Работнику, совмещающему работу с получением образования, должен быть предоставлен ученический или учебный отпуск. В одних случаях учебные отпуска оплачиваются исходя из среднего заработка работника, в других - не оплачиваются вовсе.

Основные правила предоставления ученического отпуска прописаны в Трудовом кодексе, . Но кроме ТК РФ существуют и другие законодательные акты, на основании которых работник вправе пойти в отпуск в связи с обучением.

Условия для предоставления ученического отпуска

Учебный отпуск должен быть предоставлен работнику, если:

• он получает образование соответствующего уровня впервые (ст. 177 ТК РФ);
• он обучается по образовательной программе, имеющей государственную аккредитацию (ст. 173-176 ТК РФ);
• он предоставил работодателю справку-вызов по установленной форме (утв. Приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 N 1368). Такая справка выдается образовательной организацией, где учится работник (ст. 177 ТК РФ);
• организация-работодатель - это основное место работы для обучающегося работника (ст. 287 ТК РФ).

Образовательные программы могут быть:

• высшего профессионального образования - бакалавриат, специалитет, магистратура, аспирантура, ординатура, ассистентура-стажировка (ст. 173 ТК РФ);
• среднего профессионального образования - обучение в техникумах, колледжах, профессиональных лицеях и т.д. (ст. 174 ТК РФ);
• основного общего или среднего образования - обучение в школах, гимназиях и т.д. (ст. 176 ТК РФ).

С учетом сказанного выше, если ваш работник получает второе высшее образование, в том числе в связи с производственной необходимостью, и/или учится по программе, не имеющей госаккредитации, предоставить и оплатить ему отпуск вы можете, только если это предусмотрено трудовым договором с ним или вашим коллективным договором.

Вместе с тем если ваш работник успевает учиться сразу в двух образовательных учреждениях (да еще и работает), то учебный отпуск ему может быть предоставлен только в отношении одного из этих учреждений по выбору работника (ст. 177 ТК РФ).

Кстати, по соглашению с работодателем дополнительный учебный отпуск работника может быть присоединен к ежегодному основному оплачиваемому отпуску (ст. 177 ТК РФ). Но требовать их объединения работник не вправе.

Ученический отпуск: как оплачивается

Прежде чем переходить к вопросу о том, как оплачивается ученический отпуск в 2019 году, разберемся, какие именно учебные отпуска оплачиваются, а какие нет. Более того, оплачиваемые отпуска на сессию по Трудовому кодексу могут быть разной продолжительности. Все это, конечно, надо учесть до того, как приступать к оплате отпуска.

Оплачиваемые ученические отпуска по Трудовому кодексу.

Неоплачиваемые ученические отпуска по Трудовому кодексу в дополнение к оплачиваемым.

Теперь непосредственно о расчете отпускных. Каждый день оплачиваемого учебного отпуска сотрудника должен быть оплачен исходя из среднего заработка работника, который определяется по тем же правилам, что и при расчете (ст. 139 , 173-176 ТК РФ). Но в случае с ученическим отпуском оплате подлежат все входящие в него календарные дни, включая выходные и нерабочие праздничные дни (п. 14 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).

Средний заработок, начисленный за дни учебного отпуска, должен быть выплачен работнику в стандартный для перечисления отпускных выплат срок - не позднее, чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ , Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1).

Заявление на ученический отпуск

Как уже было сказано выше, для предоставления учебного отпуска практически по любому из «ученических» оснований работник должен предоставить работодателю справку-вызов из образовательной организации. В некоторых случаях могут использоваться и другие документы для обоснования необходимости учебного отпуска. Например, если ваш работник собирается защитить диссертацию и получить ученую степень кандидата или доктора наук. В этом случае он предоставит вам выписку из решения диссертационного совета (п. 5 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 05.05.2014 N 409).

Но независимо от справки-вызова (выписки из решения совета) работник должен написать и заявление на отпуск. Если в заявлении указано такое же количество дней отпуска, как и в справке-вызове, или меньше, работнику должен быть предоставлен отпуск в соответствии с заявлением. Оно может быть составлено, к примеру, так.

Заявление на ученический отпуск (образец)Генеральному директоруООО «Калейдоскоп»Самохину А.А.

Заявление

от 16.05.2019 N 3

О предоставлении дополнительного отпуска

для прохождения промежуточной аттестации

Прошу предоставить мне дополнительный отпуск со 03.06.2019 по 28.06.2019 с сохранением среднего заработка для прохождения промежуточной аттестации в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Российский государственный социальный университет». Справка-вызов из вуза от 13.05.2019 N 954 прилагается.

Специалист отдела бизнес-планирования Коржова М.Ю.

Если так получится, что за учебный год в соответствии со справками-вызовами вы должны будете предоставить работнику дополнительный отпуск суммарно на более длительный срок, чем это предусмотрено ТК РФ, то оплатить ему нужно будет дни отпуска в соответствии с ограничением по ТК, а остальные дни попадут в неоплачиваемый отпуск.

Учебный отпуск работника в кадровых документах

Предоставление дополнительного учебного отпуска работнику, естественно, требует определенного документального оформления.

