Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих
Утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37
(в редакции:
Постановлений Минтруда РФ от 21.01.2000 N 7, от 04.08.2000 N 57, от 20.04.2001 N 35, от 31.05.2002 N 38, от 20.06.2002 N 44, от 28.07.2003 N 59, от 12.11.2003 N 75,
Приказов Минздравсоцразвития РФ от 25.07.2005 N 461, от 07.11.2006 N 749, от 17.09.2007 N 605, от 29.04.2008 N 200)
Предыдущая |
Раздел I. Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях
1. Должности руководителей
Заведующий архивом
Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; Единую государственную систему делопроизводства; порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; структуру предприятия, учреждения, организации; основы организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
3. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению ______________.
4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива.
4.2. Единую государственную систему делопроизводства.
4.3. Порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации.
4.4. Структуру предприятия.
4.5. Правила хранения бланков строгой отчетности.
4.7. Основы организации производства, труда и управления.
4.8. Законодательство о труде.
4.9. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.10. Правила и нормы охраны труда.
5. В своей деятельности заведующая архивом руководствуется:
5.1. Положением об архиве предприятия.
5.2. Настоящей должностной инструкцией.
6. Заведующая архивом подчиняется непосредственно ____________________ (директору предприятия;иному должностному лицу)
7. Заведующая архивом осуществляет руководство работниками архива.
8. На время отсутствия заведующего архивом (отпуск, командировка, болезнь, пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а при отсутствии такового - к лицу, назначенному приказом директора организации.
II. Должностные обязанности заведующего архивом
Заведующая архивом:
1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.
2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).
4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
5. Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.
6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
9. Осуществляет контроль над состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
11. Составляет установленную отчетность.
12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, потребных бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.
15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.
16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.
III. Права заведующего архивом
Заведующая архивом вправе:
1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.
2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия от руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые документы и информацию.
3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Вносить предложения на рассмотрение директора предприятия:
5.1. О наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности.
5.2. О применении поощрений за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему работников.
6. Требовать от директора предприятия (иных руководителей) оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
7. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы архива.
IV. Ответственность заведующего архивом
Заведующая архивом несет ответственность:
Должностная инструкция заведующая архивом разработана в соответствии с ______________________________.
Вариант № 2
Должностная инструкция заведующая архивом
I. Общие положения
1. Заведующая архивом относится к категории руководителей.
2. На должность заведующая архивом назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.
3. Назначение на должность заведующая архивом и освобождение от нее производится приказом директора организации по представлению _________.
4. Заведующая архивом должен знать:
4.1. Руководящие материалы архивных органов, регламентирующих работу архивов учреждений (организации).
4.2. Действующую систему классификации материалов и технической документации.
4.3. Государственные стандарты на техническую документацию.
4.4. Положения, инструкции и другие нормативные документы по архивоведению.
4.5. Порядок оформления и методы восстановления технических документов.
4.6. Основы делопроизводства.
4.7. Основы экономики, организации труда и организации производства.
4.8. Основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда.
5. Заведующая архивом подчиняется непосредственно ___________________.
II. Должностные обязанности заведующая архивом
Заведующая архивом:
1. Организует работу технического архива, обеспечивает прием, регистрацию, систематизацию и хранение чертежей, проектов, научно-технических отчетов, микрофильмов и других документальных материалов и технической документации, связанных с проведением возложенных на учреждение (организацию) исследований, выполнением разработок, а также использованием их результатов в производстве.
2. Осуществляет систематический контроль над своевременной сдачей в архив подразделениями учреждения (организации) технических документов и правильностью их оформления.
3. Обеспечивает проведение экспертной оценки и отбор материалов, не подлежащих хранению, в соответствии с действующими нормативными документами.
4. Руководит работой по составлению номенклатуры дел, каталогов, картотек и другого справочного аппарата, облегчающих учет, подбор и изучение материалов, находящихся в техническом архиве.
