(утвержденные Правлением НПСо 2 февраля 2012 г.)

временного (свыше 10 лет) хранения

(утвержденные Правлением НПСо 2 февраля 2012г.)

В соответствии с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными Приказом Министерства юстиции РФ от 01.01.01г. За
№ 000 и Решением Правления Федеральной Нотариальной Палаты от 01.01.01 г. за № 11/09 (далее - «Правила») нотариус обязан в течение двух месяцев после окончания календарного года составить отдельно на оконченные дела (п.84 Правил) описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Порядок их составления и утверждения регламентируется п. п.84 – 89 Правил, при составлении описей также следует руководствоваться Приложениями
№№ 16, 17 к Правилам.

Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются на личных бланках нотариуса.

Опись представляет собой перечень заголовков дел, в точном соответствии с утвержденной номенклатурой нотариуса, с указанием дат и количества листов в деле, с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Перед составлением описей дел постоянного и временного хранения нотариус проверяет формирование и оформление дел, оконченных производством в текущем году.

При просмотре дел проверяется качество формирования и оформления дел:

Соответствие заголовка дела номенклатурному наименованию дела, а также содержанию документов в деле;

Правильность оформления и группировки документов , включенных в дело;

Качество подшивки или переплета дела;

Правильность нумерации листов дела; наличие в деле внутренней описи дела и ее соответствие правилам (Приложения №№13,14);

Правильность оформления обложки дела (Приложения №№11, 25);

Наличие листа заверителя (Приложение).

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с разделами номенклатуры дел нотариуса, наименование самих разделов в опись не вносится);

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые содержатся на обложке вносимого в опись дела;

При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела могут обозначаться словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме и передаче дел со ссылкой на необходимый документ, об особенностях их физического состояния, о наличии копий и т. п.

Не подлежат включению в описи дела под резервными номерами, не предусмотренные в утвержденной номенклатуре дел, сформированные в течение календарного года, и не входящие в Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 01.01.2001 N 558

При заполнении описи все графы заполняются в соответствии с Приложениями №16,17 Правил;

В конце описи делается запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, внесенных в данную опись.

При составлении описи сама опись как номенклатурное дело еще не существует, поэтому ее как номенклатурное дело нельзя включать в опись.

Все экземпляры описи дел подписываются нотариусом с указанием должности, с проставлением даты, подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

(ст. 36 Правил, письмо ФНП о проставлении оттиска печати с воспроизведением Государственного герба РФ на документах, требующих особого удостоверения их подлинности).

Описи дел постоянного и временного хранения в двух экземплярах представляются для утверждения в нотариальную палату.

Один экземпляр утвержденной описи возвращается нотариусу, а второй остается на хранении в нотариальной палате.

В случае принятия нотариальной палатой решения об исключении из представленной описи дела (тома) текст описи изменяется нотариусом.

По окончании года на дела составляются следующие описи:

1. Опись дел постоянного хранения;

2. Опись дел постоянного хранения (наследственных дел);

3. Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

4. Опись дел временного (свыше 10лет) хранения (дел по личному составу).

В опись дел постоянного хранения включаются все оконченные производством дела постоянного срока хранения,(кроме наследственных дел).

В опись дел постоянного хранения (наследственных дел) включаются
все заведенные в оконченном году, наследственные дела. Опись составляется в соответствии с приложением №16 Правил нотариального делопроизводства.

Графа 1- порядковый номер;

Графа 3- «заголовок дела»- номер наследственного дела, фамилия имя отчество, дата смерти, например: «Наследственное дело №13/2011 , умерший(ая) 14.12.2010г.»;

Графа 4- номер тома (части тома);

Графа 5- «дата дела»- указывается дата заведения н/дела;

Графа 6- «количество листов в деле» (томе) - не заполняется

(в том числе в отношении оконченных дел);

Графа 7- «примечание».

Количество наследственных дел, заведенных в оконченном году, должно соответствовать количеству дел, указанному в описи дел постоянного хранения (наследственных дел);

Две описи: опись дел постоянного хранения и опись дел постоянного хранения (наследственных дел) формируются в один наряд с индексом 02-16 с заголовком дела «Описи дел постоянного хранения».

В опись дел временного хранения (свыше 10 лет) включаются все оконченные производством дела временного хранения, кроме личных дел на работников нотариальной конторы.

В опись дел временного хранения (дел по личному составу) включаются только личные дела уволенных работников в году, за который составляется опись дел.

Две описи: опись дел временного хранения и опись дел временного хранения (дел по личному составу) формируются в один наряд с индексом 02-16 с заголовком «Опись дел временного хранения».

