МОДУЛЬ 2 Нормирование оформления документов

ЛЕКЦИЯ. Общие положения о правилах оформления документов

Для чего нужны правила составления документов?

· С целью придания юридической силы

· Для оперативного исполнения документа и последующего использования в информационных и научно-исторических целях

· С целью создания предпосылок для машинной обработки информации самих документов

· Для сокращения затрат труда и средств при составлении документа и работе с ними

Правила устанавливаются стандартами!

· ГОСТ Р 6.30 – 1997

· ГОСТ Р 6.30 – 2003

Унифицированные системы документации (УСД)

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)

Требования к оформлению документов

1 раздел : «Область применения». Описывает ту позицию, что стандарт разработан впервые и имеет рекомендательный характер. Указывается, что стандарт распространяет свою силу на все документы, включенные в ОКУД.

2 раздел : «Реквизиты документа». Всего описывается 30 реквизитов.

3 раздел : «Требования к оформлению реквизитов документа»

4 раздел : «Требования к изготовлению бланков реквизитов»

Приложение 1 «Зона расположения реквизитов»

Формат бумаги: А4 (210х287), А5 (210х148)

Шаг письма – 2,6 мм

Межстрочный интервал – 4,25 мм

Размер шрифта – 12-14

Печатание реквизитов: Всё (кроме текста), состоящее из нескольких строк – через 1 межстрочный интервал, отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

Требования к оформлению служебных документов (ГОСТ Р 6.30 – 2003)

Формуляр – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Бланк документа – стандартный лист бумаги с нанесенной постоянной информацией (постоянными реквизитами) и местом для заполнения переменной информацией (переменными реквизитами); набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Стандартные форматы бумаги : А4 (210х287мм), А5 (148х210мм)

Виды бланков:

· Бланк для письма

· Общий (все прочие виды документов за исключением письма (устав, долж. инстр-ия))

· Бланк конкретного виды документа (докладная записка) формируется на базе общего бланка

Максимальный набор реквизитов 2-х видов бланков – 14шт

Бланк письма	Общий бланк
	01- Государственный герб РФ
09- справочные данные об организации	02- герб субъекта РФ
04- код организации	03- эмблема организации
05- основной гос-ый регистрационный номер	<=>07- код формы документа
06- идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)	08- наименование организации
11- дата документа	<=>10- наименование вида документов
	11- дата документа
13- ссылка на регистрационный номер и дату документа	12- регистрационный номер документа
	<=>14- место составления или создания документа

Ниже представлен рисунок, где расположены все реквизиты и характеристика каждого реквизита!

Государственный Герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации". Реквизит "Герб Российской Федерации" используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов. Реквизит используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке , если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования. Реквизит используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.

Код организации (реквизит 04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов и других взаимосвязанных с ними классификаторов.В бланках документов код организации включают в состав справочных данных. При этом пишут ОКПО (или ОКОГУ) и проставляют код организации. Код организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем .

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. На бланках писем ОГРН указывается в составе справочных данных об организации. ОГРН относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового кодекса (статья 83), в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится код причины постановки на учет (КПП).

ИНН/КПП относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем. На бланках писем ИНН/КПП указывается в составе справочных данных об организации.

Код формы документа (реквизит 07) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем.

Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД. В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации : первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число.

Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 02112418 Учредительный договор.

Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Справочные данные об организации (реквизит 9) включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете). В составе справочных данных об организации указываются: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Реквизит "Справочные данные об организации" используется для изготовления бланков писем. На общем бланке и на бланке конкретного документа (кроме письма) справочные данные не указывают.

Наименование вида документа (реквизит 10) , составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000). Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма). В письме наименование вида не указывается. Наименование вида документа пишется прописными буквами.

Дата документа – реквизит (реквизит 11) , обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события. Т.о. датой документа является:

· дата подписания документа (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.);

· дата утверждения документа (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.);

· дата события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой документационного обеспечения управления (ДОУ) при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Регистрационный номер документа (или регистрационный индекс документа) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа. Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных документах организации. Регистрационный номер документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. В письме место издания помещается в реквизите "Справочные данные об организации".

