Письменное предоставление объяснений становится обязательным только в ряде случаев. Самое распространенное – при оценке уважительности причин дисциплинарного проступка работника (нарушения работником трудовых, должностных обязанностей). Этого требует процедура наложения дисциплинарного взыскания по ст. 193 Трудового кодекса (далее – ТК РФ), которое может вылиться не только в замечание или выговор, но и в увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых и нужно разобраться. Объяснительная записка в этом случае документирует, доносит до руководства позицию работника, его видение ситуации, его аргументы.

Фрагмент документа

Трудовой кодекс РФ. Статья 193 «Порядок применения дисциплинарных взысканий»

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

Но объяснительные могут составляться и по другим причинам, хотя при этом сохраняется аспект «необходимости оправдаться» (ведь в остальных случаях используются служебные и докладные записки). Например, в ходе расследования обстоятельств причинения ущерба имуществу работодателя и определения его размера по ст. 247 ТК РФ.

Затребование письменных объяснений

Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование», потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно «затребовать» письменное объяснение. Уведомление по смыслу имеет другой оттенок – происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо – исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.

Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.

От даты требования отсчитывается другой срок – 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).

Письменное требование объяснений у работника

Текст требования объяснений у работника о причинах отсутствия на работе и подпись

Расчет срока для дачи письменного объяснения причин дисциплинарного проступка

Допустим, рабочий по халатности повредил имущество работодателя в понедельник 01.09.2014, тому были свидетели и в тот же день был оформлен акт. 02.09.2014 рабочему предъявили требование о даче письменных объяснений. Срок начинаем отсчитывать со следующего дня:

• 03.09.2014 – 1-й день,
• 04.09.2014 – 2-й день (когда представление объяснительной еще будет считаться своевременным),
• 05.09.2014 уже можно актировать факт непредоставления объяснений.

Если бы требование о даче письменных объяснений предъявили работнику в пятницу 05.09.2014, а суббота и воскресенье у него – выходные дни (т.е. в расчете 2-дневного периода не участвуют), то срок своевременного представления объяснительной записки истечет только во вторник 09.09.2014.

Чтобы добросовестный работник не запутался в расчете данного срока, лучше сразу указывать в требовании конкретную дату, до которой объяснительная записка должна быть предоставлена. Сюда можно добавить и конкретное подразделение / должностное лицо, которому она должна быть отдана (см. второй абзац текста требования из Примера 1). Адресат объяснительной записки (на чье имя она составляется, например, генеральный директор) и лицо, которому ее следует передать (например, секретарь или начальник кадровой службы), скорее всего, будут разными людьми.

Если у работника действительно были уважительные причины поведения, которое не понравилось работодателю, и в целом они люди адекватные, то бояться объяснительной записки не стоит – она встанет на защиту «обвиняемого». Тогда и ждать письменного требования от работодателя не нужно. По его устному пожеланию лучше сразу составить объяснительную записку, приложив к ней максимум доказательств своей правоты. Подойдут не только официальные документы, сгодится даже распечатка с новостного сайта о перебоях в работе ветки метро, по которой добирается до работы опоздавший. Если имеет место конфликт между сотрудниками, то грамотно составленная объяснительная может даже «перетянуть» руководство на сторону ее автора.

На чье имя пишется объяснительная записка?

Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.

Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.

Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.

От руки или на компьютере?

Закон не обязывает писать объяснительные записки от руки, их можно набирать на компьютере. Но опытные кадровики требуют от работников объяснений, написанных только собственноручно. В случае трудового спора это поможет работодателю защититься от неправомерных действий со стороны работника, который может заявить, что его «заставили» подписать уже составленный кем-то текст.

Минимально необходимый состав рукописных элементов, начертанный рукой работника на объяснительной записке, такой:

• должность,
• личный росчерк и
• И.О. Фамилия.

Ограничиться лишь рукописным личным росчерком нельзя, т.к. некоторые подписи графологическая экспертиза не в состоянии однозначно идентифицировать как принадлежащие определенному лицу. А по целым словам (в должности и фамилии) это уже однозначно можно будет сделать.