5. Осуществляет методическую помощь подразделениям учреждения (организации) в правильном формировании и оформлении дел, а также систематический контроль над своевременной сдачей их в архив.
6. Организует подбор и выдачу сотрудникам документов, подготовку необходимых справок по данным, имеющимся в материалах архива, а также рассылку в установленном порядке копий по поступившим запросам.
7. Осуществляет контроль над состоянием документов, их сохранностью, своевременным восстановлением и заменой.
8. Руководит работниками технического архива.
III. Права заведующая архивом
Заведующая архивом имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися деятельности технического архива.
2. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.
3. Вносить на рассмотрение руководства организации предложения по улучшению деятельности технического архива.
4. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех (отдельных) структурных подразделений организации.
5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
6. Вносить предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
7. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
IV. Ответственность заведующая архивом
Заведующая архивом:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция заведующая архивом разработана в соответствии с ___________________________.
[Наименование организации]
Должностная инструкция
Утверждаю
[Наименование должности] [Наименование организации]
______________/___[Ф.И.О.]___/
Заведующий архивом
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность заведующего архивом [Наименование организации в родительном падеже] (далее - Общество).
1.2. Заведующий архивом назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Общества.
1.3. Заведующий архивом относится к категории служащих и подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Общества.
1.4. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
1.5. Заведующий архивом должен знать:
Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов;
Единую государственную систему делопроизводства;
Порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;
Структуру организации;
Основы организации производства, труда и управления;
Законодательство о труде;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и нормы охраны труда.
1.6. Заведующий архивом в своей деятельности руководствуется:
Локальными актами и организационно-распорядительными документами Общества;
Правилами внутреннего трудового распорядка;
Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
Указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя.
Настоящей должностной инструкцией.
1.7. В период временного отсутствия заведующего архивом его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].
2. Функциональные обязанности
Заведующий архивом обязан осуществлять следующие трудовые функции:
2.1. Исполняет работу по организации и ведению архивного дела в организации.
2.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
2.3. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.
2.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
2.5. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.
2.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
2.7. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения;
2.8. Осуществляет работу по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
2.9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
2.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива;
2.11. Составляет установленную отчетность.
2.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
В случае служебной необходимости заведующий архивом может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
Заведующий архивом имеет право:
3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности заведующего архивом, подчиненных ему служб и подразделений.
3.2. От имени организации осуществлять взаимодействие с соответствующими службами и сотрудниками других организаций в целях оперативного решения вопросов производственно-хозяйственной деятельности, входящих в его компетенцию.
3.3. В необходимых случаях представлять организацию в отношениях с другими организациями, учреждениями.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Заведующий архивом несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, - и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы заведующего архивом осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем - регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия - периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы заведующего архивом является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы заведующего архивом определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ "__" _______ 20__ г.
начальника архивного отдела администрации Инжавинского района
1. Общие положения
1.1 Муниципальный служащий – Начальник архивного отдела администрации муниципального образования Инжавинский район (далее – начальник Отдела) является муниципальным служащим и осуществляет профессиональную служебную деятельность в соответствии с настоящей должностной инструкцией .
1.2 Начальник Отдела назначается на должность по итогам конкурса и освобождается от должности муниципальной службы распоряжением главы муниципального образования района. Начальник Отдела непосредственно подчиняется главе района и заместителю главы администрации, курирующего исполнение.
2. Квалификационные требования
2.1. Для замещения должности начальника Отдела устанавливаются следующие требования:
2.1.1 наличие высшего профессионального образования;
2.1.2 наличие не менее четырех лет стажа муниципальной (гражданской) службы или не менее пяти лет стажа работы по специальности;
2.2 наличие профессиональных знаний, навыков включая знание Конституции Российской Федерации , указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации,
Правил работы Архивов, утвержденных Федеральным Законом от 01.01.2001 «Об архивном деле в РФ», устава Тамбовской района, Закона Тамбовской области «О муниципальной службе в Тамбовской области», Закона «Об архивном фонде Тамбовской области»,
3.8.4. Использует документы в социально-экономических и культурно-
просветительных целях, на выставках, радио и телевидении, в печати, в
установленном порядке представляет документы архива учреждениям и
гражданам с целью их научного и практического использования.
