Ответ: Назначение, состав и особенности справочно-информационной документации. Протокол: назначение, структура и порядок составления; характеристика полной и краткой формы протокола. Докладная записка: назначение и структура, внешние и внутренние докладные записки, механизм подготовки. Общая характеристика телеграмм, телексов, факсограмм и телефонограмм. Акт: разновидности актов, процедура подготовки акта, структура акта, порядок его вступления в законную силу, основные правила оформления. Справка: внешние и внутренние справки, структура текста справки, правила оформления.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выработать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу – вверх по системе управления (от работника к руководителю).

Протокол – док., содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятии решения на собраниях, заседаниях, совещаниях, деловых встречах. Отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. Оформляется на основе черновых записей, стенограммы заседания или звукозаписи, а так же материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, повестки дня). Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – «ПРОТОКОЛ» или на спец. бланке протокола. Обязат. рекв-ты: наименование вида организации, наименование вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке указывается название коллег-го органа или заседания (н-р, протокол общего собрания акционеров, протокол заседания правления).Текст протокола состоит из 2-х частей: вводной и основной. Вводная ч.: фамилии председателя и секретаря, фамилии и общее число участников заседания и приглашенных лиц (в алфавит. порядке с указанием места работы и должности; если участников больше 15, их фамилии не указ., а делается отметка – «Список участников прилагается»), повестка дня.вводная часть заканчиваетсяповесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени важности, формулируются в именительном падеже без предлогов «О», «Об».Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности. Текст по каждому вопросу повестки дня строится по схеме:слушали, выступили, постановили (решили). «Слушали» - кратких протоколах дается фамилия выступавшего и тема его выступления; в полном – фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада. Если текст представлен докладчиком в письменном виде, допускается после темы доклада делать отметку «текст доклада прилагается». «Выступили» - в кратких протоколах указ-я фамилии выступивших в обсуждении, вполных – фиксируются также их выступления и вопросы к докладчику. «Постановили» («Решили») – записывается принятое решение. С решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», воздержавшихся, список лиц не участвовавших в голосовании. Постановляющая часть может подразделятся на пункты. Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол (визы проставляются в левом поле документа, на уровне записи выступления). Существует два вида протокола полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании. Краткий – только фамилии и краткую запись о теме выступления. Решение о том какую форму протокола вести принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Акт – док-т, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Разновидности: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (дел, денежных средств); ревизии, инвентаризации, списания и т.д. Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и описание его в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные. Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией). Обязат. реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистр.номер, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения. Заголовок должен грамматически согласовываться со словом акт (н-р., акт списания материальных ценностей). Датой акта является дата события. Текст состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части указывается основание его составления (распорядительный документ, договор с указанием даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной – сущность, характер, методы, и сроки проделанной работы, установленные факты, выводы, предложения, заключения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты и оформлена таблицей. В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. После отметки о кол-ве экз-ров следует отметка о наличии приложений к акту. Акт считается принятым после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформл. на отдельном листе и прилагается к акту. В необходимых случаях акт утверждается руководителем данной или вышестоящей организацией.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Могут быть инициативными, отчетными (составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя). Обязат. реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок, текст, подпись. Текст состоит из трех частей: в 1-ой излагаются причины, факты, события, послужившие поводом для ее написания; во 2-ой – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения; в 3-ей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять. Подписывается составителем, если представляется руководителю подразделения и руководителем подразделения, она представляется руководителю организации. Бывают внутренние (оформл-я на стандартном листе бумаги, вместо наименования организации пишется наименование структурного подразделения, вид док-та, дата, №, адресат, подписывается составителем) и внешние (оформляется на бланке письма).

Предложение – док-т, как разновидность докладной записки, содержащий конкретные предложения по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, но по указанию руководства. На основании предложений готовятся программы, планы, распорядительные документы.

Служебная записка – док-т, составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения. Обязательные рекв-ты: наименование структурного подразделения, наименование вида док-та, дата, регистр. №, заголовок к тексту, адресат, текст (1-я часть – обоснование причины составления записки, 2-я – предложения, просьбы), подпись. Подписывается составителем или руковод-лем подразделения.

Объяснит.записка – док-т, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый высшему должностному лицу. Реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, рег.№, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись. Текст: 2-е части:1-я – факты, послужившие поводом к ее описанию, 2-я – причины и обстоятельства, объясняющие сложившуюся ситуацию. Подписывается составителем.

Справка – док-т, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий. Отражают основную деятельность организации и подтверждают сведения библиографического или служебного характера. Бывают внутренние и внешние.Внешние – составляются в другую вышестоящую организацию. Оформляются на общем бланке организации. Подписываются руководителем орг-ции или его заместителем. Если справка содержит сведения финансового характера подписывается рук-леморг-ции и глав. бухгалтером и заверяется печатью.Внутренние – составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Составляются на листе формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами. Подписываются руковод-лем структурного подразделения или составителем. Текст справки состоит из двух частей:1-я – излагаются факты, послужившие основанием для ее составления, 2-я – приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст может состоять только из 1-ой (2-ой части). Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст можно составлять из разделов. Справки, составляемые для подтверждения сведений библиографического или служебного характера, составляются на бланка А5. Подписываются двумя лицами – руководителем и гл. бухгалтером, или руководителем и завед. отделом кадров, заверяется печатью. Для таких справок используются унифицир. бланки с трафаретным текстом.Сводка – док-т, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований). Текст оформляется в табличной форме. Подписывается руководителем подразделения или составителем, при направлении в другуюорг-ю – руковод-леморг-ции. Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии по какому-либо документу или вопросу. Составляются на проекты положений, постановлений, научные работы, дипломные проекты. Текст состоит из двух частей:1-я – краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений, их общая оценка. 2-я – краткие замечания, выводы, предложения.

Телеграммы – краткое текстовое сообщение, предаваемое средствами телеграфной связи. Осуществляется в соответ. с Правилами предоставления услуг телеграфной связи: «внутренняя» и «международная».Реквизиты : отметка о категории (при передаче телеграммы по категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается), отметка о виде телеграммы, адрес и наименование адресата, текст телеграммы, подпись отправителя. В нижней части бланка отправитель должен указать свою фамилию и адрес. Текст телеграммынедолжен содержатьболее 300 слов . Текст излагается кратко, печатается без переноса слов. Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.

Телекс – телеграмма, предаваемая по сетям внутригосуд. и международного абонентского телеграфа. В качестве абонентской установки (терминала) пользователи сети Телекс могут испльзовать: телеграфный аппарат, рабочее место в составе вычислительной системы, оснащенной соответствующими коммуникационным оборудованием (модемы) и ПО. Вызовы от пользователей (абонентов) делятся на: местные, национальные, международные.

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.Текст не более 50слов . Реквизиты: наименование организации, наименование вида док-та – ТЕЛЕФОНОГРАММА, дата док-та, время передачи-приема телефонограммы, рег. №, ссылка на рег. № и дату до-та, место составления или издания док-та, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, должность и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатор электронной копии документа. Датой является дата ее передачи. Подписанные телефонограммы регистрируются. После передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера тел. передавшего и принявшего. Входящая телефонограмма должно иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи (на входящей телефонограмме отсутствует). После рассмотрения и проставления резолюции, телефонограмма предается на исполнение.

Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа, преданного по каналам факсимильной связи. Преимущество – отправка графической информации и ее получение на бумажном носителе. По каналам факсимильной связи могут быть переданы любые виды документов. Требования к их составлению и оформлению определяются видом отправляемого документа. Передача по факсу не обеспечивает юр. силы документа (является копией) В тех случаях, когда нужно обеспечить оперативность передачи сообщения и юр. силу док-та, исп-ся телеграммы (телексы).

Документы личного происхождения: резюме для участия в конкурсе на замещение вакантной должности, автобиография, заявления – о приеме на работу, об отпуске, об увольнении; личная доверенность, расписка

Ответ: Право на участие в конкурсе на замещение вакантной государственной должности имеют граждане Российской Федерации не моложе 18 лет, владеющие русским языком, отвечающие
установленным федеральными законами, другими нормативными правовыми актами Российской Федерации, необходимым для замещения вакантной государственной должности.

Решение о дате, времени и месте проведения второго этапа конкурса принимается руководителем государственного органа после проверки достоверности сведений, представленных гражданами, изъявившими желание участвовать в конкурсе, а также после оформления в случае необходимости допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну.

В случае установления в ходе проверки обстоятельств, препятствующих поступлению кандидата на государственную службу, он информируется в письменной форме руководителем государственного органа о причинах отказа в участии в конкурсе.

Информация о дате, времени и месте проведения конкурса сообщается гражданам, допущенным к участию в конкурсе (далее - кандидаты), руководителем государственного органа не позднее чем за неделю до его начала.

Кандидат, изъявивший желание участвовать в конкурсе, представляет в государственный орган:

· личное заявление об участии в конкурсе на замещение вакантной позиции, листок по учету кадров, фотографию;

· документ, удостоверяющий личность (по прибытии на конкурс);

· документы, подтверждающие необходимое профессиональное образование, стаж работы и квалификацию (выписку из трудовой книжки,копии документов об образовании, о повышении квалификации, о присвоении ученого звания, заверенные нотариально или кадровыми службами по месту работы);

· справку из органов государственной налоговой службы о представлении сведений о его имущественном положении;

· медицинское заключение о состоянии здоровья по форме, утвержденной Комитетом здравоохранения;

· другие документы, если это предусмотрено федеральным законом.

Представленные кандидатом на имя руководителя государственного органа сведения подлежат проверке в соответствии с федеральным законом.

С согласия гражданина (государственного служащего) проводитсяпроцедура оформления допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну, если исполнение должностных обязанностей по государственной должности связано с использованием
таких сведений.

Государственный служащий, изъявивший желание участвовать в конкурсе, направляет заявление на имя руководителя государственного органа. Государственный орган обеспечивает ему
получение документов, необходимых для участия в конкурсе.

Проверка достоверности сведений, представляемых государственным служащим, изъявившим желание участвовать в конкурсе, осуществляется только в случае его участия в конкурсе на замещение высшей
государственной должности.

Гражданин не допускается к участию в конкурсе в случае:

· признания его недееспособным или ограниченно дееспособным решением суда, вступившим в законную силу;

· лишения его права занимать государственные должности государственной службы в течение определенного срока решением суда, вступившим в законную силу;

· наличия подтвержденного заключением медицинского учреждения заболевания, препятствующего исполнению им должностных обязанностей;

· отказа от прохождения процедуры оформления допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну, если исполнение должностных обязанностей по государственной должности, на которую претендует гражданин, связано с использованием таких сведений;

· близкого родства или свойства (родители, супруги, братья, сестры, сыновья, дочери, а также братья, сестры, родители и дети супругов) гражданина с государственным служащим, если его предстоящая федеральная государственная служба связана с непосредственной подчиненностью или подконтрольностью одного другому;

· утраты гражданства Российской Федерации, наличия гражданства иностранного государства, за исключением случаев, когда доступ к государственной службе урегулирован на взаимной основе межгосударственными соглашениями;

