Ключевые вопросы:

Как Федеральный закон изменил сроки хранения документов по личному составу?

Какие документы относятся к группе документов по личному составу?

Как теперь следует применять утвержденные Минкультуры России сроки хранения документов?

Президент России В.В. Путин 02.03.2016 подписал Федеральный закон № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» (далее - Федеральный закон № 43-ФЗ). Закон вступил в силу 13.03.2016.

Два важных изменения

1. Изменения, внесенные Федеральным законом № 43-ФЗ, в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Федеральный закон № 125-ФЗ), касаются ст. 22 «Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение»: подп. «б» п. 4 этой статьи больше не регламентирует сроки хранения документов по личному составу .

2. Федеральный закон № 125-ФЗ дополнен ст. 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу» , где определен новый срок хранения документов по личному составу - 50 лет. Он касается документов, созданных начиная с 2003 г., за исключением документов по личному составу государственных служащих (не гражданских и не муниципальных).

Теперь документы по личному составу условно делятся на три категории.

• созданные до 2003 г.

Срок хранения - 75 лет; не изменился ;

• созданные начиная с 2003 г.

Срок хранения — 50 лет; изменился ;

• образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, начиная с 2003 г.

Срок хранения — 75 лет; не изменился .

Наша справка

Ранее срок временного хранения таких документов в архивах составлял 75 лет с даты закрытия дела (создания документа) для всех организаций.

Документы по личному составу , созданные до 2003 г. и начиная с 2003 г. , хранятся (части 1, 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ):

• в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами;
• в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций;
• в иных организациях (АО, ООО и др.).

Вопрос в тему

военной службе. Им присваиваются воинские звания (например, сотрудник Министерства обороны РФ, ФСБ России, ФСО России);

правоохранительной службе. Гражданам, находящимся на правоохранительной службе (органы внутренних дел, Федеральная служба РФ по контролю за оборотом наркотиков) присваиваются специальные звания и классные чины (например, лейтенант полиции, капитан внутренней службы, майор юстиции);

федеральной государственной службе. Это, например, сотрудники прокуратуры (прокуроры, заместители и помощники прокуроров), Следственного комитета РФ (руководители следственных органов, заместители и следователи) и др.

Из истории вопроса

В 2014 г. Министерство культуры РФ совместно с Федеральным архивным агентством (Росархивом) подготовило и представило в Правительство РФ «Концепцию развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года» (далее - Концепция). Раздел 4 Концепции «Основные направления реализации» предполагает уменьшение сроков хранение документов по личному составу: «предлагается, в частности, подготовить проекты нормативных правовых актов по: сокращению сроков хранения документов по личному составу с 75 до 20 лет».

У архивистов как ведомственных, так и государственных (муниципальных) архивов эта информация вызвала недоумение и опасение. Возник ряд закономерных вопросов: почему так радикально снижаются сроки хранения? Для каких именно документов по личному составу будет сокращен срок хранения? Не вызовет ли такое сокращение негативные последствия в социальной сфере?

Можно предположить, что в Концепции ставилась задача уменьшить количество документов, поступающих на хранение в государственные и муниципальные архивы, при ликвидации, реорганизации, прекращении финансово-хозяйственной деятельности, банкротстве организаций, ведомств, управлений. С середины 90-х годов прошлого века процесс ликвидации организаций принял катастрофический характер. Архивы не справлялись с тем объемом документов по личному составу, который должен быть поступить к ним на хранение. Встал вопрос об оптимизации и сокращении физических объемов документов, находящихся на ведомственном хранении в архивах организаций. Предполагалось, что сокращение объемов хранящихся в архиве организации документов позволит уменьшить объем документов, поступающих на хранение в государственные и муниципальные архивы. Проблему архивной полки еще никто не отменял, ведь архивы не резиновые, многие не имеют свободных площадей.

Следует отметить, что примерно в это же время начали увеличиваться сроки хранения документов по личному составу.