Реквизит "Адресат" оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения. В качестве адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Гриф утверждения (реквизит 16) – реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Резолюция – реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа. Резолюция (реквизит 17) , написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Текст документа (реквизит 20) – основная содержательная часть документа.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма (для письма существует специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

08 - наименование организации;

10 - наименование вида документа;

14 - место составления или издания документа,

а также ограничительные отметки для реквизитов:

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа.

И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов:

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле.

ЛЕКЦИЯ.

Алгоритм составления документа:

Аналитические шаги

· Постановка цели документа, выбирается вид

· Изучение законодательной базы, изучение подобных документов

· Сбор фактов

Материал должен быть : необходимым и достаточным, актуальным, достоверным, объективным

· Составление проекта документа

· Согласование проекта документа

· Этап удостоверения документа

Реквизиты:

1. Заголовок к тексту (поисковый признак документа) - реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?

Оформление заголовка – это от левого поля документа строками (1,5мм межстрочный интервал).

Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, т.к. не читая всего текста можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Заголовок размещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. На рисунке данный реквизит обведен.

2. Адресат - реквизит, обозначающий физическое (частное) или юридическое (организация, должностное лицо) лицо, которому направляется документ.

Реквизит "Адресат" оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже. При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел.

Таким образом, реквизит «Адресат» может включать до 5 элементов:

1. Наименование организации

2. Наименование структурного подразделения

3. Указание должности получателя

4. Фамилия и инициалы получателя

5. Почтовый адрес

Пример 1:

Генеральному директору

ЗАО "Термика"

А.Г. Цицину

Пример 2:

Образцову О.П.

Волгоградский пр., д. 5, кв. 12,

г. Москва, 109316

Пример 3:

ЗАО "Термика"

Управление производства и внедрения информационных систем

На одном документе указывается не более 4-х реквизитов адресатов.

ЛЕКЦИЯ

Проект документа Согласование документа

Время Готовый документ

Удостоверение документа

Согласование - оценка проекта документа с точки зрения соответствия действующему законодательству, компетенции принимающего документ органа, оптимальности принятого решения.

Виды согласования:

· Внутри учреждения (визирование)

· Вне учреждения (внешнее - за пределами организации)

Технология визирования:

1. Исполнитель – визирует документ

Оформление внутреннего согласования:

· Подпись

· Расшифровка

2. Начальник (руководитель) структурного подразделения

Оформление внешнего согласования:

· Справка согласования

· Протокол согласования

· Гриф согласования

· Несколько грифов (лист согласования)

Удостоверение – придание официальному документу юридической силы.

Способы удостоверения документов:

· Подписание

· Оттиск печати

· Утверждение

· Заверительная надпись (отметка о заверении копии)

1.Подписание документа – принятие на себя ответственности за то, что изложено в документе и за то, что должно быть выполнено.

Реквизит «Подпись» имеет:

· Наименование должности лица

· Личная подпись

· Расшифровка подписи

Глава администрации ПодписьРасшифровка подписи

2.Оттиск печати проставляется на наиболее важных документах, с целью удостоверения подлинности документа.

3.Утверждение – способ удостоверения уже подписанного документа, санкционирующий его действие на определенный круг организаций, структурных подразделений, должностных лиц, граждан.

Утверждение возможно:

· Конкретным должностным лицом

· С помощью распорядительного документа

Утверждение с помощью распорядительного документа применяется в том случае, если необходимо помимо утверждения предусмотреть срок введения утверждаемого документа в действии комплекс мер предшествующих документу, а также контроль за исполнением утверждаемого документа и распорядительного.

4.Заверение – отметка на копии документа с целью придания ему юридической силы.

Отметка на документе:

· Отметка о наличии приложения (на 2 листах и в 3 экземплярах)

· Резолюция – отметка на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение.

· Отметка о контроле

· Отметка об исполнители

· Отметка о поступлении документа в организацию

· Отметка об исполнении документа и помещении его в дело

· Идентификация электронной копии документа

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

Разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за определенные системы документации;

Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках региональных и отраслевых УСД;

Ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭД) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

Разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭД в регионе. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭД в отрасли.

