Слова и обороты деловой речи, не требующие выделения знаками препинания

В списке представлены слова и выражения, о пунктуационном оформлении которых часто спрашивают посетители «Справочного бюро» ГРАМОТЫ.РУ
Следует запомнить, что эти слова обычно не выделяются знаками препинания:

Какую дату ставить в документе?

Датой документа считается дата его подписания, для акта - дата события, для протокола - дата заседания, принятия решения.

При написании даты используются арабские цифры (пара цифр для обозначения числа, пара цифр для месяца и четыре цифры для обозначения года), разделительный знак - точка:

• 27.08.2007,
• 01.09.2007.

Как писать, с пробелом или без пробела: 1500г.; 150г. до н.э. / 1500 г., 150 г. до н. э.?

Графически наличие пробела - признак слова. Следует разделять все сокращения и цифры: 2007 г., 2008-2014 гг., с 2001 по 2008 г.

Можно ли так писать дату в документах: 19.04.08?

День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр (через точку), год - четырьмя арабскими цифрами: 19.04.2008.

Если дата записывается цифрами (22.08.2007), уместно ли после 2007 писать «года», и если уместно, то как правильно это делать?

Если в состав даты входит день месяца (число), месяц и год, то возможно различное написание:

• цифрами: 22.08.2007;
• словами и цифрами: 22 августа 2007 года; 22 августа 2007 г.;
• только словами: двадцать второе августа две тысячи седьмого года.

Если дата записывается цифрами, то слово года или сокращение г. после даты не требуется.

Как правильно писать: 2000-2002 г.г. или 2000-2002 гг.?

Принятое сокращение слова годы - гг.

Следует писать: 2000-2002 гг. Такое сокращение читается как «двухтысячный - две тысячи второй годы».

Обратите внимание: между числами ставится тире, без пробелов с обеих сторон.

«Адресат» при написании заявления центрируется по правому краю или по левому, но в правой части листа?

Реквизит «адресат» обычно выравнивается по левому краю, но всегда находится в правой части листа.

Когда применять наращения?

Наращение (буквенное падежное окончание) используется в записи порядковых числительных: 10-й класс «Б»; ученик 11-го класса; 1-й вагон из центра; 5-й уровень сложности; занять 2-е и 3-е места; в начале 90-х годов, 12-й маршрут.

Наращение не используется:

• В записи количественных числительных: словарь в 4 томах; работа 2 сотрудников; серия из 12 упражнений.
• При записи календарных чисел: 22 марта 2003 года, 1 апреля, 10 января.
• Если число обозначено римской цифрой: II Международная олимпиада школьников по русскому языку; IX конгресс, XXI век, Людовик XIV.
• В номерах томов, глав, страниц, иллюстраций, таблиц, приложений и т. п., если родовое слово (том, глава) предшествует числительному: на с. 196, в т. 5, в табл. 11, в прил. 1 (но: на 196-й странице, в 5-м томе, в 11-й таблице, в 1-м приложении).

Как применять наращения?

Наращение падежного окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, может быть однобуквенным или двухбуквенным.

По закрепившейся традиции наращение должно быть однобуквенным, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й день (пятый день), 25-я годовщина (двадцать пятая годовщина), в 32-м издании (в тридцать втором издании), в 14-м ряду (в четырнадцатом ряду).

Наращение должно быть двубуквенным, если последней букве предшествует согласный: 5-го дня (пятого дня), к 25-му студенту (к двадцать пятому студенту), из 32-го издания (из тридцать второго издания), из 14-го ряда (из четырнадцатого ряда).

Если подряд следуют два порядковых числительных, разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивают у каждого из них: 1-й, 2-й вагоны; 80-е и 90-е годы.

Если подряд следуют более двух порядковых числительных, разделенных запятой, точкой с запятой или соединенных союзом, то падежное окончание наращивают только у последнего числительного: 1, 2 и 3-й вагоны, 70, 80, 90-е годы.

Если два порядковых числительных следуют через тире, то падежное окончание наращивают:

А) только у второго числительного, если падежное окончание у обоих числительных одинаковое: 50-60-е годы, в 80-90-х годах;

Б) у каждого числительного, если падежные окончания разные: в 11-м - 20-х рядах.

Чтобы устроиться на работу или уволиться с неё, получить загранпаспорт и справку из налоговой, оформить развод и взять кредит, необходим официальный документ. Таким документом чаще всего становится заявление - простой способ письменно подтвердить своё намерение.