Приказ. Как и в случае с ежегодными оплачиваемыми отпусками, необходимо издать приказ по форме N Т-6 (). В нем в разделе «Б» укажите, что работнику предоставлен дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка, даты его начала и окончания, продолжительность в календарных днях, количество оплачиваемых дней отпуска.

Табель учета рабочего времени. Дни отпуска в форме N Т-12 или N Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) должны быть обозначены следующими кодами:

• если отпуск предоставляется с сохранением среднего заработка, то используется буквенный код «У» или цифровой код «11»;
• если отпуск без сохранения среднего заработка - буквенный код «УД» или цифровой код «13».

Личная карточка работника. В ней делается отметка о дополнительном отпуске работника в разделе VIII.

Другие гарантии работникам, совмещающим работу и учебу

Один раз в год работодатель должен оплатить проезд к месту нахождения учебного заведения и обратно работникам, которые успешно учатся по заочной форме обучения в организации:

• или высшего профессионального образования - в размере 100% стоимости проезда (ст. 173 , ст. 173.1 ТК РФ);
• или среднего профессионального образования - в размере 50% стоимости проезда (ст. 174 ТК РФ).

Кроме того, работникам, совмещающим работу и обучение, может быть уменьшена продолжительность рабочего времени. Правила уменьшения зависят от уровня получаемого образования, формы обучения и т.д. (ст. 173-176 ТК РФ).

Особенности учебных отпусков

У дополнительных учебных отпусков есть свои особенности, о которых нельзя забывать работодателям. Перечислим некоторые из них.

Особенность 1. Если работник в период учебного отпуска заболел, то отпуск не продлевается. Поскольку он предоставляется на совершенно конкретные цели и на тот период, который указан в справке-вызове. Соответственно, за дни временной нетрудоспособности, приходящиеся на отпуск, пособие не выплачивается (пп. 1 ч. 1 ст. 9 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ , пп. «а» п. 17 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 N 375). Если же работник будет продолжать болеть и после того, как должен выйти на работу (по окончании учебного отпуска), то со дня, следующего за последним днем отпуска, ему должно быть начислено пособие (ст.183 ТК РФ , ч. 2 ст. 5 , ч. 1 ст. 13 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ).

Особенность 2. Учебный отпуск не может быть сокращен в связи с производственной необходимостью, т. е. работодатель не вправе предоставить работнику отпуск меньшей продолжительности, чем указано в справке-вызове. Исключение - работник по собственной инициативе пишет заявление на отпуск на более короткий срок.

Аналогичным образом - работодатель не вправе отказать работнику в предоставлении учебного отпуска при наличии справки-вызова из учебного заведения.

Особенность 3. Работника нельзя отозвать из учебного отпуска (ст. 125 ТК РФ). Иначе это привело бы к изменению продолжительности отпуска.

Особенность 4. Учебный отпуск нельзя заменить на денежную компенсацию. Такая замена противоречила бы целевому назначению отпуска.

Многие сотрудники в организациях продолжают получать образование, уже будучи официально трудоустроенными. В связи с этим специалисты кадровой службы предприятия часто сталкиваются с вопросом, имеет ли право сотрудник, получающий образование, на дополнительный отпуск. Если да, то должен ли он оплачиваться и в каких ситуациях предоставляется? Как оплачивается учебный отпуск?

В этом деле действительно очень много нюансов, поэтому каждая ситуация требует индивидуального подхода. Уделить внимание необходимо огромному количеству аспектов, например, форме обучения сотрудника и его успеваемости. Даже Трудовой кодекс РФ может дать точные ответы далеко не на все возникающие вопросы.

Обязательные условия для предоставления

Право студента на оплачиваемый учебный отпуск охраняется ТК РФ, поэтому просто отказать ему в предоставлении незаконно. Однако и студент должен понимать, что требования, предъявляемые к его обучению, также строги. Например, Трудовым кодексом закреплено, что студент обязан проявлять успехи в учебе, иначе организация имеет право отказать ему. Этот момент самый спорный – все дело в том, что кодексом не поясняется, по каким критериям учеба может считаться успешной, что оставляет, таким образом, простор для действий самой организации. Принято считать признаком успешной учебы сессию, сданную без «хвостов».

Требования предъявляются и к образовательному учреждению, в котором обучается сотрудник. Учреждение должно иметь государственную аккредитацию, что, по мнению ТК, считается признаком неоспоримо высокого качества преподавания. Бумагу, подтверждающую наличие государственной аккредитации, студент может затребовать дополнительно со справкой – вызовом, однако, в большинстве случаев это лишнее – такие сведения вносятся в саму справку.

Сотрудников, получающих образование в негосударственных организациях, компания имеет полное право не отпускать на сессии и другие мероприятия, связанные с получением образования, за исключением того случая, когда эта возможность закреплена за работником пунктом трудового договора или контракта.

Поэтому работнику, вероятно, стоит обсудить предоставление учебного отпуска еще до трудоустройства – в дальнейшем это позволит избежать многих проблем.

Наконец, есть еще одно условие – учебный отпуск сотруднику предоставляется, только если он получает первое образование. С этим пунктом следует быть наиболее осторожным – разобраться, какое образование можно считать вторым, а какое – нет, очень проблематично, особенно тем, кто не в курсе актуальной системы обучения в университетах.