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum - требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.

В данном государственном стандарте определено 30 реквизитов.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов.

Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они, как правило, на бумаге двух форматов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х х 210 мм).

Перечень реквизитов

01. Государственный герб Российской Федерации

02. Герб субъекта Российской Федерации

03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

07. Код формы документа

10. Наименование вида документа

11. Дата документа

12. Регистрационный номер документа

14. Место составления или издания документа

15. Адресат

16. Гриф утверждения документа

17. Резолюция

18. Заголовок к тексту

19. Отметка о контроле

20. Текст документа

21. Отметка о наличии приложения

22. Подпись

23. Гриф согласования документа

24. Визы согласования документа

25. Оттиск печати

26. Отметка о заверении копии документа

27. Отметка об исполнителе

28. Отметка об исполнении документа и о направлении его в дело

29. Отметка о поступлении документа в организацию

30. Идентификатор электронной копии документа

П риказы содержат реквизиты, состав и порядок оформления которых определен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Обращаю ваше внимание, что с 1 июля 2017 г. начнет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который заменит прежний ГОСТ Р 6.30-2003.

В соответствии с Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» стандартизация в России основывается на принципе добровольности применения документов по стандартизации (если это не касается оборонной продукции). Поэтому при разработке Инструкции по делопроизводству за основу оформления реквизитов мы имеем право (но не обязаны) взять госстандарт, и нам не запрещается уточнять и дополнять его требования.

В настоящей статье далее будем рассматривать правила оформления реквизитов уже с учетом нового ГОСТ, а также рекомендаций «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом).

Внимание, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 изменились номера реквизитов, используемых в приказах, но принципиальных изменений в их оформлении не произошло, а на имеющиеся детали мы обратим ваше внимание .

Далее в примерах настоящей статьи для обозначения реквизитов документов мы будем использовать нумерацию, введенную новым ГОСТ Р 7.0.97-2016. Правила оформления приказов и распоряжений едины (далее в тексте для упрощения будем упоминать только приказ).

Бланк приказа

Бланк конкретного вида документа включает реквизиты:

• 01 «герб», либо 02 «эмблему», либо 03 «товарный знак (знак обслуживания)» , если организация имеет право использовать что-то из этого списка;
• 05 «наименование организации - автора документа» . Под полным наименованием организации ниже в скобках может указываться сокращенное наименование (строго в соответствии с учредительными документами). См. Пример 2.
  Если автор документа имеет вышестоящую организацию, то она указывается (полно или сокращенно) над ним (Пример 2).
  Если приказ издается руководителем подразделения (например, филиала), то его наименование указывается ниже наименования организации-автора – реквизит 06 (Пример 1);
• 09 «наименование вида документа» – в нашем случае «ПРИКАЗ»;
• 13 «место составления (издания) документа» и
• при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10 «дата» и 11 «регистрационный номер» , а также 17 «заголовок к тексту» .

Пример 1

Свернуть Показать

Пример 2

Свернуть Показать

Правила оформления бланков установлены разделом 6 нового ГОСТ. Он допускает их изготовление на листах формата А4 (210×297 мм) и менее. Но для приказов нужно использовать А4 формат. По поводу полей ГОСТ говорит следующее:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Раздел 6 «Бланки документов»

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм...

Реквизиты приказа, оформляемые на бланке

Реквизит 10 «дата документа» содержит дату подписания приказа. Она записывается в последовательности день месяца + месяц + год одним из двух способов: цифровым или буквенно-цифровым. Например, «05.05.2017» или « мая 2017 г.». В Инструкции по делопроизводству организации стоит выбрать один из них.

Реквизит 11 «регистрационный номер документа» оформляется на той же строке, что и дата. Лучше, чтобы он содержал индекс принадлежности приказа к определенному документопотоку (как минимум с привязкой к сроку хранения) и порядковый номер внутри него в течение года.

Реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу» указывается, если приказ содержит сведения ограниченного распространения. На первом листе в правом верхнем углу проставляется соответствующий гриф и номер экземпляра (например: «секретно», «конфиденциально», «для служебного пользования» или «ДСП»). См. Пример 3.