3.8.5. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу.
3.8.6. Ведет по фондовый статистический учет документов учреждений.
3.8.7. Вносит на рассмотрение органа местного самоуправления предложения
по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архиве.
3.8.8. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат
к хранящимся документам.
3.8.9. Обеспечивает сохранность документов в архиве, систематически
проводит проверки наличия дел.
3.8.10. выдает в установленном порядке документы во временное пользование;
3.8.11. Рассматривает предложения и жалобы, относящиеся к компетенции отдела, проводит прием граждан, ведет журнал входящей, исходящей документации.
3.8.12. Информирует орган местного самоуправления архивный орган о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об архивном фонде и архиве.
3.8.13. Рассматривает и представляет на утверждение ЭПК архивного отдела
поступление от учреждений описи дел.
3.8.14. Изучает и обобщает практику деятельности ведомственных архивов,
организации документов в делопроизводстве учреждений.
3.8.15. Проводит семинары для работников, ответственных за делопроизводство и архив.
3.8.16. Представляет сведения о работе архивного отдела в Управление культуры и архивного дела области, администрации муниципального образования; готовит информацию для размещения на сайте архивного отдела администрации района; следит за своевременным размещением информации, касающейся работы архивного отдела, за достоверностью и полнотой размещаемой информации.
3.9. надлежащим образом исполняет обязанности муниципального служащего, установленные в соответствии с федеральным и областным законодательством;
3.10. соблюдает установленные федеральными законами запреты и
ограничения, связанные с прохождением муниципальной службы;
3.11. бережет и рационально использовать муниципальное имущество,
предоставленное ему для исполнения должностных обязанностей;
3.12. принимает участие в профилактике терроризма и экстремизма, а так же минимизации и (или) ликвидации последствий проявления терроризма и экстремизма на территории района;
3.13. оказывает методическую, консультативную, информационную помощь главам сельсоветов и поссовета района в пределах компетенции;
3.14. осуществлять иные полномочия, установленные федеральным и областным законодательством.
3.15. уведомляет представителя нанимателя (работодателя), органы
прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений в соответствии с федеральным законом от 01.01.01 года «О противодействии коррупции».
3.16. Начальник Отдела в соответствии со статьей 12 Федерального закона от 2 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" (далее – Федеральный закон о муниципальной службе) обязан:
3.16.1. соблюдать Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Устав Тамбовской области, законы Тамбовской области, иные нормативные акты тамбовской области, Устав Инжавинского района и иные муниципальные правовые акты и обеспечивать их исполнение;
3.16.2. исполнять должностные обязанности в соответствии с должностной инструкцией;
3.16.3. соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законные интересы граждан и организаций;
3.16.4 . соблюдать установленные в администрации района правила внутреннего трудового распорядка, должностную инструкцию, порядок работы со служебной информацией;
3.16.5. поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей;
3.16.6. представлять в установленном порядке предусмотренные законодательством Российской Федерации сведения о себе и членах своей семьи, а также сведения о полученных им доходах и принадлежащем ему на праве собственности имуществе, являющихся объектами налогообложения , об обязательствах имущественного характера (далее - сведения о доходах , об имуществе и обязательствах имущественного характера);
3.16.7. соблюдает Кодекс этики служебного поведения муниципальных
служащих администрации района.
4 Права начальника архивного отела администрации района
Основные права начальника отдела определены статьей 11 Федерального
закона от 01.01.01 года «О муниципальной службе в
Российской федерации».