]Несмотря на то, что со средним образованием все, казалось бы, понятно, здесь тоже существует интересный момент – даже если на руках у сотрудника есть диплом о присвоении квалификации по среднему образованию, но он продолжает учиться на курсах подготовки специалистов среднего звена, отпуск ему должен быть предоставлен.

Относительно высшего образования, вторым считается обучение, например, по программам бакалавриата при наличии диплома бакалавра. В этом случае компания не имеет обязанности предоставлять учебный отпуск сотруднику, и снова необходимо рассматривать пункты договора, чтобы попытаться найти там регулирующую подобные отношения информацию.

А вот если сотрудник с дипломом бакалавра решил продолжить свое обучение в магистратуре, это вторым образованием не считается – в таком случае работник в полной мере может пользоваться теми правами, что предлагает ему Трудовой кодекс.

Продолжительность учебного отпуска

Студентам ВУЗа отпуск должен оплачиваться лишь в тех случаях, когда их форма обучения – заочная или очно-заочная. Студентам — очникам
учебные отпуска не оплачиваются, однако, они также имеют закрепленное ТК РФ право на отпуск без сохранения заработной платы. К сожалению, большинство из них не знают о такой возможности и, как результат своей неосведомленности, вынуждены находить компромиссы, например, работать в ночные смены.

Очникам полезно знать в первую очередь, что они имеют право аж на четыре (!) месяца неоплачиваемого отпуска в случае сдачи выпускной квалификационной работы и еще на один месяц для сдачи аттестационных государственных экзаменов. Учитывая то, что, как правило, ВКР и государственная аттестация не сильно разбросаны по срокам, два этих неоплачиваемых отпуска можно соединить в один. Кроме того, две недели гарантированы сотрудникам, проходящим вступительные испытания, в том числе экзамены при поступлении в магистратуру после бакалавриата.

Относительно сотрудников — студентов, получающих среднее образование, действуют все те же порядки, однако, уменьшены сроки отпусков. Например, для прохождения государственной итоговой аттестации выделяется только два месяца вместо четырех, а на прохождение вступительных испытаний дается лишь 10 дней.

Оплачивается ли учебный отпуск заочникам? Таким студентам организация должна предоставлять оплачиваемый отпуск на каждую сессию (1 и 2 курс – 40 дней, все последующие – 50 дней). Кроме того, для написания выпускной квалификационной работы заочник имеет право сразу на 4 месяца оплачиваемого отпуска.

Об оплате учебного отпуска рассказывается в видеоролике.

Следует ли сокращать рабочее время?

Предоставление учебного отпуска работнику — это не единственные гарантии, на которые имеет право сотрудник, получающий образование.
ТК РФ предоставляет ему также возможность сокращения своей рабочей недели. В лучшей позиции снова оказываются студенты очного и очно-заочного отделения, ведь они имеют право на сокращенную на 7 часов рабочую неделю в течение 10 месяцев, предшествующих сдаче выпускной квалификационной работы и государственной аттестации.

Притом эти 7 часов также должны быть оплачены организацией, но не полностью, а лишь в размере 50% от часовой тарифной ставки (также оплата не должна быть ниже МРОТ). Каким образом дополнительные 7 часов отдыха будут предоставляться сотруднику, Трудовой кодекс не объясняет, значит, очевидно, что сотрудник должен сам достигнуть с начальством консенсуса по этому вопросу.

Возможно как сокращение рабочего дня, так и предоставление дополнительного выходного. При этом лучше всего заключить с работодателем дополнительный договор, регламентирующий этот вопрос, или включить соответствующий пункт в уже существующую бумагу.

Оформление

Первым делом специалист кадровой службы должен принять у сотрудника все необходимые документы, в число которых входят:

1. Справка – вызов из университета или СУЗа.
2. Заявление сотрудника на предоставление ему учебного отпуска (образца нет, заявление можно составить в свободной форме рукописно).
3. Свидетельство о наличии у учебного заведения государственной аккредитации (по требованию начальства).

В отличие от заявления, форма справки – вызова утверждена министерством образования России ; этот документ может быть признан недействительным при некорректном оформлении. Бумага должна содержать причину, по которой сотруднику должен быть предоставлен учебный отпуск и срок действия.

Справка – вызов состоит из 2 частей: первая заполняется до начала сессии, а вторая – после ее окончания. Вторая часть справки должна содержать сведения о том, каких успехов сотрудник добился в учебе – на этом основании организация может сделать вывод об общей успешности обучения сотрудника в целом и предоставлении ему учебных отпусков в дальнейшем.

Данные о предоставленном учебном отпуске должны фиксироваться в личной карточке сотрудника, в остальном учебный отпуск оформляется так же, как и обычный ежегодный.

В общем смысле к учебному отпуску применимы все те же правила, что и к ежегодному. Исходя из этого, делается вывод, что оплата за любой отпуск, в том числе и учебный, никаким образом не зависит от количества праздничных дней, входящих в него. В данной ситуации праздники считаются простыми календарными днями.