Личные дела работников оформляются на каждого работника отдельно. При заполнении номенклатуры в графе «количество томов» указывается количество личных дел заведенных в текущем году на работников, а в графе «примечание» делается отметка о количестве переходящих дел по личному составу на следующий год. Эти сведения вносятся в итоговую запись о категориях и количестве дел, находящихся в производстве, в том числе переходящих.

В итоговую запись о категориях и количестве дел, находящихся в производстве в графу количество дел временного хранения (до 10 лет включительно) вносится количество дел под резервными номерами (если для них не найден срок хранения по Перечню типовых управленческих архивных документов от 01.01.2001г.).

Количество дел при заполнении итоговой записи о категориях и количестве дел, находящихся в производстве указывается в цифрах.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 3 .

На обложке дела указываются:

Наименование структурного подразделения организации и его подчиненность;

Наименование отдела;

Номер дела (тома) по номенклатуре дела;

Заголовок дела;

Дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело);

Количество листов в деле;

Срок хранения дела.

Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью.

При изменении наименования организации, структурного подразделения (его подчиненности) или наименования отдела в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дописывается новое наименование организации, структурного подразделения или отдела, проставляется дата, а прежнее наименование заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией (экспертной комиссией) архивной организации *.

* Учреждение Федеральной архивной службы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации (соответствующий областной или республиканский архивный орган)

В заголовках дел, содержащих копии документов (приказы, постановления вышестоящих организаций, протоколы совещаний в вышестоящей организации и т.п.), указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложках дела обязательно указывается дата дела:

Для дел, содержащих приказы, постановления, протоколы, датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самого позднего документа;

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого последнего входящего или исходящего документа;

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено;

Датой дел, содержащих лицевые счета сотрудников организации, личные дела уволенных сотрудников, и дел, содержащих планы и отчеты, является год заведения дела.

Даты приложения к документам не принимаются во внимание.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела, то под графой «Дата дела» делается запись: «В деле имеются документы за ______ год(ы)».

Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя дела (п. 2.5).

Реквизит «Срок хранения дела» оформляется в соответствии с номенклатурой дел организации.

На корешке обложки дела указывается индекс дела по номенклатуре дел, номер тома и год его формирования.

Номер тома указывается только в том случае, если заведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указывается количество заведенных томов.

Работа с электронными документами

Все операции, осуществляемые с электронными документами при передаче на архивное хранение, должны быть документированы. Электронный документ - это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации на компьютере. Создаваемые в деятельности организации электронные документы подлежат передаче в установленном порядке на архивное хранение.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение принимаются как отдельные документы, так и их комплексы, коллекции документов, а также документы в составе фондов организаций или физических лиц - источников комплектования архива, имеющих реквизиты, позволяющие их идентифицировать.

Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. Они могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении, в состав которого могут входить: магнитотека, служба по внедрению и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документов, технологическая служба.

Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются:

Наличие в архиве аппаратно-программного оснащения для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи в новые форматы в связи с развитием программного обеспечения, передачей информации по каналам связи;

Обеспечение доступа к информации по установленным категориям пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм);

Обеспечение режима хранения электронных документов, исключающих их утрату или искажение.

Обеспечение хранения электронных документов должно предусматривать поддержание оптимальных режимов хранения технических носителей электронных документов. Технические параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. Правила учета и хранения; ГОСТ 19.601-78 ЕСПД. Правила дублирования, учета и хранения; ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов АСУ. Учет, хранение и обращение.

Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате их экспертизы.

На начальном этапе экспертизы электронных документов архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. Этот перечень является основанием для проведения собственно экспертизы электронных документов.

Электронные документы поступают на архивное хранение вместе с сопроводительной документацией. В ней должна найти отражение следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для базы данных (БД), объем документа (для БД также количество записей).

Электронный документ и сопроводительная документация к нему составляют единицу учета электронных документов. Единице учета, поступившей на архивное хранение, присваивается регистрационный номер по журналу поступлений. В составе единицы учета указывается единица хранения. Единица хранения электронного документа - это комплект носителей (магнитная лента, гибкий магнитный диск, магнитооптический диск, оптический диск и др.) электронного документа и сопроводительная документация к нему. На единицу хранения заводится учетная карточка в двух экземплярах и ведется учетная БД (каталог) электронных документов.

Подготовка электронных документов к передаче на архивное хранение состоит из следующих этапов:

Запись на машинные носители (при необходимости - перезапись на новые носители);

Проверка технического состояния;

Подготовка сопроводительной документации (сопроводительная документация электронного документа должна быть достаточной для обеспечения сохранности и использования электронных документов);

Непосредственная передача электронных документов в архив организации.

