться виновным.

Например, налоговики потребовали представить 13 000 листов в течение 10 дней. Самое примечательное, что налогоплательщик представил документы, допустив, в принципе, незначительную просрочку (шесть дней). Принципиальная ИФНС направилась в суд, а потом обратно - ни с чем. Суд справедливо указал, что такая задержка была вызвана значительным количеством документов и слишком маленьким сроком, что свидетельствует об отсутствии вины, что полностью исключает ответственность. Формируя список документов, налоговикам следовало бы учитывать реальность и возможность подачи их в установленный срок (постановление ФАС Московского округа от 29.02.12 № Ф05-660/12).

Если документ к делу не относится

Неправомерно истребовать документы, которые не имеют отношения к делу, тем более что действует презумпция порядочности, которая не позволяет вмешиваться в хозяйственные операции налогоплательщика произвольно, вне рамок налогового контроля.

Так, налоговики оштрафовали налогоплательщика за то, что он не представил, в частности, акт сверки взаимных расчётов, а также протоколы и решения собраний учредителей. Суд справедливо указал на то, что акт сверки не является документом бухгалтерского или налогового учёта, а протоколы и решения собраний учредителей также не содержат информации для определения налоговой базы. При таких условиях привлечение организации к ответственности за непредставление документов следует признать неправомерным (постановление ФАС Московского округа от 29.02.12 № Ф05-660/12).

В требовании должны быть реквизиты документов. Но...

Обратите особое внимание на то, что в требовании должны содержаться реквизиты истребуемых документов. Отсутствие реквизитов автоматически означает отсутствие оснований для наложения штрафа за их непредставление.

Так, если требование не содержит конкретного перечня и реквизитов документов, которые необходимы для их идентификации, то налогоплательщик лишён возможности определить, какие именно документы необходимо представить в налоговый орган (постановление ФАС Московского округа от 4.05.12 № Ф05-3909/12 по делу № А40-77795/2011).

С другой стороны, если налоговый орган сам не располагает сведениями о реквизитах первичных учётных документов и именно поэтому направляет требование о представлении, указав:

• проверяемый период, за который потребуются документы;
• наименования документов;
• точное их количество;
• срок их представления, -

то при таких обстоятельствах суд посчитал требование определённым и обязательным для исполнения (постановление ФАС Поволжского округа от 19.03.10 № А49-6789/ 2009).

Штрафа можно избежать

Если налоговики пропустят срок обращения в суд.

Даже если были все основания для штрафа, но налоговая инспекция пропустила срок для обращения в суд за его взысканием, то привлечение к ответственности исключено.

Напомним, что налоговые органы могут обратиться в арбитражный суд с иском о взыскании налоговой санкции не позднее шести месяцев со дня обнаружения налогового правонарушения и составления соответствующего акта (срок давности взыскания санкции) (п. 1 ст. 115 НК РФ).

Размер штрафа обосновывает инспекция

Налоговики должны доказать не только то, что в действиях налогоплательщика содержатся признаки правонарушения, но и обоснованность размера штрафа, определённого расчётным путём. Так, если суд не обнаружит в материалах дела:

• требования о представлении документов в определённом количестве;
• данных, по которым можно было бы установить, каким образом было определено количество непредставленных налогоплательщиком документов;
• подробного расчёта суммы штрафа, -

то он может счесть сумму штрафа определённой произвольно. И, соответственно, её отменить.

Должна быть реальная возможность представить документы

Штраф за непредставление документов будет сочтён правомерным, если у налогоплательщика имелась реальная возможность их представить. Если документы были утрачены по объективным, не зависящим от налогоплательщика причинам, притом не было объективной возможности их восстановить, то суд может признать штраф неправомерным.

Так, налогоплательщик лишь частично исполнил требование о представлении документов, поскольку остальная часть пришла в негодность вследствие аварии.

ИФНС назначила три недели на то, чтобы восстановить документы и представить их, и, поскольку налогоплательщик не уложился в указанный срок, последовал штраф за грубое нарушение правил учёта доходов и расходов и объектов налогообложения, выразившееся в отсутствии первичных документов, а также за непредставление в установленный срок в налоговые органы документов, необходимых для осуществления налогового контроля.

Изучив материалы дела, суд установил, что регистры бухгалтерского учёта были уничтожены в результате аварии, что было подтверждено:

• свидетельскими показаниями;
• актом ремонтно-эксплуатационного управления;
• актом об осмотре этого же помещения.

И поскольку ИНФС не смогла представить доказательства того, что документы были уничтожены умышленно и что у налогоплательщика имелась возможность их представить, то суд посчитал неправомерным наложение штрафа (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 31.08.09 № А17-6800/2008).

Если документы не велись вообще

Это может показаться нонсенсом, но это факт: если налогоплательщик не представил документы потому, что не вёл их, то это также не влечёт ответственности за непредставление документов.

Так, предприниматель не представил ИФНС книги учёта доходов и расходов и хозяйственных операций за проверяемый период, пояснив, что в указанный период эти книги не велись.

Суд указал, что отсутствие у предпринимателя запрашиваемых документов не влечёт за собой ответственности за их непредставление, так как эта мера ответственности может быть применена тогда, когда запрашиваемые документы у налогоплательщика имеются (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 05.09.11 № Ф01-3573/11).

Ну конечно, если документы утрачены из-за собственной безответственности налогоплательщика, то картина будет несколько иной.

Так, непредставление документов налогоплательщик объяснил тем, что они находились на хранении не только у него, но и у ряда других лиц, в том числе и бывшего бухгалтера, и потому у него не было достаточно времени для представления их.

Суд отнёсся к этому заявлению без сочувствия - прежде всего потому, что налогоплательщик не обратился своевременно в ИФНС с уведомлением о невозможности представить документы в установленный срок и указанием на срок, в течение которого он имеет возможность представить истребуемые документы (постановление ФАС Поволжского округа от 19.03.10 № А49-6789/2009).

Совокупность возможна, но...

Непредставление документов может повлечь за собой ответственность не только по пункту 1 статьи 126, но и по части 1 статьи 15.6 КоАП «Непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля».

Тут нет никакого противоречия, поскольку наказание налагается на разных лиц:

• должностное лицо юридического лица - по статье 15.6. КоАП РФ;
• само юридическое лицо - по статье 126 НК РФ.