Есть еще несколько примеров ситуаций, которые могут вызвать затруднения у специалиста кадровой службы. Например, как быть, если сотрудник работает в организации по совместительству, имея еще и основное место работы. Должен ли оплачиваться учебный отпуск? В данном случае предписания ТК к дополнительному месту работы не относятся, следовательно, учебный отпуск сотрудник может быть предоставлен по согласованию с начальством, а может и не быть предоставлен – в такой ситуации ТК предписывает только основному месту работы.

Кроме того, существуют и разногласия относительно того, когда учебный отпуск должен быть оплачен сотруднику. Нужно пояснить, что срок в 3 дня до начала отпуска, который актуален в стандартных случаях, здесь недействителен. ТК не дает точного ответа – важно лишь то, что отпускные в таком случае должны быть выплачены до наступления отпуска.

Надо ли оплачивать совместителю учебный отпуск? Приглашаем посмотреть видео.

С приближением сессии студенты, занятые трудовой деятельностью, наверняка озадачат своего работодателя вопросом об оформлении и оплате ученического (учебного) отпуска согласно Трудовому кодексу. Поможем разобраться с этой ситуацией на основе статей 173-177 этого документа.

Кому предоставлять отпуск на время сессии

Кто может претендовать на учебный отпуск? Если гражданин уже работает, это никоим образом не препятствует тому, чтобы он получил еще одно образование. Многие одновременно работают и учатся, стремясь овладеть новыми знаниями. Но ученический отпуск просто необходим, когда приближается очередная сессия. Есть ли какие-то сложности при его предоставлении?

По правилам отпуск должна давать лишь та компания, которая для работника – основное место деятельности. А если это только подработка, то он может рассчитывать исключительно на отпуск за свой счет.

Законодательство указывает, что совершенно исключено совмещение нескольких видов отпусков. Характерный пример: если сотрудница находится в декрете и ухаживает за младенцем, чтобы получить ученический отпуск на период прохождения экзаменов, она должна приостановить отпуск по своему материнству.

Работодатель решает по своему желанию, присоединять ли учебный отпуск к основному. И если работник пользуется ученическим отпуском, то он имеет полное право и на положенный ежегодный отдых. А в случае, если у них одинаковые даты, ежегодный следует предоставить позже.

Когда сотрудник получает образование в нескольких местах, то отпуск он может брать только по одному из них. Выбор, в каком именно, – за ним.

Работник, претендующий на ученический отпуск, должен ознакомиться со справкой, которую ему предварительно выдает образовательное заведение, в котором он намерен получать знания. В ней должно быть расписано, имеет ли учебное заведение государственную аккредитацию. Если да, то гражданин имеет полное право на отпуск. В противном случае, надо сверяться с заключенным при устройстве на работу трудовым соглашением: прописано ли в нем, что начальство обязано предоставлять отпуск в связи с грядущей сессией и т. п. В большинстве случаев такая возможность есть.

Отпуск однозначно предоставляется, если подчиненный проходит обучение в одном из перечисленных заведений: техникуме, колледже, вузе, учреждении общего образования. При этом он может рассчитывать на все выплаты только в случае, если получает образование в одном из перечисленных заведений впервые.

Основания для оформления отпуска под сессию

Прежде всего, подчиненный должен принести в отдел кадров свое заявление на ученический отпуск вкупе со справкой-вызовом от учебного заведения. Причем нет четких правил, как составлять это заявление. Главное – просто внятно указать, зачем нужен отпуск. Например, для подготовки к сессии, поездок на консультации с преподавателями, а также непосредственной сдачи экзаменов.

Справу-вызов оформляет и выдает учебное заведение. Ее первую составляющую – еще перед испытаниями учащегося, вторую – после их окончания. Сотрудник сдает их в бухгалтерию компании, где работает соискатель.

Таким образом, первую часть справки сотрудник подается вкупе с заявлением, а вторую – пересылает после завершения сессии. И если вторая составляющая отсутствует, это не повод отказывать в отпуске.

Как оформлять учебный отпуск: пошаговая инструкция

Шаг 1.

Получите от работника:

• заявление о предоставлении учебного отпуска;
• справку-вызов, выданную образовательной организацией по утвержденной форме (ст. 177 ТК РФ).

Шаг 2.

Издайте приказ о предоставлении учебного отпуска (Т-6), в разделе “Б” укажите:

• вид отпуска – например, “дополнительный оплачиваемый отпуск с сохранением среднего заработка (учебный)”;
• количество оплачиваемых дней отпуска;
• общее количество дней отпуска;
• даты его начала и окончания.

Шаг 3.

В табеле учета рабочего времени (Т-12 или Т-13) дни учебного отпуска обозначьте как:

• оплачиваемый отпуск – буквенным кодом “У” или цифровым кодом “11”;
• неоплачиваемый отпуск – буквенным кодом “УД” или цифровым кодом “13”.

Шаг 4.

Сделайте отметку об учебном отпуске в разд. VIII личной карточки работника.

Когда оплачивать отпуск

В тех случаях, когда гражданин может доказать, что получает дополнительное образование, предприятие, в котором происходит его главная трудовая деятельность, должно обеспечить ему отпуск для прохождения испытаний. Это могут быть экзамены, диплом, сессия и т. п.

