Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия. Он является распорядительным документом, выполнение которого обязательно для всех сотрудников. Его издание необходимо для решения задач административного, хозяйственного характера, а также для задач в рамках трудовых отношений.

Разделение на группы

Приказы делятся на две группы: по основной деятельности и по личному составу.

К приказам по основной деятельности , в частности, относятся приказы:

• об издании и внесении изменений в локально-нормативные акты (положения, договоры),
• об утверждении графиков отпусков:
• об утверждении и изменении штатного расписания;
• об установлении режима работы и внесении изменений в него;
• об аттестации;- о создании комиссии и др.

Они регистрируются в журнале приказов (распоряжений) по основной деятельности и хранятся в организации постоянно в соответствии со ст. "Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" от 25 августа 2010 г.

К приказам по личному составу относятся приказы:

• о приеме, переводе, увольнении работников;
• о предоставлении различных видов отпусков;
• о направлении в командировку;
• о поощрении;
• о дисциплинарных взысканиях и др.

Они различаются по срокам хранения. Срок их хранения составляет 75 лет (приемы, переводы, увольнения, отпуска без сохранения заработной платы и др.) или 5 лет (остальные виды отпусков, краткосрочные командировки, дежурства и др.) (ст. "Перечня").

Оформление бланков

Часть приказов составляется по унифицированной форме (например, приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1 для одного и Т-1а для нескольких работников). Если унифицированной формы не предусмотрено, то он оформляется в произвольном виде.

В приказе обязательно должны присутствовать следующие реквизиты :

• дата;
• регистрационный номер документа;
• заголовок "Приказ" или "Распоряжение";
• тема;
• текст;
• подпись руководителя.

В этом разделе представлены приказы, необходимые для ведения кадрового делопроизводства. Для этого нужно ввести необходимые данные в документ. При этом текст документа поменяется автоматически под ваши требования, и вам остается лишь скачать готовый приказ.

Приказ – это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации. Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников. Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации. С этой целью целесообразно разработать инструкцию, которая определяла бы порядок оформления документов при приеме, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.

Приказами по личному составу документально оформляются:

Прием, перевод на другую работу, увольнение;

Изменение условий труда, присвоение разрядов, классности;

Установление размеров оплаты труда;

Предоставление отпусков;

Командирование сотрудников;

Наложение дисциплинарных взысканий и др.

Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование: заявление работника, докладная записка, акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), запрос на перевод работника из другой организации и др. Личное заявление работника обычно пишется от руки в произвольной форме, в которой излагается просьба о приеме на работу, увольнении, переводе на другую вакантную должность или в другую организацию и т.д. В заявлении обязательно указывается адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации), текст, личная подпись, дата. На заявлении проставляются резолюция руководителя и отметка о направлении документа в дело. Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации. Кадровые приказы начинаются со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и т.д. По структуре приказы могут быть простыми и сложными. Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу...», «О переводе на другую работу...», «О поощрении...» и т.п. Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным. В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок отсутствует или даётся в обобщенном виде («По личному составу»). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала - назначение на должности, затем - перевод на другие должности, далее - освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.

Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом соответствии с ТК РФ:

При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда и условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (продолжительность) и т.п.;

При увольнении – причина увольнения (конкретная статья ТК РФ);

При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата начала и окончания;

При переводе на другую работу – вид перевода(если временный - продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода, изменение оплаты труда;

При поощрении или дисциплинарном взыскании – причина и вид поощрения или взыскания;

При командировании – дата, продолжительность и цель командировки, наименование организации командирования.

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается прописными буквами), имени и отчества (печатаются полностью строчными буквами), в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса. Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать обоснование, в котором указывают документы, послужившие основой для его издания. В приказе по личному составу обязательна запись: «С приказом ознакомлен, подпись, расшифровка подписи, дата».Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается. Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются (СОГЛАСОВАНО) юристом (при его наличии).Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством. Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, об отпусках и командировках. Индекс приказа по личному составу имеет порядковый регистрационный номер в пределах календарного года и буквенный индекс: «л/с» (личный состав); «к» (кадры). Допустима и другая буквенная индексация, например, для приказов о приеме, переводе, увольнении - «л/с», для приказов о поощрении - «п», для приказов по командировкам - «к». Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу. В связи с тем, что приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу. Согласно п. 3.5.5 4 , приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся отдельно и формируются в разные дела. Этот порядок распространяется и на небольшие организации, где создается незначительное количество распорядительной документации, а за кадровое делопроизводство отвечает один из работников (секретарь, бухгалтер, экономист и т. п.). Приказ об отмене ранее изданного приказа (пункта, пунктов приказа) по личному составу. В процессе повседневной деятельности по управлению персоналом у руководства любой организации время от времени возникает необходимость в отмене ранее изданных приказов (пункта, пунктов приказов) по персоналу. Наиболее типичными ситуациями, влекущими за собой отмену ранее изданных приказов (пункта, пунктов приказов), являются:

Изменение обстоятельств, связанных с приемом работника на работу;

Изменение обстоятельств, связанных с перемещением работника;

Изменение обстоятельств, связанных с предоставлением работнику отпуска;

Изменение обстоятельств, связанных с увольнением работника;

Изменение обстоятельств, связанных с направлением работника в командировку.

