Согласование договоров является одной из наиболее востребованных функций системы электронного документооборота. Применение данной функции позволяет значительно сократить сроки согласования договоров и снизить затраты на печать и бумагу. Особенно заметно сокращение сроков согласования договоров и издержек в организациях с территориально распределённой структурой. Но и в небольших организациях внедрение электронного согласования договоров позволяет эффективнее использовать внутренние ресурсы.

Согласование договоров в электронном виде имеет ряд особенностей, которые необходимо учитывать при принятии решения о внедрении системы электронного согласования договоров.

Согласование договоров делится на согласование исходящих и согласование входящих договоров. Исходящие договора, это, как правило, доходные договора, которые готовятся в организации. Входящие договора, это, как правило, расходные договора, которые поступают в организацию в бумажном или электронном виде. В системе электронного документооборота необходимо отдельно регистрировать и согласовывать входящие и исходящие договора. Для этого необходимо завести отдельные карточки и отдельные журналы договоров.

При необходимости выполнить согласование договора, поступившего в бумажном виде, возникает необходимость ввода отсканированного образа договора в систему электронного документооборота. При больших объёмах бумажных документов необходимо использовать потоковое сканирование, что требует наличия специального оборудования в местах первичной регистрации документов. Использование специального оборудования необходимо для быстрой оцифровки договоров и ввода их в систему. Если мест ввода договоров в организации много, то обеспечение их оборудованием может стать серьёзным препятствием на внедрении системы электронного согласования. Поэтому необходимо проанализировать и оптимизировать потоки документов. Это даст возможность организовать центры по регистрации и оцифровке договоров и других документов, что снизит затраты на внедрение системы электронного согласования.

Хранение больших объёмов оцифрованных договоров накладывает дополнительные требования на серверное и сетевое оборудование. Необходимо предусмотреть возможность масштабирования, например, увеличения дисковой памяти в RAID массивах, а так же продумать процедуру архивирования и восстановления.

Передача больших объёмов информации требует обеспечения высокой скорости передачи данных по сети между клиентскими машинами и сервером. Иначе пользователям работать с медленной системой будет неудобно, и внедрение электронного согласования документов может потерпеть неудачу.

Одним из важнейших аспектов успешного внедрения системы электронного согласования договоров является обучение пользователей, которые будут участвовать в этом процессе. Без качественной подготовки пользователей эффект от внедрения электронного согласования договоров будет сведён к минимуму, и даже может быть отрицательным. Неумение работать с электронными документами и привычка работать с бумажными может привести к тому, что на местах договора будут распечатываться, исправления делаться на бумаге, а к работе в системе электронного согласования будут привлекаться дополнительные ресурсы, для переноса замечаний из бумажных договоров в электронные. Такое положение дел ни только не сократит время и затраты, но и ухудшит ситуацию за счёт дополнительной нагрузки на сотрудников.

В виду специфики электронного согласования договоров к автоматизированной системе электронного документооборота предъявляются особые требования. Необходимо чтобы система электронного документооборота позволяла использовать для каждого вида согласуемого договора специальный шаблон, определяющий состав участников согласования, последовательность их участия в согласовании и сроки проведения согласования. Использование шаблонов позволяет сократить время на подготовку к электронному согласованию.

Удобной возможностью является графическое отображение модели согласования и возможности её настройки с помощью «мыши». В зависимости от настроек прав доступа в ходе согласования в модель согласования можно вносить изменения. Наличие визуальной модели согласования позволяет наглядно отобразить, кто и в какой последовательности выполняет согласование.

Система электронного согласования договоров должна уведомлять участников текущего этапа согласования о назначении им заданий по согласованию договора и информировать об оставшемся сроке.

Для ускорения процедуры обработки замечаний необходимо чтобы согласующие лица могли вносить замечания непосредственно в текст согласуемого документа. Если по каким либо причинам внесение правок в договор не возможно, то замечания должны вноситься в специальный раздел карточки согласуемого договора. Выполнить согласование договора за отсутствующего сотрудника может его заместитель.