Во время учебного отпуска подчиненный получает точно такой же заработок, как и во время обычных отпускных дней. Но иногда работодатель имеет полное право во время подобного периода и не сохранять за ним зарплату. Это происходит, когда работник в рамках дневной формы обучения:

• проходит вступительные экзамены, заключительное тестирование на подготовительном отделении, промежуточную аттестацию, сдает госэкзамены, готовится к защите диплома и проводит ее (высшее образование);
• сдает вступительные экзамены, проходит промежуточную и итоговую государственную аттестацию (среднее профессиональное образование).

При прочих случаях сотрудник может рассчитывать на получение своей зарплаты во все дни отпуска.

Касаемо отпуска без зарплаты, подобный отдых в учебных целях также предусмотрен законодательством. Как следует из названия, зарплата в дни, когда подчиненный не будет появляться на рабочем месте, ему не положена. Между тем, рабочее место за ним гарантированно сохраняется.

Существует правило: выпускные выдаются за трое суток до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Но когда работник предоставляет справку-вызов только за сутки до намечающегося отпуска, бухгалтерия обязана устроить выплаты в кратчайшие сроки.

Вторую часть справки сотрудник приносит в бухгалтерию после завершения учебных испытаний. Имейте в виду: если организация пытается отстрочить выплаты до тех пор, пока не получена справка о сдаче экзаменов, – это прямое нарушение закона. Работодателя обяжут не только выплатить отпускные, но и оштрафуют.

Как оплачивать учебный отдых

В расчет дней ученического отпуска входят как праздничные, так и прочие дни. Оплата за них поступает, как и за рабочие будни.

По требованию работника есть возможность разбить такой отпуск на части. По Трудовому кодексу у работодателя нет права отзывать сотрудника из учебного отпуска.

Полностью выходят из рамок закона попытки работодателя заменить учебный отпуск выплатами эквивалентных либо любых других денежных средств. Дело в том, что этот период гарантирован сотруднику законом как время для получения образования.

Если сотрудник получает среднее образование, его основной работодатель раз в год обязан оплатить ему половину стоимости проезда к месту учебы и обратный билет. В случае если это высшее образование, то оплачивается 100% стоимости проезда в оба конца.

Нюансы, о которых лучше быть в курсе

Нет второй части справки

Во второй части статьи 137 Трудового кодекса указаны все варианты, когда определенная часть зарплаты можно не выплачивать. Там ничего не говорится о справке от учебного заведения. А это значит, что даже если работник не может предоставить е вторую часть (о сдаче экзамена), у начальства нет права вычитать средства за оплаченные дни такого отпуска.

Не сходятся даты отпуска

Когда из-за досрочной сдачи испытаний в учебном заведении даты окончания отпуска в первой и второй частях справки не совпадают, руководитель не может отыграть деньги за оплаченные дни.

Заболел во время студенческого отпуска

Если работник во время учебного отпуска заболел, ему следует получить в деканате образовательного заведения новую справку. В ней будут указаны новые даты. Отпуск продлевается согласно сведениям в больничном листе. Если студент продолжает болеть и после окончания отпуска, больничный уже выдается за счет его фирмы.

Нет успехов по учебе

Если прохождение испытаний в институте провалено либо учащийся отчислен, работодатель не имеет права удерживать денежные средства за отпуск – он обязан их выплатить.

Если не давать студенческий отпуск

Порой возникают ситуации, когда работодатель пытается юлить, не давая отпуск, даже если предоставлена справка-вызов и заявление. Какие возможны последствия?

Закон гарантирует возможность получить ученический отпуск каждому сотруднику. Поэтому, если документы на руках – руководство обязано дать такой отпуск. Практика показывает, что сотрудники, которые вопреки этому были вынуждены уволиться, впоследствии восстановлены. Кроме того, им возмещен заработок за время отсутствия.

Из всего сказанного можно сделать вывод, что ученический отпуск по закону положен каждому без исключения. И если все документы, а именно – заявление и справка – на руках у бухгалтерии, значит, отказ предоставить такой отпуск – это повод подать на компанию в суд.

Пример расчета отпуска на учебу

При­ве­дем при­мер на­чис­ле­ния от­пуск­ных по учеб­но­му от­пус­ку. Со­труд­ник ком­па­нии обу­ча­ет­ся на 1 курсе за­оч­ной формы обу­че­ния в выс­шем учеб­ном за­ве­де­нии, ко­то­рое имеет по дан­но­му на­прав­ле­нию под­го­тов­ки го­су­дар­ствен­ную ак­кре­ди­та­цию. Со­труд­ник предо­ста­вил в отдел кад­ров справ­ку-вы­зов на про­хож­де­ние сес­сии сро­ком 15 дней. За преды­ду­щие 12 ме­ся­цев за­ра­бот­ная плата со­труд­ни­ка со­ста­ви­ла 234756 руб. Бух­гал­те­рия про­из­ве­ла рас­че­ты сред­не­го за­ра­бот­ка в день за преды­ду­щие 12 ме­ся­цев: 234756 / (12 х 29,3) = 667,67 руб. По­лу­чен­ный по­ка­за­тель сред­ней суммы за­ра­бот­ной платы в день умно­жа­ет­ся на ко­ли­че­ство предо­став­лен­ных дней на учеб­ный от­пуск (15). В дан­ном слу­чае сумма от­пуск­ных по учеб­но­му от­пус­ку со­ста­вит: 667,67 х 15 = 10015,05 руб.