Ранее, в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988; далее - Перечень 1988), срок хранения на основные категории документов составлял 75 лет ЭПК минус возраст. В указаниях по применению Перечня 1988 можно найти такую информацию: «Для документов, которым установлен срок хранения 75 лет - «В» ЭПК, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой «В») к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - «В», где «В» - возраст лица к моменту окончания дела.». То есть когда человеку исполнялось 75 лет, его документы по личному составу можно было уничтожать. Например, в 2000 г. можно было уничтожать документы, работников 1925 г. рождения, в 2000 г. им исполнилось 75 лет. Предполагалось, что к этому возрасту человек уже оформил себе пенсию, ему не требуется подтверждение стажа работы, заработной платы и т.п.

В 2000 г. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 был утвержден новый Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), и срок хранения документов по личному составу изменился. Новый срок - 75 лет с момента закрытия дела (создания документа).

Увеличение сроков хранения документов по личному составу в новом Перечне аргументировалось тем, что надо сохранять историю страны на примере истории жизни отдельных граждан, а также сохранить историю семьи отдельного человека.

В 2010 г. новый Перечень увеличивает сроки хранения личных невостребованных подлинников документов (например, трудовых книжек). Несомненно, данная инициатива носила бы положительный характер, если бы опиралась на реальную материально-техническую базу. Однако государство оказалось не готово к увеличению затрат на создание новых площадей для хранения документов по личному составу.

Проблему хранения, на наш взгляд, необходимо было решать путем оптимизации состава документов временного (свыше 10 лет) срока хранения. На данный момент есть предпосылки для оптимизации состава документов по личному составу. В соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» создана и ведется информационная база индивидуального персонифицированного учета, ее сведения пополняются в отношении каждого застрахованного лица в период его трудовой деятельности.

Расчет пенсии производится самим Пенсионным фондом РФ по электронным базам данных и документам его ведомственных архивов. Информационная база индивидуального персонифицированного учета, заработала в полном объеме в 2003 г. По мнению Правительства РФ, сокращение сроков временного хранения документов по личному составу с 75 до 20 лет позволит сократить расходы на их содержание в государственных и муниципальных архивах, в архивах органов государственной власти и местного самоуправления, организациях независимо от формы собственности. Кроме того, в данных архивах появятся дополнительные площади для приема документов постоянного срока хранения.

При обсуждении законопроекта «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» в первых чтениях для документов, созданных после 2003 г., предлагалось установить срок хранения 20 лет. Однако к третьему чтению законопроект увеличил этот срок до 50 лет. Полагаем, это можно рассматривать как победу здравого смысла над сиюминутным желанием сэкономить деньги на социальных расходах.

Итак, с момента вступления в силу Федерального закона № ФЗ-43 архивисты при формировании дел и передаче их в архив организации должны указывать на делах новый срок хранения. При составлении описей дел необходимо разделять массив документов на две части в соответствии с датой создания документа, а описи составлять отдельно на документы, имеющие 75-летний и 50-летний срок хранения.

Кроме того, по-видимому, следует ждать изменения в Перечень.

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА

И.В. Журавлева,

научный редактор журнала «Кадровые решения»

Обращаем ваше внимание на то, что сроки хранения документов теперь предписывается отсчитывать не с года увольнения работника, а «со дня создания». В случае ликвидации организации документы передаются в архив на хранение в течение указанного срока.

Те номенклатуры дел, которые были утверждены за период 2003-2015 гг. переделывать, разумеется, не нужно, а вот номенклатуру дел на 2016 г., как нам представляется, нужно подкорректировать и переутвердить.

Напомним, что срок хранения трудовых книжек в 2010 г., напротив, был увеличен с 50 до 75 лет (Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Причем трудовые книжки не относятся к документам по личному составу, создаваемым работодателями, так как являются «подлинными личными документами» работников (см. Перечень). Следовательно, срок их хранения остается 75-летним.

В таблице перечислены основные виды документов по личному составу, а также документы по их учету (журналы, регистрационные книги и т. п.) в соответствии с Перечнем и указаны сроки их хранения после вступления в силу Федерального закона № 43-ФЗ.

Поскольку изменения в Перечень пока не внесены, старые сроки хранения документов по личному составу укажем в столбцах 3, 4, 5 таблицы, а в столбцах 6, 7, 8 - новые (измененные).

Обратите внимание

Определяя сроки хранения на документы по личному составу (графы 6, 7, 8), автор выражает только свое видение данного вопроса. Возможно, при внесении изменений в Перечень некоторые категории документов по личному составу получат срок хранения 75, а не 50 лет или будут понижены сроки хранения на документы, созданные после 2003 г. и имеющие срок хранения «Пост.» на 50 лет.

С.В. Тиханович,

Начальник отдела государственного архива

Узнать больше:

• Ответственность за нарушение норм хранения архивных документов: судебная практика

• Новый нормативный документ: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организаций

Существуют разные сроки хранения в делопроизводстве документов определенного вида. Некоторые из них относятся к имеющим бессрочную информативную ценность, другие же теряют актуальность достаточно быстро. Так какие документы и как долго необходимо хранить? Каким способом они должны быть утилизированы? Все это предельно четко прописано в законодательстве.

Три типа сроков хранения

Перечень сроков хранения документов в делопроизводстве: временный (до 10 лет), долгосрочный (свыше 10 лет) и постоянный. Если говорить о делах долгосрочного и постоянного хранения, то они после своего завершения передаются в специальные отделы сроком на 2 года, а затем поступают в архив.

Влияет ли вид носителя на время хранения?

Тип носителя информации (бумажный или электронный) не влияет на период хранения. Важна та информация, которую он содержит. Дальнейшее использование того или иного дела определяет специальная экспертиза. Она классифицирует все документы, обозначает, могут ли они быть использованы в интересах (либо против) науки, государства, общества, отдельных лиц и т. д.

Зачем проводится экспертиза по определению ценности документов?

Без этой процедуры невозможно обойтись в сфере делопроизводства, будь это госархив, организация или предприятие.

Цели экспертизы - определить или изменить срок хранения документа; произвести отбор тех дел, которые подлежат утилизации как уже не несущие ценности или утратившие актуальность; обозначить срок сохранения документов, не имеющих исторической или научной ценности, но обладающих практическим значением. Также экспертиза должна определить, к какому типу ценности относится прочая документация: политической, научной, хозяйственной, культурной, производственной и т. д.

За информацией об укомплектовании, учете, хранении и дальнейшем назначении дел следует обратиться к Закону об архивном деле.

Итогом экспертизы должен стать перечень, содержащий 12 разделов документов, появившихся в результате функционирования госструктур, организаций, учреждений и иных компаний. Особое внимание обратим на бухгалтерские и кадровые дела, рассмотрев условия и сроки хранения документов на предприятиях. Слегка коснемся медицинских документов.

Медицинская документация

Бумаги медицинского назначения, как и другие информативно важные, имеют свои определенные сроки хранения документов в делопроизводстве медицинской организации. Этот период регламентирован нормативно-правовыми актами РФ и по разным категориям документов составляет от 1 года до 50 лет.

Бухгалтерская документация

Для документации, производимой бухгалтерскими отделами, применяются отдельные условия и сроки хранения документов в делопроизводстве. Первичной документации, балансам, данным учетных регистров, отчетов после обработки предписано храниться либо в специальном помещении, либо в закрытом шкафу - до того момента, как они будут переведены в архив организации. Бланки строгой отчетности должны находиться в металлических шкафах или сейфах. Главный бухгалтер назначает лицо, уполномоченное следить за этими вопросами.

Если данного типа документы утеряны, испорчены, нелегально переданы третьим лицам, то руководство организации должно в обязательном порядке сообщить об этом факте в правоохранительные органы. Уничтожение или изъятие документации должно происходить исключительно по требованиям, прописанным законодательством.

Период хранения бухгалтерских документов

Существующие нормы сроков хранения бухгалтерских дел:

• первичная документация, бланки - 3 года;
• кассовые документы, информация, касающаяся финансовых операций, - 5 лет;
• платежные и расчетные ведомости (если не имеется лицевого счета) - 75 лет.

Изымать дела по окончании периода хранения запрещено без проверки со стороны налоговых органов, а решение об уничтожении документов в делопроизводстве с истекшим сроком хранения должна принимать специально назначенная комиссия.

Кадровое делопроизводство

Кадровая документация обладает большой социальной значимостью (в первую очередь это касается наличия персональных данных), поэтому их хранение определяется особыми правилами. Значительная их часть служит фактическим подтверждением прав работников на соцобеспечение (по старости, инвалидности и проч.), содержит информацию об их трудовом стаже и т. д. В связи с этим большинство кадровых документов относится к имеющим длительный или постоянный период хранения, используется в архивах, куда обращаются граждане за справочной информацией. Также они обладают археографической и биографической ценностью, служат источниками для статистических обзоров или исторических и социальных исследований.

Главное условие для хранения документации из отдела кадров - ограничение нелегального доступа к персональной информации о работниках, а также возможность быстрого поиска нужных дел.

В организации делопроизводства и сроков хранения документов кадровиков можно выделить два типа хранения: текущее и последующее. Первый тип делится на два подтипа: хранение документации в процессе исполнения и хранение исполненной документации.

Дела в период их исполнения находятся у того, кто ими занимается, в специальных папках с названиями (например, "Срочно", "На подпись"). Здесь же должны быть указаны телефон, фамилия, инициалы исполнителя. После они подшиваются и хранятся в соответствии с номенклатурой.

Приказы

Все приказы должны храниться в подлинниках, а их копии (по поощрениям, взысканиям, приему на работу, увольнении и т. д.) заносятся в личное дело работника. Оно помещается в пронумерованную папку, а его страницы должны быть прошиты. Обложка личного дела имеет свой порядковый номер. Текущее сроки хранения документов кадрового делопроизводства распространяется только на работающих в настоящее время сотрудников. После увольнения дело надо извлечь из папки и оформить на передачу в архив.

Условия хранения трудовых книжек работников, так же как и печатей, штампов, бланков документов, ключей от шкафов с документацией, подразумевают содержание их в сейфе начальника отдела кадров. Помимо этого, работнику кадрового отдела рекомендуется, выходя из своего кабинета, убирать все записи и документы в шкаф и выключать компьютер. По окончании рабочего дня необходимо поместить всю документацию в шкаф из металла и опечатать его. Ключ сдается начальнику отдела с росписью в соответствующем журнале. Все черновики и забракованные бланки уничтожаются, компьютеры отключаются от сети. Если работник получил на руки копию или выписку из документа, он должен оставить роспись об этом в журнале.

В архивный фонд попадают только те документы, чей срок хранения выше 10 лет. Они имеют социальную, экономическую, политическую, историческую и иную ценность. График, по которому происходит сдача документов в архив, утверждается руководителем или работодателем. Документы должны поступать сюда в виде подлинников. Если это невозможно, то заверяется и сдается их копия.

Регулирует срок и порядок хранения кадровой документации "Перечень типовых управленческих документов", утвержденный Росархивом. Сроки хранения документов в делопроизводстве и порядок хранения трудовых книжек утвержден в специальном нормативном акте - Постановлении Правительства РФ "О трудовых книжках".

Сроки хранения кадровой документации

Итак, в течение 5 лет хранятся:

• Документы (справки, информация, ведомости и т. д.), касающиеся наличия, комплектования или движения работников.
• Документы (списки, сведения, справки), касающиеся высвобождения или потребности в рабочем составе, создании рабочих мест, пола, возраста, профессиональной квалификации сотрудников.
• Переписка, касающаяся вопросов трудоустройства.
• Документы о переводе сотрудников на сокращенный рабочий день или неделю.
• Документы, касающиеся трудовых споров.
• Отчеты, касающиеся состояния и проверки работы с сотрудниками, хранятся на постоянной основе, а заявки (справки) о высвобождении и потребности работников - также в течение пяти лет.

На протяжении 3 лет хранятся:

• Документы (сведения, балансы рабочего времени, сведения, докладные записки), касающиеся учета рабочего времени.
• Акты (информации, характеристики, сообщения, справки и т. д.), в которых содержится информация о трудовой дисциплине.
• Акты (отчеты и иные сведения), касающиеся учета трудовых вкладышей и книжек.