Для сокращения сроков согласования система электронного согласования договоров должна обладать принципиальной возможностью выполнять параллельное согласование договора в разных службах. Например, согласование договоров на подключение к электрическим сетям может выполняться одновременно в четырёх службах (юридической, технической, финансовой, эксплуатационной). Согласование договора в каждой из служб может выполняться по собственной схеме. В ходе каждого согласования могут уточняться те или иные параметры договора, создаваться новые версии. В каждой службе может выполняться повторное согласование независимо от состояния согласования в других службах. После успешного завершения согласования должен создаваться итоговый пакет документов, который будет передан на подпись.

При согласовании договоров много времени уходит на сбор, анализ и устранение замечаний, а так же на согласование условий с контрагентом. Ускорение данного процесса можно достичь за счёт автоматического сравнения и слияния версий договоров на этапе устранения замечаний. Система электронного согласования договоров должна не только обеспечивать возможность автоматического объединения версий согласуемых договоров с возможностью принятия или отклонения тех или иных замечаний, но и обеспечивать возможность отката к одной из предыдущих версий.

Немаловажным значением для ускорения электронного согласования договоров является возможность предоставления согласующему лицу возможности проанализировать устранение его замечаний при повторном согласовании. Для этого система электронного документооборота при выполнении повторного согласования должна направлять согласующему лицу текущую версию договора и предыдущие версии с замечаниями данного согласующего лица.

Электронное согласование договоров не возможно без полноценной системы контроля. Внедрение электронного согласования должно максимально поддерживаться средствами контроля системы электронного документооборота. В случае просроченности задания по согласованию договора система должна уведомлять согласующего и контролёра процесса. Кроме автоматических уведомлений согласующим лицам, индикации статусов и сроков согласования по каждому согласующему система документооборота должна обеспечивать учёт фактических сроков согласования. Это позволит сравнить плановые и фактические показатели, выявить «узкие» места и предложить оптимальные схемы электронного согласования.

Использование электронно-цифровой подписи при согласовании договоров позволяет исключить необходимость подписания итогового бумажного договора всеми участниками согласования. Применение электронно-цифровой подписи позволяет гарантировать неизменность документа с момента его подписания и однозначно идентифицировать автора подписи.

Система электронного документооборота должна блокировать возможность изменения согласованного договора на всех следующих этапах работы с документом.

Система электронного документооборота полностью соответствует вышеперечисленным требованиям и обеспечивает весь необходимый набор функций для выполнения электронного согласования договоров.

Электронное согласование договоров в системе документооборота

Электронное согласование договоров является одной из наиболее востребованных функций (СЭД). Применение данной функции позволяет значительно сократить сроки согласования и снизить затраты на печать и бумагу.

Процедура согласования договора является одним из этапов комплексного

Согласование договоров через Интернет. Удалённое согласование договоров

Система ESCOM.BPM позволяет всем участникам процесса работать в режиме on-line с договором, просматривать карточку, формировать замечания, вносить отметки о согласовании договора и свои комментарии к договору, создавать связанные документы, формировать поручения по исполнению договора, заявки на оплату и многое другое. Это обеспечивается работой системы ESCOM.BPM через Интернет. Все сотрудники, находящиеся удалённо, могут подключиться к серверу системы документооборота под своей учётной записью и выполнять электронное согласование договора через Интернет.

Особенно заметно сокращение сроков согласования договоров и издержек в организациях с территориально распределённой структурой. Но и в небольших организациях позволяет эффективнее использовать внутренние ресурсы, например, за счёт использования технологий .

Основные возможности решения "ЭЛЕКТРОННОЕ СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРОВ"

Наше решение для автоматизации процесса согласования договоров очень мощное и много функциональное. Мы постоянно работаем над его развитием. Ниже перечислены следующие основные возможности процесса:

• Согласование договора в режиме on-line локальными и удалёнными пользователями
• Формирование произвольных графических схем согласования (параллельное, последовательное или смешанное согласование)
• Возможность добавления в схему согласования договора дополнительных лиц. Замена согласующего лица.
• Формирование индивидуальных поручений согласующим лицам (текст, срок, напоминание)
• Уведомления всем участникам процесса с дублированием на e-mail (опционально)
• Возможность настройки итоговых действий согласующих (Согласовано, Отклонено, Согласовано с замечаниями)
• Контроль срока согласования договора. Возможность автоматического согласования если согласование просрочено (опция)
• Напоминания о сроке согласования согласующим лицам
• Формирование версий согласуемого договора
• Ввод и учёт статусов замечаний. Контроль устранения замечания
• Контроль возврата договора, отправленного на согласование (подписание) контрагенту (даты, виды доставки, квитанция, статус)
• Автоматическое формирование статуса договора (не согласовывался, согласован, отклонён, проводится согласование)
• Возврат не согласованного договора инициатору для устранения замечаний и отправки на повторное согласование. Учёт количества циклов (итераций) согласования
• Возможность отправки договора на повторное согласование только тем согласующим, которые не согласовали договор (опция)
• Возможность ручного или автоматического (опция) прерывания процесса согласования
• Динамическое разграничение прав доступа участников процесса согласования договора
• Формирование листа согласования и листа замечаний к согласованному договору
• Автоматическое ведение журнала истории согласования
• Динамический журнал договоров "У меня на согласовании", в котором отображаются все документы, поступившие сотруднику на согласование, но ещё им не согласованные
• Динамический журнал договоров "На согласовании", в котором отображаются договоры находящиеся на согласовании
• Возможность поиска договора по признаку "Договор, который я ранее согласовывал". Отбираются карточки договоров, в которых указанный сотрудник был участником процесса согласования
• Возможность внесения не только замечаний (которые требуют устранения), но и комментариев
• Хранение скана подписанной с обеих сторон итоговой версии согласованного договора
• Учёт мест хранения оригинала подписанного договора

ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРОВ

В виду специфики согласования договоров к автоматизированной системе документооборота предъявляются особые требования. ESCOM.BPM позволяет проводить согласование различных видов договоров. Для этого в системе предусмотрены отдельные карточки и отдельные журналы. Так же в СЭД предусмотрена возможность согласования рамочных договоров.

Для каждого вида согласуемого договора в ESCOM.BPM имеется специальный шаблон, определяющий состав участников согласования и последовательность их участия в согласовании. Использование шаблонов позволяет сократить время на подготовку к электронному согласованию.

Для автоматизированного контроля в карточке процесса указывается срок согласования.

Удобной возможностью является графическое отображение модели согласования и возможности её настройки с помощью «мыши». В зависимости от прав доступа в ходе согласования в модель согласования можно вносить изменения. Наличие визуальной модели согласования позволяет наглядно отобразить, кто и в какой последовательности выполняет согласование.

Система согласования договоров ESCOM.BPM автоматически рассылает уведомления участникам текущего этапа согласования, а так же информирует их об оставшемся сроке. Кроме этого каждому согласующему лицу назначается персональное поручение по согласованию договора. В поручении указан срок согласования и если согласующий не выполнит согласование к указанному сроку, то его поручение будет помечено, как просроченное. О приближении срока согласования согласующего система уведомляет с помощью специального напоминания, в котором отображается, сколько времени у него осталось.

Для ускорения процедуры обработки замечаний необходимо чтобы согласующие лица, например, юристы, могли вносить замечания непосредственно в текст согласуемого договора. Если по каким либо причинам внесение правок в договор не возможно, то замечания должны вноситься в специальный раздел карточки договора. Выполнить согласование договора в СЭД за отсутствующего сотрудника может его заместитель. Так же в системе согласования договоров предусмотрена возможность замены согласующего на сотрудника из числа его подчинённых.

ОЦИФРОВКА ДОГОВОРОВ

Для этого Вам необходимо поместить в корзину одну серверную лицензию и нужное количество клиентских лицензий. Вы так же можете прислать нам письмо на [email protected] с указанием стоящих перед Вами задач автоматизации и нужного Вам числа одновременных подключений к СЭД и мы подготовим для Вас оптимальное коммерческое предложение.

В последнее время во многих организациях, а также государственных органах появилась новая актуальная задача, связанная с переходом от традиционного согласования проектов документов на бумажном носителе к электронному согласованию с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД). Действительно, электронное согласование имеет достаточно существенный перечень преимуществ, на котором мы уже останавливались на страницах нашего .

Но переход на новую технологию согласования может быть затянут и сильно осложнен из-за процесса внедрения электронной цифровой (далее - ЭЦП) в организации. Сегодня большинство руководителей считают, что в процессе электронного согласования проектов в СЭД необходимо обязательно использовать ЭЦП. Даже в том случае, если в дальнейшем согласованный проект документа будет распечатан из СЭД и подписан на бумажном носителе. А если ЭЦП не использовать, то, по мнению большинства руководителей, после электронного согласования в обязательном порядке необходимо пересобрать визы с собственноручными подписями на листе бумаги. Однако в этом случае эффективность электронного согласования практически сводится к нулевым показателям.