Проводки

Средний заработок, начисленный работнику за период учебного отпуска:

• в налоговом учете как при ОСН, так и при УСН учитывается в расходах на оплату труда (пп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ);
• облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 420 НК РФ).

Нередко студенты или аспиранты совмещают обучение с работой в штате организации. В этом случае они имеют право на специальный учебный отпуск, который поможет лучше подготовиться к сессии, государственной итоговой аттестации или к защите диссертации. У бухгалтера возникает вопрос: в каком случае работникам положен учебный отпуск, какой продолжительности он должен быть, как оплачивается и какие документы нужно оформить. Мы расскажем об этом в статье.

Для сотрудников, которые получают образование и одновременно работают, существуют гарантии и компенсации, которые перечислены в ст. 173-176 гл. 26 ТК РФ . Вкратце, работающие студенты и аспиранты могут рассчитывать на дополнительный (учебный) отпуск, который оплачивается в ряде случаев, на полную или частичную оплату дороги к месту учебы и обратно, а также на сокращенную рабочую неделю.

Формы компенсаций зависят от формы обучения и от вида получаемого образования. Например, работник, который готовится к защите докторской диссертации, может получить полугодовой отпуск с сохранением среднего заработка, а студент колледжа на очной форме для сдачи сессии может взять 10 дней отпуска в год без содержания.

Кому работодатель должен предоставить учебный отпуск?

• Студентам ВУЗов, которые получают образование по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры, а также абитуриентам ВУЗов.
• Аспирантам, студентам ординатуры, которые проходят подготовку высшей квалификации или готовятся к получению ученой степени.
• Студентам средних специальных учебных заведений, которые получают профессиональное образование, а также абитуриентам колледжей и техникумов.
• Ученикам вечерних школ, которые получают основное общее или среднее общее образование.

При каких условиях предоставляется учебный отпуск?

Сотрудник может рассчитывать на учебный отпуск, если он в первый раз получает образование данного уровня. Например, если сотрудник уже получил высшее образование и получает второе высшее, то по Трудовому кодексу отпуск на время сессий ему не положен. Но все меняется, если работник направляется для получения образования работодателем и по этому поводу заключен ученический договор или условия учебы оговорены в трудовом договоре. В таком случае работодатель может предоставить оплачиваемый учебный отпуск.

Если студент трудится в двух компаниях, то гарантии и компенсации ему предоставляются только в одной — по выбору сотрудника. Если ему нужно оформить отпуск и по второму месту работы, чтобы уехать на сессию или готовиться к итоговой государственной аттестации, то рассчитывать можно только на договоренности с руководством и неоплачиваемый отпуск.

Еще один нюанс: Трудовой кодекс предполагает отпуска для тех студентов, которые учатся в заведениях с государственной аккредитацией. Аккредитация должна подтверждаться в справке-вызове, которую присылает работающему студенту его ВУЗ или колледж. В соответствии с правилами, учебный отпуск можно предоставлять после предъявления справки-вызова из образовательного учреждения. В справке должны значиться:

• Регистрационный номер аккредитации.
• Дата выдачи аккредитации.
• Орган, который выдал свидетельство о госаккредитации.

Если учреждение не имеет госаккредитации, то работающий студент может рассчитывать на компенсации только по установлению коллективного договора или трудового договора.

Продолжительность учебного отпуска

Учебный отпуск не может быть дольше срока, который указан в ТК, если иное не предусмотрено трудовым или коллективным договором.

• Для вступительных экзаменов в ВУЗ, а также для итоговой сессии после подготовительных курсов в университет или академию полагается 15 календарных дней отпуска (зарплата не сохраняется).
• Для вступительных экзаменов в колледж или техникум отводится 10 дней отпуска (зарплата не сохраняется).
• Студентам-заочникам ВУЗов полагается 40 календарных дней в год для сдачи сессий на 1 и 2 курсах, 50 дней на последующих курсах и до 4 месяцев для подготовки к итоговой государственной аттестации и защите диплома (за студентом на время отпуска сохраняется средний заработок).
• Студентам-очникам ВУЗов полагается 15 календарных дней отпуска в год для сдачи сессий, 4 месяца для подготовки к итоговым экзаменам и защите диплома (зарплата не сохраняется).
• Заочникам аспирантуры, ординатуры — 30 дней отпуска в год, плюс время на проезд до учебного заведения и обратно (начисляется средний заработок). Также аспиранты могут получить еще один выходной день в неделю с сохранением оплаты 50%. На последнем году обучения они могут запросить два дополнительных выходных в неделю без сохранения зарплаты. Если аспирант допущен к соисканию степени кандидата или доктора наук, ему полагается дополнительный отпуск в три или шесть месяцев (начисляется средний заработок).
• Студенты-заочники колледжей и техникумов, получающие среднее профессиональное образование, получают учебный отпуск в 30 календарных дней на первом курсе и 40 дней на следующих курсах, до 2 месяцев для сдачи выпускных экзаменов и защиты диплома (начисляется средний заработок). Эти студенты могут сократить рабочую неделю на 7 часов в течение 10 месяцев перед началом выпускных экзаменов.
• Студенты-очники колледжей и техникумов получают 10 календарных дней учебного отпуска в год для сдачи сессий и до 2 месяцев для сдачи выпускных экзаменов и защиты диплома (зарплата не сохраняется).
• Ученики вечерних школ получают 9 календарных дней отпуска при сдаче экзаменов за 9 класс (основное общее образование) и 22 дня при сдаче экзаменов за 11 класс (среднее общее образование) - с сохранением среднего заработка. Ученики могут получить дополнительных выходной день в неделю в течение учебного года.