Под соответствующими обстоятельствами следует понимать такие обстоятельства, наступление которых делает ранее изданный приказ (какой-либо его пункт или пункты) юридически ничтожным вследствие невозможности выполнения либо вследствие отпадения оснований для выполнения такого приказа (пункта, пунктов приказа) по тем или иным причинам, как обусловленных действиями работодателя и (или) работника, так и не обусловленных ими, т. е. возникших независимо от воли сторон трудовых отношений. Функциональное назначение приказа об отмене ранее изданного приказа (пункта, пунктов приказа) по персоналу заключается в документировании факта обоснованной (прежде всего в правовом отношении) отмены соответствующего управленческого решения посредством принятия нового управленческого решения (в данном случае - приказа по персоналу). В содержании приказа об отмене ранее изданного приказа по персоналу отражаются сведения:

о приказе (пункте, пунктах приказа) по личному составу, подлежащем отмене, - его дате, номере, названии (номере или номерах соответствующих пунктов приказа);

о основании для отмены соответствующего приказа - с кратким изложением обстоятельств, послуживших причиной для издания приказа об отмене;

о указаниях должностным лицам (структурным подразделениям) организации о действиях, которые надлежит выполнить в связи с отменой прежнего приказа по личному составу и изданием нового;

о мерах по обеспечению контроля за исполнением приказа.

Оформление проекта приказа об отмене ранее изданного приказа (пункта, пунктов приказа) по персоналу производится работником отдела кадров с соблюдением требований ГОСТ Р 6.30-2003.

Приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ (пункт, пункты приказа) по персоналу. Необходимость в издании приказов о внесении каких либо изменений обусловлена возникновением соответствующих изменений в обстоятельствах, ранее послуживших причиной для издания приказа, содержание которого подлежит изменению. Это обстоятельства, наступление которых делает ранее изданный приказ (какой-либо его пункт или пункты) юридически и (или) фактически неточным. Наиболее распространенными случаями наступления подобных обстоятельств из практики работы кадровой службы считают:

Изменения в законодательстве, нормативных правовых актах, локальных актах организации, в том числе связанные с изменением структуры документа, его переименованием и проч.;

Изменения в личных обстоятельствах (персональных данных) работников организации, в отношении которых ранее были изданы соответствующие приказы (пункты приказов) по персоналу;

Изменения в обстоятельствах времени, места и т. д., являющиеся существенными для надлежащего исполнения соответствующими работниками поручаемой им работы (трудовой функции).

Иные аналогичные обстоятельства, требующие внесение изменений в содержание ранее изданных приказов по персоналу, если такие изменения существенны для надлежащего исполнения приказа.

Таким образом, функциональное назначение приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ (пункт, пункты приказа) по личному составу заключается:

в документировании факта внесения обоснованных (прежде всего в правовом отношении) изменений в соответствующее управленческое решение посредством принятия нового управленческого решения (приказа по персоналу);

в отмене приказа (пункта, пунктов приказа) по личному составу, в содержании которых выявлено какое-либо несоответствие.

вступление в законную силу соответствующего приказа по персоналу, содержащего изменения, - его дате и номере, названии.

если требуется - мера по обеспечению контроля за исполнением приказа.

В любой организации для нормального ее функционирования издается множество приказов и . Их принято делить на две категории:

• по основной деятельности компании
• кадровые или по личному составу

Для каждой из них предусмотрены свои стандарты оформления, порядок и сроки хранения. У начинающих делопроизводителей порой возникают затруднения с классификацией распорядительных документов и применения к ним соответствующих правил. Рассмотрим, приказы по личному составу: что это за приказы, стандарты оформления, где и сколько их необходимо хранить.

Распоряжения руководителя каждой организации направлены на решение общих и текущих задач, обеспечение оперативного управления различными процессами. по кадровому составу отличает от прочих и выделяет тот факт, что они регулируют именно трудовые, а не иные отношения между гражданами-работниками и органами управления работодателя. Иными словами, касаются отдельных сотрудников или всего коллектива.

