Система менеджмента качества организации должна включать документированную информацию, требуемую ГОСТ Р ИСО 9000-2015 «Системы менеджмента качества. Требования», а также определенную организацией как необходимую для обеспечения результативности системы менеджмента качества.

Объем документированной информации системы менеджмента качества одной организации может отличаться от другой в зависимости от размера организации и вида ее деятельности, процессов, продукции и услуг; сложности процессов и их взаимодействия; компетентности работников.

Цель документирования системы качества заключается в создании организационно-методической и нормативной основы для построения и функционирования системы качества, соответствующей рекомендациям и требованиям стандартов семейства ИСО 9000. Основными объектами документирования в СМК становятся процессы.

К документам, применяемым в СМК, относятся:

• 1) руководство по качеству;
• 2) планы качества, программы, стандарты организаций;
• 3) план менеджмента проекта;
• 4) документы, содержащие технические требования;
• 5) методические документы;
• 6) документированная информация;
• 7) записи.
• 1. Руководство по качеству. Руководство по качеству (Quality Manual ) - это документ, устанавливающий требования на систему менеджмента качества организации. Структура руководства не стандартизирована, но оно всегда содержит вводную часть; изложение политики предприятия в области качества либо целей и задач подразделения в этой области; характеристику структуры предприятия; разделы, описывающие организацию работ по элементам системы качества (организацию работ по обеспечению качества в подразделении); положения по пересмотру и корректировке руководства.
• 2. Планы качества, программы, стандарты организаций. План качества - документ, определяющий процессы СМК (включая процессы жизненного цикла продукции) и ресурсы, которые предстоит

по применять к конкретной продукции, проекту, контракту. В ряде случаев, когда речь идет о достаточно сложных и длительных работах, план качества представляют в виде программы качества. Планы качества являются составной частью бизнес-плана.

План качества должен определять конкретные меры в области качества, ресурсы и последовательность деятельности по каждому возводимому объекту и каждому запланированному в строительной организации процессу, направленному на обеспечение конкретных требований к выполняемым работам и возводимым объектам. Этот план может иметь, например, форму карты технологического процесса, документально оформленной методики или рабочей инструкции, компьютерной программы для автоматизированного процесса, графика или чертежа, рабочего листа.

Стандарты организации являются нормативными документами, утверждаются руководителем и применяются только в данной организации. Они определяют организационные связи и обязанности подразделений и исполнителей, порядок организации и выполнения работ по обеспечению качеством, т.е. регламентируют специальные функции управления качеством. Стандарты устанавливают правила, общие принципы, требования, касающиеся определенных видов деятельности или объектов стандартизации. Объектами стандартизации могут быть применяемые только в данной организации технологические процессы и требования к ним, а также процессы организации и управления производством, в том числе и управления качеством.

Примерами стандартов строительных организаций могут служить такие, как «Стандарт предприятия. Система менеджмента качества. Закупки. Оценка поставщиков», «Стандарт предприятия. Система менеджмента качества. Управление производственными процессами» и др.

• 3. План менеджмента проекта. План представляет собой документ, устанавливающий что необходимо для достижения целей проекта. В план менеджмента проекта следует включать план качества проекта или ссылаться на него. План менеджмента проекта также включает в себя или ссылается на другие планы, касающиеся организационной структуры, ресурсов, графика, бюджета, менеджмента, риска, экологического менеджмента, менеджмента здоровья и безопасности, менеджмента безопасности.
• 4. Документы, содержащие технические требования. К ним относят технологические карты производства работ, положения о подразделениях, инструкции, технические чертежи.

Инструкция по качеству - документ, содержащий требования к действиям, которые необходимо выполнить в системе качества. Рабочие инструкции (по закупкам, контролю качества, проведению технологических операций) носят более детализированный характер, чем процедуры. Примером могут служить такие рабочие инструкции по качеству, как «Составление отчета по результатам внутреннего аудита», «Подготовка к работе контрольно-измерительного средства», «Нанесение на изделие защитного покрытия» и др. Чаще всего рабочие инструкции содержат подробное описание способов выполнения

ш индивидуальных заданий. Эти инструкции необходимы в том случае, если их отсутствие может оказать прямое воздействие на качество продукции. В отличие от руководства по качеству и общеорганизационных процедур, рабочие инструкции являются оперативными документами.