· отказа от представления сведений о полученных им доходах и имуществе, принадлежащем ему на правах собственности, являющихся объектами налогообложения

№6

«Информационно-справочные и информационно-аналитические документы»

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и аналитической обработке объективной и достоверной информации о фактическом положении дел в системе управления. Эта информация может содержаться в различных источниках, важнейшее место, среди которых занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную, вспомогательную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам, поскольку не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а лишь сообщают сведения, которые могут побудить к принятию определенного решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этой группы документов состоит в том, что, как правило, они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации; от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов (например, переписка) используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

Предлагаемые различными источниками классификации данного вида документов достаточно противоречивы и неоднозначны, однако с определенной мерой условности всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы:

Справочно-информационные документы	Справочно-аналитические документы
докладная записка предложение объяснительная записка заявление представление переписка служебное письмо телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение	акт справка сводка заключение отзыв список перечень

Особое место в этой системе занимает служебная корреспонденция (переписка) - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Корреспонденция занимает весьма значительное место в документном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между различными организациями, переписка занимает около 80 % входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Разнообразна переписка и по содержанию: запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии, приглашения и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

Ø письма оформляются на специальных бланках (бланках для писем) и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

Ø письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;

Ø независимо от содержания тон письма должен быть спокойным, выдержанным, информация должна излагаться официально-деловым языком, аргументировано, точно, полно, ясно, последовательно, кратко;

Ø содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы (приложения).

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена информацией (телефонные переговоры, личные встречи и др.). Однако, в современных условиях крайне низкого уровня исполнительской дисциплины в нашей стране, многие предпочитают именно такой способ общения, поскольку он дает возможность документально подтвердить, в случае необходимости, те или иные взаимоотношения и действия.

Справочно-информационные документы

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка направляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются:

Ø наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения),

Ø наименование вида документа,

Ø дата и номер,

Ø место составления (для внешней докладной записки),

Ø заголовок к тексту,

Ø текст,

Ø подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая (аналитическая) часть может отсутствовать, и тогда текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Образец докладной записки:

Отдел новых проектов

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности, прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).

В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подобное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела 2 должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4-5- курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.

Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной записки, который содержит перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Предложения составляются аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:

Ø наименование структурного подразделения,

Ø дата,

Ø номер,

Ø заголовок к тексту,

Ø адресат,

Ø подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Работниками организации заявления составляются, как правило, по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.д.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях - руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название вида документа, дата, номер документа, адресат, инициалы, фамилия и должность заявителя, подпись .

Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса: «Прошу перевести...», «Прошу предоставить...» и т.д., после чего излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и т.д.). Заявление подписывается автором.

Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.

Представления также оформляются на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются:

наименование подразделения, название вида документа, дата, номер документа, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Текст представления содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; занимаемая должность; структурное подразделение; стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, перемещения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или перевести работника.

Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.

Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.

Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от объема текста письма.

Обязательными реквизитами письма являются:

Ø наименование организации-автора,

Ø справочные данные об организации,

Ø дата документа,

Ø номер документа,

Ø адресат,

Ø заголовок к тексту,

Ø подпись,

Ø отметка об исполнителе,

Ø в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложения.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать двоякого толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения (аргументы «за» или «против»). Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть «одно-предметным» по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

Письма, оформленные на бланке формата А 4, должны иметь заголовок к тексту, построенный по схеме «О чем? »,

например:

О нарушении договорных обязательств

Об оказании научно-технической помощи.

Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата инициативного письма, на которое дается ответ.

Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то составляется список рассылки.

Письмо визируется руководителем подразделения, подготовившего его проект, при необходимости - руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации - куратором соответствующего направления, если письмо будет подписываться руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации на хранение.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено такое право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

Образец письма:

О предоставлении выставочной площади

Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв.м выставочной площади для проведения с 13 ноября по 31 декабря 1996 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви.

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: ...

(Гарантийные письма удостоверяются печатью организации)

Электронное сообщение - документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма ).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Адресат электронной почты получает изображение полученного документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанной на принтере.

Каждому абоненту в электронной почты выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти «почтовые ящики» практически в режиме реального времени.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный почтовый ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен - это код страны из двух букв (в сети RelCom это обычно «su» (Советский Союз), предпоследний обозначает город - msk (Москва) или организацию внутри страны и т.д.

Справочно-аналитические документы

Акт - документ, составленный группой лиц для установления фактов, событий, действий, имевших место в реальности.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения:

Ø приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов),

Ø приема-передачи (дел),

Ø обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, жилищных условий, результатов деятельности),

Ø испытаний (образцов, систем, технологий),

Ø ревизии,

Ø инвентаризации,

Ø дегустации,

Ø расследования аварий, несчастных случаев,

Ø ликвидации организации и т.д. и т.п.

Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей), нередко - комиссиями, постоянно действующими (на регулярной основе) или специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации.

Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. После тщательного изучения вопроса приступают к составлению акта.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются:

Ø название вида документа (АКТ),

Ø дата и номер документа,

Ø место составления,

Ø заголовок к тексту,

Ø отметка о наличии приложений,

Ø подписи,

Ø гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: «Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института»; «Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс»; «Акт списания материальных ценностей».

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.д.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его номера и даты, устное распоряжение руководителя), а также кем составлен акт (состав комиссии: председатель, члены комиссии).

В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Текст акта может быть разделен на пункты, может содержать материал, оформленный в виде таблицы.

При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.

В конце акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если таковые имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого производились действия, завершившиеся составлением акта.

Образец акта:

Основание: докладная записка начальника отдела маркетинга Сидорчука И.Н. от 17.05.98 с резолюцией директора АО.

Комиссия в составе председателя И.Н.Сидорчука и членов Комиссаровой А.Н. и Григорьева П.П. составила акт приема-передачи ПЭВМ PС\1 486 D-33 инв.№ 43 из отдела рекламы в отдел маркетинга.

В результате обследования ПЭВМ признана исправной, пригодной к эксплуатации и полностью укомплектованной (процессор, дисплей, клавиатура, принтер, сканер).

ПЭВМ передается отделу маркетинга временно на срок выполнения работ по контракту № 24/15.

Справка - документ, составленный с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние справки - на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Основные реквизиты справки:

Ø название организации или структурного подразделения (для внутренней справки);

Ø название вида документа «СПРАВКА»;

Ø дата и номер документа;

Ø заголовок к тексту;

Ø адресат;

Ø отметка о наличии приложения;

Ø подпись.

Заголовок к тексту справки строится по схеме «О чем? » и включает указание периода времени, к которому относятся изложенные в тексте справки сведения, например:

Справка о комплектовании книжных фондов в первом полугодии 1998 года

Справка о количестве посадочных мест, предоставленных авиакомпанией «Римини» в 1998 году

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. При необходимости текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную, систематизированную информацию, допускается оформление текста в виде таблицы.

Если содержанием справки является информация относительно нескольких вопросов, текст справки может быть рубрицирован (разбит на разделы).

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, а если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются составителем или руководителем структурного подразделения.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами - руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, заверяются печатью.

Образцы оформления справок:

Новомосковское производственное объединение «Азот» СПРАВКА 10.09.98 № 108 г.Новосибирск			Детский сад № 2
ВАСИЛЬЕВА Светлана Сергеевна работает техником-конструктором проектно-конструкторского отдела объединения. Оклад - 600 рублей в месяц.
Начальник отдела кадров		подпись		А.А.Светин

Отдел перевозок СПРАВКА 02.07.98 Об организации авиаперевозок туристов по состоянию на 01.07.98			Генеральному директору компании г-ну Савельеву М.М.
К началу туристического сезона нашей компанией было зарезервировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании «Россия», следующих чартерным рейсом в Римини (Италия). К 01.06.98 численность туристических групп, вылетающих в Италию. Возросла до 80 человек, в результате чего у нас возникли трудности с отправкой туристов из-за нехватки посадочных мест. Самолеты авиакомпании «Россия» имеют 180 посадочных мест, но предоставить большее число мест нашей фирме она не имела возможности. Для решения вопроса отправки групп по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией «AGT», которая имеет возможность предоставить нам 100 посадочных мест на каждом рейсе в Римини.
Старший менеджер		подпись		О.Н.Соколова

Документирование коллегиальной деятельности

Протокол - «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов » (ЕГСД С.77).

Разновидностью протокола являются протоколы, составленные административными, следственными органами, органами охраны общественного порядка, официальными лицами для удостоверения какого-либо факта (например, протокол санитарного инспектора, протокол о задержании, об изъятии огнестрельного оружия).

Протокол ведется во время заседания специально назначенным лицом. Обычно им является секретарь, Формуляр протокола имеет ряд особенностей. Он печатается на чистом листе бумаге формата А 4, где воспроизводятся реквизиты общего бланка:

Ø наименование ведомства, учреждения, структурного подразделения;

Ø наименование вида документа «ПРОТОКОЛ »;

Ø дата и номер;

Ø место издания;

Ø заголовок к тексту.

Датой протокола является день заседания, а номером протокола - порядковый номер заседания этого коллегиального органа. Наличие фонограммы или стенограммы заседания не исключает необходимости оформления протокола. Расшифрованные и надлежащим образом оформленные фоно- и стенограммы могут быть приложением к протоколу.

В заголовке протокола указывается вид коллегиальной деятельности, в результате которой он создается - заседание, собрание, совещание - и название самого коллегиального органа в родительном падеже.

Например:

ПРОТОКОЛ заседания экспертной комиссии;

ПРОТОКОЛ собрания акционеров и т.д.

В тексте протокола выделяется две части. Первая часть содержит строго определенную информацию, располагаемую всегда в одном и том же порядке.

Например:

Председатель - Чижов А.А.

Секретарь - Барская О.И.

Присутствовали - (в алфавитном порядке перечисляется состав присутствующих постоянно действующего коллегиального органа, затем также в алфавитном порядке с указанием должностей и названий учреждений перечисляются фамилии приглашенных).

На крупных и расширенных заседаниях и собраниях присутствующие указываются только количественно, причем пофамильный список прилагается к протоколу.

Например:

Присутствовали - 28 человек (список прилагается).

На коллегиальных заседаниях, требующих наличия кворума для правомочности принятого решения, указывается и сколько человек должно присутствовать.

В повестке дня перечисляются вопросы, предлагаемые, выносимые на обсуждение. Каждый вопрос формулируется в предложном падеже с предлогом «о(об )», помещается с новой строки, нумеруется, при этом обязательно указывается докладчик.

Например:

Повестка дня:

1.О подготовке к новому учебному году. Доклад директора техникума Иванова П.Р.

2.Об итогах весенней сессии. Сообщение зам. декана Смирнова С.Т.

Вторая часть протокола является основной. В ней записываются все выступления, то есть отражается работа коллегиального органа. Строится вторая часть протокола по разделам в соответствии с повесткой дня и, следовательно, с порядком обсуждения вопросов на собрании.

