Право на отдых закреплено Конституцией РФ в числе неотъемлемых прав гражданина. Если же воспользоваться положенными отпуском сотруднику не удалось (независимо от причины - будь то загруженность по работе или прекращение трудовых отношений до срока наступления отпуска по графику), при увольнении неиспользованные свободные дни подлежат компенсированию со стороны нанимателя в денежной форме. Подсчёт суммы компенсации почти всегда связан с некоторыми затруднениями, ведь для расчётов используется сразу две величины - среднедневной заработок и число дней оставшегося отпуска - каждая из которых имеет свои особенности.

Право трудящегося на возмещение за неиспользованный отпуск: основы ТК РФ и некоторые особенности

Право гражданина на получение материального возмещения за неиспользованные дни отпуска вне зависимости от причин и обстоятельств увольнения предусмотрено статьёй 127 ТК РФ.

Не следует путать возмещение отпуска, выплачиваемое при увольнении, с заменой его остатка компенсацией. В последнем случае возмещению подлежит часть дней отдыха, превышающая 28 обязательных дней. Кроме того, не допускается такая замена для некоторых категорий трудящихся (женщины в положении, несовершеннолетние, лица, занятые на вредном для здоровья или опасном для жизни производстве).

Анализ норм, регулирующих вопросы предоставления положенных дней отдыха или денежного возмещения за них при увольнении, позволяет сделать следующие выводы:

1. Компенсация предоставляется за оставшиеся неотгуленными дни отдыха независимо от их количества и индивидуального рабочего года, в течение которого было заработано право на эти дни.
2. Для сотрудников, которые проработали у нанимателя меньше чем 11 месяцев (5,5 месяцев - для увольняющихся по сокращению штатной численности, при ликвидации компании, из-за призыва в армию или негодности к работе) установлен особый порядок расчёта компенсации.
3. Неотгуленные дни отпуска могут быть представлены непосредственно перед увольнением. При этом последний день отдыха будет считаться последним днём работы, день расчёта - предшествующий отпуску рабочий день, а заявление об увольнении работник вправе отозвать до начала течения срока отпуска. Предоставление отпуска возможно и в ситуации, когда его продолжительность выходит за временные рамки заключённого с работником срочного контракта.
4. Если сотрудник использовал больше дней отпуска, чем ему положено исходя из отработанной части текущего рабочего года, наниматель вправе удержать излишне выплаченную сумму отпускных (но не более 20% от начисленных выплат) из причитающегося при увольнении окончательного расчёта (ситуации-исключения перечислены в п. 2 правил об очередных и дополнительных отпусках от 30.04.1930).
5. Возмещение высчитывается исходя из среднедневной зарплаты гражданина и числа дней положенного отдыха, которыми он не воспользовался.

Как рассчитать количество дней, подлежащих возмещению

Правовой основой для подсчёта положенных к компенсированию при увольнении дней отдыха являются Правила об очередных и дополнительных отпусках от 30.04.1930 (последняя редакция от 20.04.2010).

Отправной точкой к началу расчётов должно стать вычисление стажа труда, определяющего право на отпуск, и установление временных границ текущего рабочего года для данного сотрудника. Так, стаж труда у нанимателя начинает течь со дня приёма на работу, а заканчивается днём увольнения (включительно). Из стажа следует вычесть периоды:

• неявки на работу без уважительных причин;
• общей продолжительности социальных отпусков без оплаты труда в части, превышающей 14 дней за период, дающий право на ежегодный отпуск;
• пребывания в отпуске по уходу за ребёнком.

Далее исходя из полученного общего стажа сотрудника устанавливается порядок исчисления подлежащих компенсированию дней отпуска. В соответствии с пп. 28–29 Правил особый порядок исчисления установлен для лиц, отработавших у нанимателя менее 11 месяцев (менее 5,5 месяцев - для перечисленных в предыдущем разделе категорий увольняющихся) - за каждый отработанный месяц (при условии, что продолжительность отпуска по трудовому соглашению от 28 дней до 1 месяца) оплачивается двухдневный средний заработок. К слову, такой же порядок применяется и для временных работников (трудящихся по срочному контракту, заключённому не больше, чем на двухмесячный срок).

Пример расчёта (1)

Водитель служебного автомобиля С. П. Георгиев будет уволен по взаимному согласию сторон 2 сентября 2016 года. Он трудится на предприятии с 21 сентября 2015 года. Согласно трудовому договору он вправе рассчитывать на ежегодный отпуск - 28 календарных дней. За всё время труда Георгиев 2 раза был в отпуске без содержания, общая продолжительность периода отсутствия составила 30 дней. Расчёт стажа, определяющего право на отпуск:

11 месяцев 13 дней (с 21.09.2015 по 19.09.2016) - (30 дней -14 дней) = 10 месяцев 28 дней.

Согласно п.35 Правил 28 дней следует округлить до целого месяца. Таким образом, исходя из проработанного на предприятии времени С.П. Георгиеву полагается компенсация за 22 дня отпуска (2 х 11 месяцев).

Общий порядок расчёта отпускных дней

Для тех, кто проработал в компании больше 11 месяцев (более 5,5 - в отдельных вышеозначенных ситуациях), применяется общий порядок расчёта отпускных дней, именуемый полной компенсацией. Основные его принципы таковы:

1. На каждый рабочий год насчитывается число дней одного ежегодного отпуска в соответствии с контрактом.
2. Рабочий год для каждого работника определяется индивидуально: он начинает течь со дня приёма на работу, из него вычитается время, не относящееся к стажу, определяющему право на отпуск (в соответствии с вышеприведённым списком).
3. Возмещению подлежат неотгуленные дни отдыха вне зависимости от того, заработал ли на них сотрудник право в текущий или в предыдущие рабочие годы.
4. За текущий (чаще всего, не до конца отработанный) год число подлежащих возмещению дней высчитывается пропорционально проработанным за это время месяцам. При этом 15 и больше дней принимаются за целый месяц, менее 15 дней в расчёте не участвуют (п. 35 Правил).