Алексей СИМОНИШВИЛИ, эксперт ЮА «Консул»

ВАЖНО:

Неправомерным будет одновременное привлечение к налоговой ответственности по пункту 1 статьи 119 НК РФ за несвоевременное представление декларации и по пункту 1 статьи 126 НК РФ за непредставление сведений, содержащихся в этой же декларации, поскольку правонарушение в данном случае заключается в непредставлении в установленный срок одного и того же документа, а налогоплательщик не может быть привлечён к налоговой ответственности дважды.

Камеральные проверки проводятся без какого-либо уведомления налогоплательщика в течение трёх месяцев со дня предоставления им деклараций (расчётов) и документов, представленных налогоплательщиком, а также других документов о деятельности налогоплательщика, имеющихся у налогового органа (ст. 88 НК РФ).

Если требование о представлении документов вручено одновременно со справкой о проведённой проверке, т. е. фактически после окончания проверки, то такое требование не обязательно для исполнения.

Налоговые органы могут обратиться в арбитражный суд с иском о взыскании налоговой санкции не позднее шести месяцев со дня обнаружения налогового правонарушения и составления соответствующего акта (срок давности взыскания санкции) (п. 1 ст. 115 НК РФ).

Налоговый контроль – это очень важная и в то же время самая конфликтная часть работы налоговых органов. Прежде всего это касается проверок самого налогоплательщика, но некоторые обязанности, за неисполнение которых предусмотрена налоговая ответственность, могут возникать при этом и у их контрагентов.

Речь идет об обязанности налогоплательщика предоставить по требованию налогового органа документы и информацию о его контрагенте (). Это правило появилось в НК РФ летом 2006 года и вступило в силу с 1 января 2007 года (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 137-ФЗ " "), однако почти семилетний срок его применения не избавил от некоторых двусмысленностей при толковании положений .

Суть вопроса

Проблем на практике несколько, но все их можно объединить в две группы. Первая касается выяснения вопроса о наличии правонарушения в действиях контрагента проверяемого налогоплательщика, а вторая – в квалификации нарушения и определении подлежащей применению нормы, и здесь есть некоторые нюансы.

Как видим, поправками была разграничена ответственность в зависимости от объекта запроса налоговой инспекции, а также конкретизирован круг субъектов , на которых может быть наложен штраф в соответствии со – напомним, актуальная редакция этой статьи распространяется только на организации. На то, что разница между документами и информацией как истребуемыми объектами имеет значение для квалификации правонарушения, указывали ранее и суды в своих решениях (см., например, ФАС ПО от 17 января 2013 г. № Ф06-10424/12 по делу № А65-10975/2012).

Внимание к деталям

Рассмотрим некоторые спорные ситуации, которые могут возникнуть на практике при истребовании документов и информации о проверяемом налогоплательщике у его контрагента.

1. Вправе ли инспекция затребовать любую информацию о проверяемом налогоплательщике? Суды приходят к выводу, что информация о проверяемом налогоплательщике должна иметь отношение к предмету проверки. Например, если проверяется правильность исчисления и уплаты налогоплательщиком транспортного налога, земельного налога, налога на имущество организаций, НДФЛ, то у его контрагента нельзя требовать платежные поручения, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, товарные накладные, договоры (контракты, соглашения), книги продаж и покупок, акты сверки расчетов с поставщиками (покупателями) и т.д. ( ФАС СКО от 6 февраля 2013 г. № Ф08-33/13 по делу № А15-1092/2012).

2. Какие именно документы имеет право истребовать налоговая? никаких строгих правил по поводу перечня документов о налогоплательщике, которые можно истребовать у его контрагента, не содержит. Вместе с тем, суды неоднократно подчеркивали, что документы, единственной целью которых является систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, не могут быть истребованы. К таким документам были отнесены карточки бухгалтерских счетов, регистры бухгалтерского учета, выписки из книги покупок и книги продаж и т. п. ( ФАС ЗСО от 29 ноября 2011 г. № Ф07-20/11 по делу № А42-1789/2011, ФАС ВСО от 13 августа 2013 г. № Ф02-3644/13 по делу № А10-2526/2012). Как отмечается в судебных решениях, эти документы не могут свидетельствовать о факте совершения хозяйственной операции и возникновении договорных обязательств проверяемого налогоплательщика и не являются документами (информацией), служащими основанием для исчисления и уплаты налогов, а также документами, подтверждающими правильность исчисления и своевременность уплаты налогов.

Кроме того, судьи приходят к выводу о недопустимости истребования книги покупок и книги продаж в полном объеме, а не выписок из них ( ФАС ПО от 26 августа 2013 г. № Ф06-7345/13 по делу № А65-25346/2011, ФАС ПО от 16 апреля 2013 г. № Ф06-2639/13 по делу № А65-19324/2012).

3. Может ли налоговая истребовать документы, относящиеся не к проверяемому налогоплательщику, а к какому-то третьему налогоплательщику? Нередко суды дают отрицательный ответ на этот вопрос на том основании, что неисполнение требования о представлении документов, не относящихся к деятельности проверяемого налогоплательщика, не может являться основанием для привлечения лица к налоговой ответственности, предусмотренной ( ФАС ВВО от 5 мая 2009 г. по делу № А29-7381/2008, ФАС ВВО от 17 сентября 2013 г. № Ф01-10796/13 по делу № А43-28655/2012). Отказывается в удовлетворении требований и в том случае, если были истребованы документы, подтверждающие приобретение товара, реализованного впоследствии проверяемому налогоплательщику, а на самом деле приобретались не товары, а сырье ( ФАС ВВО от 5 апреля 2011 г. № Ф01-1033/11 по делу № А43-10932/2010).

Вместе с тем, встречаются и противоположные решения, в которых суды ссылаются на положения , позволяющие налоговым органам истребовать необходимые документы и информацию по конкретной сделке вне рамок налоговой проверки (постановление Девятнадцатого апелляционного арбитражного суда от 26 октября 2011 № 19АП-4837/11, постановление ФАС ВВО от 16 ноября 2009 г. по делу № А43-12347/2009).

Если же налоговая действует по поручению другой инспекции, в которой зарегистрирован проверяемый налогоплательщик, то запрашивать у его контрагента дополнительные документы сверх указанных в поручении, она не имеет права ( ФАС МО от 26 марта 2009 г. № КА-А40/2089-09).