Пример 3

Свернуть Показать

Реквизит 17 «заголовок к тексту» – это краткое содержание документа. Он формулируется с предлогом «о» («об») и отвечает на вопрос «о чем?»:

• приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
• приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания и т.д.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка .

Он пишется обычным шрифтом (не «жирным») без точки в конце.

В заголовки приказов по личному составу часто включаются:

• наименование действия и
• инициалы с фамилией работника (работников), в отношении которых это действие осуществляется, например:
  • «О переводе И.О. Бесфамильного»,
  • «О дисциплинарной ответственности П.Е. Петрушина»,
  • «Об увольнении К.С. Косачева и Р.П. Писарева».
    Более четырех работников принято указывать в заголовке обобщенно, например, «О поощрении работников дирекции по управлению персоналом».

Реквизит 18 «текст документа» отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля. Раньше существовала рекомендация печатать его с использованием 1,5 межстрочного интервала для облегчения прочтения, но в новый ГОСТ она не вошла. На своем предприятии мы сложившуюся практику менять не будем.

При этом иные реквизиты, состоящие из нескольких строк (заголовок к тексту, должность в подписи и иные), всегда печатались через 1 межстрочный интервал.

Процитируем ту часть ГОСТ Р 7.0.97-2016, которая регулирует оформление текста в приказах:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

5.18. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

• наименование документа, наименование организации – автора... дата... регистрационный номер... заголовок к тексту или наименование вида документа;
• наименование организации или должность лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»)...

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)...

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии...

А мы еще добавим, что в тексте приказа перед Фамилией И.О. следует указывать должность работника, т.к. на работе (особенно в крупных организациях) люди прежде всего идентифицируются по должности и профессии, а уже во вторую очередь по персоналиям.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный вашей организацией, то в констатирующей части дается ссылка на него. При этом могут быть использованы такие формулировки, как «На основании...», «Во исполнение...», «В соответствии с...» (как в Примере 3).

Если приказ издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа. В данном случае могут быть использованы такие формулировки, как «С целью...», «В ­связи...» (см. Пример 4).

Пример 4

Свернуть Показать

Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Завершается она словом: «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (раньше еще существовала практика печатать его вразрядку и жирным шрифтом, сейчас она встречается реже).

Констатирующая часть распоряжения завершается словом: «ПОРУЧАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:», которое оформляется аналогично.

Распорядительная часть текста приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Грамотно сформулированное поручение должно содержать:

• указание конкретного действия, которое нужно выполнить, выраженное глаголом в неопределенной форме;
• один или несколько исполнителей (если их несколько, то отмечается, кто из них является ответственным). Обычно в качестве исполнителя указывается конкретное должностное лицо (или лица), реже – структурное подразделение (тогда за надлежащее выполнение поручения отвечает его руководитель);
• срок исполнения.

Как правило, исполнитель поручения и срок исполнения вписываются в тот же (Пример 5). Но мы стали их переносить на отдельные строки, чтобы данная информация лучше выделялась и легче подгружалась в СЭД (Пример 6).

Пример 5

Свернуть Показать

7.2. Старшему специалисту отдела кадров Федорову К.М. внести дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка о запрете курения на территории Общества кроме как в специально отведенных для этого местах. Срок – 31.10.2017.

Пример 6

Свернуть Показать

7.2. Внести дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка о запрете курения на территории Общества кроме как в специально отведенных для этого местах.

Ответственный: старший специалист отдела кадров Федоров К.М.

Срок: 31.10.2017.

Срок исполнения лучше указывать просто датой без предлогов, смысл которых (как показала практика) разные люди могут толковать по-разному. Т.е. не надо писать «Старшему специалисту... внести... до 31.05.2017» или «к 31.05.2017». С точки зрения русского языка такая формулировка означает, что поручение должно быть выполнено до 31 мая, т.е. по 30 мая включительно. Но большинство думает иначе. Поэтому формулировать надо четко, да еще желательно объяснить смысл используемых текстовых конструкций в Инструкции по делопроизводству, чтобы, встретив удивленный взгляд, вам было чем парировать.