5. Методические документы. Они содержат рекомендации или предложения. Например, методика по оценке качества - документ, устанавливающий один или несколько методов (способов, приемов) осуществления определенной деятельности в системе качества. В отличие от процедуры, определяющей главным образом последовательность выполнения работы во времени, методика определяет один или несколько способов выполнения этой работы. Методика отвечает на вопрос: как (каким образом) делать? Примеры методик по качеству: методика оценивания качества проекта, методика обследования объекта аудита, методика анализа дефектов и отказов продукции.

К методическим документам относят и рабочие инструкции - например, рабочая инструкция для стропальщика, рабочая инструкция.

• 6. Документированная информация. Документированная информация представляет собой информацию, которая должна управляться и поддерживаться организацией.
• 7. Записи. Запись представляет собой документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности. Записи могут использоваться, например, для представления свидетельств проведения верификации, для предупреждающих корректирующих действий.

Государственное дело и сфера делопроизводства являет собой важнейшее ответвление общественной жизни любого государства. Документированная информация - это узаконенные данные. Правотворческая деятельность содействует построению гражданского правопорядка и благополучия, которые очень важны.

Понятие документированной информации

Подобное обозначение, на первый взгляд, используется в правоведении не особо часто, но при этом оно является очень важным. Исходя из федерального законодательства, документированная информация - это такой вид свода определенных данных, которые занесены на материальный носитель с целью сохранности.

Также этот материал предполагает наличие реквизитов об имеющихся исходниках его происхождения, которые в целом позволяют определить характер этих данных или их носителя, независимо от формы представления. Без них понятие документированной информации фактически теряет смысл. Реквизиты по своей сути выполняют две основоположные функции - информационную и защитно-удостоверительную. Иными словами, с одной стороны, они содержат нужные данные, а с другой стороны, делают невозможной процедуру фальсификации документов.

Международная организация по стандартизации

Управление документированной информацией регламентируется множеством нормативно-правовых актов, федеральными указами, распоряжениями, международной нормативно-правовой документацией. Так, интернациональная организация по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO) беспрерывно принимает непосредственное участие в разработке догм, правил и норм относительно формирования, сохранения, использования информации. Создаются разработки в направлении устранения нарушений несоответствия содержания действительности, в формировании требований к форме представления данных.

Признаки документированной информации

Первый признак и самый главный - наличие материального носителя. В таком качестве может выступать абсолютно любой объект окружающего мира, включая предметы и физические поля, где находят отображение определенные действия либо сведения. Одинаковые данные могут быть зафиксированы на различных носителях. Также справедливым будет и тот факт, что разные материалы могут быть задокументированы на одном объекте.

Следующим важнейшим признаком документированной информации является возможность идентификации зафиксированного материала. Это предоставляется при помощи вспомогательной роли реквизитов. Их наличие помогает установить предназначение данных, их характер, источник, время документирования. В некоторых случаях реквизиты обеспечивают необходимую степень защиты того или иного образца в виде прилагаемой электронной цифровой подписи.

Третья характеристика документированной информации состоит в возможности выбора различных вариаций и форм, передающих ее содержание. Также она может храниться на различных носителях в различных формах без потери своего содержания и реквизитов. То есть хранение документированной информации предполагает возможность ее копирования. Такие материалы могут существовать в виде разных модификаций.