Исходя из установленных полномочий, начальник отдела имеет право на:
4.1.реализацию установленных федеральными законами основных прав муниципального служащего;
4.2. основные и дополнительные гарантии, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
4.3. ознакомление с документами, устанавливающими его права и обязанности по замещаемой должности муниципальной службы, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей и условиями продвижения по службе;
4.4. обеспечение организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей;
4.10. защиту своих персональных данных;
4.11. ознакомление со всеми материалами своего личного дела, с отзывами о профессиональной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений;
4.12. рассмотрение индивидуальных трудовых споров в соответствии с трудовым законодательством, защиту своих прав и законных интересов на муниципальной службе, включая обжалование в суд их нарушений;
6.1.7. с учреждениями, предприятиями, организациями и иными структурами, а также гражданами по вопросам, входящим в его компетенцию, в соответствии с действующим законодательством.
6.2. поручения и указания начальнику отдела даются вышестоящими руководителями или лицом, исполняющим его обязанности в письменной форме;
6.3. объяснительные и докладные записки, иные заявления на имя вышестоящего руководителя начальник отдела представляет в письменной форме;
6.4. начальник отдела вправе в устной форме давать разъяснения по вопросам компетенции отдела представителям организаций и гражданам только по поручению вышестоящего руководителя.
7. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности
Эффективность профессиональной служебной деятельности начальника Отдела оценивается по следующим показателям:
выполняемому объему работы и интенсивности труда, способности сохранять высокую работоспособность в экстремальных условиях, соблюдению служебной дисциплины;
своевременности и оперативности выполнения планов, поручений;
качеству предоставляемых услуг;
качеству выполненной работы (подготовке документов в соответствии с установленными требованиями, полному и логичному изложению материала, отсутствию стилистических и грамматических ошибок);
профессиональной компетентности (знанию законодательных, нормативных правовых актов, широте профессионального кругозора, умению работать с документами);
способности четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умению рационально использовать рабочее время , расставлять приоритеты;
творческому подходу к решению поставленных задач, активности и инициативе в освоении новых компьютерных и информационных технологий , способности быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям;
осознанию ответственности за последствия своих действий.
С должностной инструкцией ознакомлен(а):__________________________________
Скачать должностную инструкциюзаведующего архивом (.doc, 93КБ)
I. Общие положения
- Заведующий архивом относится к категории руководителей.
- На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
- Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от нее
- Заведующий архивом должен знать:
- 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива.
- 4.2. Единую государственную систему делопроизводства.
- 4.3. Порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации.
- 4.4. Структуру предприятия.
- 4.5. Правила хранения бланков строгой отчетности.
- 4.7. Основы организации производства, труда и управления.
- 4.8. Законодательство о труде.
- 4.9. Правила внутреннего трудового распорядка.
- 4.10. Правила и нормы охраны труда.
- В своей деятельности заведующий архивом руководствуется:
- 5.1. Положением об архиве предприятия.
- 5.2. Настоящей должностной инструкцией.
- Заведующий архивом осуществляет руководство работниками архива.
- На время отсутствия заведующего архивом (отпуск, командировка, болезнь, пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а при отсутствии такового — к лицу, назначенному приказом директора организации.
II. Должностные обязанности
Заведующий архивом:
- Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.
- Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
- Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).
- Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
- Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.
- Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
- Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
- Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
- Осуществляет контроль над состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
- Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
- Составляет установленную отчетность.
- Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
- Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
- Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, потребных бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.
- Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.
- Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.
III. Права
Заведующий архивом вправе:
- Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.
- Запрашивать лично или по поручению директора предприятия от руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые документы и информацию.
- Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.
- Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
- Вносить предложения на рассмотрение директора предприятия:
- 5.1. О наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности.
- 5.2. О применении поощрений за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему работников.
- Требовать от директора предприятия (иных руководителей) оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
- Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы архива.
IV. Ответственность
Заведующий архивом несет ответственность:
- За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
- За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
- За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.