Формулировки, показанные в Примерах 5 и 6, однозначно требуют, чтобы поручение было выполнено до конца рабочего дня 31 мая 2017 года.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказов не указывается в случаях, если предписываемые действия носят регулярный или нормативный характер (т.е. их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа).

В случае необходимости отдельным пунктом в конце приказа перечисляются ранее изданные документы (приказы, распоряжения) или их части, которые данным приказом отменяются, изменяются или дополняются (см. пункт 3 приказа из Примера 3).

Специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста последним. Архаичные обороты типа «Контроль исполнения приказа оставляю за собой» мы не применяем. Только если руководитель, подписавший приказ, делегирует свое право контроля его исполнения другому должностному лицу, оно указывается (см. пункт 4 приказа из Примера 3).

Реквизитом 19 «отметка о приложении» считается (см. две отметки «19» в Примере 3):

• и упоминание о существовании приложения в тексте приказа,
• и отметка на самом приложении в верхнем правом углу со ссылкой на «материнский» документ.

Посмотрим, что еще говорит новый ГОСТ об оформлении этой отметки в приказах:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

5.19. ...В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

• в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ...(приложение) или... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ...(приложение № 2);
• на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утвержденный данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Таким образом, разработчики нового ГОСТ урегулировали давнее недоразумение, согласно которому на приложении, утвержденном распорядительным документом (если дословно читать ГОСТ Р 6.30-2003), надо было оформлять и отметку о приложении, и гриф утверждения, дублируя в них сведения о «материнском» документе. Поэтому на практике обычно оформляли какой-то один из этих реквизитов. Теперь будем оформлять их симбиоз (см. «19» в Примере 3), в нем есть смысл, когда надо указать номер приложения (сравните отметки «19» в Примерах 3 и 4).

Реквизит 22 «подпись» включает наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (сначала инициалы, потом фамилия) – см. Примеры 3 и 4.

Чем больше сведений об авторе документа содержится в бланке (так называемой «шапке»), тем меньше их остается в реквизите «подпись». В приказах вверху как минимум приводится наименование организации, тогда его дублировать в должности подписи не надо (мы не напишем там «Генеральный директор ПАО "Медведица"»). Если же приказ оформляется на бланке должностного лица, то его должность в реквизите «подпись» испаряется совсем, остается только росчерк и его расшифровка.

Печатью подпись на приказе / распоряжении не заверяется.

См. статью «Оформление реквизита "подпись" », учитывающую требования нового ГОСТ Р 7.0.97-2016

Реквизит 25 «отметка об исполнителе» включает фамилию, имя и отчество исполнителя полностью, номер его телефона (внутренний или полный). Она может дополняться наименованием должности, структурным подразделением и электронным адресом исполнителя.

Оформляется обычно на последнем листе документа от границы левого поля ближе к нижнему полю документа, чтобы выше поместились подпись и визы согласования (см. Примеры 3 и 4). Если на лицевой стороне последнего листа для этого не осталось места, то исполнителя можно указать и на его обороте внизу слева.

Наличие такой отметки избавляет подписанта от лишнего общения, большая часть вопросов по документу при их возникновении будет задана исполнителю, подготовившему проект. Новый ГОСТ правильно рекомендует указывать его имя и отчество полностью (в отличие от предыдущего ГОСТ Р 6.30-2003) – так сразу становится ясно, как обращаться к человеку.

См. новость «Новый ГОСТ на организационно-распорядительную документацию » с адресом в Интернет, по которому можно ознакомиться с текстом нового ГОСТ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

ГОСТ Р 6.30-97

ГОССТАНДАРТ РОССИИ

Предисловие

1. РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.ПРЕДСТАВЛЕН Федеральной архивной службой России.ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России.2. ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. № 273.3. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Дата введения 1998-07-01

1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой деятельности (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:- федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;- предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.Схемы расположения реквизитов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.(Измененная редакция, Изм. № 1)

2. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ.