Список распоряжений, касающихся личного состава, достаточно обширен. Однако для удобства их можно объединить в несколько типов, каждый из которых состоит из приказов, регулирующих сходные отношения между нанимателем и его сотрудниками. Предлагаем следующую классификацию:

• Организационные. К данной группе относятся все распоряжения, связанные с кадровыми изменениями - прием, переводы и перемещения, итоговое увольнение.
• Дисциплинарные. В этой группе приказы как о применении поощрения добросовестных работников, так и о взысканиях на совершивших дисциплинарные проступки.
• Регламентные. Такие распоряжения связаны с оформлением временного отсутствия сотрудника на своем месте по инициативе руководителя или, напротив, с продлением времени его присутствия - направлении в командировку или о предоставлении очередного или учебного отпуска, сверхурочном труде, дежурствах и пр.
• Зарплатные. В эту группу стоит объединить приказы, устанавливающие и изменяющие размеры оклада, надбавок и доплат, а также выплат различных .
• Корректирующие и отменяющие ранее изданные распоряжения.

Большое количество видов кадровых приказов обусловлено тем, что закон требует от работодателя каждое из действий, связанных с личным составом, выполнять исключительно на основании этих документов.

Где взять образцы приказов

В 2004 г. для придания единообразия кадровой документации разных по правовой форме предприятий и организаций Госстандартом разрабатываются унифицированные формы управленческих документов, в том числе и кадровых приказов. Такое нововведение позволило упорядочить кадровое делопроизводство и предоставляемую контролирующим инстанциям отчетность.

Унифицированные формы всех распорядительных документов объединены в альбомы, найти которые можно в справочных правовых системах. Они представляют собой готовые таблицы, в которые необходимо лишь подставить ряд данных, относящихся к самой компании-работодателю и к конкретному работнику (или работникам), названным в приказе. Каждая из форм всегда предполагает одно конкретное распорядительное действие:

• Т-1 -
• Т-5 - перевод внутри компании
• Т-6 - предоставление отпуска (любого вида)
• Т-8 - увольнение
• Т-9 - направление в
• Т-11 - применение поощрений

Приведенные образцы приказов охватывают только самые основные правоотношения между работником и организацией, где он трудится. Поэтому кадровые службы могут сами разрабатывать необходимые распоряжения, руководствуясь ГОСТом Р6.30-2003. Что же до содержания распоряжений, оно непременно соответствует нормам Трудового Кодекса.

С 2013 года использование в коммерческих компаниях унифицированных форм перестало быть строго обязательным, но для кадровиков их применение весьма удобно. Организация вольна вносить в такие бланки дополнительные необходимые реквизиты, утвержденные внутренними документами. Но реквизиты самих бланков, утвержденные Госкомстатом, должны при этом остаться неизменными.

Как подготовить приказ

Пошаговый алгоритм создания подобного приказа будет выглядеть так:

1. Получение документа, который послужит основанием для издания распоряжения.
2. Подготовка проекта.
3. Получение необходимых согласований.
4. Получение подписи гендиректора.
5. Предъявление работнику (или работникам) документом для ознакомления (всегда под роспись).
6. зарегистрированного приказа.

Обязательным элементом приказа является указание того документа, что стал основанием для создания распоряжения. Чаще всего таковым становится заявление самого сотрудника: о приеме на работу в компанию, о предоставлении отпуска или отгула, о переводе на вышестоящую должность или в другое подразделение, об увольнении и пр. В приказе могут фигурировать и другие документы-основания:

• преставление непосредственного руководителя
• докладная или служебная записка
• акт о допущенном дисциплинарном нарушении
• судебное решение

Подготовкой проекта распоряжения занимается, как правило, работник отдела кадров организации или назначенный отвечающим за кадровое делопроизводство в подразделении сотрудник. Использование готовых унифицированных форм или образцов, разработанных на предприятии, позволяет сократить время на написание документа до минимума.

Готовый проект проверяется на соответствие ГОСТ и на правильность внесенных в него сведений. После этого можно начинать согласование.

Под согласованием понимается сбор подписей руководителей подразделений, так или иначе задействованных в реализации приказа. Как правило, это непосредственный начальник сотрудника, к которому относится приказ, глава отдела кадров и главбух. Но список может быть и больше. Согласование - самый долгий этап, который может продлиться до нескольких дней. Это стоит учитывать при подготовке приказов к определенной дате, например, о направлении в командировку или о начале учебного отпуска.

Приказы подписывает генеральный директор (ректор, начальник) организации или специально им на то уполномоченное лицо. Как правило, такая замена допускается при длительном отсутствии самого директора. В подобном случае на приказе проставляется подпись заместителя или исполняющего обязанности руководителя. Такое назначение также должно быть оформлено соответствующим приказом.