Пример (2)

Станочница Н.А. Яковлева будет уволена по собственной инициативе 5 сентября 2016 года. Она работает на предприятии с 5 мая 2010 года. За это время она была в отпуске за свой счёт 19 дней (с 07.07.2010 по 25.07.2010) и в отпуске по уходу за ребёнком (с 15.10.2011 по 10 августа 2014). Ежегодно Яковлевой полагается отпуск длительностью 28 дней. Индивидуальные расчётные периоды с числом использованных Яковлевой дней отпуска могут быть представлены в следующем виде:

• с 05.05.2010 по 10.05.2011 (из периода вычтено 5 дней - отпуск без содержания, срок которого больше 14 дней) - за период предоставлено 28 дней отпуска;
• с 11.05.2011 по 06.03.2015 (из периода вычтено время отпуска по уходу за ребёнком, но не будет ошибкой, если временные рамки периода будут обозначены с 07.03.2014 по 06.03.2015) - за период использовано 28 дней отпуска;
• с 07.03.2015 по 06.03.2016 - использовано 24 дня отпуска;
• с 07.03.2015 по 06.03.2017 - отпуск не предоставлялся.

В текущем трудовом году с учётом правил округления числа дней в месяцах (п. 35 Правил) Яковлевой полагается отпуск за 6 проработанных месяцев. Расчёт дней отпуска:

28 дней/ 12 месяцев × 6 месяцев = 14 дней.

Кроме того, компенсировать надлежит и 4 дня неиспользованного отдыха за предыдущий период, а всего - 18 дней.

Расчёт среднедневной зарплаты

Средняя зарплата, применяемая при подсчёте возмещения за неотгуленные дни отпуска, вычисляется по правилам, установленным Постановлением Правительства РФ №922 от 24.12.2007 (последняя редакция от 15.10.2014). При расчёте среднедневного заработка используются две величины - число рабочих дней за годовой расчётный период и размер дохода, связанного с оплатой труда, за этот же период.

Общие правила установления расчётного периода для подсчёта средней зарплаты в целях возмещения неотгуленных дней отпуска таковы:

1. В учёт берутся 12 полных календарных месяцев перед датой увольнения.
2. Из полученного периода вычитается время фактического отсутствия (в т. ч. больничные и отпуска). Если таким образом исключается весь период, его следует сдвинуть на год назад.
3. Для расчёта возмещения за отпуск, рассчитываемый в рабочих днях, за основу при подсчёте отработанных дней берётся производственный календарь при 6-дневной рабочей неделе.
4. При суммированном учёте рабочего времени и расчётный период, и сама средняя зарплата рассчитывается в часах, а не в днях.
5. За число дней в полном календарном месяце принимается 29,3. При этом формула расчёта дней для неполного месяца такова: 29,3/фактическое число дней в месяце × число календарных дней, входящих в проработанное время.

Пример расчёта общего числа отработанных дней (3)

Расчётный период для подсчёта среднедневной зарплаты станочницы Н.А. Яковлевой (см. пример 2) - 09.2015 - 08.2016. За эти месяцы она не была в отпуске, но имела периоды нетрудоспособности - с 15.12.2015 по 23.12.2015 (9 календарных дней) и с 11.04.2015 по 15.04.2015 (5 календарных дней). Соответственно, полных отработанных месяцев - 10, неполных - 2.

Порядок вычисления расчётного периода:

10 месяцев × 29,3 дня + (29,3/31 × (31–9)) дней + (29,3/30 × (30–5)) дней = 293 + 20,79 + 24,41 = 338,2 дня.

После того как определён расчётный период, можно приступать к определению второй необходимой величины - суммы доходов за этот же период. Основные правила при этом:

• исключение всех выплат, носящих социальный и компенсационный характер (учитываются зарплата, надбавки и бонусы к ней, вознаграждения, гонорары и т. д., не учитываются - больничные, отпускные, матпомощь и пр.);
• включение премиальных выплат пропорционально части расчётного периода, на которую они приходятся (например, «тринадцатая зарплата» учитывается в 1/12 части за каждый месяц, входящий расчётный год) и по одной выплате на показатель труда за каждый месяц.

Пример расчёта доходов за отработанный период (4)

За период 09.2015 - 08.2016 станочница Н.А. Яковлева (см. примеры 2–3) получила общий доход 270 000 р. Из них 10 000 р. получено в качестве оплаты двух больничных листов, 20 000 р. - премия по итогам работы за 2015 год (так называемая «тринадцатая» зарплата). Расчёт дохода:

270 000 р. - 10 000 р. - (20 000 р./12 месяцев) = 258 334 р.

Формула для подсчёта среднедневного заработка

Сумма доходов за расчётный период/число отработанных дней за расчётный период.

Пример расчёт среднедневного заработка (5)

Расчёт среднедневного заработка для станочницы Н.А. Яковлевой:

258 334 р./338,2 дня = 763, 85 р.

Формула и пример расчёта компенсации за неотгуленный отпуск

Исходя из полученных величин - числа дней положенного, но не использованного отпуска и среднедневного заработка - очень просто высчитать сумму возмещения. Формула такова:

Сумма возмещения = число дней неотгуленного отпуска × среднедневной заработок.

Расчёт компенсации за неиспользованный отпуск для станочницы Н.А. Яковлевой:

18 дней х 763,85 р. = 13 749 р.

Налогообложение, страховые взносы и другие удержания

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается налогом на доходы физических лиц

Сумма начисленного возмещения за оставшиеся неотгуленными дни отпуска облагается НДФЛ и страховыми взносами (ст.217 НК РФ, ст. 9 ФЗ №212 от 24.07.2009). При этом налог должен быть перечислен непосредственно в день получения сотрудником выплаты, взносы в ПФ и ФСС - до 15 числа следующего за днём увольнения календарного месяца.

По мнению ФНС России выплата за неиспользованный отпуск должна быть отражена в Справке о доходах физических лиц по форме N 2-НДФЛ с указанием кода 4800 справочника «Коды доходов» Приложения N 2 к форме N 2-НДФЛ.

Письмо ФНС РФ от 08.08.2008 N 3–5-04/380 «О налогообложении доходов физических лиц»

После удержания из начисленной суммы компенсации налогов и сборов (при наличии соответствующего исполнительного листа в отношении увольняющегося) из оставшейся суммы в обязательном порядке удерживаются алименты и другие указанные судебным приставом долги в установленных размерах.

В какой срок нужно произвести выплаты?

Как и все выплаты, положенные сотруднику при расторжении трудового договора, возмещение за отпуск выплачивается в последний день его работы (ст. 140 ТК РФ). В противном случае нанимателя ожидает материальная ответственность за задержку окончательного расчёта в размере 1/300 ставки рефинансирования от просроченной суммы ежедневно (ст. 236 ТК РФ).

Документальное оформление

Основанием для увольнения, а, соответственно, и для начисления предусмотренных законом выплат являются следующие документы:

1. Заявление работника - в случаях, когда его наличие предполагается исходя из порядка увольнения по используемому основанию. Так, при увольнении в связи с завершением деятельности организации, сокращением штатной численности, за прогул и т. д. процедура не требует составления заявления. Напротив, при увольнении по собственной инициативе заявление работника - обязательный документ. Тем не менее включение в заявление требования о выплате возмещения - вовсе не обязательное условие: эта выплата начисляется независимо от пожелания работника, так как она прямо предусмотрена законом. Об обязательности включения соответствующего требования в заявление следует говорить лишь в случае, если сотрудник желает воспользоваться положенными днями отдыха перед увольнением.
2. Распорядительный документ - приказ об увольнении. Приказ об увольнении составляется на бланке типовой формы Т-8, включение указания бухгалтерии на необходимость выплаты компенсации в которой не предусмотрено.
3. Записка-расчёт выплат, положенных при увольнении, - составляется в соответствии с унифицированной формой Т-61.

Образец заявления об увольнении с предоставлением отпуска

Просьбу об учёте неиспользованных дней отпуска перед увольнением целесообразно включать в заявление об увольнении лишь в случае, если работник желает воспользоваться днями отпуска перед уходом

Образец приказа об увольнении: форма Т-8

Унифицированная форма Т-8 не требует включения в приказ указания о выплате компенсации за неиспользованный отпуск

Компенсация неиспользованных дней отпуска при увольнении оформляется справкой-расчётом по форме Т-61

На оборотной стороне формы Т-61 указываются все данные, использованные при расчёте выплат, положенных при увольнении

Спорные ситуации и пути их решения

Большинство спорных ситуаций при компенсировании дней оставшегося отпуска возникает по двум причинам:

1. Оспаривание правильности и законности расчётов, в частности, определения числа неиспользованных дней отдыха. Чаще всего затруднения возникают в части установления временных границ текущего рабочего периода, ошибки при этом влекут за собой неправильный подсчёт положенных дней отпуска. Во избежание такого рода спорных ситуаций необходимо чётко следовать в вычислениях правилам, предусмотренным указанными выше постановлениями Правительства РФ.
2. Несогласие работника на удержание оплаты за отгуленные авансом, но не заработанные на день увольнения дни. В целях предупреждения возникновения судебных споров целесообразно строго руководствоваться правилами ст. 137 ТК РФ, в частности: учитывать основание увольнения и брать письменное согласие гражданина на произведение удержаний.

Исчисление суммы возмещения за неотгуленный отпуск - процесс многоэтапный, требующий от бухгалтера точного следования правилам, установленным сразу нескольким нормативными актами. Рассчитывается эта выплата для любого случая увольнения, в том числе и обусловленного виновным поведением сотрудника. В случае если в процессе расчёта будет установлено, что отпуск сотрудник отгулял наперёд, соответствующую сумму компенсации в некоторых случаях можно удержать.

Поделитесь с друзьями!

Всегда приходит момент, когда тот или иной сотрудник начинает интересоваться вопросом, можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск, при какой обстановке она положена и как рассчитать компенсацию за отпуск при увольнении. Попробуем разобраться с этой проблемой более детально, развеяв все сомнения.

Право на деньги

При увольнении сотрудника из организации по какой-либо причине он может иметь в запасе календарные дни отпускного периода, которые не были им использованы ранее. Работник имеет установленную законодательством возможность пойти и отгулять оставшееся количество дней и затем попрощаться с компанией. А может – и взять компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, что вполне правомерно по законодательству страны. О данном факте говорит:

• статья 127 Трудового кодекса РФ;
• п. 28 Правил, утвержденных НКТ СССР № 169 от 30.04.1930 г. (далее – Правила № 169).

Важность вопроса

Информацию о том, как обеспечить себе компенсацию за неиспользованный отпуск, человеку необходимо узнать заранее, чтобы недобросовестный работодатель не имел возможности нарушить трудовое законодательство, проигнорировав его право на компенсацию за отпуск при увольнении.

Бухгалтер по расчетам с сотрудниками должен быть в курсе, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск. Невыполнение данного действия влечет за собой применение со стороны контролирующих органов определенных штрафных санкций.

Право на перенос или деньги

Итак, необходимо понять, каким образом у сотрудника мог возникнуть невостребованный отпуск, за который положена компенсация, и как посчитать дни неиспользованного времени. Нужно сразу же уточнить: неотгуленный отпуск и компенсация за него могут появиться в силу нескольких оснований. В том числе, если в процессе положенного по закону отдыха наступил период:

• временного недомогания, на которое выдан больничный лист;
• выполнения государственных обязанностей, для несения которых сотрудник в нормальных трудовых условиях имеет право игнорировать работу;
• отзыва сотрудника из основного отпуска.

Правила расчетов

По вопросу, как рассчитывают компенсацию за неиспользованный отпуск, нужно сказать, что она представляет собой проведение несложных подсчетов. Именно от их результата зависит тот объем средств, который получит сотрудник организации. При отсутствии необходимых знаний предлагаем ознакомиться с этим вопросом более детально.

Итак, компенсация за отпуск должна быть высчитана за все календарные дни, которые человек не употребил в качестве отдыха. Это касается как главного, так и дополнительного отпуска. Вне зависимости от его типа сумму компенсационной выплаты вычисляют за все дни, положенные работнику.

Не следует уделять много внимания основанию увольнения: в любой ситуации и основной, и дополнительный отпускной период должны быть возмещены деньгами.

Для правильного расчета компенсации за неиспользованный отпуск уточним: в ситуации, при которой год фактически выработан не полностью, исчисление календарных дней отпускного срока проводят соразмерно реально отработанному периоду. Так, при условии, что сотрудник фактически трудился меньше 11 месяцев без предоставления отдыха в этом периоде, количество календарных дней отпускного срока вычисляют так:

Дни отдыха = 2,33 × полные месяцы работы – отгуленные дни отпуска В данной формуле 2,33 – это особый индекс. Его рассчитывают, как отношение числа положенных дней отпускного срока к количеству месяцев в году (28/12 = 2,33). Как правило, этот показатель во многих случаях является стандартным для сотрудников при отсутствии особых условий расчета.

Необходимо также отметить, что показатель числа месяцев работы у нанимателя, рассчитывают с учетом п. 35 Правил № 169. Согласно им:

• при фактически отработанной половине месяца или больше его считают проработанным целиком;
• при условии, что отработано меньше половины месяца, его вообще не берут в расчет.

Иначе говоря, компенсация за отпуск при увольнении в 2018 году не будет выплачена, если:

1. фактический стаж составляет меньше 1/2 месяца;
2. ранее право на отдых уже использовано по полной схеме.

Как правило, после расчетов полученное значение выходит дробным, а не цельным числом. Тогда его можно округлить в большую сторону, то есть – в пользу сотрудника. Об этом гласит письмо Минздравсоцразвития № 4334-17 от 07.12 2005 г.

После подсчета количества дней, на которые имеет право сотрудник, поскольку они не использованы им ранее, делают непосредственный расчет компенсации за неиспользованный отпуск. Схема такая:

Компенсация = число неиспользованных дней × средний дневной заработок Показатель среднего дневного заработка вычисляют согласно п. 4 Положения Правительства РФ, утвержденного постановлением № 922 от 24.12.2007 года. То есть аналогичным образом, как и для обычных отпускных.

Расчет в рабочих днях

Иногда расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении ведут не в календарных, а в рабочих днях. Самыми главными обстоятельствами подобного варианта расчета выступают:

1. заключение с человеком трудового договора на период меньше двух месяцев;
2. прием на работу сезонных сотрудников.

Сориентируем, как рассчитать компенсацию отпуска при увольнении для подобных договоров. Так, сама формула исчисления компенсационной выплаты остается неизменной. Единственное, при вычислении неиспользованных дней отпуска берут коэффициент 2, а не 2,33. Все остальное – как описано выше.

Компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении надо считать так же, как и отпускные. То есть брать средний заработок сотрудника за расчетный период и умножать эту величину на количество неотгулянных дней.

Итак, чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, связанную с увольнением, определите:
1. Продолжительность расчетного периода.
2. Заработок сотрудника за расчетный период.
3. Средний дневной заработок.
4. Итоговую сумму компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

Особые обстоятельства расчета

Рассмотрим особые обстоятельства расчета компенсации за неиспользованный отпуск. К ним относят:

• при стаже в организации от 11 до 12 месяцев можно рассчитывать на весь отпуск, как если бы фактически год отработан полностью. Исключение – стаж, равный 11 месяцам в силу округления (п. 28 Правил № 169 и письма Роструда № 1519-6-1 от 18.12.2012);
• даже если человек фактически трудился от 5,5 до 11 месяцев, право на весь отпускной период возникает при наличии таких внешних факторов, как ликвидация нанимателя, сокращение персонала, призыв на военную службу и др. Данное условие расчета денежной [компенсации за неиспользованный отпуск] следует использовать, только если человек трудился в компании меньше 1 года (п. 28 Правил 169 и письмо Роструда № 2368-6-1 от 09.08.2011).

Для более точного понимания механизма вычисления компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении рассмотрим конкретный случай.

ПРИМЕР
Администратор Верещагин принял решение об увольнении из ООО «Искра» 18 июля 2018 г. На работу в данную организацию он устроился 01 июня 2017 года. Согласно графику, ему был предоставлен основной отпуск в количестве 14 дней. А по принятому в компании положению об оплате труда, количество неотгуленных дней отпуска округляют до целого числа. Рассчитанный средний дневной заработок Верещагина составил 1754 руб.

Выяснив число фактически отработанных дней, получаем такой результат. Верещагин проработал:

1 год: 01.06.2017 – 31.05.2017.

1 месяц: 01.06.2018 – 30.06.2018.

18 дней: 01.07.2018 – 18.07.2018.

Исходя из того, что последний период отработан более чем на половину, его необходимо принимать за единицу, то есть отпускной стаж Верещагина равен 1 году и 2 месяцам.

Рассчитаем количество неиспользованных дней отпуска следующим образом:

28 дней + 2,33 × 2 мес. – 14 дней = 18,66 дней.

При округлении, согласно положению об оплате труда, количество неиспользованных дней отпуска составит 19 полных дней.

Компенсация за неотгуленный отпуск при увольнении составит:

19 × 1754 = 33 326 руб.

Имейте в виду: сделав расчет, наниматель обязан перечислить денежную компенсацию взамен отпуска именно в тот момент, когда человек увольняется – в последний день его присутствия на предприятии. Тогда же выплачивают и остальные причитающиеся ему денежные средства – зарплату, премии и др.

Деньги без последующего увольнения

А можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения в 2018 году? Оказывается, да. И это называют заменой отпуска денежной компенсацией, которая также закреплена на законодательном уровне.

Такая ситуация может возникнуть, если человек имеет законное право на отпускной период в количестве больше 28 дней, и самостоятельно выразит желание на подмену такого рода. Однако необходимо учесть, что заменить отпуск денежной компенсацией можно только в рамках количества дней свыше стандартного отдыха. То есть, сверх 28 дней.

Подчиненному нужно подать заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск сверх установленного законом количества дней. А работодатель, в свою очередь, самостоятельно принимает решение, можно ли заменить отпуск денежной компенсацией или же отправить сотрудника в отпуск на все исчисленные дни.

Все это значит, что з амена отпуска денежной компенсацией допустима в случае, когда человеку положен дополнительный отдых, который согласно ст. 126 Трудового кодекса РФ может быть подменен денежной суммой. Ведь такой отпускной период предоставляют сверх основного отпуска, длительность которого равна 28 дням. Что касается, например, учебного отпуска, то он не может быть заменен на деньги.

Перенос

В ситуации, когда невостребованную часть основного отдыха переносят на следующий год, компенсация за неотгуленный отпуск также не предусмотрена. И связан этот момент с тем, что такие дни по сути не являются превышением, поскольку суммарно за все годы фактической работы они не перекрывают стандартного срока в 28 дней.

Невозможность замены деньгами

Для некоторых людей вопрос о том, положена ли компенсация за неиспользованный отпуск, не может быть поднят ни при каких обстоятельствах. В данную категорию входят беременные женщины и работники до 18 лет.

Для людей, занятых во вредных или опасных условиях труда, компенсация за отпуск по ТК РФ за дополнительные дни отдыха также недопустима. Однако на компенсацию за неиспользованный дополнительный отпуск при увольнении указанная норма законодательства не влияет.

Если сотрудник имеет право на денежную компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения в 2018 году, он в целях проведения данной операции в бухгалтерском и кадровом учете обязан написать заявление на компенсацию отпуска, образец которого может быть следующим.

Заявление на компенсационную выплату вместо дней отдыха

Заявление на компенсацию отпуска, образец которого представлен выше, не является стандартизированной формой. То есть, никак не закреплен на законодательном уровне. Чтобы компенсация за неиспользуемый отпуск при увольнении или при подмене части дополнительного отпуска была выплачена, сотрудник может использовать данный образец или любой другой, разработанный в организации.

В том случае, когда наниматель принимает решение об удовлетворении просьбы со стороны подчиненного, он издает надлежащий приказ о замене отпуска денежной компенсацией, образец которого может выглядеть следующим образом.

Приказ о замене отпуска денежной компенсацией

Так как приказ на компенсацию за неиспользованный отпуск, образец которого изображен ранее, имеет произвольную форму, желательно, чтобы она была разработана кадровой службой компании.

Кадровый учет выплаты

Что касается кадрового документооборота, то в соответствии с ТК РФ компенсация за неиспользованный отпуск в непременном порядке должна быть документально оформлена. И в первую очередь – отражена в личной карточке сотрудника (форма № Т-2). В ее восьмом разделе про положенный отдых отражают все необходимые к учету данные. В том числе:

Относительно расписания отпусков (форма № Т-7), в графе 10 «Примечание» нужно обязательно уточнить, что сделана выплата компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения. И при этом следует непременно отобразить то количество дней отпускного периода, которые были подменены на денежные средства.

Налоговый учет выплаты

Если рассматривать компенсацию отпуска при увольнении в 2018 году с позиции налоговиков, то ее относят в затраты на оплату труда. А именно:

• при расчете налога на прибыль компенсационную выплату принимают на дату ее начисления. Наличие резерва на оплату отдыха сотрудника здесь роли не играет;
• при расчете налога на упрощенной системе с объектом «доходы за минусом затрат», компенсацию за неотгуленный отпуск при увольнении в 2018 году признают на дату ее перечисления.

Налогообложение НДФЛ компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении происходит в общем порядке с удержанием налога. И этот момент не связан с тем, в какой именно ситуации была получена компенсационная выплата – при увольнении или в качестве подмены дней отпускного периода. Налог, удержанный в России с компенсации за отпуск обязательно перечисляют в казну государства не позднее того дня, который идет за днем ее выплаты. Что касается отражения суммы налога по компенсации в справке о доходах физлица, то с 2018 год она имеет свою кодировку – 2013. А до 2018 года в качестве кода дохода по компенсации за неиспользованный отпуск в справках 2-НДФЛ применяли – 4800.

В справках 2-НДФЛ за 2017 года компенсацию за неиспользованный отпуск показывайте новым кодом дохода 2013.

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается страховыми взносами во все фонды – ФСС, ПФР и федеральный медстрах. Причем это относится к любому виду компенсации – при увольнении или же подмене дней отпускного периода на денежные средства.

Бухгалтерский учет выплаты

Отражение к омпенсации отпуска при увольнении в бухгалтерском учете предполагает оформление специальных проводок:

• Дебет 20 и Кредит 70 – сделана компенсация за неиспользованный отпуск в 2018 г., расчет которой был произведен нами заранее;
• Дебет 70 и Кредит 68 – НДФЛ с рассчитанной компенсационной выплаты;
• Дебет 20 Кредит 69 – страховые взносы компенсационной выплаты;
• Дебет 70 и Кредит 50, 51 – перечисление компенсации за неиспользованный отпуск, когда выплачивается через кассу или расчетный счет.

На наш взгляд, на основании изложенного можно предположить, что вопрос, можно ли взять компенсацию за неиспользованный отпуск, раскрыт в полном объеме. А потому у любого человека больше не будет возникать трудностей с тем, как рассчитать компенсацию за отпуск.

В расчете отпускных при увольнении персонала нет ничего сложного. Хотя несколько деталей могут сбивать с толку. Но только временно. Давайте вместе разберемся во всех нюансах.

Итак, представим для начала следующую ситуацию:

В далеком 2014 году Сергеев Андрей устроился в ООО “Спектр”. Должность вполне заурядная по тем временам – менеджер по работе с клиентами с окладом 25 000 рублей. Конечно же, Андрею обещали ежемесячные и квартальные премии. Сотрудница отдела кадров оформила его прием с 13 января.

Работал Андрей на износ без передыху и выходных. Переговоры, встречи и постоянные разъезды. Какой уж тут отпуск? И так каждый день. За все время в фирме он отдыхал только 14 дней с 18 мая 2015 по 31 мая 2015.

Конечно, так долго не могло продолжаться. Бешеный темп выматывает и истощает буквально каждого. И наш Андрей стал брать больничные. Сначала 5 дней с 05 октября 2015 по 09 октября 2015, а затем с 21 декабря 2015 по 25 декабря 2015. И в феврале 2016 года взял 4 дня без содержания.

Заявление на увольнение он написал с 10 мая 2016 года. И теперь наша задача рассчитать и выдать Андрею правильную сумму.

Как вы поняли эта история дана не просто так. На протяжении всей статьи мы постараемся разобраться в дебрях на её примере.

Для начала давайте вкратце вспомним, какие бывают отпуска и кому они предоставляются.

Ежегодные оплачиваемые отпуска

Отпуска предоставляются за отработанный период. Чаще всего за один календарный год.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется всему персоналу. Стандартная длительность отпуска составляет 28 календарных дней.

Некоторые категории работников имеют право на удлиненный отпуск. Например, лицам до восемнадцати лет предоставляется 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ). Также повышенный отпуск предоставляется некоторым госслужащим, педагогическим и медицинским работникам, инвалидам и другим.

Дополнительные отпуска являются компенсационными и предоставляются отдельным работникам.

Ежегодный основной и дополнительный оплачиваемый отпуск исчисляются в календарных днях. Праздничные дни в период отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ).

Когда и кому выплачивается компенсация за отпуск?

По ряду причин человек свой отпуск может не отгулять. А получить денежные средства взамен этих дней он не может. Так и накапливаются десятки дней сверх установленной нормы без возможности их отгулять или компенсировать.

Денежная компенсация за неиспользованный отпуск предоставляется в нескольких случаях (ст. 126, ст. 127, ст. 117 ТК РФ):

• При увольнении сотрудника за все виды отпусков.
• На часть ежегодного основного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней (по заявлению сотрудника).
• На часть, превышающую минимальную продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, при письменном согласии сотрудника, наличии отраслевых (межотраслевых) соглашений и коллективных договоров.

Как видите, в случае увольнения сотруднику все же могут отдать отпуск деньгами. Так что нашему герою Андрею, положена дополнительная сумма к его выходному пособию.

Как рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск?

Денежная компенсация за отпуск рассчитывается достаточно просто. Количество неиспользованных дней отпуска умножается на средний дневной заработок.

• Определить стаж работника в организации
• Определить количество неиспользованных дней отпуска
• Определить средний дневной заработок
• Рассчитать размер денежной компенсации

Пока вы учитесь, просчитайте все шаги вручную. Впоследствии вы сможете доверить этот расчет нашему калькулятору .

Ни Трудовой кодекс, ни какой-то другой современный документ не описывает полный механизм расчета отпусков. Поэтому мы традиционно используем советские стандарты, в которых подобные вещи были хорошо изложены.

Для первого этапа мы воспользуемся "Правилами об очередных и дополнительных отпусках" (утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169). Дальше будем для краткости называть их “Правила”.

Этап 1. Расчёт стажа работника в организации

Есть несколько вариантов расчета дней отдыха. И зависят они от времени, которое работник проработал в организации. Так, если он проработал меньше 11 месяцев или больше 1 года, расчет ведется пропорционально отработанным месяцам (п. 28 Правил).

Учет только месяцев вынуждает нас округлять или отбрасывать дни. Фактически делается это по стандартным правилам округления, только вместо числа “5” контрольной точкой стало число “15”. Все, что меньше 15, просто отбрасывается, остальное – округляются до полного месяца.

При расчете рабочего периода для отпуска, помните, что далеко не все время включается в расчет. Так в стаж для расчета отпуска не включаются отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительной причины, время отпусков по уходу за ребенком, период нахождения в отпуске без содержания, превышающий 14 дней в рабочем году (ст. 121 ТК РФ).

Пришла пора вспомнить о нашем учебном примере. Давайте подсчитаем стаж работы Андрея.

Пример 1

Из истории нам видно, что устроился он 13.01.2014 и увольняется 10.05.2016.

4 дня отпуска без содержания не выбрасываем, так как допустимо до 14 дней в год.

Что составляет 2 года 3 месяца 28 дней. Количество дней превышает 15. И значит мы смело округляем их до полного месяца.

Стаж для расчета: 2 года 4 месяца.

У нас получился почти образцовый расчет, чаще всего так и будет в Вашей практике. И все же, следует знать и быть готовыми к нестандартным вариантам.

Особым случаем является увольнение по сокращению штата, в связи с призывом на военную службу, при ликвидации организации или отдельных подразделений. При таких обстоятельствах работа, начиная от 5,5 месяцев до 11 месяцев будет считаться полным годом. Трудовая деятельность более 11 месяцев и менее года также учитывается как полный год.

Этап 2. Расчет неиспользованных дней отпуска

Количество дней отпуска вычисляется путем умножения полных месяцев на некоторую константу.

Для расчета ежегодного основного отпуска используется число 2,33 (округленный результат деления 28 на 12). Такую формулу предложил Роструд в одном из своих писем (например, Письмо Роструда от 31.10.2008 N 5921-ТЗ). Некоторые юристы находят такой подход необоснованным, но тем не менее, он используется повсеместно, в том числе в судебных инстанциях.

Для расчета удлиненных или дополнительных отпусков можно поступить аналогичным образом. Просто разделить положенное количество дней за год на 12 и округлить при необходимости до сотых.

Так как наш контрольный пример не предполагает каких-то отклонений от стандартного отпуска в 28 дней, то мы будем использовать предложенное Рострудом число 2,33.

Ниже приведены универсальные формулы расчета отпускных дней для отпуска с продолжительностью 28 календарных дней.

Формулы расчета положенных дней отпуска:

1.Стаж не менее 11 месяцев и не более года 1 года: дни отпуска = 28 календарных дней.

2.Стаж менее 11 месяцев: дни отпуска = количество полных месяцев * 2,33.

3.Стаж больше 1 года: дни отпуска = количество полных лет * 28 + количество полных месяцев * 2,33.

Неиспользованный отпуск, подлежащий компенсации можно вычислить, если из положенных дней отпуска вычесть уже использованные.

Пример 2

Уточним продолжительность отпуска, которая подлежит компенсации.

В прошлом примере мы вычислили стаж работы Андрея, а именно:

2 года 4 месяца.

Так как Андрей проработал больше года в организации, воспользуемся третьей формулой:

Дни отпуска = 2 года * 28 дней + 4 месяца * 2,33 = 65,32дня

Теперь вычтем отсюда 14 дней, которые он уже брал.

Неиспользованные дни = 65,32 – 14 = 51,32 дня

Этап 3. Расчет среднего дневного заработка

Расчет среднего заработка регламентируется Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы" (далее - Положение).

Неудивительно, что по заработку традиционно задают большое количество вопросов. Описание этого процесса достаточно путанное и, тем не менее, не сложное.

Сразу оговоримся, что мы будем говорить только о среднем дневном заработке, так как именно он используется для расчета этой выплаты (далее – заработок, средний заработок).

При расчете заработка играет роль не только продолжительность стажа, но и входящие в него периоды.

Разберемся во всем по порядку. Существует два основных случая и несколько исключительных.

Случай, когда сотрудник работал менее 1 года, в этой статье мы рассматривать не будем. За разъяснение обратитесь к Положению.

Самый простой случай, когда сотрудник проработал более одного года и при этом не пропускал рабочие дни по каким-либо причинам.

В этом случае для расчета используется следующая формула:

средний дневной заработок = начисленная зарплата за предыдущий расчетный период / 12 месяцев / 29,3 дня.

Под расчетным периодом здесь понимается 12 календарных месяцев, которые предшествовали месяцу увольнения. Соответственно, если человек увольняется в марте 2016 года, то предыдущий период будет с 01 марта 2015 по 29 февраля 2016.

Число 29,3 – это среднемесячное количество дней в месяце. Ранее применялась другая цифра (29,4)

Пример 3

Период работы с 05.03.2015 по 30.07.2016.

Период для среднего заработка с 01.07.2015 по 30.06.2016.

Начисленная зарплата за период: 1 300 000 рублей.

Средний дневной заработок = 1 300 000 рублей / 12 месяцев / 29,3 дня = 3 697 рублей 83 копейки

Такой идеальный вариант бывает крайне редко. Все-таки работают живые люди и они устают, болеют и просят отгулы. Собственно, Правительство все это учло и предусмотрело выбрасывание из расчетного периода сроки, в которые сотрудник фактически не работал.

В соответствии с п. 5 Положения в расчетный период не включают периоды, в которые за работником сохранялся средний заработок, находился на больничном, не работал в связи с простоем и другие. Начисленные суммы за исключенные периоды также не используются в расчетах.

Обратите внимание, что в стаж для среднего заработка входит не все выплаты работнику, а именно в расчете не используются социальные выплаты и иные выплаты, которые не относятся к оплате труда.

Таким образом в расчете заработка можно использовать только зарплату, премии и другие не компенсационные выплаты, связанные с трудовыми обязанностями. В 2-НДФЛ для таких выплат предусмотрен код 2000.

Вот мы и подошли ко второму случаю, когда работник проработал более года, но при этом имел периоды, которые выбрасываются из расчетного периода.

В этом случае для расчета используется более сложная формула:

средний дневной заработок = начисленная зарплата за предыдущий расчетный период / (29,3 дня * количество полных календарных месяцев + количество календарных дней в неполных календарных месяцах).

Пример 4

Период работы с 13.01.2014 по 10.05.2016.

День увольнения: 10.05.2016

Больничный: с 05.10.2015 по 09.10.2015.

Больничный: с 21.12.2015 по 25.12.2015.

Отпуск без содержания: 4 дня в декабре

Период для среднего заработка с 01.05.2015 по 30.06.2016.

Начисленная зарплата за период: 271 667 рублей. (без больничного и отпускных)

Расчетный период не должен содержать дни, в которые Андрей фактически не был на работе. А значит, исключаем из него все больничные и отпуска, в том числе без содержания.

Количество полных календарных месяцев: 9 месяцев.

Количество календарных дней в неполных календарных месяцах: 26 дней (октябрь) + 22дней (декабрь) + 17 дней (май) = 65 дней.

Средний дневной заработок = 271 667 рублей / (29,3 дня * 9 месяцев + 65 дней) = 826 рублей 49 копеек

Ура! Теперь у нас есть все данные для расчета компенсации за отпуск.

Этап 4. Расчет выплаты компенсации за неиспользованный отпуск

Напомним, что денежная компенсация за отпуск рассчитывается так:

Количество неиспользованных дней отпуска умножается на средний дневной заработок (п.9 Положения).

Пример 5

Неиспользованные дни: 51,32 дня.

Средний дневной заработок: 826 рублей 49 копеек.

Сумма компенсации = 51,32 дней * 826 рублей 49 копеек = 42 415 рублей 47 копеек.

Облагается ли НДФЛ компенсация за отпуск (код дохода)? Выплата страховых взносов

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ компенсация за отпуск при увольнении должна облагаться НДФЛ.

В данной статье рассмотрен расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника. Заменить дни денежной компенсации можно только при увольнении. При этом работнику не нужно писать каких-то дополнительных заявлений, работодатель обязан рассчитать компенсацию по умолчанию, как того требует ТК РФ.

Если компенсация выплачивается в процессе работы за дни свыше 28-ми, положенных по ТК РФ, то от работника нужно заявление .

Расчет положенных выплат работнику при увольнении выполняется в последний рабочий день, в этот же день производится и выплата рассчитанных средств. Расчет проводит бухгалтер, который при этом заполняет .

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении?

Процесс расчета можно подразделить на 3 этапа:

1. расчет количества дней неиспользованного основного отпуска;
2. расчет среднего дневного заработка;
3. расчет денежной компенсации.

1. Как рассчитать количество дней отпуска при увольнении

Для определения количество неиспользованных отпускных дней, нужно выполнить три шага:

1. определить стаж, дающий право на оплачиваемый трудовой отдых;
2. рассчитать общее количество дней за весь период работы;
3. рассчитать количество неиспользованных дней.

Пример расчета дней неиспользованного отпуска при увольнении — .

Отпускной стаж

Статья 121 Трудового кодекса РФ определяет, какие периоды включаются в отпускной стаж, а какие нет. Подробнее о расчете отпускного стажа и примерах этого расчета можно прочитать в статье — .

Стаж выражается в полных месяцах.

Количество дней отпуска за весь период работы

Далее нужно определить, сколько дней отпускного периода положены сотруднику за каждый отработанный полностью месяц. Для этого общую продолжительность ежегодного отпускного периода за год делят на 12 месяцев. Если отпуск имеет стандартную продолжительность, установленную ТК РФ — 28 календарных дней, то за каждый полный месяц работник имеет право получить 28 / 12 = 2,33 дня.

Если известно, каков отпускной стаж в месяцах, и сколько дней отпуска положено за каждый месяц, можно без труда рассчитать общее количество календарных отпускных дней, положенных работнику за весь период работы, умножив стаж на 2,33.

Пример:

Если стаж составляет 18 мес., то работнику положено 18*2,33 = 41,94 дней.

Количество дней неиспользованного отпуска

Необходимо по документам определить, сколько дней работник успел отгулять, и вычесть эти дни из общей продолжительности отпуска, полученной в п.2.

Пример:

Если стаж составляет 18 мес., работник был в отпуске 14 календарных дней, то число неиспользованных дней = 18*2,33 — 14 = 27,94.

2. Расчет среднего дневного заработка

Берется общий доход за эти 12 месяцев и делится на количество дней, фактически отработанных работником, это и будет средний дневной заработок. Подробности и нюансы расчета среднего дневного заработка для отпускных можно посмотреть .

Пример:

Если в каждом месяце последнего года работник получал зарплату 40000 ежемесячно, и каждый месяц этого года им отработан полностью, то его средний дневной заработок = 40000*12мес. / 12мес.*29,3= 1365,19.

3. Расчет денежной компенсации отпуска при увольнении

Известно, сколько дней отпуска работником не было использовано. Известен его средний заработок за день. Остается только перемножить эти два значения и получим денежную компенсацию, которую должен выплатить работодатель работнику при увольнении.

Пример расчета денежной компенсации неиспользованного отпуска при увольнении:

Соколов работает с 13.04.2013. Его ежемесячная зарплата составляет 30000 руб. За время работы Соколов был в основном отпуске 56 календарных дней. 16 ноября его последний рабочий день, какую денежную компенсацию должен выплатить работодатель за неиспользованные дни.
1. Расчет количества дней неиспользованного отпуска:

Отпускной стаж:

С 13.04.2013 по 12.04.2014 отработано 12 полных мес.

С 13.04.2014 по 12.04.2015 отработано 12 полных мес.

С 13.04.2015 по 16.11.2015 отработано 7 полных мес. и 3 дня (3 дня не учитываем).

Стаж, дающий право на отпуск, составляет 33 месяца.

За год Соколову положено 28 календарных выходных оплачиваемых дней.

Количество дней неиспользованного отпуска = 28 дн./12 мес. * 33 мес. — 56 дн. = 21 день.