Реквизиты объяснительной записки

Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.

Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка. Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа – объяснительная записка – пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.

«Шапка» объяснительной записки

Устаревший вариант «шапки» объяснительной записки

Обстоятельства бывают разными, и требовать от работника краткости в объяснительной некорректно. Записка может занимать несколько листов бумаги, содержать прямую речь и читаться как хороший детектив, а может состоять и из одной строки. Работодатель не вправе ограничивать сотрудника в таком «творчестве».

Никто не ждет от работника в объяснительной выводов и предложений, хотя и запретить ему включить их не получится.

Содержание объяснительной записки определяет только работник, которому нужно ее написать. Начальник не вправе диктовать текст, говорить фразы типа «это – не причина», требовать переписать и другими способами влиять на содержание документа. В некоторых организациях идут еще дальше и составляют типовые тексты объяснительных записок. Работник вправе решать, использовать ли их или писать объяснительную самостоятельно. В его интересах описать произошедшее так, как он считает правильным. Работодатель, в свою очередь, обязан ознакомиться с любыми объяснениями работника, нравятся они ему или нет.

Отметка о наличии приложений

Объяснительная составлена. Что делать дальше?

Работодатель, получив объяснительную записку, проставляет на ней регистрационный входящий номер документа и – в обязательном порядке – дату приема.

Согласно ст. 193 ТК РФ, на которую мы ссылались вначале, у работника есть 2 рабочих дня на то, чтобы написать объяснительную записку. Если по истечении этого времени объяснения работником не предоставлены, работодатель вправе составить об этом соответствующий акт. Чтобы подстраховаться от неправомерных действий со стороны работодателя, работнику лучше зарегистрировать свою объяснительную записку в канцелярии или у секретаря с проставлением на документе соответствующей отметки, после чего забрать себе копию объяснительной с этой отметкой. Другой вариант: работник может написать объяснительную в 2 экземплярах, и один из них, после проставления отметки о приеме, оставить у себя. Тогда никто не сможет сказать, что работник не предоставил письменные объяснения в установленный законом срок.

Объяснительная записка об ошибке в работе - образец представлен в нашей статье - требуется от работника в том случае, когда в отношении него проводится служебная проверка, по результатам которой возможно наложение дисциплинарного взыскания. О том, как правильно составить объяснительную, вы узнаете из статьи.

Объяснительная записка об ошибке в работе

Ст. 193 ТК РФ устанавливает правило, согласно которому для наложения на работника взыскания руководитель должен затребовать от него объяснение (которое вполне подпадает под определение объяснительной записки). Если в течение 2 дней служащий игнорирует просьбу о составлении документа, отдел кадров (или иное уполномоченное лицо) составляет акт об отказе давать объяснения. И в этом случае уже ничто не помешает начальнику применить меры дисциплинарной ответственности к сотруднику.

Помимо этого случая в ТК РФ имеется ст. 247, которая определяет, что для установления всех обстоятельств причинения ущерба работодателю проводится соответствующая проверка, в ходе которой запрашиваются объяснения от работника по факту виновного поведения. При отсутствии бумаги от служащего также составляется акт.

Кроме того, руководитель организации вправе потребовать от служащего написания объяснительной записки в любых случаях, когда посчитает его поведение виновным.

ВАЖНО! Законодатель устанавливает четкое требование относительно формы объяснительной — работник предоставляет письменный вариант документа. Ограничиться устными комментариями не получится.

Как правильно писать объяснительную записку?

Первое, на что следует обратить внимание, — адресат объяснительной. Для того чтобы документ дошел до лица, которое сможет рассмотреть его должным образом, необходимо сначала изучить иерархию подчиненности. Как правило, документ подается непосредственному руководителю. Не допускается вариант передачи бумаги сразу генеральному директору. Для того чтобы не запутаться с начальниками, предлагаем прочитать должностную инструкцию и правила внутреннего распорядка, в которых освещены вопросы подчиненности.

Следующий аспект — как составить объяснительную: от руки или на компьютере? Законодатель такие тонкости не уточняет. Однако в локальных документах предприятия этот вопрос может быть отражен более детально. Кроме того, в организации могут иметься специальные бланки для написания объяснений. Об этом необходимо узнать заранее в отделе кадров либо у непосредственного руководителя.

Если требований в организации к написанию бумаги нет, то рекомендуем отразить в документе следующие моменты:

• полное и правильное наименование адресата с указанием подразделения или отдела;
• дату и исходящий номер, если документ регистрируется в специальном журнале отдела, в котором трудится автор записки;
• текст объяснительной;
• подпись и расшифровка.

ВАЖНО! Документ необходимо передать адресату официально, то есть через канцелярию или уполномоченное лицо, чтобы была проставлена отметка о получении объяснительной.

Пример объяснительной записки об ошибке в работе

Заместителю директора по производственной части

Иваненко Николаю Владиславовичу

Объяснительная записка

03.02.2017 я, Шутиков Иван Петрович, старший инженер цеха № 5, допустил простой оборудования на своем участке, так как во время поломки аппарата отсутствовал на рабочем месте. Мне пришлось уехать по личной просьбе главного бухгалтера и отвезти кассира в банк, так как все водители были заняты. Отказать я не смог. Моему заместителю не удалось починить аппарат, и он вынужден был ждать меня.

Своей вины не признаю, так как действовал по приказу вышестоящего лица.

Дата

Подпись.

Этот пример объяснительной для тех случаев, когда работник четко объясняет свою позицию и считает, что невиновен в сложившейся ситуации.

Таким образом, при составлении объяснительной об ошибке в работе главное — указать все обстоятельства произошедшего. Детали и подробности могут сыграть ключевую роль.

В ст. 193 ТК РФ говорится о том, что до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт. Не предоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Что из этого следует?

1. Объяснительную у вас может затребовать только работодатель, а не все кому не лень (например, руководитель отдела или ревизор не имеет права этого делать).
2. Если работодатель затребовал объяснение от вас, то лучше все же написать его, и тут есть свои нюансы:

— не пишите неправду , т.к. существует большая вероятность того, что могут проверить информацию, и тогда, к вашему нарушению, вас еще уличат и во лжи…а это плохо.

— не обвиняйте во всем своих коллег – работодатель обязательно затребует объяснение еще и от них, в результате вы не только не оправдаетесь, но и дополнительно наживете врагов + могут всплыть еще какие-нибудь нарушения.

— не пишите «меня не научили…» — при приеме на работу вы подписывали должностную инструкцию (кстати, перед написанием любой объяснительной не поленитесь её перечитать), где, как правило, все учтено, в том числе самообучение и соблюдение всевозможных инструкций. Не знание, как известно, не освобождает… Работодатель и в этом случае затребует объяснительную уже у вашего руководителя (который не научил), и… — тут смотрите предыдущий абзац.

Объяснительную записку лучше писать со ссылками на должностные обязанности, оговоренные в вашей должностной, на инструктивные материалы (мол, вероятно, не верно трактовал). Если уж сильно хочется кого-нибудь обвинить, то можно написать, что, вероятно, со-стороны того-то и того-то сложилось предвзятое отношение и т.д. Существует так же хитрость в наименовании документа, то есть не «объяснительная», а «пояснительная записка».

Если нарушение очевидно, то лучше сослаться на плохое самочувствие, большой поток клиентов. Тогда в конце надо написать, что ошибку свою признаете, впредь обязуетесь не допускать подобных ситуаций.

Форма, шаблон объяснительной записки включает в себя обязательные реквизиты:

• наименование организации;
• указание должностного лица, к которому обращена записка, его ФИО;
• от кого
• наименование документа – «Объяснительная записка»;
• заголовок к тексту («Касательно…», «Относительно…»);
• текст пояснения;
• составитель, его подпись.

В зависимости от вида нарушения, письменное объяснение работодатель может затребовать:

— по факту нарушения трудовой дисциплины : опоздание, отсутствие на рабочем месте (более 4-х часов), появление на рабочем месте в нетрезвом виде (за последнее могут уволить сразу!).

— по факту выявленных нарушений при проведении проверок, ревизий, при совершении операций: после проведения проверок, составляется Акт с описанием выявленных несоответствий требованиям нормативных документов, где должен быть указан конкретный пункт инструкции, который вы нарушили!

Не надо думать, что проверяющие/ревизоры/аудиторы – Боги, они — такие же люди, как и мы с вами, и Акты проверок зачастую составляют, копируя их из предыдущих, даже не убедившись в актуальности нормативных документов на момент проверки (нарушения-то однотипные). Были случаи, когда в нарушение пытались поставить то, что уже давно отменено, поэтому надо каждый пункт, который к вам «предъявляют», не полениться, и сначала найти в инструкции/положении/договоре/должностной, дабы убедиться, что нарушение вообще имело место быть. Если нет ссылок на пункты нормативных документов, то и нет никаких нарушений.

— на вас могут составить служебную записку из другого подразделения по факту чего-нибудь (и такое бывает) , тут многое зависит от степени подчиненности: если это вышестоящее подразделение, то «борзеть» не стоит, а если вы в равных условиях, то можно и на них чего-нибудь тоже написать при предоставлении объяснительной.

Сотрудникам различных предприятий иногда приходится оправдываться перед начальством за нарушение трудовой дисциплины, невыполнение плана и прочие проступки в письменной форме. В таких случаях следует знать, как правильно написать объяснительную на работе, чтобы минимизировать гнев руководства.

Как правильно написать объяснительную, чтобы не наказали

Объяснительной запиской называют документ, который обычно оформляется сотрудником в свободной форме. Редкая организация разрабатывает готовые шаблоны объяснительной. В ней сотрудник излагает обстоятельства и причины, по которым он нарушил трудовой распорядок или совершил иное действие (бездействие), вызвавшее недовольство руководителя.

До того как написать объяснительную на работе (непосредственно ее текст), документ следует правильно озаглавить. Чтобы дополнительно не раздражать начальство, его не стоит называть ни «пояснительной», ни «разъяснительной», ни как-то еще. В записке работник должен именно объяснить свое поведение и показать готовность к исправлению.

Как написать объяснительную на работе за прогул

Трудовой кодекс довольно суров к тем, кто прогуливает работу. Отсутствие сотрудника на рабочем месте более 4-х часов грозит ему увольнением – по инициативе организации (ст. 81 ТК РФ). Но не следует рассчитывать на лояльность работодателя и при меньших задержках вне рабочего места. Вероятным последствием частых опозданий станет написание объяснительной записки.

Перед тем как писать объяснительную директору или начальнику отдела, следует тщательно продумать ее содержание. На ее составление работнику по закону дается 2 дня (ст. 193 ТК РФ). Руководство следует убедить, что прогул или опоздание произошли либо в связи с внешними обстоятельствами, на которые подчиненный никак не мог повлиять, либо из-за ситуации, когда гражданин не смог поступить иначе. На понимание начальства можно рассчитывать, если нарушитель вовремя не явился на работу по следующим причинам:

• внезапное недомогание (самого работника или членов его семьи);
• оказание помощи посторонним людям (например, кому-то из пассажиров в метро стало плохо, и сотрудник оставался с ним до прибытия скорой);
• тяжелая транспортная ситуация из-за природного катаклизма, совершенного теракта и т.п.;
• поломка автомобиля или ДТП;
• задержка авиарейса по вине перевозчика, и иные уважительные основания.

Что написать в объяснительной за прогул, зависит и от того, действительно ли ее автор не мог своевременно прийти на работу, или в том, что случилось есть его вина. В первом случае достаточно четко изложить обстоятельства, а в идеале приложить подтверждающие документы, например, фото автомобильной «пробки» или справку от врача. Но если в этом виноват сам работник (проспал, забыл, не рассчитал), ему следует признать свою оплошность, пообещав, что в будущем она не повторится. Подобный формат объяснительной следует соблюдать и в иных случаях ее оформления.