Форма некоторых заявлений унифицирована. Но большинство можно писать произвольно. Правда, и здесь есть определённые требования к оформлению - так сложилась традиция. Как раз о таких требованиях и пойдёт речь.

В какой форме подавать заявление

Заявление можно написать от руки или распечатать на листе А4. В некоторых случаях заявление нужно писать на специальном бланке. Например, при подаче документов на загранпаспорт либо на .

Даже если вы набираете заявление на компьютере, после распечатки обязательно поставьте собственноручную подпись. Без неё документ считается недействительным.

Общие правила оформления

Общие требования к письменным обращениям изложены в Федеральном законе № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Исходя из него, а также из общепринятой деловой практики, заявление состоит из пяти реквизитов:

1. Сведения об адресате и заявителе.
2. Формулировка просьбы или предложения.
3. Подпись.

Сведения об адресате и заявителе

В правом верхнем углу надо указать, кому это заявление предназначается и, собственно, от кого оно.

Информация об адресате

Так как заявление - это официальный документ, то и пишем мы его не просто человеку с улицы, а официальному лицу. Поэтому обязательно указываем:

1. Должность адресата.
2. Название организации.
3. Его имя, отчество и фамилию.

Имя и должность адресата нужно писать в дательном падеже (задаём себе вопрос «кому?»). Например, директору Петрову или ректору Ивановой.

Информация о заявителе

В сведениях о заявителе чаще всего достаточно просто указать свою фамилию и имя. Когда это необходимо, можете дополнить указанием должности или статуса. Эти данные указываем в родительном падеже (задаём себе вопрос «от кого?»).

Часто возникают споры о том, нужно ли ставить в строке о заявителе предлог «от». То есть как правильно: «Ивановой Марии» или «от Ивановой Марии»? Оба варианта допустимы.

Традиционной формой считается написание без предлога. Но попробуйте прочитать предложение целиком - ряд из имён и фамилий звучит довольно запутанно. С предлогом такой проблемы не возникает: сразу понятно, кому и от кого.

Казалось бы, что сложного в том, чтобы просто написать «заявление». Однако и тут есть свои нюансы. Самый частый вопрос: с большой или маленькой буквы писать это слово? Здесь есть три допустимых варианта написания.

1. Со строчной буквы в начале строки и с точкой после слова

Традиционный способ оформления. В этом случае сведения об адресате и заявителе и наименование документа считаются одним предложением.

2. С прописной буквы без точки в конце

Когда вы пишете слово «заявление» в центре листа, оно становится заголовком всего документа. И к нему применяется то же правило, что и к остальным заголовкам: первая буква - прописная, а в конце нет точки.

3. Прописными буквами без точки в конце

Здесь применяется то же правило, что и в предыдущем пункте. По центру - заголовок документа, значит, точка в конце не нужна. Такой вариант написания обычно встречается, если текст набран на компьютере, а не написан от руки.

Формулировка просьбы, жалобы или предложения

Эта часть начинается с красной строки. Заявление вы пишете с конкретной целью и должны здесь объяснить, чего именно хотите от адресата. Опишите причину обращения, свою просьбу, аргументы.

Формулировка не ограничивается никакими правилами, но просторечия здесь будут смотреться неуместно.

Старайтесь придерживаться официально-делового стиля. Выражайте свои мысли просто и лаконично.

Чтобы обосновать справедливость своей просьбы, можно приложить к заявлению дополнительные документы и сослаться на них в этой части.

Дата подачи заявления

Обычно дата подачи указывается сразу после формулировки сути заявления и выравнивается по левому краю.

Также дату можно указать сразу после наименования документа.

Подпись

Подпись на заявлении всегда ставится вручную, даже если всё остальное вы оформили на компьютере. Она выравнивается по правому краю.

Образцы заявлений

От теории перейдём к практике и рассмотрим особенности подачи самых распространённых заявлений.

По закону писать заявление при устройстве на работу не обязательно. Но иногда вас могут попросить написать его для отчётности или сбора данных, чтобы на основе этого документа составить приказ о приёме на работу.

Адресатом может быть руководитель организации или начальник отдела кадров. В тексте заявления укажите предполагаемую должность и дату приёма на работу.

Дополнительно можно перечислить документы, которые вы подаёте вместе с заявлением: ИНН, трудовую книжку, свидетельство обязательного пенсионного страхования, диплом, документы воинского учёта.

Это просьба предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск. Заявление надо писать в том случае, если в вашей организации не предусмотрен график отпусков или если в графике ваш отдых запланирован на неподходящее время.