4. Какие требования предъявляются к реквизитам истребуемых документов? Контрагенты проверяемого налогоплательщика довольно часто пытаются оспорить привлечение к налоговой ответственности на том основании, что требование инспекции не позволяет с точностью определить, какие именно документы необходимо предоставить. Если не соблюдаются требования и приказа ФНС России от 25 декабря 2006 г. № САЭ-3-06/892@ "Об утверждении форм документов, применяемых при проведении и оформлении налоговых проверок; оснований и порядка продления срока проведения выездной налоговой проверки; порядка взаимодействия налоговых органов по выполнению поручений об истребовании документов; требований к составлению акта налоговой проверки " (отсутствует полное наименование проверяемого налогоплательщика, не указан перечень истребуемых документов, отсутствуют сведения, позволяющие идентифицировать возможные сделки (стороны, предмет, условия совершения сделок, период, в который они были заключены и исполнены и т.д.) с проверяемым лицом и т. д.), суды, как правило, встают на сторону контрагента проверяемого налогоплательщика ( Шестого арбитражного апелляционного суда от 19 ноября 2012 г. № 06АП-4349/12). Примером может служить ситуация, когда налоговый орган требует предоставить документы информацию не по конкретной сделке, а в целом по взаимоотношениям с проверяемым налогоплательщиком, например, за год – объем копий истребуемых документов может достигать в этом случае нескольких тысяч листов ( ФАС ВВО от 9 августа 2013 г. № Ф01-10101/13 по делу № А82-12445/2012).

Однако в отношении первичных документов бухгалтерского учета суды делают исключения, указывая, что налоговый орган не располагал информацией о том, какие конкретно первичные документы и когда оформлены налогоплательщиком при осуществлении тех или иных хозяйственных операций, и следовательно, не мог указать в требовании конкретное наименование каждого истребованного документа, их реквизиты и количество ( Четвертого арбитражного апелляционного суда от 25 июня 2012 г. № 04АП-1618/12, ФАС ЦО от 7 декабря 2012 г. по делу № А48-865/2012). Кроме того, контрагент проверяемого налогоплательщика не может требовать уточнения мероприятия налогового контроля (периода камеральной налоговой проверки) ( Четвертого арбитражного апелляционного суда от 16 декабря 2011 г. № 04АП-4795/11,

5. С какого момента исчисляется срок, предоставленный для направления истребуемых документов и информации? Этот вопрос актуален не столько в случае вручения требования лично под расписку законному или уполномоченному представителю либо в электронном виде, сколько при направлении его заказным письмом. Напомним, в соответствии с в случаях направления документа налоговым органом по почте заказным письмом датой его получения считается шестой день со дня отправки заказного письма. Контрагенты проверяемого налогоплательщика нередко опираются на эту норму при определении момента отсчета тех пяти дней, в течение которых они должны выполнить требование налогового органа о направлении документов или информации ().

Суды однако чаще всего подчеркивают, что пятидневный срок должен исчисляться с момента фактического получения требования инспекции, а не со дня, когда лицо считается получившим заказное письмо ( ФАС ЗСО от 29 апреля 2013 г. № Ф04-1089/13 по делу № А03-13461/2012, постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 29 июня 2012 г. № 04АП-2238/12). Хотя встречаются и противоположные решения (апелляционное определение судебной коллегии по гражданским делам Верховного суда Удмуртской Республики от 3 июля 2012 г. по делу № 33-2090/12).

ВАС РФ указывает на то, что шестидневный срок предполагаемой даты получения требования о представлении документов (информации), предусмотренный , представляет собой юридическую презумпцию, подлежащую применению только в тех случаях, когда такое требование фактически не получено или дата его получения не известна ( ВАС РФ от 24 мая 2013 г. № ВАС-6231/13 "Об отказе в передаче дела в Президиум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации").

Вместе с тем, в 2011 году Минфин России дал разъяснение по этому поводу, подчеркнув, что требование о представлении документов, направленное по почте заказным письмом, считается полученным на основании по истечении шести дней с даты направления заказного письма. При этом указанный срок не ставится в зависимость от фактической даты получения налогоплательщиком данного требования ( Минфина России от 6 мая 2011 г. № 03-02-07/1-159).

6. Возможно ли повторное истребование документов, подтверждающих ведение совместной с проверяемым налогоплательщиком деятельности? Первоначально запрет на истребование документов, которые ранее уже предоставлялись в налоговый орган, был установлен в и вступил в силу с 1 января 2010 года, но только в рамках проверки правильности исчисления и уплаты налогов самим налогоплательщиком (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 137-ФЗ " ").

Для контрагентов проверяемых налогоплательщиков аналогичное правило в отношении истребуемых документов начало действовать несколько позже, с 1 января 2011 года (Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ "О внесении изменений в часть первую и часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с урегулированием задолженности по уплате налогов, сборов, пеней и штрафов и некоторых иных вопросов налогового администрирования ").

7. Можно ли попросить у налогового органа отсрочку исполнения требования о предоставлении документов? Налоговое законодательство не обязывает инспекцию удовлетворять подобное ходатайство, но даже в случае отказа суд может признать контрагента проверяемого налогоплательщика невиновным при наличии объективных препятствий для своевременного направления документов или информации ( ФАС УО от 18 июня 2012 г. № Ф09-5281/12 по делу № А71-9114/2011).

Практика истребования документов выявила много неясностей такой процедуры. Часть из них суды трактуют в пользу налогоплательщиков, а часть - в пользу инспекций.

Налоговый кодекс РФ не содержит перечня документов, которые инспекторы могут истребовать в ходе выездной проверки. В нем использована расплывчатая формулировка: "необходимые для проверки документы" (абз. 2 п. 12 ст. 89 и п. 1 ст. 93 НК РФ). Фактически такая норма дает право инспекторам требовать любые бумаги. Единственное ограничение - они должны относиться к тем налогам и периоду, которые указаны в решении по выездной проверке (п. 2 ст. 89 НК РФ).

Основания и сроки истребования документов

Инспекторы могут истребовать документы у налогоплательщика:

• в рамках проведения камеральной (в строго определенных случаях) и выездной проверок (ст. 93 НК РФ), срок представления - 10 рабочих дней со дня вручения требования (п. 3 ст. 93НК РФ);
• при проведении дополнительных мероприятий налогового контроля (п. 6 ст. 101 НК РФ), срок представления - 10 рабочих дней со дня вручения требования;
• при проведении так называемой встречной проверки контрагента или иного лица, в отношении которого налогоплательщик располагает документами (ст. 93.1 НК РФ). В этом случае налоговики имеют право не только истребовать документы, но и запросить информацию о сделке вне рамок проверки контрагента или иного лица (п. 2 ст. 93.1 НК РФ). Срок представления - 5 рабочих дней со дня получения требования. Если документов у налогоплательщика нет, он обязан сообщить об этом также в течение 5 дней (п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Сроки исчисляются в рабочих днях в соответствии с п. 6 ст. 6.1 НК РФ .