Сроки временного архивного хранения электронных документов государственной части архивного фонда Российской Федерации в организации в соответствии с постановлением Совета Министров-Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 03.03.93 № 191 определены в 5 лет. Передача документов на государственное хранение осуществляется по согласованию с государственным архивом по описи.

Документы временного срока хранения уничтожаются по акту после утверждения описи в установленном порядке.

В БашГУ в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством архива БашГУ. По этим описям документы сдаются в архив БашГУ.

Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел БашГУ, которую готовит архив БашГУ и по которой он сдает дела на государственное хранение в ГКУ РБ ЦИА РБ.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение № 25) и представляются в архив БашГУ при передаче дел.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником общего отдела БашГУ и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении БашГУ экспертной комиссии опись дел до ее утверждения должна быть согласована с экспертной комиссией.

Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив БашГУ, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в экспертную комиссию для рассмотрения и согласования.

2.6.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет)хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 3.

На обложке дела указываются:

Наименование структурного подразделения организации иего подчиненность

Наименование отдела

Номер дела (тома) по номенклатуре дела

Заголовок дела

Дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело)

Количество листов в деле

Срок хранения дела.

2.6.2. Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью.

2.6.3. При изменении наименования организации, структурного подразделения(его подчиненности) или наименования отдела в течение периода, охватываемогодокументами дела, на обложке дописывается новое наименование организации,структурного подразделения или отдела, проставляется дата, а прежнеенаименование заключается в скобки.

2.6.4. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатурыдел организации, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией (экспертнойкомиссией) архивной организации *.

* Учреждение Федеральной архивнойслужбы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации(соответствующий областной или республиканский архивный орган)

2.6.5. В заголовках дел, содержащих копии документов (приказы,постановления вышестоящих организаций, протоколы совещаний в вышестоящейорганизации и т.п.), указывается их копийность. Подлинность документов дела взаголовке не оговаривается.

2.6.6. На обложках дела обязательно указывается дата дела:

Для дел, содержащих приказы, постановления, протоколы,датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самогопозднего документа

Для дел, содержащих переписку, датой начала делаявляется дата поступления первого входящего или дата первого исходящегодокумента, а датой окончания - дата самого последнего входящего или исходящегодокумента

Датой личного дела являются даты подписания приказов оприеме и увольнении лица, на которое оно заведено

Датой дел, содержащих лицевые счета сотрудниковорганизации, личные дела уволенных сотрудников, и дел, содержащих планы иотчеты, является год заведения дела.

Даты приложения к документам не принимаются во внимание.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадаетс датой дела, то под графой «Дата дела» делается запись: «В деле имеютсядокументы за ______ год(ы)».

2.6.7. Обязательным реквизитом обложки дела является указаниеколичества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителядела (п. 2.5).

2.6.8 . Реквизит «Срок хранения дела» оформляется всоответствии с номенклатурой дел организации.

2.6.9 . На корешке обложки дела указывается индекс дела пономенклатуре дел, номер тома и год его формирования.

2.6.10 . Номер тома указывается только в том случае, еслизаведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указываетсяколичество заведенных томов.

1. Для хранения документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое или историческое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение предприятие образует архив. Архив предприятия функционирует на правах структурного подразделения и находится в оперативном подчинении заместителя руководителя ПО уп; равлению.
2. Документы предприятия, представляющие особую практическую или историческую ценность, после проведения экспертизы в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат передаче на хранение в региональный (ведомственный) архив.
3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив предполагает проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление архивных дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел, не представляющих практической или исторической ценности.

1. Экспертиза ценности документов

1. Экспертиза ценности документов - это процедура отбора документов на архивное хранение.
2. Экспертиза ценности документов предприятия проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив предприятия и региональный (ведомственный) архив.
3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК). Органи
   зация работы ЭК осуществляется в соответствии с положением, утвержденным руководителем предприятия.
4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется на предприятии ежегодно с 5 по 20 декабря.
5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, а также отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению. Одновременно выделяются к уничтожению дела и документы, сроки хранения которых истекли.
6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел предприятия путем полистного просмотра дел.
7. В делах постоянного хранения подлежат изъятию вторые и последующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по персоналу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
9. Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией и включает следующие графы:

1. порядковый номер дела (тома, части) по описи;
2. индекс дела (тома, части);
3. заголовок дела (тома, части);
4. дата дела (тома, части);
5. количество листов в деле (томе, части);
6. срок хранения дела.

1. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

1. каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;
2. в описи соблюдается сквозной порядок нумерации дел;
3. графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;
4. при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью;
5. графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п.