Но действительно ли электронное согласование невозможно без ЭЦП? Какова потребность использования электронной цифровой подписи в процессе согласования и нужно ли внедрение ЭЦП, если документы все равно будут «подписывать на бумаге»? Давайте попробуем вместе разобраться в этих актуальных вопросах.

Согласование, виза согласования и юридическая сила документа

Для поиска ответа на вышеуказанные вопросы сначала необходимо рассмотреть, что представляет собой процесс согласования и как он влияет на юридическую силу документа.

Итак, согласование представляет собой анализ уполномоченными должностными лицами содержания проекта документа на его соответствие действующему законодательству и нормативным документам организации, а также целесообразности издания документа.

Напомним, что согласование бывает внутренним и внешним.

Внешнее согласование выражает согласие с содержанием проекта документа организации, не являющейся его автором. И результаты внешнего согласования отражаются в реквизите «гриф согласования документа» .

При внутреннем согласовании (или ) проект документа анализируют уполномоченные должностные лица внутри . Результат внутреннего согласования должностное лицо оформляет визой , которая выражает его согласие или несогласие с содержанием проекта документа. Если у должностного лица есть принципиальные замечания по тексту проекта документа, то он их указывает и прикладывает к проекту.

Когда проект документа согласован, он передается на подписание (некоторые документы после подписания должны быть утверждены). Во время подписания (утверждения) осуществляется принятие решения, и именно после подписания (а в некоторых случаях - после утверждения) проект документа становится документом .

Теперь рассмотрим, что же подразумевается под юридической силой документа .

Фрагмент документа

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Другими словами, документ будет иметь юридическую силу при соблюдении следующих условий:

• во-первых, положения, содержащиеся в документе, не должны противоречить действующему законодательству;
• во-вторых, документ должен быть издан органом, имеющим компетенцию на создание документов такого вида;
• в-третьих, документ должен быть оформлен в соответствии с принятыми нормами. Здесь также подразумевается, что документ должен быть подписан (утвержден) внутри организации должностным лицом, обладающим необходимыми для этого полномочиями (т.е. правом подписи (утверждения) данного документа).

Какие документы уполномочено подписывать то или иное должностное лицо, устанавливается внутренними документами организации (например, уставами, положениями, приказами и т.п.). Так, от имени организации документы подписывает ее руководитель. По ряду отдельных вопросов право подписи могут иметь и другие сотрудники организации. Приказы, регламентирующие деятельность структурных подразделений, имеют право подписывать руководители этих подразделений. Если руководитель отсутствует, документ может подписать должностное лицо, исполняющее его обязанности.

В зависимости от вида или тематики документов на них должна стоять одна подпись или две и более. На документах, издаваемых, например, руководителем единолично, стоит только его подпись. Одним лицом подписываются приказы по основной деятельности или по личному составу, распоряжения и др. А вот количество подписей на письме будет зависеть от его тематики. Так, если письмо затрагивает финансовые вопросы, то оно должно быть подписано двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером.

Исходя из вышеизложенного делаем вывод: завизированные, но не подписанные (утвержденные) документы не будут иметь юридическую силу. А вот будет ли иметь подписанный (утвержденный) документ юридическую силу, если на нем отсутствуют визы?

В Российской Федерации требования к подготовке и оформлению документов разных видов устанавливаются разными нормативно-правовыми актами, которые издают разные государственные органы. Соответственно, влияние визы согласования на юридическую силу документа нужно рассматривать отдельно для каждого вида документа. Остановимся на тех видах документов, которые чаще всего создаются в большинстве организаций и для согласования которых начинают использовать СЭД.

Визирование проектов писем

Итак, в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОК 011 -93) письмо относится к унифицированной системе организационно-распорядительной документации. А требования к оформлению реквизитов таких документов устанавливает .

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

3.24. …Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Визирование проектов договоров

Если обратиться к положениям статьи 160 Гражданского кодекса РФ, то мы увидим, что «сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами». Т.е. речь идет о необходимости подписания документа, но закон не требует проведения процедуры его согласования внутри организации. Конечно, стороны, заключающие сделку, могут проявить творчество и договориться о какой-то эксклюзивной процедуре разработки и подписания документа, в которую, в принципе, может быть включена необходимость одобрения сделки определенным лицом. Но подчеркнем - это уже будет не требование закона, а инициатива сторон.