Оформление приказов, их регистрация и нумерация

По правилам Госстандарта для приказов используют стандартные бумажные листы А4, которые заполнены машинописным способом. Непременным правилом является наличие всех необходимых такому документу реквизитов:

• наименование организации полное и сокращенное
• вид документа - приказ
• дата издания и порядковый номер
• заголовок
• собственно приказ - текст распоряжения и основание для его написания
• визы согласований
• подпись ознакомленного сотрудника
• указание об исполнении

Приказы, изданные в течение одного года, нумеруются. Это облегчает учет документа в дальнейшем. Цифровой код дополняется буквенным индексом. Для приказов по личному составу это буква «К». Что позволяет отделить кадровые распоряжения от изданных для регулирования основной деятельности (для них используется иная маркировка, как правило, «А»).

Распоряжения, равно как и документы-основания, необходимо регистрировать. Под этим процессом понимается внесение в специальный журнал записи о создании приказа. Как правило, регистрируются не все кадровые распоряжения, а только те, для которых предусмотрен длительный срок хранения. Журналы регистрации могут вестись как в бумажной, так и в электронной форме.

Внесение в приказ изменений или его отмена

Иногда у руководителя возникает необходимость внести изменения в ранее изданный приказ, отменить один из его пунктов или весь документ в целом. Однако для такого решения необходимы серьезные правовые . Это могут быть:

• в какой именно приказ вносятся (номер, дата, наименование)
• что послужило основанием для внесения изменений или отмены уже изданного приказа
• перечень должностных лиц и действий, которые им предстоит выполнить для реализации текущего распоряжения
• указание конкретных пунктов изменяемого документа, утративших силу с принятием нового приказа
• мерах по контролю за выполнением распоряжения (необязательно)

Изменение или отмена приказов не может быть рутинным мероприятием. Оно производится только в редких случаях, при наступлении обстоятельств, исключающих выполнение распоряжения в неизменном виде.

Как долго хранить кадровые приказы в организации и в архиве

Сроки хранения всех распорядительных документов организации определяются в соответствии с Перечнем, который был утвержден Приказом № 558 Минкультуры России в 2010 г. Согласно этому акту все приказы, относящиеся к личному составу, подразделяют на две группы: кратковременного и долговременного хранения.

Пять лет должны храниться в организации приказы о применении , предоставлении отпусков и другие, не имеющие важного для работника значения в дальнейшем, для подтверждения его стажа или расчета будущей пенсии. После того, как пройдет пять лет, такие документы могут быть уничтожены, о чем составляется соответствующий акт.

Приказы о приеме на работу, переводах и увольнении должны сохраняться в течение гораздо более длительного срока. Согласно последним изменениям, он составляет 75 лет для тех приказов, что были изданы до 2003 г. и 50 лет для тех, что были созданы позднее. Хранятся такие документы в самой организации, а при ее ликвидации передаются в государственный или муниципальный архив, где и находятся весь предусмотренный распоряжением Минкультуры срок.

Приказы по личному составу - это такие приказы, которые затрагивают правоотношения между конкретным работником и организацией-работодателем. Любое действие администрации в отношении сотрудника требует непременного его подобным документом. Точное выполнение требований законодательства и норм Госстандарта придает приказам юридическую силу и позволяет защитить трудовые права как работника, так и его нанимателя.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Узнайте, какими видами распоряжений регламентируют работу предприятия. Эксперты подскажут, как их правильно оформлять, заверять и хранить приказы. В статье образцы документов и готовые формулировки.

В статье:

Скачайте документы по теме:

Приказы: понятие и виды

Некоторые виды распорядительных документов визируются не только генеральным директором, но и другими должностными лицами. Приказы по вопросам направления сотрудников в командировку, премирования или вызова из отпуска могут передаваться на подпись главному бухгалтеру, а связанные с увольнением или наложением дисциплинарного взыскания - юристу компании. Сделать это необходимо до того, как документ поступит к директору на подпись. Общий срок согласования не должен превышать пяти рабочих дней, если иной срок не указан исполнителем.

Структура текста может быть простой (когда он касается одного вопроса или лица) или сложной, насчитывающей несколько разных распорядительных пунктов.

Приказы должны оформляться в соответствии с нормами трудового законодательства РФ:

• при увольнении работника обязательно указывается причина решения работодателя со ссылкой на конкретную статью, пункт или подпункт Трудового кодекса;
• поощрение или наложение дисциплинарного взыскания необходимо лаконично, но ясно обосновать, указав причину и конкретный вид применяемого воздействия (выдача премии, объявление выговора, награждение ценным подарком и т. д.);
• предоставляя отпуск , нужно указать его вид, продолжительность, а также точные даты начала и окончания;
• при переводе на другую работу отражаются его причина и вид (временный или постоянный), полное наименование новой должности сотрудника и структурного подразделения, в которое он переводится, сведения об изменении оплаты труда;
• оформляя прием на работу , нужно указать основные условия трудоустройства (срок, наличие и продолжительность испытания, размер оплаты труда);
• при направлении в командировку прописывается ее цель, продолжительность, место назначения, даты начала и окончания. Оформление документа не должно противоречить требованиям ГОСТ Р6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Проследите, чтобы каждый приказ, издаваемый в организации, содержал обязательные реквизиты:

• наименование организации или учреждения;
• название вида документа;
• дату и место издания;
• заголовок к тексту;
• регистрационный номер;
• подпись руководителя;
• визы согласования.