Как написать объяснительную записку, если допущена ошибка

Ошибиться может любой, даже очень ценный и грамотный сотрудник. Поэтому важно знать, как правильно писать объяснительную записку на работе, если это произошло.

Не следует перекладывать всю вину на коллег, а тем более – на неумелое руководство.

Если, действительно, неисполнение трудовых обязанностей произошло в связи с чьим-то действием или бездействием, об этом можно упомянуть в записке, но и собственную оплошность (если она имела место) надо признать. Например, если менеджер не позвонил своевременно клиенту и тем самым сорвал сделку, неправильно в объяснительной ссылаться на то, что о звонке вовремя не напомнили, или писать, что телефон был постоянно занят.

Как правильно писать объяснительную на работе сотруднику, допустившему ошибку, можно узнать из наших примеров ниже. В документе следует указать:

• на непреднамеренность действий нарушителя;
• на отсутствие в прошлом нареканий к его работе;
• на объявленные ранее благодарности и прочие поощрения (если таковые были);
• на наличие смягчающих обстоятельств (устал, большая нагрузка, ребенок в больнице, только что вернулся с похорон и т.д.).

В заключении нужно выразить сожаление по поводу допущенной ошибки и пообещать ее более не совершать.

Как писать объяснительную на имя директора по жалобе клиента

Работникам, напрямую работающим с людьми, надо хорошо ориентироваться в вопросе, как писать объяснительную записку, если поступила жалоба от клиента. Потому что такие бумаги возможны.

В записке необходимо подробно изложить обстоятельства, ставшие причиной для жалобы. Если конфликт был спровоцирован клиентом, это следует указать, сославшись на коллег-свидетелей, которые могут данные факты подтвердить. Задача автора объяснительной записки – убедить начальство, что он действовал в рамках должностных обязанностей, ни в чем их не нарушил, а поступившая жалоба является следствием либо недоразумения, либо недобросовестных действий клиента.

Когда могут уволить

Иногда трудящиеся интересуются, сколько объяснительных нужно для увольнения. Ответ на него таков: дело не в количестве подобных записок, а в том, как руководство на них реагирует. Данный документ начальство обязано запросить перед тем, как применить к подчиненному дисциплинарное взыскание (ст. 193 Трудового кодекса РФ).

Именно наличие дисциплинарного взыскания у сотрудника, неоднократно не исполнившего свои трудовые обязанности, является одним из поводов для его увольнения . Однако оформление объяснительной далеко не всегда влечет наложение на работника «наказания» в виде выговора или замечания. И если работодатель довольствуется объяснениями сотрудника и не применяет к нему никаких взысканий, то таких бумаг может быть написано сколько угодно – это не явится причиной для увольнения по инициативе организации .

Примеры объяснительных записок

Как уже отмечалось, бланк объяснительной организации обычно не заготавливают. Провинившемуся подчиненному выдается чистый лист, который он заполняет самостоятельно.

Вначале оформляется шапка объяснительной, где указывается:

• на чье имя составляется документ (прописывается должность руководителя, организация или подразделение, которые он возглавляет, и ФИО);
• кем составлена записка (должность, подразделение, ФИО).

Форма объяснительной записки хоть и свободная, но предполагает, помимо шапки, несколько обязательных реквизитов:

• наименование документа;
• его основная часть (непосредственно объяснения работника);
• дата составления записки;
• подпись ее автора (с последующей расшифровкой).

Шаблон объяснительной можно посмотреть ниже.

Бывают случаи, когда работник на предприятии по своей вине или по каким-либо независящим от него причинам совершает профессиональную ошибку. В этой ситуации его начальник не имеет права тут же применить наказание. Он обязан дать своему сотруднику возможность объяснить, что повлекло за собой данный проступок. Чаще всего для этого используют объяснительную записку об ошибке в работе (образец – в нашей консультации). Её предоставляют начальству не позднее, чем через 2-е суток после требования оформить этот документ. Важно знать, что объяснительная не имеет установленной законом формы. Опираясь на нее, работник может рассказать о случившемся.