«Во многих организациях (и частных, и государственных) при заключении договоров используется процедура визирования. Визирование имеет правовое значение только в тех случаях, когда стороны сочли это необходимым и обусловили в тексте самого договора. Визирование - внутренняя процедура документооборота компании, она регламентируется исключительно локальными актами, наличие виз на договоре показывает руководителю организации, что текст договора согласован ключевыми структурными подразделениями. Предположим, юридический отдел завизировал договор, который впоследствии был признан недействительным. Какие санкции будут применены к руководителю юридического отдела? Конечно, только дисциплинарные: замечание, выговор, увольнение. В данном случае лицо, завизировавшее договор, несет ответственность только как работник перед ». Для сторонних организаций присутствие или отсутствие визы на договоре не будет иметь никакого значения (если, конечно, стороны сами в тексте договора не прописали необходимость ее наличия).

Особенности согласования в СЭД

Итак, в большинстве случаев в СЭД согласуют именно проекты вышеуказанных видов документов, а именно: писем, приказов, распоряжений, договоров. Практически всегда после согласования этих проектов они распечатываются из СЭД и подписываются на бумажном носителе.

Благодаря проведенному нами анализу можно сделать вывод, что визы согласования в этих проектах необходимы для принятия окончательного решения руководителями, подписывающими документы. Порядок визирования проектов данных видов документов жестко не прописан в федеральном законодательстве и определяется во внутренних документах организации.

Соответственно, при переходе на электронное согласование нужно определить:

• какие именно проекты вы собираетесь согласовывать в СЭД;
• какими функциональными возможностями обладает используемая вами СЭД.

Получается, что не обязательно использовать ЭЦП в процессе визирования или в дальнейшем пересобирать визы на листе бумаги , если:

• законодательно не установлены требования к порядку визирования и оформлению виз согласования в проектах тех документов, которые вы планируете согласовывать с помощью своей СЭД, и в законодательстве не содержатся нормы, по которым визы согласования в данных документах влияют на юридическую силу документа;
• СЭД позволяет каждому пользователю визировать проект только за себя (или нескольких должностных лиц, которые указываются при назначении прав пользователю в соответствии с его полномочиями и выполняемыми функциями);
• СЭД не дает внести изменений в сам проект (позволяет только добавлять файлы с замечаниями);
• СЭД протоколирует всю работу с проектом (то есть записывает действия, произведенные пользователями, в специальный системный журнал, в котором их можно посмотреть. В том числе и записи о том, какой пользователь внес каждую из виз).

При переходе на новую технологию обычно предъявляют повышенные требования к безопасности. Но что происходит при традиционном согласовании проектов документов на бумажном носителе? Во многих организациях проекты передаются на согласование визирующим лицам непосредственно их разработчиками, которые спокойно могут подделать одну из виз. Но у руководителя при подписании документа, как правило, не возникает вопросов о подлинности той или иной визы.

Использование ЭЦП при электронном согласовании может дать дополнительные гарантии руководителю, что проект завизировало определенно должностное лицо и в его текст не были внесены никакие изменения. Но если и без ЭЦП сама система электронного документооборота может «сказать» руководителю, кто визировал проект, и гарантировать, что его текст не подменили, то насколько в данном случае нужна ЭЦП? Решение по данному вопросу нужно принимать самостоятельно организации и закреплять его во внутреннем нормативном документе, например, инструкции по делопроизводству.

Если в итоге документ распечатывается из СЭД и подписывается на бумажном носителе, то можно закрепить следующий порядок работы :

1. На основании виз, внесенных в проект документа в СЭД, автоматически формируется и печатается из системы лист согласования, а также сам проект документа.
2. Затем уполномоченное должностное лицо проверяет лист согласования, проверяет визы, внесенные в СЭД, а затем заверяет как сам лист согласования (Пример 1), так и распечатанный проект (отметку о заверении проекта приказа целесообразнее ставить на оборотной стороне).
3. Распечатанный и заверенный проект передается руководителю на подписание вместе с распечатанным и заверенным листом согласования.
4. После подписания документа на бумажном носителе в СЭД заносится отметка об этом событии.

Если руководитель работает в СЭД лично , то он самостоятельно может проверить визы, распечатать проект и подписать его на бумажном носителе, а затем в СЭД внести отметку о подписании.

Электронное согласование в госструктурах

Электронное согласование в федеральных органах исполнительной власти, а также других государственных органах и органах местного самоуправления должно соответствовать требованиям новых Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477. Объясним почему: хотя в названии этого нормативного документа сказано, что правила касаются только федеральных органов исполнительной власти, существует еще один нормативный документ (Закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ), который расширяет зону их действия:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пункт 2 статьи 11 «Документирование информации» Федерального закона от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Так вот, в этих новых Правилах делопроизводства черным по белому написано, что для подписания электронных документов ЭЦП должна использоваться, а при их согласовании внутри СЭД эту ЭЦП могут заменить иные способы подтверждения действий с документами:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477

38. Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

39. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

Свернуть Показать

Синякова Мария, юрист:

О каком-то конкретном способе подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не будет использоваться, в постановлении Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 ничего не сказано. Действующие в настоящее время нормативные документы ответа на указанный вопрос не дают.

Тем же постановлением Правительства Федеральному архивному агентству дано указание до 1 января 2010 г. утвердить Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Возможно, способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не будет использоваться, будут содержаться в инструкциях по делопроизводству каждого отдельного федерального органа исполнительной власти.

Итак, Правила делопроизводства разрешают госструктурам не использовать ЭЦП при согласовании электронных документов при условии использования иных способов подтверждения действий пользователей. При этом здесь не упоминается об аналоге собственноручной подписи или о сертифицировании способа подтверждения действий с электронными документами.

Соответственно, если в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (которые должен утвердить Росархив до 01.01.2010) не будет конкретизировано данное положение, то федеральный орган исполнительной власти в своей инструкции по делопроизводству самостоятельно сможет прописать процедуру согласования проектов документов в СЭД и способ подтверждения действий пользователей, а затем представить данный документ на согласование Росархиву.

Один из способов подтверждения действий пользователей уже был назван нами выше - это протоколирование, т.е. запись всех действий в системный журнал. При этом могут протоколироваться как непосредственно действия пользователей с проектом документа, так и действия по изменению прав пользователей СЭД. Чтобы легче было проверить действия пользователей на основе записей протокола (системного журнала), могут быть разработаны отчеты, которые будут наглядно показывать, какой пользователь за какое должностное лицо какую визу ввел и когда он это сделал.

Если сама СЭД защищена от несанкционированного проникновения и искажения хранимой информации, то и данные о действиях ее пользователей, содержащихся в системном журнале, тоже достоверны, даже без использования ЭЦП.

Логика здесь понятна. Все, что происходит внутри СЭД, защищено ею. Поэтому новые Правила делопроизводства на этапе согласования не требуют использования ЭЦП. А вот уже подписанный электронный документ, возможно, придется передавать за пределы защищенной СЭД в другую организацию-адресат, и в этом случае подписание документа при помощи ЭЦП будет гарантировать его достоверность за пределами «родившей» его СЭД.

Сноски

Свернуть Показать

Договор – основа любой предпринимательской деятельности каждого предприятия. От того насколько быстро и качественно будет заключен договор, будь то договор реализации продукции или поставки сырья, во многом зависит успех бизнеса в целом.

Почему стоит автоматизировать согласование договоров?

Внутреннее согласование обязательно предшествует подписанию договора. В традиционной системе документооборота многократное внесение корректировок и повторное согласование договора может занимать значительное время. Это, в свою очередь может привести к увеличению срока выполнения работ, а как следствие и выставлению штрафных санкций или не подписанию договора вовсе.

Verdox позволяет не только сократить сроки внутреннего согласования договора, но и ввести ранжирование согласующих для оптимизации процесса согласования. Единый реестр договоров позволит отследить все редакции договора, внесение всех правок и замечаний. Также Verdox позволяет отследить текущий этап согласования, всю переписку, связанную с согласованием договора, как внутреннюю, так и внешнюю, установить сроки согласования.

Немаловажным преимуществом Verdox также является поддержание единого корпоративного стиля документов: параметров страницы, стиля шрифта, отступов, поддержание корпоративных бланков. Даже для небольшого бизнеса корпоративный стиль оформления документации, как внутренней, так и внешней, является важным фактором развития корпоративного духа компании.

Почему использование Verdox выгодно для вас?

Неоспоримые преимущества использования Verdox позволяют сократить издержки административно-хозяйственного аппарата, как на канцелярских товарах, так и на содержание штата канцелярии.
Система Verdox обладает простым и удобным интерфейсом, что позволяет избежать затрат на обучение персонала и в короткие сроки внедрить систему в работу организации.

1. В Verdox любой необходимый договор всегда находится под рукой без долгих поисков. Кроме того, электронный договор невозможно потерять или испортить.

2. В Verdox все согласования проходят в электронном виде. Ответственные лица могут рассматривать договор одновременно или друг за другом. Доставка электронного документа для согласования производится мгновенно.

3. В Verdox регистрируются действия всех участников. Вы можете в реальном времени следить за согласованием договора.

4. Verdox обладает функциями версионного контроля – она следит за изменениями текста договора и всегда предоставляет для работы версию с самыми последними изменениями.

5. Verdox рассылает уведомления и напоминания всем участникам согласования.

Работа с договорами является неотъемлемой частью всего документооборота. Поэтому любой компании важно снизить затраты на организацию рассмотрения, согласования и, непосредственно, исполнения договоров. DIRECTUM поддерживает полный цикл работы с договорами от подготовки документов до исполнения обязательств.

Быстрая подготовка проекта договора

До момента заключения сделки компания может проверить благонадежность контрагента : текущие реквизиты, виды деятельности, финансовую устойчивость, наличие лицензий и пр.

Затем договор заносится в систему из файла, с почты или на основе готовых шаблонов. Для массового занесения отсканированных бумажных оригиналов используется служба DIRECTUM Capture Service . Служба исключает ввод дубликатов и ошибок сканирования.

Функцию создания договора и заполнения данных можно передать интеллектуальным механизмам Ario . Получив документ, они самостоятельно классифицируют его, распознают текст и заполняют карточку договора извлеченной значимой информацией. Сотруднику остается лишь проверить корректность заполнения. Это позволяет дополнительно сократить время на регистрацию и уменьшить количество рутинных операций.

Также есть возможность создать договор и автоматически отправить на согласование через мастер действий:

Если сделка с контрагентом еще не заключена, но находится на стадии планирования, система позволяет сформировать договор без текста. Содержание заносится позже.

Прозрачное согласование и отправка документов контрагенту

Договорные документы отправляются на согласование по заранее настроенным регламентам.

Проконтролировать ход согласования договора ответственный всегда может через карточку отправленной задачи (посмотреть полную переписку, состояние исполнения, ознакомиться с сопроводительными документами) или сформировать специальный отчет:

В процессе документы утверждаются электронной подписью (ЭП), которая гарантирует их неизменность и авторство подписи. Договору присваивается регистрационный номер принятого формата.

Решение тесно интегрировано с модулем «Обмен с контрагентами» . После согласования договора его легко отправить контрагенту через системы обмена документами. Это избавит от необходимости распечатывать договор и значительно сократит сроки внешнего согласования.

Контроль исполнения обязательств

Для контроля своевременного исполнения обязательств или перехода к следующему этапу ответственный за несколько дней получает соответствующие уведомления. Для этого в карточке договора указываются все этапы работы, их содержание, даты начала и завершения сделки.

Поиск договорных документов и отчетность

Для быстрого доступа к комплекту документов одной сделки, договор можно связать с дополнительными соглашениями, актами, счетами и пр. документацией:

Записи договоров удобно искать в справочнике Договоры , используя фильтрацию и сортировку. Например, по дате заключения, контрагенту или категории договора.

Также анализировать информацию по договорам в различных разрезах можно быстро через отчеты о ходе согласования и подписания договоров. Отчеты доступны через справочник.

Дополнительные возможности

Готовый набор коннекторов и веб-сервисов позволяет интегрировать договорную деятельность DIRECTUM с ERP-системами, в том числе SAP ERP , Microsoft Dynamics AX , 1C:Предприятие , Галактика ERP . Это позволяет:

• исключить двойной ввод данных при синхронизации справочников, например, Контрагенты , Договоры ;
• автоматически собирать данные по договору в процессе его согласования;
• просматривать тексты документов ERP-системы напрямую из интерфейса DIRECTUM.

Можно работать с договорами через веб-клиент. Потребуется только доступ в интернет.