2.1. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:01 - Государственный герб Российской Федерации;02 - герб субъекта Российской Федерации;03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);04 - код организации;05 - код формы документа;06 - наименование организации;07 - справочные данные об организации;08- наименование вида документа;09 - дата документа;10 - регистрационный номер документа;11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;12 - место составления или издания документа;13 - гриф ограничения доступа к документу;14- адресат;15 - гриф утверждения документа;16 - резолюция;17 - заголовок к тексту;18 - отметка о контроле;19 - текст документа;20 - отметка о наличии приложения;21 - подпись;22 - гриф согласования документа;23 - визы согласования документа;24 - печать;25 - отметка о заверении копии;26 - отметка об исполнителе;27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;28 - отметка о поступлении документа в организацию;29 - идентификатор электронной копии документа.(Измененная редакция, Изм. № 1)2.2. Исключен, Изм. № 12.3. Исключен, Изм. № 1

3. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ.

3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.3.2. Герб субъекта Российской Федерации помешают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.3.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помешают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.3.4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).3.5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).3.6. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного полразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.3.7. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).3.8. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000).В письме наименование вида документа не указывают.(Измененная редакция, Изм. № 1)3.9. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.Дату документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять 05.01.2000.Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.01.05.(Измененная редакция, Изм. № 1)3.10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.3.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.3.12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.3.13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.3.14. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее по тексту стандарта и в приложении В примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными): Минюст России Управление систематизации законодательстваДолжность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: АОЗТ «Болшевский текстиль» Бухгалтерия Старшему экономисту А.С. Николаеву или Президенту АОЗТ «Ломоносовский фарфоровый завод» В.И. ПетровуЕсли документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Московской областиВ состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Председателю садового товарищества

«Можайские дали»

В.А. Бунееву

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например; Всероссийский научно-исследова­ тельский институт документоведения и архивного дела 101000, Москва, Центр, Милютинский пер., д. 7аПри адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например: 301264, Тульская обл., Киреевский р-н, г. Липки, ул. Садовая, д. 5, кв. 12 И. П. Калинину(Измененная редакция, Изм. № 1)3.15. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АОЗТ «Болшевский текстиль» Личная подпись И. В. Сергеев 12.09.2000Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Болшевский текстиль»

Личная подпись И. В. Сергеев

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например: УТВЕРЖДЕН Решением общего собрания акционеров от 15.08.2000 № 14 или УТВЕРЖДЕНО Приказом Председателя Правления банка от 01.02.2000 № 82Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.(Измененная редакция, Изм. № 1)3.16. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например: А. В. Зайцевой П. С. Никитину Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой «ХИТЭК» к 21.12.2000 Личная подпись 05.11.2000Допускается оформление резолюции на отдельном листе.3.17. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.Заголовок может отвечать на вопросы:о чем (о ком)?, например:Приказ о создании аттестационной комиссии;чего (кого)?, например:Должностная инструкция секретаря-референта.К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.3.18. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».3.19. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:- в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного чиста настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).В письмах используют следующие формы изложения:- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»),- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»),3.20. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:Приложение: на 5 л. в 2 экз.Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение 2 к приказу директора Института от 15.06.2000 № 319Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:Приложение: письмо Росархива от 14.06.2000 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу директора Института

15.06.2000 № 19

(Измененная редакция, Изм. № 1)3.21. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: или: При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:Исполнительный директорЗАО «Партнер» Личная подпись Н.А. ФедоровПри подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.(Измененная редакция, Изм. № 1)3.22. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица. с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:СОГЛАСОВАНОРектор Финансовой академиипри Правительстве Российской ФедерацииЛичная подпись А. Г. Грязнова23.04.2000Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:СОГЛАСОВАНОПисьмо Российской академиимедицинских наукот 30.10.2000 № 451-805илиСОГЛАСОВАНОПротокол заседанияПравления страховойкомпании «Планета»от 21.06.2000 № 103.23. Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:Начальник юридического отделаЛичная подпись А.С. Орлов25.01.2000При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:Замечания прилагаютсяНачальник юридического отделаЛичная подпись А.С. Орлов25.01.2000Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.(Измененная редакция, Изм. № 1)3.24. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.Документы заверяют печатью организации.3.25. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:ПодписьВерноИнспектор отдела кадров Личная подпись М.В. Колосков07.06.2000Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.3.26. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: 3.27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.3.28. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.3.29. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. (Измененная редакция, Изм. № 1)

4. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ.