Шпаргалка. Как оформить реквизит «Подпись»

Если распорядительная часть содержит конкретное задание, нужно указать ФИО и должность лица, ответственного за его выполнение, а также отведенные руководством сроки. Порядок выполнения постоянного поручения определяется не конкретным сроками, а заданной периодичностью реализации мероприятий: например, можно обязать сотрудника предоставлять еженедельную сводку или ежемесячный отчет о выполнении работ. Количество исполнителей при этом может быть любым. Детали поручения (схемы, графики, инструкции, таблицы) обычно оформляются в виде приложения. Приказы вступают в силу с даты издания (за исключением документов, в которых содержится иное указание).

Процедура регистрации

Каждому распорядительному документу в обязательном порядке присваивается регистрационный индекс в соответствии с утвержденной работодателем номенклатурой, в пределах календарного года. В большинстве случаев такой индекс представляет собой порядковый номер с кратким буквенным обозначением (например, «112-Л», где первая часть - порядковый номер, а вторая говорит о принадлежности документа к группе приказов по личному составу). В ходе регистрации реквизиты каждого документа переносятся в специальную форму - карточку, книгу, журнал, электронную базу данных.

Регистрация приказов в журнальной форме широко применяется работодателями (особенно небольшими компаниями с ограниченным объемом внутреннего документооборота), поскольку считается наиболее доступной, удобной и простой. Для переноса данных об издаваемых на предприятии приказах заводится как минимум два журнала (для распоряжений по личному составу и по основной деятельности).

Журнал регистрации приказов по личному составу

Сведения вносятся в журнал в хронологическом порядке, так что по последней записи сразу можно установить общее количество зарегистрированных работодателем документов определенного типа. Дополнительный плюс такой формы регистрации - невозможность изъять информацию о зарегистрированном приказе или внести ее «задним числом». С этой точки зрения даже самые современные электронные системы автоматизированной регистрации и хранения данных считаются менее безопасными, поскольку позволяют бесследно удалить сведения о документе.

Если объем кадрового документооборота постоянно растет, появляется потребность в более подробной систематизации регистрационных данных. Для таких случаев рекомендуется завести несколько дополнительных журналов - например, отдельные журналы регистрации приказов о предоставлении отпуска, прекращении трудовых отношений и т. д. На обложке каждого журнала необходимо указать дату, с которой он ведется, и наименование организации. Журнал ведут до полного заполнения, а когда в нем уже не останется свободных граф, на обложке проставляется дата окончания и заводится новый экземпляр. Если за период ведения регистрации изменились реквизиты компании (например, организационно-правовая форма), вовсе не обязательно заводить новый журнал: достаточно обновить данные на обложке.

Систематизация и хранение приказов по личному составу

Хранение кадровой документации осуществляется в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден решением Министерства культуры РФ в 2010 году).

Согласно требованиям законодателя, приказы, оформляющие трудовые отношения и отражающие важные факты трудовой биографии работника, необходимо хранить в течение 75 лет. Но есть и другая группа распорядительных документов, предназначенных для оперативного регулирования выполнения работником трудовой функции и подлежащих гораздо менее продолжительному хранению (5 лет). Поэтому перед тем, как отправить документы в архив, их необходимо поделить на две группы - по срокам хранения.

Подсказка кадровика. Сроки хранения кадровых документов в организации

Группа продолжительного хранения включает приказы:

• о приеме на работу;
• о переводе на другую работу;
• о поощрении, награждении подарком и премировании;
• о прекращении трудового договора; о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
• об установлении доплат и надбавок к должностному окладу (за стаж, совмещение, особые условия труда или характер работы), а также о любом другом изменении размера зарплаты как одного из существенных условий трудового договора;
• о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
• о направлении в зарубежную командировку или продолжительную (свыше одного месяца) командировку в пределах страны.

Оригиналы в будущем могут понадобиться для удовлетворения социально-правовых запросов граждан о стаже работы, полученных наградах, размере заработной платы и других немаловажных аспектах трудовой деятельности. Поэтому нужно четко соблюдать сроки и условия их хранения. Ко второй группе относятся приказы:

• о предоставлении очередного или учебного отпуска ;
• о применении дисциплинарного взыскания;
• о направлении в краткосрочную командировку;
• о направлении сотрудника на переподготовку, курсы повышения квалификации и т. д.