Есть еще одно приятное для работающих студентов обстоятельство: студентам-заочникам ВУЗов, которые учатся и работают в разных городах, работодатель оплачивает проезд к учебному заведению и обратно один раз в год. Студентам-заочникам колледжей и техникумов работодатель раз в год оплачивает половину стоимости проезда к учебному заведению и обратно. По договоренности с работодателем к учебному отпуску может быть добавлен ежегодный оплачиваемый отпуск.

Как оформить учебный отпуск?

Прежде всего работник, который претендует на учебный отпуск, должен написать заявление и предоставить справку-вызов из учебного заведения. После этого в организации выпускается приказ о предоставлении сотруднику учебного отпуска. Бухгалтерия подписывает записку-расчет, в которой рассчитывается средний заработок. Далее, нужно сделать пометки об учебном отпуске в личной карточке работника, лицевом счете и табеле учета рабочего времени.

Как оплачивать учебный отпуск?

Мы уже писали выше, что учебный отпуск может предоставляться с сохранением среднего заработка или без содержания — это зависит от того, на какой форме обучения числится студент. Для заочников средний заработок сохраняется, для очников — нет. Также некоторые работники имеют право дополнительный свободный от работы день с сохранением 50% оплаты в этот день в некоторые периоды. Подробно все нюансы раскрыты в статьях 173-176 Трудового кодекса.

Средний заработок следует рассчитывать по правилам, перечисленным в Постановлении Правительства РФ от 24 декабря 2007 №922 . С суммы, выплаченной работнику на время учебного отпуска, нужно удержать НДФЛ, сама сумма включается в базу для расчета страховых взносов и относится в расходы при расчете налога на прибыль.

В законе не прописано точно, за сколько дней до начала учебного отпуска следует выплатить работнику средний заработок, но это точно нужно сделать до его начала. Если сотрудник не предоставил справку-подтверждение вовремя, то выплаты все равно необходимо совершить до отпуска, но впоследствии сделать в бухучете сторнировочные записи на сумму среднего заработка, который был выплачен.

В онлайн-сервисе Контур.Бухгалтерия вы можете оформить учебный отпуск и рассчитать средний заработок. Познакомьтесь с возможностями сервиса бесплатно в течение 14 дней, ведите бухучет, платите зарплату, отправляйте отчетность и пользуйтесь поддержкой наших экспертов.

Сотрудники, совмещающие работу с учебой, могут уйти в учебный отпуск. Это право предусмотрено трудовым законодательством.

Учебный отпуск не может совпадать с другими отпусками. Например, если сотрудник находится в отпуске по уходу за ребенком, то для получения учебного отпуска он должен будет его прервать.

По аналогии решается вопрос с ежегодным отпуском. При этом учебный отпуск может быть присоединен к ежегодному. В данном случае от сотрудника помимо прочего потребуется заявление о присоединении отпуска. Требовать совмещения двух отпусков сотрудник не может; столь долгое отсутствие его на рабочем месте возможно только при согласии на то работодателя.

Если работник учится сразу в двух образовательных организациях, гарантии и компенсации предоставляются только в связи с обучением в одной из них. Выбор образовательной организации в данном случае остается за работником.

Внимание

Учтите, что сотрудник, ходивший в учебный отпуск, не может быть лишен права на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Учебный отпуск предоставляется в календарных днях. При этом в расчет времени включаются нерабочие праздничные дни, которые приходились на время отпуска. Они оплачиваются как обычные календарные дни. Отпуск может быть разделен на несколько частей, но общее количество дней не должно превышать установленных норм. Трудовым законодательством не предусмотрена возможность отзыва работника из учебного отпуска.

Помимо прочего работодатель не может отказать в предоставлении учебного отпуска или заменить его денежной компенсацией. Это связано с тем, что данный отпуск не приравнивается к времени отдыха сотрудника, а является гарантией, обеспечивающие возможность получения образования.

Также работодатель один раз в год обязан оплатить проезд (туда и обратно) в образовательную организацию работнику, который обучается на заочном отделении. При этом сотрудник должен обучаться по программам среднего профессионального или высшего образования.

Проезд для обучения по программе высшего образования оплачивается в полном объеме, а по программе среднего профессионального образования — 50 процентов стоимости проезда.

Обязательные условия

Право обучающегося сотрудника на учебный отпуск закреплено на законодательном уровне. При этом Трудовым кодексом установлены условия, исполнение которых обязывает работодателя отпустить сотрудника на аттестацию или освоение образовательных программ.