Каждый раздел делится на три части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ , ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ ), которые начинаются с этих слов, пишущихся прописными буквами. После этих слов ставится двоеточие, и на следующей строке с абзаца пишутся фамилия и инициалы докладчика в винительном падеже. Если текст или тезисы подготовлены заранее, выступление основного докладчика не записывается, а прилагается к протоколу, информация о чем указывается в тексте протокола.

Например:

1. СЛУШАЛИ (кого? - вин падеж) Чернова И.П. - Текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: (кто? - имен. падеж) Крылов Д.В. - (краткая запись сути выступления) ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Одобрить основные направления развития кафедры. 1.2. Предложить преподавателям пересмотреть тематику дипломных и курсовых работ на следующий учебный год к 15.0998. 1.3. Лаборатории кафедры подготовиться к переходу к занятиям на компьютерах к 01.01.99. 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: .............................................................................................................................. ПОСТАНОВИЛИ: 2.1. ....................................................................................... 2.2.......................................................................................... 2.3. ........................................................................................

Если после выступления докладчика или в ходе обсуждения будут заданы вопросы, они должны быть зафиксированы вместе с ответами.

Слово СЛУШАЛИ , которое начинает каждый раздел, пишется после цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня. Слова ВЫСТУПИЛИ и ПОСТАНОВИЛИ печатаются от нулевого положения табулятора, от левого поля. Таким образом, оформляется каждый пункт повестки дня.

Протокол подписывается председателем и секретарем.

По полноте освещения работы коллегиального органа протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе будут указаны только фамилия докладчика и тема доклада, фамилии выступивших при обсуждении и принятое решение. Такой протокол не дает представления о ходе обсуждения вопроса. Его рекомендуется вести в том случае, когда заседание стенографируется. Краткими протоколами оформляются совещания оперативного характера.

В ходе заседания составляется лишь черновик протокола, который в пятидневный срок должен быть уточнен, дополнен, если секретарь не успел что-либо записать, отредактирован и оформлен в соответствии с требованиями ГОСТа на УСОРД. Для точной и полной записи наиболее важных заседаний они стенографируются или ведется фонозапись. После расшифровки записей по ним выверяется и уточняется протокол. Стенограмма и фонограмма не исключают протокола, а являются приложением к нему.

Решения коллегиальных органов, зафиксированные в протоколе, доводятся до исполнителей в виде постановлений и решений, а в учреждениях, действующих на принципе единоначалия, - в приказах.

Решения могут быть доведены до исполнителей и в виде выписки из протокола.

Проведению заседания всегда предшествует большая подготовительная работа, которая также документируется. Прежде всего, это составление и согласование повестки дня, подготовка списка участников заседания и приглашенных, составление справок и докладных записок по предлагаемым к обсуждению вопросам, текстов или развернутых тезисов докладов, проектов предполагаемых решений (постановлений). Все эти документы должны быть своевременно подготовлены, размножены в достаточном количестве экземпляров, доведены до участников заседания. Однако в самом протоколе информация, зафиксированная в этих подготовительных документах, часто может не отражаться, тем не менее, ссылка на них необходима. В таком случае эти документы обязательно подшиваются к протоколу, а на обложке дела указывается: Протоколы заседаний и документы к ним .

Образец полного протокола:

АО «Контакт-сервис»

ПРОТОКОЛ

09.08.98 № 12

Санкт-Петербург

заседания Совета директоров

Председатель: А.А.Серов

Секретарь: Т.Е.Шевченко

Присутствовали: П.П.Бондарко, А.В.Громов, Г.А.Задонская,И.С.Краев, Г.Г.Филиппов, М.И.Шувалов, Л.В.Яковлев.

Повестка дня:

1.Об организации филиала предприятия в г.Кириши. Докладчик А.В.Громов.

2....

3....

1.СЛУШАЛИ:

Громова А.В. - (краткое изложение содержания выступления).

ВЫСТУПИЛИ:

Краев И.С. - (изложение содержания выступления или вопроса).

Яковлев Л.В. - (изложение содержания выступления или вопроса).

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Подготовить необходимую документацию для организации филиала предприятия в г.Кириши до 15.08.98. Ответственный - Шувалов М.И.

1.2. Доработать бизнес-план филиала предприятия с учетом дополнений И.С.Краева до 15.08.98. Ответственный - Яковлев Л.В.

2. СЛУШАЛИ: ...

ВЫСТУПИЛИ: ...

ПОСТАНОВИЛИ: ...

(последующие пункты повестки дня оформляются так же, как пункт 1).

Информационно-аналитические документы содержат информацию, которая является основанием для принятия определенных решений, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Документы данной системы имеют вспомогательный характер по отношению к организационно-правовых и распорядительных документов. Цель их создания - передача информации от одного адресата к другому или фиксация (анализ) каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов, эти документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, однако могут быть основанием для принятия распорядительного документа.

Особенностью этих документов является то, что они движутся по схеме: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю учреждения, от подведомственного учреждения в учреждения высшего уровня. Поэтому в общем документооборота учреждения они составляют восходящий поток документов. Большинство информационно-аналитических документов является основным средством реализации внутренних коммуникативных связей учреждения.

До видового состава информационно-аналитических документов относятся акты, докладные записки, объяснительные записки, справки, представления, заключения, отзывы, сводки, протоколы, все виды служебных писем, телеграммы, телефонограммы и т.д.

АКТ - это документ, составленный группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты документируют деятельность как постоянно действующих, так и специально созданных комиссий. В некоторых случаях акт составляет одно должностное лицо - при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверки наличия товаров, в случае порчи груза, нарушение правил транспортировки и т.п. В других случаях в акте отражают лишь факты, выявленные во время работы комиссии. Самым распространенным в делопроизводстве является акт приема-передачи дел (документов) (см. приложение 31).

Работу комиссии организуют таким образом. Сначала изучается суть вопроса, подлежащего отражению в акте, а потом - законодательные и нормативно-правовые акты, которыми оно регулируется. Только после этого комиссия начинает непосредственную работу. Главная задача комиссии установить фактическое состояние дел, следует объективно осветить в документе. Результатом работы комиссии является акт, в котором отражаются только факты, точно установлены лицами, подписывающими документ. При этом целесообразно предварительно вести черновые записи, чтобы зафиксировать количественные данные, а затем составить текст документа.

Реквизиты заглавной части акта

Независимо от вида акта этот документ оформляют по определенной схеме. Как правило, его составляют на общем бланке учреждения с воспроизведением таких обязательных реквизитов бланк:

o название учреждения;

o название структурного подразделения;

o название вида документа (АКТ);

o регистрационный индекс (номер);

o место составления.

Кроме того, при составлении акта обычно используют следующие реквизиты:

o заголовок к тексту;

o основание для издания акта;

o отметки о наличии приложений;

o подписи;

o гриф утверждения;

o указания количества экземпляров и их местонахождение. Жение? акта является дата события. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, например: 25.12.2008 или 25 декабря 2008г.

Регистрационный индекс акта состоит из порядкового номера документа, который (при необходимости) может дополняться номером по номенклатуре дел, например: № 15 или № 15/04-07.

Место составления должно соответствовать месту заактованої события.

Реквизиты содержательной части акта

Заголовок должен воспроизводить сжатое содержание текста или вопрос, с которого проводились проверка или обследование. Заголовок обычно составляют так, чтобы он грамматически сочетался с названием документа с помощью предлога "о" и отглагольного существительного и отвечал на вопрос "что?". Например:

Акт приемки-передачи дел

Акт о повреждении бланков трудовых книжек

Акт об аттестации рабочих мест Акт об уничтожении печатей и штампов

Иногда заголовок соотносится с названием вида документа в родительном падеже, например:

Акт ревизионной комиссии

Акт комиссии по проверке работы общежития Акт санитарно-эпидемиологической комиссии

Текст акта имеет сложную структуру и делится на несколько частей: вводную, констатирующую и итоговую.

вводной части следует сделать ссылку на документ, ставший основанием для проведения проверки (работы комиссии). Это могут быть приказ, договор, поручение органу высшего уровня и т.д. Оформляется вводная часть так: через 2-3 интервала после заголовка, с абзаца печатают слово "Основание" и ставят двоеточие, а далее в именительном падеже указывают название документа, его дату, номер, заголовок. Например:

Основание: приказ генерального директора ЗАО "Восток" от 20.01.2008 №14 "О проведении проверки наличия и состояния личных дел в отделе кадров".

С новой строки без отступа перечисляют состав комиссии, например: Составлен комиссией:

Председатель - должность, фамилия, инициалы

Члены комиссии: 1. должность, фамилия, инициалы

2. должность фамилия, инициалы

3. должность фамилия, инициалы

Если к работе комиссии привлекали других должностных лиц, то это оформляется так:

Присутствуют: должность фамилия, инициалы должность фамилия, инициалы

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. К названиям должностей входят и названия учреждений.

констатирующей части акта подают сведения о периоде работы комиссии, ее цели, задачи, сущность установленных фактов, методы проведения проверки, ее результаты. Текст констатирующей части начинается с абзаца, при необходимости он может делиться на пункты или оформляться в виде таблицы, что дает возможность при незначительном объеме обеспечить высокую степень информативности.

итоговой части акта излагаются выводы или даются рекомендации. Итоговая часть оформляется с абзаца и также может делиться на пункты.

Итоговая часть текста акта не является обязательным. Акт может заканчиваться констатацией фактов.

В конце текста с новой строки без абзаца приводят данные о количестве экземпляров акта и их местонахождение адресатов, которым направлен акт, например:

Составлен в двух экземплярах:

1-й экз., направлено в службу экологического контроля; 2-й экз, подшиты к делу № 06-04.

Количество экземпляров акта определяется практической потребностью (если в нормативных документах не предусмотрено другого). Эта часть акта также не является обязательным.

В случае наличия приложений на них делают ссылки.

Текст акта завершают подписи. Акт подписывают председатель и все члены комиссии в той же последовательности, в которой представлены фамилии в вводной части, но без указания должностей, например:

Председатель подпись В. А. Боярчук

Члены комиссии: подпись Же. И. Антоненко

подпись С. П. Василенко

Если кто-либо из членов комиссии не согласен с содержанием акта, его особое мнение оформляется в виде приложения. При этом подпись следует дополнить оговоркой, что содержит ссылку на приложение.

Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждает руководитель учреждения высшего уровня, акт об изъятии для уничтожения дел (документов), не подлежащих хранению, - руководитель учреждения.

В отдельных актах (из материальных и финансовых вопросов) гриф утверждения заверяется печатью учреждения.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых есть замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку, например.

Организационно-распорядительные документы

Организации, учреждения, предприятия наделены правом издания распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрация предприятий (объединений), учреждений, организаций –приказы, инструкции, указания ; кооперативные организации – решения ; общественные организации –постановления , распоряжения .

Язык, стиль, структура распорядительных документов имеют особенности, обусловленные их особой ролью в системе управленческой документации: жесткую регламентированность, стандартизацию языковых моделей, четкую структуру.

Текст распорядительного документа, как правило, состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются мотивы, причины, цели данного распоряжения. Она начинается словами: В соответствии…, В целях…, Во исполнение … и др. В этой части могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящей организации, во исполнение которого издается данный распорядительный документ.

Констатирующая часть не обязательна, она может отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, в которой содержится перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения. Данная часть излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: постановляет, в коллегиальном постановлении, решает, решил – в решении,приказываю – в приказе, предлагаю – в распоряжении.

Далее следует постановляющая часть, к которой предъявляются наиболее жесткие требования. Формулировки должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, не допускающими различных толкований. Используются языковые формулы: создать комиссию в составе…, назначить…на должность…, освободить от занимаемой должности…,контроль за исполнением… возложить на…, представить к награждению…и др.

Предписываемые к распорядительным документам действия выражаются также глаголами в неопределенной форме: зачислить, подготовить, организовать, обеспечить . Здесь следует избегать употребления глаголов с неконкретным, абстрактным значением (усилить, увеличить, повысить, улучшить, активизировать ), поскольку неконкретные, «расплывчатые» формулировки затрудняют проверку их выполнения.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, который начинается предлогом о/об и формируется с помощью отглагольных существительных (О реорганизации…, О выполнении…, О создании…, Об утверждении… ) или существительных, указывающих на предмет разъяснения (Об итогах…, О мерах… ).

Виды распорядительных документов

Постановление . Это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Распоряжение. Это акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции в целях разрешения оперативных вопросов.

Указание . Распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями, руководителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Приказ . Это правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия.

Информационно-справочные

и справочно-аналитические документы

Большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной и других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.

К информационно-справочным и справочно-аналитическим документам относятся справки, акты, докладные записки, сводки, обзоры, письма и т.д. По отношению к организационно-распорядительным документам они носят вспомогательный характер и не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть принята к сведению.

Справка . Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и с информацией, удостоверяющей тот или иной юридический факт, необходимой частному лицу для представления в организацию или учреждение.

^ Докладная записка . Это документ, адресованный руководству и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Докладные записки по указанию руководства чаще всего носят отчетный характер.

^ Объяснительная записка . Это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки делятся на две группы. К первой относятся документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо ситуаций, происшествий, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, мотивированным. Схема текста объяснительной записки в принципе не отличается от реквизитов докладной записки и их расположения.

Заявление. Внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Адресантом заявления может быть должностное лицо внутри этой же организации (служебное заявление), Частное лицо (личное заявление). В некоторых случаях заявление может быть коллективным: когда проблема, затрагиваемая в документе, касается нескольких человек или всего коллектива.

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены обычно одному вопросу. Цель личного заявления – реализация или защита своих интересов.

Ключевое слово этого жанра – Прошу . Используются языковые формулы: Ставлю Вас в известность…, Довожу до Вашего сведения…, Ввиду того, что…, В связи с тем, что…, Прошу Вашего разрешения…, Прошу дать ответ…, Прошу оказать содействие…, Прошу принять меры…, В случае неполучения ответа…

Акт . Документ, подтверждающий установленный факт, событие. Чаще всего акты выставляются комиссиями, в отдельных случаях – одним или несколькими должностными лицами. Поводы для составления актов могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей); уничтожения дел; инвентаризации и т.д. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившее причиной составления акта, его номер и дата. Далее следует словоСоставлен и перечисляются фамилии (с инициалами) составителей акта.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Заключительная часть акта содержит выводы и рекомендации. Эта часть не является обязательной – текст может заканчиваться и констатацией фактов. В конце ставятся подписи, при этом должности перед фамилиями не указываются.

^ 5.3. Договор и доверенность

Некоторые виды документов используются для реализации юридических и информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами, т.е. обмен документами следует по горизонтали. К таким документам относятся договор и доверенность.

^ Договор и трудовой договор. Договор – это документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

^ Трудовой договор – юридически оформленное письменное соглашение сторон (именуемых «работодатель» и «работник») об исполнении конкретных обязанностей. Это соглашение констатирует готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого времени на определенных условиях. Трудовой договор оформляется при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий (содержание служебных обязанностей работника, уровень заработной платы и т.д.).

Договоры оформляются на трафаретных бланках, где типографским способом напечатаны все требуемые реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных бланках оставлены пробелы, а которые вписывается информация о конкретных участниках договора.

^ Доверенность: личная и официальная . Доверенность – это документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или частного лица). Личная доверенность выдается для получения заработной платы и других платежей, на управление имуществом, на распоряжение транспортным средством, на получение свидетельства о праве на наследство.

В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид деятельности по договоренности. Обязательными реквизитами доверенности являются: 1) наименование жанра документа; 2) место написания; 3) дата написания; 4) основной текст; 5) удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации.

Доверенность удостоверяется в одном экземпляре.

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по договоренности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; срок действия доверенности.

^ 5.4. Деловые письма

Деловые письма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой, в том числе электронной, передача по факсу). Они применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности.

Классификация деловых писем соответствует классификации производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке.

По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. К первой группе относятся: письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.; ко второй – письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др.

Одно и то же письмо может быть многоаспектным, т.е. содержать одновременно и гарантию, и напоминание, и просьбу.

По структурным признакам различают письма регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма требуют жесткого соблюдения стандарта в аспекте содержания, в использовании языковых средств, в составе реквизитов, в оформлении всех элементов письма. Нерегламентированные письма содержат элементы стандартизации, но требования к их содержанию и структуре менее жестки, чем к письмам первой группы.

^ Сопроводительное письмо . Это письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму. Используются языковые формулы: Направляем, высылаем (заявку, проект, план и т.д.)…, Представляем на утверждение, на подпись…, Высылаем наложенным платежом….

В начале сопроводительного письма возможны ссылки на предшествующие контакты: В соответствии с Вашей просьбой, нашей договоренностью….

^ Гарантийное письмо . Этот документ обеспечивает исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проживания, проведения исследований и т.д.).

Гарантийное письмо имеет повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Письмо-приглашение . Это письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятия (конференции, выставке, переговорах и т.п.). В письмах-приглашениях используются устойчивые языковые конструкции: Приглашаем, имеем честь пригласить Вас на…, принять участие в…, посетить…, Мы будем признательны, благодарны, если Вы сможете принять участие в….

Письмо-благодарность содержит благодарность за что-либо (за полученную информацию, приглашение, каталог и т.д.) В таких письмах целесообразно использовать следующие языковые формулы: Благодарим Вас…, Мы признательны Вам…, Выражаем благодарность за….

Письмо-сообщение содержит извещение, уведомление, информации. О предмете, представляющем взаимный интерес. Используются стандартные выражения: Сообщаем, информируем, уведомляем Вас…, Ставим Вас в известность…, Нам приятно сообщить…, В ответ на Ваш факс сообщаем…

Заключение

Итак, каждый документ выполняет свою функцию и должен отвечать государственным стандартам. Соблюдение этих правил придает деловой бумаге официальный статус, облегчает восприятие служебной информации, поступающей по каналам письменной связи, и упрощает процедуру обработки корреспонденции.

Основное требование письменного делового общения – ясное, четкое, логичное изложение информации. Этому подчинены и требования, предъявляемые к языковым средствам и стилю изложения в документе: однозначность используемых слов, соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих ясность и точность изложения.

Смысловая точность деловых бумаг во многом определяется точностью словоупотребления, т.е. использованием слов в том значении, в каком они должны употребляться в данном стиле и жанре.

Документ должен быть информационно насыщенным, реализовывать определенную коммуникативную задачу – убедить, побудить, привлечь внимание, выразить согласие/несогласие. Для реализации этих задач количество информации должно быть необходимым и достаточным. Разнородность и избыточность включаемой в документ информации затрудняет восприятие, а значит снижает ее убедительность.

В разных сферах общения существуют свои нормы и правила этикета. В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов. Он требует соблюдения регламентированности официально-деловых отношений.

В деловой переписке между адресатом и адресантом регламентированность официально-деловых отношений выражается с помощью формул речевого этикета и общей фоновой тональности учтивости и корректности. В деловой письменной речи недопустимы ирония, сарказм, оскорбления.

Для адресата официальной корреспонденции с точки зрения этических норм обязательным является оперативный и четкий ответ. Задержка или отсутствие ответа могут быть расценены отправителем как нежелание сотрудничать.

Правильный выбор языковых средств в общении с партнерами определяет успех деловой коммуникации. От того, как отражается в деловой переписке та или иная коммуникативная ситуация, какие для этого выбраны языковые средства, зависит не только понимание партнерами друг друга, но и дальнейшее развитие их отношений.

Дата указывается буквенно-цифровым способом.

Адрес получателя состоит из расположенных построчно:

Имени и фамилии получателя,

Наименование компании,

Номер дома, улицы,

Штатов (графства), почтового округа (указанного цифрами),

При направлении копий письма нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым отправлены копии.

Электронное сообщение - документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанной на принтере.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен - это код страны из двух букв, предпоследний обозначает город или организацию внутри страны и т.д.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающийфакты, события, действия.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей), акт обследования (например, условий труда, состояния техники безопасности и т.п.); акт испытаний (образцов, систем...), акты ревизии, инвентаризации; коммерческий акт и т.д.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. После тщательного изучения вопроса приступают к составлению акта.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются: название вида документа (АКТ), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ с указанием его номера, даты), а также, кем составлен акт (председатель, члены комиссии).

В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.

В конце акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение, например: Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экз. направлен в налоговую инспекцию

2-й экз. - в дело .

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях, если это требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Образец оформления акта приведен в приложении 18.

Справки - документы, содержащие текстовую и (или) табличную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки делят обычно на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними . Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние справки - на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Основные реквизиты справки: название организации или структурного подразделения (для внутренней справки), название вида документа, дата и номер документа, заголовок к тексту, адресат, отметка о наличии приложений, подпись.

Заголовок к тексту справки строится по схеме «О чем?» и включает указание периода времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:

«Справка о комплектовании книжных фондов в первом полугодии 2000 г. »

«Справка о количестве посадочных мест, предоставленных Авиакомпанией «Римини» в 1999 г.»

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. При необходимости текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, допускается текст оформлять в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, а если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются составителем или руководителем структурного подразделения.

Образец такой справки дан в приложении 19.

Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок. Это справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п. Так как ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые, то часто применяются унифицированные трафаретные бланки. Иногда форма бланков этих справок прилагается к нормативным актам, например «Справка о доходах физического лица», которые выдает бухгалтерия для предъявления в налоговую инспекцию. Во всех других случаях такие справки можно оформить на бланках формата А5. В справках помимо названия организации и ее адресных данных указываются название вида документа (справка), дата выдачи, порядковый номер (если ведется учет выдачи справок по журналу), текст, подписи, печать.

Место предоставления справки можно указать в правом верхнем углу (в именительном падеже), например школа №21, или в конце текста справки, например «Дана для предъявления в райвоенкомат».

Текст такой справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. В тексте такой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно работает» и т.д.

Такие справки подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером (если указывается заработная плата) и заверяются печатью.