Документы такого типа формируются в дела с пятилетним сроком хранения, по истечении которого они уничтожаются с составлением соответствующего акта. Помните, что для организаций, относящихся к отдельным сферам деятельности, утверждены ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения. Приложения хранятся вместе с приказами, в отличие от документов-оснований (служебных и докладных записок, заявлений, копий личных документов сотрудников компании), которые помещаются в архив отдельно.

Ошибки, часто допускаемые при оформлении приказов

Несмотря на существование довольно четких стандартов оформления распорядительных документов, делопроизводители нередко допускают досадные ошибки - процедурные или правовые. Процедурные ошибки обусловлены умышленным или случайным отступлением от общепринятой схемы работы и обычно сводятся к несоблюдению требований, выдвигаемых законодателем и локальными нормами самой организации к содержанию и форме приказа.

Чаще всего допускаются неточности в указываемых сведениях (паспортных данных, наименованиях структурных подразделений и должностей, реквизитах компании), не заполняются обязательные пункты, предусмотренные разработчиком формы («Дата составления», «Табельный номер», «Место составления», «Номер документа» и т. д.) Ошибкой считается также отказ от использования бланка установленного работодателем образца или применение нелогичных, размытых формулировок. Текст должен быть предельно четким и лаконичным. Использование оборотов, свойственных повествовательному стилю или способных трактоваться двояко, недопустимо.

Визирование должностным лицом, не наделенным соответствующими полномочиями, или ссылка на ненадлежащим образом оформленный документ-основание - менее распространенные, но все же допускаемые в кадровой практике ошибки. Например, в общих случаях приказ о трудоустройстве работника издается со ссылкой на трудовой договор. Если договор по каким-то причинам признан недействительным, изданный на его основании распорядительный документ считается утратившим силу, а содержащееся в нем управленческое решение - не подлежащим исполнению. Любые другие распоряжения, при составлении которых работодатель ссылается на соглашения, акты и прочие документы, оформленные с нарушениями актуальных правовых норм, аналогичным образом теряют юридическую силу.

К сожалению, при проведении проверок инспекторы ГИТ нередко выявляют приказы, на которых отсутствует виза начальника юридической или кадровой службы, хотя структура и содержание документа предполагают ее наличие. Иногда работодатель не успевает или просто не считает нужным под роспись ознакомить работника с распоряжением по личному составу, имеющим к нему непосредственное отношение и затрагивающим его законные права. Между тем, трудовым законодательством определен конкретный перечень распорядительных документов, которые обязательно нужно доводить до сведения работников с указанием даты ознакомления - к ним относятся приказы о приеме на работу (ст.68 ТК РФ), применении дисциплинарного взыскания (ст.193 ТК РФ), увольнении (ст.84.1 ТК РФ). При оформлении постоянных или временных переводов на другую работу в качестве документа-основания не указывается ни заявление, ни согласие работника на перевод, а иногда даже не конкретизируются причины такого кадрового решения.

Для приказов о прекращении трудового договора характерно несоответствие указанного в них основания увольнения формулировкам, содержащимся в Трудовом кодексе РФ, и отсутствие ссылок на конкретные статьи, пункты и подпункты. Предоставляя сотруднику отпуск, работодатели часто забывают указать его вид (основание) или продолжительность.

Отмена и исправление приказов

Как поступить, если производственная ситуация изменилась, и внезапно возникла необходимость в отмене или изменении кадрового решения, которое уже успело вступить в силу? В этом случае придется издать новый приказ, отменяющий предыдущее распоряжение или изменяющий его отдельные пункты. В нем необходимо указать:

• номер, дату и название документа, подлежащего отмене или изменению;
• основания для отмены (изменения) решения с кратким изложением обстоятельств, послуживших причиной его пересмотра;
• порядок действий, которые надлежит предпринять исполнителям в связи с новыми обстоятельствами;
• ФИО и должность лица, уполномоченного контролировать исполнение распоряжения.

Заголовок может выглядеть следующим образом: «О признании утратившим силу приказа по личному составу (основной деятельности)». Как только новая директива вступит в силу, действие предыдущего документа (или отдельных его пунктов, если речь идет о частичных изменениях) прекратится.

Все распорядительные документы по организации, за исключением тех, что направлены на регулирование трудовых отношений, считают приказами по основной деятельности. Приказы по основной деятельности оформляют по одному алгоритму. Они вступают в силу после утверждения руководителем компании. Распоряжения, решающие административно-хозяйственные вопросы, хранят в течение 5 лет, прочие - на постоянной основе.