Ю.2.11. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

1. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем предприятия и председателем ЭК.
2. Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй хранится в качестве контрольного экземпляра в службе ДОУ предприятия.
3. Отбор документов за соответствующий пе

риод к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период. После этого предприятие имеет право уничтожить дела и документы, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком. .

1. Подготовка и передача документов в архив

1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по персоналу.
2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их. хранения.
3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в службе ДОУ предприятия и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
4. Передача дел в архив осуществляется ежегодно в течение января по заранее утвержденному начальником службы ДОУ и заведующим архивом графику.
5. В период подготовки дел к передаче в архив предварительно проверяется правильность их формирования, оформления, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению до момента передачи дел в архив.
6. Прием каждого дела фиксируется отметкой в описи. По окончании процедуры в конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема- передачи дел. После этого описи заверяются подписями заведующего архивом и руководителя службы ДОУ предприятия.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на передаваемые документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись после дел, передаваемых на хранение.

УТВЕРЖДЕНА приказом Минфина России от 31.12.92 № 81
Инструкция о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в Министерстве финансов Российской Федерации
/. Общие положения

1. Настоящая Инструкция разработана на основе Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, утвержденной Комитетом по делам архивов при Правительстве РФ 06.07.92, и определяет порядок организации работы и ведения делопроизводства по письмам, предложениям, заявлениям и жалобам граждан в центральном аппарате Министерства финансов РФ.
2. Делопроизводство по письмам ведется отдельно от общего делопроизводства, в Административно- контрольном управлении - Сектором писем граждан, в структурных подразделениях министерства - работниками, ответственными за ведение делопроизводства.
3. Персональную ответственность за состояние работы по рассмотрению писем граждан и ведение делопроизводства по письмам несут руководители управлений (отделов). Административно-контрольное управление осуществляет контроль за своевременностью рассмотрения писем и ведением делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата, разрабатывает совместно с управлениями (отделами) министерства необходимые предложения по дальнейшему совершенствованию этой работы.
4. Заявления и жалобы разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления в министерство, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, не позднее 15 дней.

В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения заявления или жалобы могут быть в порядке исключения продлены руководством министерства, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.
Предложения граждан рассматриваются в срок до одного месяца, за исключением тех предложений, которые требуют дополнительного изучения, о чем сообщается лицу, внесшему предложение.

1. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются в срок до 15 дней со дня их поступления.

В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения заявления или жалобы могут быть в порядке исключения продлены руководством министерства, но не более чем на 15 дней, с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.

1. Жалобы на неправильные действия или распоряжения финансовых органов рассматриваются не позднее 5 дней со дня поступления в министерство.
2. Анонимные обращения граждан рассмотрению не подлежат и направляются в управления (отделы) для сведения.

Анонимными считаются письменные обращения граждан без указания фамилии, имени, отчества, заявителя и не содержащие данных о месте жительства, работы или учебы (выписка из Указа Президиума Верховного Совета СССР от 02.02.88 № 8422-XI).

1. Письма граждан Министерство финансов РФ рассматривает в соответствии с законодательством РФ в пределах своей компетенции. Ответы на письма граждан, направляемые в Верховный Совет РФ, Администрацию Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, подписываются руководством министерства.
2. Письма граждан, не относящиеся к компетенции министерства, пересылаются Административно-контрольным управлением или управлениями (отделами)
   безотлагательно, не позднее 15 дней в соответствующие органы для решения поставленных вопросов, о чем сообщается заявителю.
3. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.
4. Руководители управлений (отделов) , а в необходимых случаях - руководство министерства, сообщают гражданам и соответствующим органам о решениях, принятых по письмам граждан, а п случае отрицательного ответа указывают мотивы и по просьбам граждан разъясняется порядок обжалования. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. Решение о письменной или устной форме ответа принимает руководитель управления или его заместители по докладу исполнителя. В случае устного ответа делается соответствующая запись на письме и в регистрационно-контрольной карточке.
5. Руководители управлений (отделов) организуют при необходимости проверки отдельных жалоб с выездом на места, обобщение и анализ писем граждан (отдельно - коллективных и повторных), принимают меры к устранению причин, порождающих жалобы.

По результатам работы за квартал подготавливают аналитические справки о ходе рассмотрения обращений граждан, представляемые к 15 числу месяца, следующего за окончанием квартала, в Административно-контрольное управление для подготовки доклада руководству министерства по прилагаемой схеме (Приложение 2).

1. Для приема граждан в министерстве организована приемная, порядок работы которой установлен положением, утвержденным руководством Министерства финансов РФ.