Управление документированной информацией

В соответствии с версией Международной организации по стандартизации документированная информация представляет собой данные, которые нужно хранить и которые используются под специальным управлением. В сфере подчинения находится, непосредственно, сам носитель материального характера, на котором этот материал и хранится. Свод требований по управлению документированной информацией представлен в разделе № 7 ISO 9001:2015. Если попытаться обобщить и изобразить эти обязательства тезисно, то они будут иметь такой вид:

• регулярный анализ уровня доступности информации в той мере, в которой нужно, в том месте, где необходимо, и в то время, когда необходимо;
• регулярная оценка степени защищенности документированных данных;
• решение вопросов относительно организации процессов распространения, поиска, проверки доступа и использования информации;
• оценка воздействия эффективных процессов защиты и хранения документов от различных ошибок, к примеру, гарантирована ли их читабельность;
• проверка соблюдения правил изъятия и хранения.

Какой бывает?

Формы документированной информации зависят в первую очередь от характера ее материального носителя. Различают несколько основных видов. Самые распространенные:

• бумажная;
• звукозаписи;
• видеоматериалы;
• электронная документированная информация.

Разновидности данных на материальных носителях

Информация, за версией множества исследователей, за критерием упорядоченности и за степенью организованности делится на документированную и недокументированною. В чем же между ними разница?

Документированная являет собой специфическую организационную, официальную форму существования информации. Цели существования такого рода данных связана с общественным благополучием и правопорядком. Виды документированной информации могут быть разными. Ведь все зависит от принятого за основу классификационного признака.

За критерием доступности информация бывает:

• с ограниченным кругом доступа;
• материал, являющийся государственной тайной;
• конфиденциального рода;
• с неограниченным доступом, общедоступной.

По возможности распространения бывает:

• свободно распространяемая;
• данные, разглашение которых строго запрещено;
• информация, разглашение которой допускается в соответствии с федеральным законодательством;
• материал, разглашение которого возможно по согласию определенного круга лиц.

Свойства документированной информации

Документированная информация - это данные, которые существуют в определенных объективных условиях и обладают рядом признаков.

К ее свойствам относятся:

• фиксированный характером, то есть обладание своим источником, моментом документирования и обязательностью к хранению;
• релевантность - способность отвечать требованием потенциального потребителя, соответствовать запросам;
• ценность - соответствие данных целевому назначению;
• полнота - оптимальное соотношение между полученной и необходимой информацией;
• полезность - степень ее необходимости;
• достоверность - отображает уровень объективности информации;
• новизна - актуальность, поскольку документированные материалы - это разъяснение сведений, которые могут устаревать или перестать действовать;
• своевременность;
• доступность - возможность потребителя свободно получить данные;
• защищенность - отсутствие возможности несанкционированного доступа;
• эргономичность - оптимальное соотношение объема и формы данных для конкретного потребителя;
• адекватность - соответствие информации действительности, готовность отображать реальные объективные условия.

Защита документированной информации в российском законодательстве

В трех источниках федерального законодательства предоставляется обозначение документированной информации. В первом источнике приведена узкая трактовка. Она гласит о том, что документированная информация - это фиксация важных данных при помощи материального носителя посредством процесса документирования необходимых данных, где есть реквизиты, которые дают возможность ее идентифицировать, обозначить либо определить ее материальный носитель (закон об информации, статья № 2).

В другом источнике наведена более широкая трактовка. Она гласит о том, что под документом подразумевается наличие носителя с зафиксированной информацией текстового, звукового или графического характера. Ее содержание предназначено для передачи по назначению в определенное время.

Примеры документированных данных

Документированная информация - это законные акты, бумаги, архивы, которые хранятся для различных целей. Хранимая информация в подавляющем количестве случаев предназначается для общественного использования. Примерами могут быть:

• законные акты, нормативно-правовая база;
• документы, которые содержат сведения об чрезвычайных ситуациях экологического, демографического, санитарно-эпидемиологического, метеорологического характера;
• документы, которые содержатся в библиотечных фондах и других различных фондах информационных систем;
• сведения средств массовой и другой публичной информации в соответствии с законодательством РФ.

Исходя из всего вышеизложенного, стоит отметить, что в общей сложности документы и документированная информация - это важнейшие элементы государственной безопасности и общественного благополучия. Она зачастую является хранилищем стратегически важных для государства сведений. Именно поэтому такого рода информация должна тщательным образом храниться с учетом обусловленных государственным законодательством требований.