Резюме

Автобиография

Автобиография - это документ, который автор составляет са­мостоятельно, пишет разборчиво и аккуратно. Автобиография не имеет типового формуляра и составляется произвольно. Однако отдельные составные части и реквизиты должны быть оформлены обязательно. Автобиография оформляется при поступлении на работу на специальном бланке или чистом листе формата А4, в повествовательной форме изложения (от первого лица). Все све­дения даются в хронологическом порядке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о человеке; обяза­тельно должна быть указана дата составления и поставлена под­пись автора. Автобиография оформляется в одном экземпляре и подшивается в личное дело сотрудника.

В последнее время широкое распространение получил такой вид документа, как резюме. Его назначение - дать полное пред­ставление о деловых качествах автора. Как правило, этот документ оформляется при конкурсном отборе сотрудников на вакантное место. Акцент делается на деловые качества, организаторские спо­собности, образовательный уровень кандидата. Резюме в личное дело не подшивается. Его основное назначение - заинтересовать работодателя в кандидатуре при конкурсном отборе сотрудников. Резюме может быть отправлено по почте или по факсу. Оно долж­но профессионально выглядеть и быть визуально привлекатель­ным. Оформление выдерживается в едином стиле. Перечисляя ме­ста работы, учебы, их надо указывать в обратном хронологиче­ском порядке. В резюме обязательно указывается дата составле­ния, подпись автора не оформляется.

Приказ по личному составу - это правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с адми­нистрацией предприятий, учреждений и организаций.

Постановлениями Минфина России от 18.06.1998 №27н и Госкомстата России от 29.05.1998 №57а установлено, что первичные учетные документы с 01.01.1999 принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России.

Для учета труда и его оплаты Госкомстат России постановлением от 05.01.2004 №1 утвердил новые унифицированные формы первичной учетной документации, в т.ч. формы следующих приказов (распоряжений):

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,

№Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»,

№Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,

№Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

№Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,

№Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

№Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником»,

№Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками»,

№Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,

№Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

№Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,

№Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Госкомстат России разработал и утвердил унифицированные формы только для оформления основных кадровых операций – приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, направления в командировку и применения мер поощрения. Приказы (распоряжения) по иным вопросам кадровые службы должны разрабатываться самостоятельно.

Приказы могут составлять каждый раз индивидуально (т.е. для каждого работника, для каждого действия), по простой форме, а могут оформляться по разработанным и утвержденным в организации унифицированным формам.

Поскольку приказы по кадрам принимаются к учету бухгалтерией, то при их подготовке должны выполняться требования, установленные п.2 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно названной норме документы, формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Приказы по личному составу печатаются на специальных бланках или стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному хранению, и имеют самостоятельную порядковую нумерацию, отдельную от приказов по основной деятельности, проходящих через канцелярию. Хранятся приказы в папке приказов по личному составу в отделе кадров, по очередности их номеров. Страницы в папке приказов нумеруются. Для приказов по кадрам предпочтительным является формат А4 (210х297 мм).

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (прием, перевод, увольнение, изменение фамилии и др.).

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках работников.

Фамилия, имя, отчество в приказе по личному составу указываются полностью, а наименование должности должно соответствовать наименованию, данному в штатном расписании, без сокращения наименования подразделения предприятия.

При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия приема: временно (с... по...), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п.

При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении - причина увольнения, согласно статьям КЗоТ.

При предоставлении отпуска - его вид, продолжи­тельность, даты начала и окончания.

При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование пред­приятия.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках работников.

При оформлении в качестве оснований для приказов по личному составу таких распорядительных информа­ционно-справочных документов, как приказ по основной деятельности, протокол, факт, письмо, докладная или объяснительная записки и др. следует руководствоваться правилами по составлению и оформлению этих разновид­ностей организационно-распорядительных документов.

ТЕМА «ДОГОВОРНО-ПРАВОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ»

В условиях развития рыночных отношений особенную роль приобретает документация, отражающая коммерческую деятельность предприятий, осуществляющих сотрудничество на договорной основе. Именно разнообразные договоры, кон­тракты, коммерческая переписка, протоколы, акты служат основным доказательством того или иного факта при реше­нии хозяйственных вопросов с партнерами по бизнесу в арбитражном суде и в других инстанциях. Основная схема со­трудничества организаций построена на взаимотношениях поставщика и покупателя, закрепляющих свое деловое парт­нерство соответствующими договорными обязательствами.

Договор - соглашение двух или нескольких лиц (граждан или юридических лиц) об установлении, изме­нении или прекращении гражданских прав и обязаннос­тей. Договоры определяют права и обязанности сторон. Условия, установленные сторонами в договоре, характери­зуют его содержание.

Договор считается заключенным, когда между сторона­ми достигнуто соглашение по всем существенным его пун­ктам.

Порядок заключения договоров и сроки их исполнения регулируются в общем виде законодательными актами, а также рядом специальных нормативных актов.

На практике применяются различные формы типовых договоров, которые в значительной степени облегчают про­цесс составления конкретного договора и позволяют ори­ентироваться в сложных юридических отношениях.