В ряде случаев налоговые органы не вправе требовать представления документов. У судов нет единого мнения, приостанавливается ли срок истребования документов при приостановлении выездной проверки. Если проверка уже приостановлена, то инспекторы не имеют права выставлять требование о представлении документов (п. 9 ст. 89 НК РФ). Однако на практике распространена ситуация, когда приостановление проверки происходит в течение 10 дней после выставления требования. Нужно ли в такой ситуации подавать документы в указанный в требовании срок или можно дождаться возобновления проверки? Безопаснее представить копии документов именно в течение 10 дней. К примеру, Минфин России считает, что Налоговым кодексом РФ не предусмотрено приостановление течения срока исполнения указанного требования (Письмо от 03.07.08 №03-02-07/1-246). К тому же документы могут быть представлены непосредственно в инспекцию. Ведь в период приостановления не допускаются действия инспекторов именно на территории налогоплательщика. А представление документов в инспекцию не нарушает положений п. 9 ст. 89 НК РФ. Да и судебная практика по этому вопросу неоднозначна. Одни суды солидарны с Минфином России (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 02.09.11 по делу №А75-9865/2010). Другие считают, что в период приостановления проверки налогоплательщик не обязан представлять истребованные документы (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.07.11 по делу №А78-343/2011).

Повторное представление документов

Запрет на представление документов повторно установлен п. 5 ст. 93 и п. 5 ст. 93.1 НК РФ и относится только к документам, представленным в инспекцию:

• после 1 января 2010 года - по требованию, выставленному в рамках выездной и камеральной проверок (п. 15 ст. 7 Федерального закона от 27.07.06 №137-ФЗ);
• после 1 января 2011 года - по требованию, выставленному в рамках "встречной" проверки контрагента (п. 8 ст. 10 Федерального закона от 27.07.10 №229-ФЗ).

Отметим, повторно работники налоговых органов могут затребовать документы, если они представлялись ранее для "встречной" проверки, представлялись подлинники документов с последующим возвратом или документы были утрачены инспекцией вследствие обстоятельств непреодолимой силы. Однако неясно, действует ли запрет на повторное истребование документов, которые передавались в инспекцию до указанных дат. Налоговая служба придерживаются позиции, что запрет применяется только к тем документам, которые представлены после этих дат (п. 3 Письма ФНС России от 03.09.10 №АС-37-2/). Если документы поданы ранее, то их можно запросить повторно. Есть и другая точка зрения. Например, в Постановлении ФАС Центрального округа от 14.12.10 по делу №А68-3284/10-135/18 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 11.04.11 №ВАС-3735/11) сказано, что с 1 января 2010 года налоговые органы не вправе истребовать ранее представленные документы. Аналогичные выводы содержатся в Постановлениях ФАС Московского от 25.01.11 №КА-А40/17535-10 и Поволжского от 09.08.11 по делу №А55-27123/2010 округов. Компаниям, которые рассматривают возможность отказа от повторной подачи документов, нужно проанализировать риски. Ведь, кроме наложения штрафов, инспекторы могут, к примеру, произвести выемку документов (п. 14 ст. 89 НК РФ), определить сумму налогов расчетным путем (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ).

Требование не получено налогоплательщиком

Нередко инспекторы направляют требования по адресу (например, юридическому), по которому компания фактически не находится. В результате налогоплательщик не получает требование, а инспекция привлекает его к ответственности по ст. 126 Налогового кодекса РФ и может отказать в возмещении НДС. При таких обстоятельствах одни суды считают, что действия инспекции неправомерны (Постановления ФАС Северо-Кавказского от 18.09.09 по делу №А53-19396/2008 и Московского от 19.10.10 №КА-А40/12520-10 округов). Другие суды говорят о том, что налогоплательщики должны самостоятельно обеспечить своевременное получение корреспонденции (Постановления ФАС Московского от 22.12.09 №КА-А40/14170-09 и Поволжского от 24.03.09 по делу №А12-9659/2008 округов). Случаи, когда требование получено незадолго до окончания камеральной или выездной проверки или в день ее завершения достаточно распространены на практике. По мнению судов, в подобной ситуации требование исполнению не подлежит (Постановления ФАС Московского от 22.03.11 №КА-А41/1283-11, Волго-Вятского от 27.02.12 по делу №А29-164/2011, Северо-Кавказского от 07.10.11 по делу №А53-23465/2010и Западно-Сибирского от 13.07.09 №ФО4-4038/2009(10171-А03-42)округов). Суды считают, что проверяющие не должны проводить анализ документов по окончании сроков проверки. Однако работники налоговых органов могут обосновать свои требования тем, что проанализировали они эти документы в оригиналах в ходе проверки (что чаще всего и происходит), а копии они требуют, как правило, для подтверждения нарушений. По мнению Минфина России, в такой ситуации налогоплательщик должен выполнить требование, поскольку Налоговый кодекс РФ не предусматривает оснований для оставления требования без исполнения (Письма от 13.02.08 №03-02-07/1-58 и от 17.01.08№03-02-07/1-19). Кроме того, выставлять требования за день или за несколько дней до завершения проверки не запрещено.

Требование без реквизитов и количества

В ходе выездной проверки инспекторы, как правило, сначала выставляют требование на представление копий документов без указания реквизитов и количества, например регистров налогового и бухгалтерского учета, книг покупок и книг продаж, договоров, актов, накладных, счетов-фактур за три проверяемых года. Обычно по данному требованию компании представляют оригиналы документов для проверки на территории налогоплательщика. Переписывать в этом случае каждый документ не обязательно. Можно указать общее количество документов с разделением по их видам. Если же компания не исполнит такое требование, оштрафовать ее на основании п. 1 ст. 126 НК РФ работники налоговых органов не вправе. Даже если они определят количество непредставленных документов расчетным путем или исходя из количества фактически представленных с опозданием документов. По мнению судов, инспекция обязана указывать наименование и количество запрашиваемых документов (Постановления Президиума ВАС РФ от 08.04.08 №15333/07, ФАС Московского от 01.08.11 №КА-А40/7907-11и Северо-Кавказского от 09.06.11 по делу №А63-1749/2010 округов). Однако есть и другое мнение. Виды документов, подтверждающих финансово-хозяйственную деятельность, и обязательные требования к их оформлению установлены действующим законодательством и не могут быть неизвестны налогоплательщику. Поэтому некоторые суды признают обоснованными санкции, взимаемые в случае выставления требования без указания реквизитов и количества документов (Постановления ФАС Московского от 12.10.09 №КА-А40/10665-09 и Западно-Сибирского от 01.07.09 №ФО4-3216/2009(7623-А03-37)округов).