В профессиональной деятельности, объектом которой яв­ляется документ, следует различать понятия «документная информация», «информация документа», «информация на документе», «документальная информация».

Информация может быть недокументной - не зафикси­рованной на материальном носителе - и документной - закрепленной на нем. Документоведение имеет дело с доку­ментной информацией.

Всю информацию, которую можно получить от докумен­та, допустимо называть информацией документа. Условно она может быть разделена на три составные части: а) инфор­мация документная, б) на документе и в) о носителе и спосо­бе ее закрепления на нем.

Основу любого документа составляет документная инфор­мация, т. е. информация, содержащаяся в документе. Для е е хранения и передачи и был создан данный документ.

Сведения о носителе, способе закрепления сообщения и т. п. - это информация о документе как физическом объекте, физическом теле. Материал носителя является источником вещественной информации для книговедов, работников целлю-

Раздел I. Теоретические основы документоведения

Глава 2. Документ как система

лозно-бумажной промышленности, полиграфистов, производи­телей магнитных лент, фильмопленки, специалистов ЭВМ и т. п.

Наконец, информация на документе - это автографы, различные пометки авторов или выдающихся личностей на документе, резолюции, подписи, печати, штемпели библиотек, архивов, музеев, информационных центров и т. п., свидетель­ствующие об особых обстоятельствах бытования документа во времени и пространстве. Информация на документе име­ет особое значение для изучения истории его создания и функционирования в обществе. Она встречается не на всех документах.

Значит, информация документа и документная информа­ция соотносятся как целое и часть.

Часто понятие «документная информация» подменяют понятием «документальная информация». Эти два термина имеют разные значения. Документная - это информация, содержащаяся в документе. Документальная - это инфор­мация, основанная на документе (-ах), подтвержденная доку­ментом (-ами). Документная информация может быть доку­ментальной и недокументальной. Понятия, заключенные в терминах документная и документальная информация - это пересекающиеся понятия.

Документная информация является социальной: докумен­ты создают люди для людей. Природная информация, под­вергнутая закреплению на материальном носителе способом, созданным человеком, также может быть названа социаль­ной информацией (фотография животного, фонозапись его голоса и т. п.).

Любая сфера человеческой деятельности так или иначе связана с документной информацией и не обходится без нее. Читая книгу, журнал, газету, просматривая фильм или фото­графию, человек получает, запоминает, накапливает и исполь­зует информацию (знания). Специалисты в области инфор­мации, библиотекари, библиографы и т. п. в силу своих про­фессиональных обязанностей должны уметь ее собирать, пе­рерабатывать, хранить и предоставлять в общественное пользо­вание.

Контрольные вопросы

1. Каково значение информационной составляющей до­кумента?

2. В чем суть современных концепций информации?

3. Что такое социальная информация?

4. Каковы основные виды социальной информации?

5. Каковы отличительные черты массовой и специаль­ной информации?

6. Как соотносятся понятия «документная информа­ция» и «информация документа»?

2.6. Материальная (физическая) составляющая документа

Сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без ко­торого он существовать не может.

Материальная составляющая документа - это его ве­щественная (физическая) сущность, форма документа, обес­печивающая его способность хранить и передавать информа­цию в пространстве и времени.

Материальную составляющую документа определяет но­ситель информации - материальный объект, специально созданный человеком, посредством которого можно хранить и передавать информацию.

Предназначенность документа для хранения и передачи информации в пространстве и времени обусловливает его специфическую материальную конструкцию, представленную в виде книг, газет, буклетов, микрофиш, фильмов, дисков, дис­кет и т. п. Эта специальная конструкция обеспечивает вы­полнение документами их главной функции, давая возмож­ность быть удобными для перемещения в пространстве, устойчивыми для хранения информации во времени, при­способленными для физиологических возможностей чтения сообщения.

Документирование информации — это обязательная процедура при включении информации в информационные ресурсы. Документ, который был продублирован из информационной системы, получает юридическую силу после его подписания должностным лицом. Документы которые находятся в информационной системе, могут быть подписаны электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи подтверждается, если в информационной системе есть программно-техническое средство которое обеспечивает идентификацию подписи. Право идентифицировать подпись разрешается только на основе лицензии. Идентификация не лицензионными средствами электронно цифровой подписи создает и .

Информационные ресурсы могут быть государственными или негосударственными. Информационные процессы — это средства сбора, накопления, обработки, хранения распространения и поиска информации. Информационная система — организационно сгрупированное множество документов и информационных технологий с использованием методов вычислительной связи и техники, которые реализуют информационные процессы. Все аспекты должны быть описаны в политике безопасности предприятия.

Юридические и физические лица есть собственниками тех документов, которые реализованы на их средства, получены по методу подарка или наследства. Государство может выкупить документированную информацию, у юридических и физических лиц если эта информация относится к государственной тайне. Хозяин информационных ресурсов с государственными тайнами, может распоряжаться только при наличия разрешения органов государственной власти. Они не теряют право на эту информацию, им нужно согласовывать действия по поводу этой информации.

Информационные ресурсы могут быть как товар , только в тех случаях, которые предусмотрены законом. Право на обработку информации не реализует право собственности на эту информацию. Информация, которая обрабатывается в порядке предоставления услуг или при совместном использовании ее, принадлежит хозяину. Все аспекты использование должны быть прописаны в договорах или в соответствующих законах.

Способы документирования

Метод документирования — метод организации информации на определенном носителе, который разрешает со временем считать информацию.

Техническое документирование — еще называют запечатлением технической мысли. Технические документы — общее название тех документов, которые отображают результат технологического и строительного конструирования, проектирования и других работ по строительству зданий. Такие документы ведут записи процессов труда (чертежи, графики, расчеты и тд). Такая документация связанная также с картографией, геодезией, гидрометеослужбой.

Текстовое документирование — вид документа, который содержит звуковую информацию зафиксированную любым типом письма. Такой тип документирование имеет самое больше распространение.

Фотодокумент — вид документа, реализованный фотографическим методом. Особенность такого документа, они записывают момент события и имеют высокую точность. С помощью микрофотокопирования реализуют копии документов. Кинодокумент — аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим методом. Такой документ отображает события относительно некоторого промежутка времени. Фонодокумент — документ, который имеет звуковые данные, зафиксированные на протяжении некоторого времени.

Электронное документирование — на специальных материальных носителях, информация записывается специальным обозначениями, и такую форму чтения разбирают только машины. На сегодня материалами для документирования могут быть: бумага, диски, пленки, магнитные и электрические носители.

Новейшое документирование — определяет вид документирование, при котором чтение информации возможно только с помощью специальных технических средств. Такими могут выступать, магнитные карты, диски, флешки и тд.

Порядок документирования

Документированная информация отбирается, составляется, обрабатывается и обеспечивается определенными реквизитами с учетом формы, источника и назначения носителя. Документированная информация может быть в виде электронного документа или быть зафиксированной на носителе. Документирование информации — это обязательная процедура включения информации в государственные информационные ресурсы. Физические и юридические лица обязаны в определенном порядке предоставить документированную информацию в определенные гос. органы для создания государственных информационных ресурсов. Владельцы и собственники информационных ресурсам в пределах своих правовых рамках должны принимать нужные меры для защиты документированной информации.

Документированная информация с ограниченным доступом

Делится на информацию государственной тайны и конфиденциальной информации. Запрещено относить информацию с ограниченным доступом:

• законы, акты, нормы
• документы имеющие данные о критических ситуациях (эпидемия и тд)
• документы о деятельности гос. органов
• документы из открытых архивов и библиотек

зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

В трех федеральных законах дается понятие документированной информации. В одном случае (в узком смысле слова) документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель (ст. 2 Закона об информации). В другом (в широком смысле слова) - под документом понимается материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования (ст. 1 Федерального закона от 29 декабря 1994 г. N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов", ст. 2 Федерального закона от 29 декабря 1994 г. N 78-ФЗ "О библиотечном деле").