Во-первых, выдвигаются требования к образовательной организации, в которой обучается сотрудник. Она должно иметь государственную аккредитацию. Подтверждается данный статус учебного заведения заверенной копией свидетельства, которое сотрудник может затребовать в образовательном учреждении. Также информация о наличии аккредитации должна быть указана в справке-вызове (регистрационный номер, дата выдачи, полное наименование органа, выдавшего свидетельство о государственной аккредитации), которую предоставляет работник.

Впрочем, работодатель может отпустить сотрудника в оплачиваемый учебный отпуск, даже если у образовательной организации отсутствует госаккредитация. Во избежание недоразумений с проверяющими, данную возможность лучше прописать в трудовом или коллективном договоре.

Во-вторых, в оплачиваемый учебный отпуск обязательно направлять тех сотрудников, которые получают образование соответствующего уровня впервые. Если же работник получает, например, второе высшее образование, работодатель не обязан отпускать сотрудника в учебный отпуск. Разумеется, если соответствующее «обещание» не прописано в трудовом (коллективном) договоре или работодатель сам не направил сотрудника получать второе высшее.

С 1 сентября 2013 г. на территории России действует Федеральный закон от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации». В нем закреплены следующие уровни общего образования:

• дошкольное общее образование;
• начальное образование;
• основное общее образование;
• среднее общее образование.

И уровни профессионального образования:

• среднее профессиональное образование по программам подготовки квалифицированных рабочих (служащих), специалистов среднего звена;
• высшее образование — бакалавриат;
• высшее образование — специалитет или магистратура;
• высшее образование — подготовка кадров высшей квалификации по программам подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), программам ординатуры, программы ассистентуры-стажировки.

Если работник, имеющий диплом о среднем профессиональном образовании с присвоением квалификации квалифицированного рабочего (служащего), учится по программам подготовки специалистов среднего звена, то это не является получением второго или последующего среднего профессионального образования.

Вторым высшим считается образование, получаемое:

• по программам бакалавриата или специалитета - лицами, имеющими диплом бакалавра (специалиста или магистра);
• по программам магистратуры - лицами, имеющими диплом специалиста (магистра);
• по программам ординатуры или ассистентуры-стажировки - лицами, имеющими диплом об окончании ординатуры (ассистентуры-стажировки);
• по программам подготовки научно-педагогических кадров - лицами, имеющими диплом об окончании аспирантуры (адъюнктуры) или диплом кандидата наук.

При этом обучение в магистратуре сотрудника с дипломом бакалавра не будет является получением второго высшего образования. Следовательно такой работник может воспользоваться гарантиями, предусмотренными трудовым законодательством.

В справке вызове обязательно указывается какой уровень образования получает работник.

В-третьих, работающий студент должен показывать успехи в учебе. Устанавливая подобное условие, Трудовой кодекс не содержит разъяснений, что именно подразумевается под успешной учебой. На практике считается, что обучение проходит успешно, если у работающего студента нет задолженности за предыдущий курс (семестр), он сдал все зачеты (работы, экзамены) и не отчислен из учебного заведения. Также работник обязательно должен предоставлять справку-вызов из образовательной организации.

Продолжительность и «оплата» сессии

Трудовое законодательство устанавливает конкретные сроки учебного отпуска, который работодатель обязан предоставить сотруднику. Продолжительность зависит от целей предоставления отпуска и формы обучения. При этом в зависимости от основания отпуска он может предоставляться как с сохранением заработной платы на время сессии, так и без сохранения (см. таблицу).

Таблица 1. Продолжительность оплачиваемого отпуска

Вместе с тем по усмотрению работодателя указанные сроки могут быть продлены. Соответствующие ремарки должны содержаться в трудовом или коллективном договорах.

Оформление учебного отпуска

Сокращение рабочего времени

Помимо права на учебный отпуск сотруднику, который совмещает работу с обучением, предоставляются и иные гарантии.

Так, работник, получающий высшее или среднее профессиональное образование по заочной и очно-заочной формам обучения на период до 10 учебных месяцев перед началом прохождения государственной итоговой аттестации имеет право сократить рабочую неделю на семь часов. Данное время оплачивается в размере 50 процентов среднего заработка, но не ниже . При этом между работодателем и сотрудником должно быть заключено соглашение, в котором указывается каким путем будет уменьшено рабочее время: один свободный от работы день в неделю либо сокращение рабочего дня в течение недели.

При получении образования по программам подготовки кадров высшей квалификации работник имеет право на один свободный от работы день в неделю, который оплачивается в размере 50 процентов получаемой зарплаты. Также работодатель по своему усмотрению может сократить рабочую неделю на два дня сотруднику, который обучается по программам подготовки кадров высшей квалификации на последнем курсе (заочное отделение). Данное время не оплачивается.

Если же сотрудник получает основное или среднее общее образование по очно-заочной форме обучения, то в период учебного года он имеет право сократить рабочую неделю на одни рабочий день или на соответствующее ему количество рабочих часов (при сокращении рабочего дня в течение недели). В этом случае также необходимо заключить соглашение, в котором будет определяться способ сокращения рабочего времени. Оплата данных часов производится в размере 50 процентов среднего заработка, но не ниже МРОТ.

И.Р. Светличная , юрист , для журнала «Практическая бухгалтерия»