Подлинники или копии

По общему правилу в ответ на требование представить документы в ходе проверки налогоплательщик должен подготовить их заверенные копии. А при необходимости работники налоговых органов могут ознакомиться с подлинниками документов (п. 2 ст. 93 НК РФ). Предположим, компания решила сэкономить время и не делать копии, а своевременно представила подлинники документов. Многие суды в этом случае считают, что компания исполнила обязанность по представлению документов и ее не должны привлекать к ответственности (Постановления ФАС Московского от 25.08.11 №КА-А40/9135-11 и Уральского от 04.02.08 №Ф09-107/08-С3 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 25.04.08 №5565/08) округов). Ведь Налоговый кодекс не запрещает представление документов в виде подлинников. Однако если компания представит подлинники непосредственно в инспекцию, то у нее могут возникнуть проблемы с возвратом документов, так как ни Налоговый кодекс, ни иные нормативно-правовые акты не регулируют сроки и порядок такой процедуры. Суды считают, что подлинники документов должны быть возвращены налогоплательщику по окончании проверки (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.01.12 по делу №А13-974/2011). Но фактически это остается на усмотрение инспекции. Копии документов, представляемые в инспекцию, заверяются подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица, а также печатью организации (п. 2 ст. 93 НК РФ и Приказ ФНС России от 31.05.07 №ММ-3-06/). Руководитель может уполномочить другое лицо на заверение копий документов на основании доверенности (п. 3 ст. 29 НК РФ). Подшитые документы обязательно нумеруются. Учитывая, что количество запрошенных документов обычно составляет сотни и тысячи копий, налоговые юристы рекомендуют прошивать однотипные документы по 100 - 200 штук. Однако при этом необходимо обеспечить возможность свободного прочтения всех реквизитов документа и копирования каждого листа, а также учитывать риск расшивки пачки документов при работе с ней. Все подшитые в стопку документы нумеруются. На последнем листе стопки документов необходимо скрепить нити, сшивающие ее, листом бумаги. На этом листе нужно указать количество копий документов, например "прошито, пронумеровано 100 листов". Каждую копию в пачке придется заверить отдельно. У многих возникает вопрос: нужно ли заверять каждую копию документа или достаточно прошить несколько копий, последовательно пронумеровать все листы и заверить документы в целом, указав общее количество листов в прошитой пачке? Минфин России считает, что каждую копию нужно заверять отдельно (Письмо от 24.10.11 №03-02-07/1-374). Дело в том, что печать и подпись уполномоченного должностного лица придают юридическую силу копии конкретного документа, а не подшивке документов (п. 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 , утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.98 №28). Эта позиция подтверждается арбитражной практикой (Постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 №КА-А41/11390-09 оставлено в силе Определением ВАС РФ от 17.02.10 №ВАС-946/10).

Документы в электронном виде

Представить можно пока лишь некоторые документы. Порядок представления в инспекцию документов в электронном виде установлен Приказом ФНС России от 17.02.11 №ММВ-7-2/ Налогоплательщик вправе направить документы в электронном виде, только если они составлены по установленным форматам (п. 2 ст. 93 НК РФ). Согласно официальной позиции Минфина России к налоговому учету может приниматься документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью - до 1 июля 2012 года). Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или иными нормативными правовыми актами установлено требование о составлении документа исключительно на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.11 №63-ФЗ " Об электронной подписи", Письма Минфина РФ от 03.11.11 №03-07-11/297 и от 15.09.11№03-02-08/96). Соглашением между участниками электронного взаимодействия может быть предусмотрено подписание документов неквалифицированной электронной подписью (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.11 №63-ФЗ). По мнению ФНС России, в таком случае документ, подписанный неквалифицированной электронной подписью, также принимается к налоговому учету (письмо от 24.11.11 №ЕД-4-3/). На сегодняшний день, кроме форматов деклараций и документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий (требования, акты, решения и др.), ФНС России утвердила лишь форматы:

• документов, применяемых при расчетах по НДС согласно Постановлению Правительства РФ от 26.12.11 №1137, - счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок, дополнительного листа книги покупок, книги продаж, дополнительного листа книги продаж (Приказ ФНС России от 05.03.12 №ММВ-7-6/);
• товарной накладной по форме №ТОРГ-12 (Приказ ФНС России от 21.03.12 №ММВ-7-6/);
• акта приемки-сдачи работ и услуг (Приказ ФНС России от 21.03.12 №ММВ-7-6/).

Следовательно, в настоящее время налогоплательщик может представить по требованию инспекции в электронном виде только указанные документы. Конечно, при условии, что они подписаны соответствующей электронной подписью. Допустим, истребуемый документ составлен в электронном виде, но не по установленным форматам. Такой документ представляется в инспекцию на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии. Причем в нем должна содержаться отметка о подписании документа соответствующей электронной подписью (Письма Минфина РФ от 11.01.12 №03-02-07/1-1 и от 03.11.11№03-07-11/297).

Отметка инспекции на описи документов

Каких-то особых правил по передаче документов налоговым законодательством не предусмотрено. Говорится лишь о том, что истребуемые документы представляются в налоговый орган лично или через представителя, направляются по почте заказным письмом или передаются в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (п. 2 ст. 93 НК РФ). Это касается и тех лиц, у которых запрашиваются сведения об их контрагентах (абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ). В то же время оформить передачу документов нужно так, чтобы в случае возникновения споров у налогоплательщика были соответствующие доказательства. Так, передавая документы, можно составить их подробную опись и указать в ней:

• общее количество документов и содержащихся в них страниц:
• наименование каждого документа и период, к которому он относится:
• номер и дату требования налоговиков, хотя эту информацию можно указать и в отдельном сопроводительном письме.

На описи или на сопроводительном письме нужно получить отметку инспекции с указанием даты, подтверждающую принятие документов. Если налогоплательщик составит максимально подробную опись и получит такую отметку, то он избавится от доказывания факта представления документов в указанный срок и в необходимом количестве. Например, в Постановлении ФАС Московского округа от 04.09.09 №КА-А40/8715-09 суд учел, что при наличии описи налоговики не смогли доказать факт непредставления отдельных документов, и признал привлечение налогоплательщика к ответственности неправомерным.

Отказ представить дополнительные сведения

Зачастую работники налоговых органов запрашивают не только конкретные первичные документы и регистры учета, но и дополнительные сведения или объяснения. Оформлять их приходится в произвольной форме в виде различных расчетов, списков, перечней, сводных таблиц и др. Подобные требования инспекторов незаконны, ведь названные сведения не являются регистрами налогового учета, которые должен вести налогоплательщик, или документами, которыми он должен обладать. Однако в большинстве случаев подать такие сведения в интересах компании, поэтому многие налогоплательщики их представляют. Хотя отказ от представления подобных сведений, а также их несвоевременная подача не могут являться основанием для привлечения налогоплательщика к ответственности на основании ст. 126 НК РФ (Постановления ФАС Московского от 09.03.10 №КА-А40/1571-10 и Центрального от 27.10.09 №А48-973/2009 округов).

Продление срока представления документов

Чтобы уведомить инспекцию о невозможности передачи документов в срок, налогоплательщик в течение дня, следующего за днем получения требования, отправляет письменное уведомление. В нем указываются причины, а также срок, в течение которого налогоплательщик сможет подать документы (п. 3 ст. 93и п. 5 ст. 93.1 НК РФ). К примеру, причиной может быть слишком большое количество документов, отпуск главного бухгалтера или руководителя. Получив уведомление, налоговый орган вправе как продлить срок представления документов, так и отказать в продлении. Об этом в течение двух дней выносится отдельное решение (Приложение 4 к Приказу ФНС России от 06.03.07 №ММ-3-06/). В Налоговом кодексе не отражены обстоятельства, которые должна учитывать инспекция при принятии решения, и его результат остается на усмотрение инспекции. Имеются лишь разъяснения Минфина России (письмо от 05.08.08 №03-02-07/1-336), что при вынесении решения налоговый орган учитывает:

• причины, по которым документы не могут быть представлены в срок:
• объем запрашиваемых документов;
• частичное представление документов по данному требованию:
• сроки, в которые документы могут быть представлены.

Однако и в этих разъяснениях сказано, что работники налоговых органов самостоятельно определяют, на какой срок возможно продление рассматриваемого срока. Поэтому направление такого уведомления не избавляет налогоплательщика от необходимости немедленного сбора документов. Отказ в продлении срока можно обжаловать в суде и таким образом избежать ответственности, предусмотренной ст. 126 НК РФ, или смягчить ее. Например, суды могут поддержать налогоплательщика, если решение об отказе не содержит оснований и мотивов и объем запрашиваемых документов значителен (Постановления ФАС Московского от 23.05.11 №КА-А40/3854-11 и Северо-Западного от 12.11.10 №А44-152/2010 округов).

Валерий Соловьев, советник государственной гражданской службы РФ II класса

Каждое юридическое лицо - налогоплательщик подвергается налоговой проверке: камеральной или выездной. И каждый раз налоговый орган засыпает налогоплательщика требованиями о предоставлении документов. В целом это вполне закономерно, ведь только таким способом налоговый орган правомочен получать от налогоплательщиков документы. Если выездные проверки у налогоплательщика проводятся не так часто, то с камеральными проверками он сталкивается как минимум ежеквартально. При проведении камеральной проверки налоговый орган вправе запрашивать документы в ограниченных случаях, но при этом количество требований от этого не падает. Налогоплательщик в спешке, рискуя нарваться на штраф, готовит копии документов, тратит свое время. Однако не всегда требование о предоставлении документов нужно исполнять, необходимо не спешить и проверить полученный «из налоговой» документ на наличие недочетов, которые могут позволить его не исполнять.

А формат-то «подкачал»

Как быть в ситуации, если инспекция направила требование электронным сообщением, но формат оказался неверным и налогоплательщик не смог его открыть? Или является ли обязательным положение НК РФ о том, что в случае, если налогоплательщик обязан сдавать электронную отчетность, то налоговый орган должен направлять требование исключительно в электронной форме?

Обо всем по порядку.

Во-первых, если налогоплательщик получил требование о предоставлении документов посредством электронного сообщения, формат которого оказался неверным, то файл считается неполученным, поскольку налогоплательщик не смог его открыть и отправить в ответ квитанцию о приеме. В описываемой ситуации налоговый орган должен передать адресату требование в бумажном виде. Данную позицию поддерживает и сама служба, в частности, в письме ФНС России от 16.02.2016 г. № ЕД-4-2/2436@ говорится, что электронное сообщение считается неполученным, если налогоплательщик не смог открыть файл.

Во-вторых, в основном налоговые органы игнорируют положение п. 4 ст. 31 НК РФ и вместо электронной формы направляют требование в бумажном виде. Однако в данном случае, если налогоплательщик проигнорирует требование только из-за формата, то рискует быть привлеченным к ответственности по ст. 126 НК РФ и за каждый непредставленный документ заплатить штраф в размере 200 рублей.

В рассмотренных ситуациях важным является то, что от формата требования зависит правильность расчета срока на направление ответа:

• бумажный формат требования (п. 3 ст. 93 НК РФ) - считается со дня, следующего за датой получения требования, а согласно п. 4 ст. 31 НК РФ - почтовое отправление считается полученным на шестой рабочий день;
• электронный формат требования (п. 5.1 ст.23 НК РФ) - считается со дня, следующего за днем отправки в налоговый орган квитанции о приеме документа.

Таким образом, рекомендуем обращать внимание на формат полученного требования не только при рассмотрении возможности не представления на него ответа, но и для правильного определения срока, когда на требование все же стоит ответить.

А может это не требование?

Налогоплательщик получает запрос на предоставление документов в форме информационного письма (или уведомления, или сообщения). Необходимо ли отвечать?

Очень часто клиенты обращаются к экспертам КСК групп с подобным вопросом. Здесь обращаем внимание, что форма требования о представлении документов утверждена приказом ФНС России от 08.05.2015 г. № ММВ-7-2/189@. Но при этом утвержденная налоговым органом форма и полученный документ могут отличаться. Здесь важно отметить, что Налоговый кодекс РФ не предусматривает обязанности налогового органа оформлять требование о предоставлении документов в соответствии с какой-либо формой. Поэтому, если полученное требование визуально отличается от бланка, установленного указанным приказом, это не дает налогоплательщику права его не исполнять. Основным критерием должно служить следующее: имеет ли требование обязательные реквизиты, в частности, название и дату, а также из содержания документа должно быть понятно, в рамках какой проверки запрашиваются документы.

Однако зачастую налоговые органы направляют запрос в виде обычного информационного письма, уведомления или сообщения. К подобной хитрости они прибегают в основном, когда уже не вправе запрашивать документы, типичная ситуация - истек срок для проведения камеральной налоговой проверки поданной декларации. В таком случае налогоплательщик вправе не представлять документы по полученному «письму» от налогового органа.

Каждому требованию - своя дата

Как предусмотрено Налоговым кодексом РФ, предельный срок для камеральной проверки составляет три месяца со дня подачи декларации, и указанный срок продлевать нельзя (ст. 88 НК РФ). Таким образом, налоговый орган имеет право запрашивать документы только в течение определенного законом срока. Если инспекторы выставили требование позднее даты окончания проверки, его можно не исполнять.

На практике нередко встречаются случаи, когда налоговый орган запрашивает документы в последние дни проверки, в связи с этим фактический срок их представления наступает в период, когда проверка уже завершилась. Несмотря на это, рекомендуем исполнить требование, поскольку, как показывает практика, окончание проверки не отменяет обязанности налогоплательщика представлять документы по требованию. Передача документов осуществляется в обычном порядке в установленные законом сроки, инспекторы не вправе его сократить на том основании, что проверка окончена.

Также часто встречается ситуация, когда дата выставления требования может не совпадать с датой его отправки. Важно, что данный факт не влияет на подсчет сроков, квитанцию о получении электронного требования нужно отправить в течение 6 (шести) рабочих дней со дня его направления, а не выставления. Если компания занимает осторожную позицию и не готова спорить с налоговым органом и подвергнуться блокировке счета, то рекомендация может быть только одна - настройка уведомлений в программе так, чтобы приходили уведомления о получении требований.

В случае, когда налогоплательщик открыл письмо с требованием, но квитанцию отправил позже, штраф за непредставление документов удастся снять только в суде. Судебная практика складывается в пользу налогоплательщика, потому что Налоговый кодекс РФ не предусматривает штрафа за несвоевременное открытие и прочтение электронных сообщений и требований. В данном случае следует соблюсти срок и представить документы в течение 10 (десяти) рабочих дней со дня, когда была сформирована квитанция.

Обратим внимание на подпись в требовании

При направлении требования о предоставлении документов в электронной форме подпись руководителя инспекции проставляется автоматически созданной электронной подписью (абз. 4 п. 4. ст. 31 НК РФ). Иначе обстоит дело с бумажной версией требования. Компании получают требования в бумажном виде, которые, в соответствии с законодательством, обязательно должны быть подписаны руководителем налогового органа, при этом подпись должна быть собственноручной, что также отражено в официальной позиции проверяющих органов письмом Минфина России от 18.10.2011 г. № 03-05-06-04/296.

На практике налоговые органы периодически отступают от установленных норм, и в этих случаях требование о предоставлении документов подписывается неуполномоченным лицом (неуполномоченным сотрудником) либо руководителем, но подпись руководителя на требовании может быть факсимильной.

При подписании требования о предоставлении документов неуполномоченным лицом налогоплательщик может его (требование) проигнорировать, иначе обстоит дело с факсимильной подписью.

Определить «на глаз», живая это подпись или факсимиле, очень сложно. Поэтому основная рекомендация для тех налогоплательщиков, которые не хотят спорить с налоговым органом, - представить документы по требованию с нечеткой подписью. Разумность подобного подхода подтверждается и на практике, так как у судей нет единого мнения о том, законно ли требование с факсимиле или незаконно.

Все ли запрашиваемые документы необходимо представлять?

Налогоплательщик имеет право отказать в представлении документов, если инспекторы не нашли в декларации расхождений или ошибок. При этом налогоплательщик не может быть привлечен к ответственности за непредставление документов по требованию, что подтверждается также многочисленной судебной практикой.

Также налогоплательщик имеет право отказать в представлении документов в случае, если налоговый орган требует представить документы, которые ранее уже были направлены в инспекцию. Указанное право закрепляется императивной нормой п. 5 ст. 93 НК РФ.

Постановлением Верховного суда РФ от 09.07.2014 г. № 46-АД14-15 подтверждено, что налогоплательщик может не представлять штатное расписание, личные карточки и другие кадровые документы.

Важно, что налоговое законодательство содержит случаи, когда налоговый орган вправе запрашивать документы при проведении камеральной проверки. Таких случаев всего четыре:

1. в декларации заявлен НДС к возмещению. В соответствии с п. 25 постановления ВАС РФ от 30.07.2013 г. № 57 возмещением НДС считается только превышение заявленных вычетов над суммой налога к уплате. Это не любые налоговые вычеты, как может показаться инспектору;
2. в декларации заявлено право на льготу. Под льготой понимается послабление, которое НК РФ дает одним категориям налогоплательщиков перед другими.
3. подача уточненной налоговой декларации спустя два года после подачи первичной и уменьшает налог к уплате или увеличивает убыток;
4. в поданной налогоплательщиком декларации инспекторы обнаружили противоречия между данными, содержащимися в декларации налогоплательщика, и его контрагентами.

Таким образом, перечень запрашиваемых документов ограничен, а компании при получении требования о представлении документов необходимо внимательно с ним ознакомиться и понять, соответствует ли этот перечень тем условиям, при которых налоговый орган имеет право их запрашивать.

Итог. Исходя из практического опыта, независимо от того, какие нарушения были допущены налоговым органом в рамках истребования документов, при непредставлении документов в установленный срок налогоплательщика, скорее всего, привлекут к ответственности. Безусловно, налогоплательщик вправе обжаловать подобное решение в суде. Но если вступать в конфликт с налоговым органом не хочется, то есть несколько рекомендаций:

• максимально полно и в срок исполнять полученные требования;
• при отсутствии ясности и четкости отражения адресата и (или) перечня истребуемых документов обратиться в инспекцию за разъяснениями. Однако обязательно нужно убедиться в необходимости получения разъяснений. Если компания не желает и не готова представлять документы, но готова отстаивать свою позицию в суде, в такой ситуации обращаться в налоговый орган не стоит;
• в случае, если налогоплательщик понимает неправомерность требования, то лучше направить в налоговый орган письменный ответ о том, что требование неправомерно, и обосновать, почему запрошенные документы компания вправе не представлять.

Взаимодействие с налоговыми органами является достаточно сложным процессом в случае отсутствия практического опыта и узкопрофессиональных знаний. Даже в случае подготовки ответа на требование, есть множество нюансов, которые часто остаются незамеченными, при этом последствия такой невнимательности могут повлечь негативные последствия. Привлечение опытных специалистов-консультантов поможет «разглядеть» щекотливые моменты, избежать наступления нежелательных последствий, например, в виде доначислений налогов и привлечения к ответственности, а также сохранить в хозяйственном обороте значительные денежные средства.

Во взаимоотношениях с инспекцией бухгалтеру часто приходится представлять налоговикам копии тех или иных документов. Перед сдачей в инспекцию копии необходимо заверить, что прямо предусмотрено Налоговым кодексом. Однако порядок заверения в Кодексе не описан, что зачастую вызывает конфликтные ситуации. При этом законодательно такие правила все же установлены, и недавно о них подробно рассказал Минфин. В этой статье мы собрали ситуации, которые вызывают споры чаще всего. Результатом стала подборка в формате вопросов и ответов, или как принято говорить в интернете, в формате FAQ — Frequently asked questions (часто задаваемые вопросы).

Q. Какая норма обязывает налогоплательщика подавать в инспекцию именно заверенные копии?
A. Об этом говорится в п. 2 ст. 93 НК РФ. Согласно этой норме, если налогоплательщик передает в инспекцию истребованные документы на бумажном носителе, то он обязан сдавать именно заверенные проверяемым лицом копии.

Q. Означает ли это, что копии должен заверить нотариус?
А. Нет, инспекторы могут требовать нотариального удостоверения копий, только если это прямо предусмотрено законом. Данное правило также зафиксировано в п. 2 ст. 93 НК РФ. Соответственно, предъявляя требование о нотариальном удостоверении копии документа, инспекторы должны обосновать его ссылкой на норму права, вводящую такую обязанность. Во всех остальных случаях требование нотариально заверять документы является незаконным.

Q. Может ли инспекция устанавливать правила заверения копий?
А. Нет. Если инспекторы устанавливают подобные правила, можно указать им на письмо ФНС от 13.09.12 № АС-4-2/15309@ (см. « »). Там прямо сказано, что у налоговой службы отсутствует право устанавливать какой-либо специальный порядок заверения копий документов при предоставлении их в инспекцию.

Q. Есть ли документ, устанавливающий требования к заверению копий?
А. Да, общий порядок оформления копий документов установлен п. 3.26 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который утвержден постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст . В отношении копий документов, представляемых в налоговые органы, есть также недавнее письмо Минфина от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 (см. « »), где приведены дополнительные рекомендации по оформлению копий.

Q. Какие надписи нужно сделать на копии документа при ее заверении?
А. Согласно ГОСТу, заверение копии документа проводится следующим образом. Если документ, с которого снята копия, заканчивается подписью, то непосредственно после подписи, а если таковой нет, то после текста, ставится штамп или делается надпись «Верно». Затем указывается должность лица, которое полномочно заверить копию, проставляется его подпись и приводится ее расшифровка. Также следует указать дату заверения.

Q. Нужна ли печать организации на заверенной копии документа?
А. Ставить печать организации на заверенной копии не обязательно (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003).

Q. Как заверять многостраничные документы?
А. При заверении копий многостраничных документов возможны варианты. Во-первых, можно заверить каждую станицу отдельно по общим правилам (штамп, должность, подпись, расшифровка, дата). Во-вторых, можно организовать прошивку многостраничного документа, то есть сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверяющей надписи на обороте последнего листа, либо на отдельном подшитом в конце заверительном листе.

Требования к заверительным надписям аналогичны тем, что используются при заверении одностраничной копии, но дополнительно делается указание на то какое количество листов заверяется в данном документе. Для этого используется надпись или штамп «Всего пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью столько-то листов». Обратите внимание, что количество листов нужно указывать не цифрами, а прописью. Листы же при этом нужно последовательно пронумеровать.

Из этих требований можно сделать следующие выводы. Во-первых, в подшивки не нужно включать документы, изобилующие различными визами и резолюциями, если они размещены на полях по краям документа. Во-вторых, не стоит формировать слишком объемные подшивки — сшитые вместе 20 и более листов уже могут не позволить снимать копии и удерживать подшивку в целости. Хотя, заметим, что нормативные документы, регулирующие делопроизводство, допускают формирование подшивок максимальным объемом 250 листов (п. 3.5.4. Основных Правил работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02). Но все же злоупотреблять этим не стоит, ведь такие тома удобны для хранения, но не для оперативной работы с документами.

Q. Нужна ли опись представляемых документов?
А. Налоговое законодательство не содержит требования обязательно составлять опись документов. Однако мы рекомендуем такую опись составить. И вот для чего: согласно п. 5 ст. 93 НК РФ, налоговые органы не имеют права повторно затребовать документы, которые ранее представлялись в инспекцию. Опись документов позволит налогоплательщику отслеживать повторные запросы и, соответственно, экономить собственные ресурсы (как материальные, так и трудовые).

Q. Нужно ли сопроводительное письмо?
А. Подобного требования налоговое законодательство не содержит. На практике же рекомендуется объединить сопроводительное письмо и опись документов, чтобы иметь возможность не только отследить повторные требования инспекторов, но и при необходимости оперативно извлекать информацию о том, когда именно и в связи с чем подобные документы представлялись в ИФНС и в какую именно. Образец подобного документа приведен ниже.

Образец сопроводительного письма

На бланке организации «ООО Рассвет»
В Инспекцию ФНС России № 1 по г. Рязани
15.09.2014 № 28/н

На №1258/7 от 12.09.2014

На основании Требования о представлении документов и информации от 12.09.2014 №1258/7, направляем в ваш адрес следующие документы:
1. Копия договора между ООО «Рассвет» и ООО «Благовест» от 22 мая 2014 года без номера на 1 л. в 1 экз.
2. Копия актов приемки работ по договору между ООО «Рассвет» и ООО «Благовест» от 22 мая 2014 года без номера за период май-сентябрь 2014 года на 8 л. в 1 экз.
3. Копия платежного поручения от 08.08.2014 на 1 л. в 1 экз.

Руководитель Нагиев В.П. Нагиев