Хранение сроком в один год касается табелей и журналов учета рабочего времени, а также графиков предоставления отпусков.

Личное дело и личная карточка сотрудника хранится в течение 75 лет, а если речь идет о данной документации на руководителей, работников с государственными наградами или званиями, членов исполнительных, руководящих или контрольных структур организации, то постоянно.

Штатное расписание организации и изменения к ним хранятся на постоянной основе, а штатные расстановки - в течение 75 лет.

Типовая должностная инструкция по месту утверждения и разработки хранится постоянно, персональная (в составе личных дел) - в течение 75 лет.

Остающийся у работодателя экземпляр трудового договора, подшивающийся в личное дело сотрудника, должен храниться в течение 75 лет, а потом сдаваться в архив. Если же личные дела не ведутся, то такие договора должны быть сформированы в отдельное дело на тех же условиях хранения.

Карточки учета, книги, журналы также имеют свои сроки сроки хранения документов в делопроизводстве:

• Прием, перемещение, увольнение сотрудников - 75 лет.
• Учет командировочных работников - 5 лет со дня увольнения.
• Учет военнообязанных - 3 года.
• Сведения об отпусках - 3 года.
• Личные дела, карточки, трудовые договора и соглашения - 75 лет.
• Выдача трудовых вкладышей и книжек - 50 лет.
• Выдача справок о зарплате (месте или стаже работы) - 3 года.
• выдача командировочных удостоверений - 5 лет.

Подытожив все вышесказанное, можно для удобства лицам, которым нужна информация в собранном виде, самостоятельно представить сроки хранения документов в делопроизводстве в таблице.

Что делать, если документ испорчен?

Такие документы подлежат восстановлению. К примеру, если испорчен табель рабочего времени (срок его хранения - семьдесят пять лет), то информацию о нем можно найти на компьютере бухгалтерского отдела. Выбрасывать испорченный табель нельзя, так как это будет самовольным уменьшением предписанных нормами сроков хранения, что может привести к наказанию руководства организации. Таким образом, любой документ, который пришел в негодность раньше истечения срока, должен быть восстановлен. Сейчас все организации пользуются программным обеспечением, в котором содержится необходимая для этого информация.

В заключение

Итак, сроки хранения в делопроизводстве зависят от типа и ценности документов. Значительная часть кадровой документации имеет повышенный срок хранения. Со стороны законодательства РФ имеются строгие предписанные нормы для этого. Также законом регулируется порядок и сроки хранения отдельных видов документов, а также утилизации документов: она должна происходить только после экспертизы и соответствующим образом.

Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)

1. Налогоплательщики обязаны:

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности - стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Завалились бумагами? Ищете, где их хранить? Может, пора уже пересмотреть их и безбоязненно уничтожить те, которые можно? А какие можно?

Из статьи вы узнаете:

Сроки хранения

Все документы также можно будет разделить на три категории: временного, долговременного и постоянного сроков хранения. К категории временного хранения относятся документы, срок сохранности которых не превышает десяти лет. Долговременная документация должна храниться в организации от 10 (включительно) и более лет (например, 75 лет). Соответственно, бумаги с постоянным сроком не имеют ограничений по длительности их хранения (а после ликвидации организации их следует сдавать на хранение в государственный или муниципальный архив).

Сроки хранения документов в организации мы обнаружим в нормативных актах, например, в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, а сроки хранения архивных документов – в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.

Причем, сроки устанавливаются для всех видов документов: они не зависят от того, в какой форме был создан документ: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значимостью имеющейся в них информации. Для документации, отобранной для временного сохранения, важно установить, в течение какого времени она может понадобиться. Именно поэтому определение сроков хранения отдельных документов является одной из самых важных задач экспертизы ценности документов, которая проводится в соответствии с Методическими рекомендациями.

Так, для документов по личному составу, которые созданы до 2003 года, предусмотрены следующие сроки хранения в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ:

в госорганах, органах местного самоуправления и организациях, которые передают документы в гос. и муниципальные архивы - 75 лет со дня создания;

в архивах, куда поступают документы от ликвидированных госорганов, органов местного самоуправления - с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания;

в иных организациях - 75 лет со дня создания (не менее).