Несмотря на то, что нет универсальной формы догово­ра, а договор - это индивидуальный акт и требует специ­альных знаний, существует базовая структура договора, содержащая следующие основные положения:

1. Преамбула (или вводная часть):

2. Предмет договора. Права и обязанности сторон:

3. Дополнительные условия договора:

4. Прочие условия договора

Договоры заключаются в письменной форме путем подписания сторонами единого документа или посредством обмена письмами.

В соответствии с существующим законодательством до­говоры о полной материальной ответственности могут быть заключены организацией с работниками (достигшими 18-лет­него возраста), занимающими должности или выполняющи­ми работы, непосредственно связанные с хранением, обра­боткой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, если дол­жности, занимаемые работниками, или выполняемые ими ра­боты предусмотрены в специальном перечне.

По договору купли-продажи продавец обязуется пере­дать имущество в собственность (полное хозяйственное ведение, оперативное управление) покупателя, а покупатель обязуется принять имущество и уплатить за него опреде­ленную денежную сумму.

Право собственности у покупателя возникает с момен­та передачи вещи, если иное не установлено законодатель­ством или договором.

Для приобретения товаров стороны вступают между собой в отношения по поставке продукции организаци­ей-поставщиком организации-потребителю. Эти отноше­ния оформляются договором поставки, который явля­ется разновидностью договора купли-продажи и являет­ся самой распространенной коммерческой операцией в свободном предпринимательстве.

По договору поставки поставщик обязуется в определен­ный срок передать потребителю в собственность или в опера­тивное управление определенную продукцию. Покупатель обязуется принять продукцию от поставщика и оплатить по­следнему стоимость этой продукции по установленным ценам.

Инициатива в заключении договора, как правило, принадлежит поставщику, который после предварительных переговоров и согласования условий сотрудничества обязан составить и выслать указанному в них потребителю подпи­санный проект договора в двух экземплярах. К договору необходимо приложить спецификацию с указанием техни­ческой характеристики, развернутого ассортимента и других данных, характеризующих поставляемую продукцию.

Поставщик и организация-потребитель при заключении договоров должны действовать в рамках существующего законодательства.

Покупатель не позднее 10 дней после получения про­екта договора должен подписать его и вернуть один эк­земпляр поставщику. Договор поставки считается заключенным с того момента, когда обе сто­роны достигли соглашения по всем существенным пун­ктам, а также когда не урегулированные сторонами ус­ловия договора определены решением арбитражного суда по преддоговорному спору.

Протоколы разногласий к договорам поставки

Протоколы разногласий к договорам поставки состав­ляются в тех случаях, когда по предложенному поставщи­ком проекту договора у покупателя имеются возражения. Однако он обязан подписать договор, а по спорным усло­виям составить протокол разногласий.

Протокол разногласий к договорам составляется в трех экземплярах. Два экземпляра направляются поставщику од­новременно с подписанным договором. Поставщик, полу­чивший подписанный покупателем проект договора с про­токолом разногласий, обязан в течение 10 дней рассмот­реть его, включить в договор все принятые им предложения покупателя, а спорные вопросы передать в тот же срок на рассмотрение арбитража, сообщив об этом покупателю.

Если в течение указанного срока поставщик не пере­даст спорные вопросы на рассмотрение арбитражного суда, то условия договора по этим пунктам считаются приняты­ми поставщиком.

Официальная и личная доверенности

Доверенность - документ, который уполномочивает представлять интересы лица, выдавшего доверенность, лицу, ее получившему, перед третьими лицами.

В зависимости от того, кем оформляются полномочия (юридическим или физическим лицом), доверенности под­разделяются на официальные и личные.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномочен­ного на это учредительными документами, с приложени­ем печати организации.

Доверенность от имени юридического лица, основан­ного на государственной или муниципальной собственнос­ти, на получение или выдачу денег и других имуществен­ных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером организации.

Реквизиты официальной доверенности:

название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

полное наименование организации, выдавшей дове­ренность, и его адрес;

дата выдачи доверенности;

срок действия доверенности;

должность, фамилия, имя и отчество лица, которо­му доверяется получить ценности, денежные средства;

серия, номер и дата выдачи паспорта получателя до­веренности, наименование организации, в которой долж­ны быть получены ценности, и документ, являющийся ос­нованием; перечень ценностей и их количество;

образцы подписи получателя доверенности;

подписи руководителя организации и главного (стар­шего) бухгалтера, печать организации.

Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручает­ся получение ценностей.

Доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпля­ре под расписку лицам, которым поручается получение материальных ценностей. Она должна быть обязательно подписана руководителем организации, главным бухгалте­ром и скреплена печатью.

Срок действия доверенности на получение товарно-материальных ценностей не может превышать 15 дней.