4.1 Документы изготавливают на бланках.Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля не менее, мм:20 - левое;10 - правое;15 - верхнее;20 - нижнее.(Измененная редакция, Изм. № 1)4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления которых приведен в разделе 5.4.3. Бланки документов проектируют в соответствии с приложением А. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром - переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.4.4. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.4.5. Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные, отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);- флатовым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).4.6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:- общий бланк;- бланк письма;- бланк конкретного вида документа, кроме письма.Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.4.7. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01. 02, 03, 06.Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02. 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19.Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17; 18.4.8. На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.4.9. Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.).4.10. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.4.11. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

5. ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ, УЧЕТУ, ИСПОЛЬЗОВАНИЮ И ХРАНЕНИЮ БЛАНКОВ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ГЕРБОВ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ.

5.1. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.5.2. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.5.3. Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений (далее - организаций), определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.5.4 Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:при поступлении бланков:- наименование вида гербового бланка;- дата поступления;- номер сопроводительного документа;- наименование организации - поставщика гербовых бланков;- количество экземпляров;- серия и номера гербовых бланков;при выдаче бланков:- наименование вида гербового бланка;- количество экземпляров;- серия и номера гербовых бланков;- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;- расписка в получении;- примечание (отметка об уничтожении и т. д.).5.5. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.5.6. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.5.7. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.5.8. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.5.9. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно- регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.5.10. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(обязательное)

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ.

Рисунок А.1. - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка.

Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

(справочное)

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ.

Рисунок Б. 1 - Образец общего бланка организации.

Рисунок Б.2 - Образец углового бланка письма организации.

Рисунок Б.3 - Образец продольного бланка письма организации.

Рисунок Б.4 - Образец продольного бланка письма структурного подразделения организации.

Рисунок Б.5 - Образец продольного бланка письма должностного лица.

Рисунок В.6 - Образец бланка конкретного вида документа организации.

Лекция 2.2. Унификация организационно-распорядительной документации

1. Назначение, особенности и содержание организационно-распорядительной документации

Организационно-распорядительная документация – это документация, применяемая при оформлении организационной и исполнительной деятельности организации (учреждения).

В состав организационно-распорядительных документов входят:

- организационные документы (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурном подразделении, должностная инструкция работника). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений, работников;

- распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, решение, постановление). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. Распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;

- информационно-справочные документы (протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, доверенность, телеграмма, телефонограмма и др.). Эти документы инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

- документы по кадрам организации (приём, перевод, увольнение с работы, оформление отпусков, поощрений, взысканий). Эти документы используются в деятельности кадровой службы организации.

Формуляр-образец

Совокупность реквизитов документа и схема их расположения составляют формуляр-образец документа . Максимально возможный перечень реквизитов составляет 32 наименования . Для каждого конкретного вида документов применяются не все реквизиты , а лишь те из них, которые соответствуют документам данного типа. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать СТБ 6.38-2004.

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав конкретной унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.

Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа , содержащего план размещения реквизитов , или описания реквизитов с указанием их последовательности . Описание выполняется на стандартных листах бумаги или записывается на магнитный носитель. Формуляр-образец устанавливает :1) форматы бумаги, 2) служебные поля, 3) конструкционную сетку; 4) расположение частей, зон и реквизитов с учетом двусторонней печати.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Разработка единой схемы построения ОРД на основе формуляра-образца позволила:

· значительно повысить эффективность работы управленческого аппарата;

· упростить и ускорить процесс машинописного оформления документов;

· облегчить поиск и обработку документов;

· повысить эффективность применения средств организационной, вычислительной и множительной техники;

· укрепить государственную дисциплину.

Формуляр-образец формата А4 устанавливает следующий состав реквизитов : Государственный герб Республики Беларусь; эмблема организации; код организации (предприятия) по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО); код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД); наименование вышестоящей организации; наименование организации (предприятия); наименование структурного подразделения; почтовый адрес отправителя; коммуникационные данные (телеграфный адрес, номер телетайпа, телефакса, телефона, электронной почти, код автоматической междугородной телефонной связи и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, название банка и т.д.); название вида документа; дата; индекс документа; ссылка на индекс и дату входящего документа; место составления или издания документа; гриф ограничения доступа к документы; адрес; гриф утверждения; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования; визы; печать; фамилия исполнителя и номер его телефона; отметка о заверении копии; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о переносе данных на магнитный носитель; отметка о поступлении документа в организацию (на предприятие); предупредительный знак.

Варианты оформления реквизитов заголовочной части документа

Для каждого формата документов предусмотрено два вида расположения реквизитов заголовочной части . Первый – угловое расположение, при котором наименование организации (предприятия), выпустившей документ, ее адрес, телефон и т.д., а также наименование вида документа (приказ, акт и т.д.) размещаются в левом верхнем углу, оставляя в правом углу место для указания сведений об адресате или грифе утверждения. Этот вид используется наиболее часто.

Угловое расположение реквизитов бывает флаговое и центрованное . При флаговом расположении строки реквизитов начинаются от границы левого поля, а правый край строки не выравнивается. Приугловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются), т.е. находятся на равном расстоянии от границы левого поля и середины листа.

Второй вариант – продольный , при котором реквизиты, включающие сведения об организации, выпустившей документ, наименование документа, размещаются по всей верхней части листа. Этот вариант расположения реквизитов применяют при большом количестве знаков в данных реквизитах.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) представляет собой взаимосвязанные комплексы документов, обеспечивающие организационно-распорядительную деятельность организаций и предприятий, независимо от форм собственности. Основным документом для разработки УСОРД является Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения», устанавливающий требования к разработке, согласованию и утверждению унифицированных систем документации.

В состав УСОРД входят:

1. Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2. Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

3. Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов.

4. Унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий.

5. Унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий.

Унифицированные формы документов , входящие в УСОРД, рекомендуются для использования в органах государственного управления, учреждениях, организациях, на предприятиях государственной и негосударственной форм собственности.

Унифицированные формы ОРД систематизированы (классифицированы) по следующим подсистемам :

а) унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий

· документация по созданию организации, предприятия;

·документация по реорганизации организации, предприятия;

· документация по ликвидации организации, предприятия;

·документация по приватизации государственных и коммунальных организаций, предприятий;

·документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;

·документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

·документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;

б) унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий

·документация по приёму на работу;

·документация по переводу (перемещению) на другую работу;

·документация по увольнению с работы;

·документация по оформлению отпусков;

·документация по оформлению поощрений;

·документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

Более подробная информация по унифицированным формам каждой из указанных выше подсистем помещена в книге «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» /Рук. авт коллектива П.А.Левчик и др. / Мн.: БелНИИДАД, 2000. – 87 с.

Для осуществления кодирования унифицированных форм ОРД разработаны локальные классификаторы:

·подсистем;

·видов документов.

Код унифицированной формы проставляется при необходимости на бланках соответствующих ОРД.

Локальные классификаторы ОРД могут являться составной частью информационного обеспечения при разработке автоматизированных систем для составления, учёта, поиска, контроля над прохождением и исполнением документов, и организацией их хранения.

Для практической деятельности используется также «Альбом форм организационно-распорядительных документов» / Авт.-разраб. Э.Н. Давыдова и др. – Мн.: БелНИИДАД,2002.- 148 с. В Альбоме документы представлены в виде макетов (структур документов) и образцов (примеров оформления документов) . Формы документов построены на основе углового и продольного расположения реквизитов, даны примеры центрованного и флагового способа их расположения.

Альбом состоит из следующих разделов:

·распорядительные документы (приказ, распоряжение, решение, указание;

·организационные документы (положение, инструкция, правила);

·справочно-информационные документы (протокол, акт, служебное письмо, докладная записка, объяснительная записка, телефонограмма, телеграмма);

·документы по личному составу (заявление, приказ, представление, докладная записка, объяснительная записка).