Действия начальника в случае ошибки подчинённого

При первых подозрениях о нарушении со стороны сотрудника работодатель должен зафиксировать это:

• актом;
• решением комиссии;
• или докладной.

Причем каждый из этих документов используют в соответствии с видом нарушения работника. Так, свои особенности имеет и объяснительная бухгалтера об ошибке.

Пожалуй, самый распространенный метод фиксации – акт. Его оформляют, например, в случае отказа подчиненного пройти медицинское освидетельствование.

Решение комиссии приходит на помощь в том случае, когда ошибочные действия сотрудника повлекли за собой материальный ущерб, нанесенный компании или ИП.

Что касается докладной от руководителя отдела, её пишут в тех ситуациях, когда работник не выполнил полагающийся план и т. п.

После того, как нарушение будет зафиксировано, работодатель вправе потребовать у своего подчиненного написать объяснительную (пример объяснительной записки об ошибке в работе представлен далее в статье). Причём такое требование можно предъявить как устно, так и письменно. Первый вариант используют тогда, когда сотрудник сам намерен объясниться и описать произошедшее. Но бывают и конфликтные ситуации, когда работник не хочет ничего рассказывать и просить прощения. Тогда выдвигают уже письменное требование, которое оформляют в свободной форме.

Иногда сотрудник и после письменного требования отказывается писать объяснительную. Это следует заверить соответствующим актом и отправить его начальству. На основании акта об отказе работника писать объяснительную руководство выбирает меру наказания для такого упрямого сотрудника и уведомляет его об этом.

В течение 3-х суток, каждые из которых нарушитель присутствовал на рабочем месте, приказ предъявляют ему под роспись. В случае если подчиненный не намерен изучить приказ и поставить свою роспись, руководству необходимо составить акт и об этом.

На практике существуют различные примеры объяснительных записок об ошибке. Какой-либо единой формы нет.

Внешний вид объяснительной по факту нарушения

Как было сказано, единой формы объяснительной, которая была бы зафиксирована законодательно, в Российской Федерации нет. Также нет каких-либо конкретных требований и к ее внутреннему содержанию. Однако на основании информации, которая будет изложена в образце объяснительной записки об ошибке в работе, нетрудно сделать вывод о том, что же сотрудник должен в ней указать в обязательном порядке.

Итак, объяснительная записка вне зависимости от подробностей нарушения, включает следующие данные:

• Ф.И.О. сотрудника, допустившего нарушение, его должность на предприятии;
• точная дата на момент составления объяснительной;
• суть нарушения;
• сопутствующие нарушению обстоятельства;
• причины совершения проступка.

Объяснительная записка заполняется от лица работника. Её подают соответствующему начальнику в одном экземпляре.

Выявление сути нарушения

Для того чтобы выявить – действительно ли имело место нарушение со стороны сотрудника – необходимо провести анализ ситуации. В первую очередь, надо определить, были ли нарушены работником его трудовые обязанности. Если в ходе проверки окажется, что они действительно нарушены, то следующим шагом будет выявление наличия вины сотрудника в этом.

Совершенно необходимо, чтобы и работник, и его начальство понимали рамки своих полномочий и обязанностей. Для этого в начале трудового пути на данном предприятии с каждым сотрудником заключают трудовой договор, в котором четко описаны все права и обязанности сторон. До подписания этого документа следует внимательно изучить все его пункты.

Если профессия или должность включает какие-либо специфические особенности, то это должно быть прописано в индивидуальных инструкциях работников.

Виды мер наказания

После получения на руки объяснительной записки от работника и с учётом мнения руководителя начальство вправе применить к подчиненному одну из 3-х мер наказания:

• замечание;
• выговор;
• увольнение.

Конечно, по последствиям первый вариант – самый легкий. Тогда как увольнению подвергают:

• только тех работников, вина которых неоспорима;
• ущерб предприятию нанесен существенный.

Более подробно условия увольнения описаны статье 192 ТК РФ.