Для созданных после 2003 года установлен срок хранения в 50 лет.

Порядок сдачи в архив

Документы длительного срока хранения теоретически можно хранить и на предприятии. Сроки хранения архивных документов в организации точно такие же, как и при хранении в специализированных архивах.

Что касается, например, документов по личному составу (кадровых), то здесь работодатель обязан обеспечить хранение документов. Поэтому следует позаботиться об ограничении доступа третьих лиц (запирающиеся шкафы, сейфы, помещения с ограниченным доступом, закрепление в локальных актах функционала об ответственности за сохранность и т.д.). Понятно, что для удобства и порядка необходимо сгруппировать документы по видам, по срокам их изготовления или по иным удобным организации критериям. Нормативно здесь правила группирования не установлены.

Порядок сохранности бухгалтерских документов в организации устанавливается в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105. При этом разница в сроках хранения таких документов объясняется различиями в степени важности, необходимости для исчисления и уплаты налогов, осуществления бухгалтерского учета. Те первичные документы, в соответствии с которыми исчисляются и отчисляются налоги и страховые взносы, согласно НК РФ, должны сохраняться на предприятии не менее четырех лет. К таким документам относятся те, которыми подтверждается получение доходов, произведенные предприятием расходы и выплаты в бюджет по налогам. В то же время, согласно закону о бухучете, порядок сохранности документов бухгалтерского учета, предполагает пятилетний минимальный срок их хранения и соответствие правилам организации государственного архивного дела. Подробности

Ликвидируемые организации обязаны передать на сохранность в специализированный архив документацию, которая подлежит длительному или постоянному хранению. Для этого заключается договор, регулирующийся нормами ГК РФ об оказании услуг.

Обратите внимание, что для акционерных обществ законом установлены особые требования, касающиеся сроков и порядка хранения деловых бумаг. 16.07.2003 г. было принято специальное постановление ФКЦБ №03-33/пс, регламентирующее порядок хранения документов акционерных обществ. Дело в том, что предприятия данной формы собственности используют в своей деятельности ценные бумаги. К ним законодательством предъявляются особые требования к

В основном, хранящиеся документы нужны для проверяющих инстанций. Чтобы ответить на вопрос, сколько нужно хранить бумаги, следует заглянуть в законодательство, регулирующее работу с каждым из ведомств, для которого формируются корпоративные архивы. Как долго хранить документы для налоговой инспекции, можно узнать в пункте 4 статьи 89 НК РФ, там сказано: «в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки». Вот вроде бы и нашли ответ: документы храним всего за три года. Кстати, в статье 196 ГК РФ указан аналогичный период, за который могут потребоваться бумаги: «Общий срок исковой давности устанавливается в три года».

В основном, хранящиеся документы нужны для проверяющих инстанций. Чтобы ответить на вопрос, сколько нужно хранить бумаги, следует заглянуть в законодательство, регулирующее работу с каждым из ведомств, для которого формируются корпоративные архивы.

Но не все так просто. Вернемся обратно к налоговому кодексу: в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 черным по белому написано, что налогоплательщики обязаны «в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других бумаг, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов». Другими словами, к тем, уже озвученным, годам, в течение которых нужно вести архив, прибавляем еще один. Кстати, аналогичное требование установлено и к налоговым агентам, коими зачастую выступают работодатели (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Обратимся к «новому завету» для бухгалтеров, а именно к статье 29 402-ФЗ: там нам предписывается хранить документы и электронные базы не менее пяти лет, а также дается отсылка к Федеральному закону от 22 ноября 2004 года № 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010 г.) «Об архивном деле в Российской Федерации».

Как уже отмечалось, компании обязаны вести архив не только для налоговиков, но и для других ведомств. Дольше всего хранить бумаги нужно для ФСС. Этот вывод вытекает из подпункта 6 пункта 2 статьи 28 Федерального закона от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ, который обязывает «обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов».

Исключения из правил хранения документов

Законодательство предусматривает исключения из общих правил хранения бумаг.

Светлана Щепетильникова, эксперт журнала "Расчет"