Заявление на отпуск нужно подать за две недели до даты предполагаемого ухода.

Это заявление пишут женщины перед уходом в . В тексте обязательно указывается продолжительность отпуска, согласно срокам из больничного листа женской консультации. Последний, кстати, нужно приложить к заявлению.

В этом случае работник просит предоставить ему несколько дней отпуска без сохранения заработной платы. К заявлению могут прилагаться дополнительные документы, подтверждающие то, что административный отпуск действительно необходим.

Когда вы собираетесь взять несколько отгулов, например, по семейным обстоятельствам, вам также нужно написать заявление на отпуск без сохранения заработной платы. Второй вариант - написать заявление о предоставлении выходного дня в счёт оплачиваемого отпуска.

Сотрудник просит о расторжении трудового договора между ним и работодателем. В причинах вы можете указать, что это увольнение по собственному желанию, по соглашению сторон или по собственному желанию без отработки. О нюансах грамотного составления заявления на увольнение у Лайфхакера есть отдельная .

Академический отпуск предоставляют в исключительных случаях: по состоянию здоровья, сложным семейным обстоятельствам или другим причинам. Поэтому в заявлении нужно не только попросить предоставить отпуск, но и объяснить, зачем он вам.

Укажите факт наличия дополнительных документов. Например, справки из больницы.

Когда студент переводится с одного факультета на другой, как правило, появляется академическая задолженность из-за расхождений в учебных программах. Поэтому, кроме просьбы о переводе, ваше заявление должно содержать обещание сдать все недостающие зачёты и экзамены.

Заявление в полицию

Если вы стали свидетелем или жертвой преступления, нужно немедленно сообщить об этом в полицию. И лучше не откладывать дело в долгий ящик: с течением времени разыскать виновника и доказать его вину становится сложнее.

Заявление в полицию можно подавать и в устной, и письменной форме.

Это значит, что самому писать заявление необязательно. Нужно просто отправиться в ближайшее отделение полиции и рассказать о происшествии дежурному сотруднику. Он составит протокол, который вам останется только подписать.

Но если по каким-то причинам вы не можете отправиться в отделение, составьте обращение самостоятельно. В этом случае нужно учесть следующие моменты.

1. В качестве адресата заявления укажите имя, отчество и фамилию руководителя подразделения полиции (по возможности напишите его должность и звание).
2. Анонимные заявления не принимаются к рассмотрению. Значит, вы должны не только указать своё имя, но и адрес проживания и контактный телефон.
3. В основной части нужно точно и максимально подробно описать детали случившегося: время, место, обстоятельства преступления (количество преступников, последовательность их действий). Если вдруг вы стали жертвой ограбления, опишите, что у вас украли, и укажите стоимость похищенного имущества.
4. В конце заявления укажите суть своих требований. Например, разыскать преступников и привлечь их к уголовной ответственности.

Решение по заявлению принимается в течение трёх суток. Но в исключительных случаях срок могут перенести на 10 или 30 дней. По истечении этого времени полиция либо возбуждает дело, либо выносит постановление об отказе. В последнем случае отказ можно обжаловать в прокуратуре.

1. Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

2. Лист должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Датой письма является дата его подписания. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

4. Исходящий номер.

Регистрационный (исходящий) номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом (например, инициалами руководителя направления). Регистрационный номер письма, составленного совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.

6. Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают ПЕРЕД фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например:

ООО "Компания "Название"

Плановый отдел

Должность лица, которому адресовано письмо, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ООО "Компания "Название"

А.А. Иванову

ООО "Компания "Название"

Плановый отдел

Б.Б. Петрову

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки письма.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

ООО "Компания "Название"

Ярославский пр-кт, д. 12, г. Ярославль, 150001

При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Сидорову В.В.

ул. Свободы, д. 5, кв. 12,

г. Ярославль, 150000

7. Текст письма

Текст письма оформляют в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления письма, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, просьбу без пояснения).

В тексте письма, подготовленного на основании документов других организаций, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

В письме используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение" );

От первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить" );

От третьего лица единственного числа ("общество не возражает", "ООО "Название" считает возможным" ).

8. Приложение

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Договор аренды на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приемки-передачи на 1 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо МВД РФ от 05.05.2007 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

9. Подпись

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего письмо (полное, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное - на письме, оформленном на бланке) и расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

10. Печать

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с ФИНАНСОВЫМИ средствами, а также на иных документах, ПРЕДУСМАТРИВАЮЩИХ заверение подлинной подписи.

11. Исполнитель

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: