Служебная командировка всегда была связана с большим бумажным документооборотом. Сотруднику приходилось заполнять сразу несколько документов, а кроме работы также следить за растратой командировочных, расход которых строго регулировался законом. Ситуация изменилась в 2015 году, когда командирование было значительно упрощено и изменения во многом коснулись именно бумаг, необходимых для совершения поездки. К тому же, сотрудник более не обязан отчитываться о каждом своем действии после прибытия на место.

Правила оформления командировки и соответствующих выплат значительно изменились. Многим ранее организация, оправляя сотрудника в отъезд, должна составлять определенные документы:

• Приказ, подписанный начальством либо уполномоченным лицом (например, руководителем кадрового отдела);
• Документ с рабочим заданием;
• Документ, удостоверяющий личность сотрудника.

Сотрудник также должен был по возвращению предоставлять полные отчеты о расходе денежных средств в двух экземплярах: о потраченных на работу и об авансе, выданном для затрат. Дополнительно работник должен был сохранить все путевые документы: билеты, чеки и многое другое.

С 2015 года система во многом поменялась: в частности, больше не требуется оформлять столько бумаг разом. Однако с изменением системы изменилась и процедура оформления, о которой подробнее рассказывается ниже.

Как написать служебную записку на командировку?

Бумажный оборот для командированного сотрудника и предприятия, от которого он отправляется, действительно значительно сократился. Теперь руководителю передается лишь служебная записка, после чего выписывает приказ на отправку определенного сотрудника. На этом оформление отъезда завершается.

Данная бумага достаточно проста в оформлении и имеет общепринятую форму: поле документа разделяется на две части. В правом углу в самом верху прописывается должность и имя руководителя организации, после чего вписываются данные начальника отдела. В центре размещается заглавие всего документа.

Фактически такая бумага — это одновременно оповещение и обращение к начальству о направлении работника в отъезд по делам организации. В текст вписывается цель командировки, сроки выполнения и непосредственное рабочее задание. Проставляется дата и подпись лица, который составлял бумагу.

Кроме того, в текст в обязательном порядке излагаются вероятные затраты денежных средств и указываются особенности поездки. К примеру, выезд на конференцию, сопровождение гостей предприятия или отправление на место проведения спортивных мероприятий. Обязательно указывается то, каким способом сотрудник собирается отправиться.

Бланк служебной записки на командировку

Форма служебной записки на командировку произвольная , законодательством не определены четкие рамки по оформлению данного документа. Одно известно точно: такая форма обязательна в том случае, если поездка предполагает использование в качестве транспорта личного автомобиля. Также по возвращению работник обязан указать период своей работы вне предприятия.

Бумага предоставляется начальству вместе с пакетом документов, подтверждающих использование транспорта:

• Путевой лист;
• Выписка из гостиницы;
• Выписка с автостоянки;
• Квитанции оплаты топлива и, если требуется, ремонта автомобиля;
• Все остальные чеки для отчетности.

Однако, если командированный работник не сохранил расходные чеки, либо они ему не понадобились, то он сдает лишь служебную записку. Начальство в этом случае проставляет ему необходимые пометки о прибытии назад на работу. Кроме того, в обязательном порядке к бумаге прикладывается документ, подтверждающий, что сотрудник действительно был в командировке - его выдает руководство по месту командировки сотрудника.

Служебная записка о направлении сотрудника в командировку на личном транспорте

В том случае, если командированный работник предпочел выбрать собственное средство передвижения, он также обязан подготовить пакет документов.

Служебная записка на командировку на личном транспорте должна включать в себя дорожный отчет с содержанием следующих бумаг:

• Документы оплаты;
• Путевой лист;
• Иные бумаги, в которых дано подтверждение поездки.

К отчету также можно приложить накладные с адресами поставщиков или покупателей, если такой была цель поездки.

Кстати, о том, как выглядит образец служебного задания на командировку в 2018 году, рассказано .

Служебная записка на командировку — образец 2018

Служебная записка в 2018 году практически не изменилась, поэтому бланк на ее заполнение остается прежним.

Справа вверху документа нужно указать, кому именно адресована бумага. Нужно написать ФИО человека и его должность. Далее необходимо написать такой текст: Прошу меня направить в служебную командировку (нужно указать свое ФИО и должность). Прописываете, в какую страну нужно отправить, и по какой причине. Внизу указываете источник финансирования, ставите дату и подпись.

Служебная записка на командировочные расходы

Служебная записка на выдачу денежных средств на командировку обязательно должна быть подробно составлена. Однако в случае повышения заявленной суммы на затраты, руководство обязуется их компенсировать в том же объеме.

Такими расходами считается:

• Траты на топливо и автопарковку;
• На съемное жилье;
• На питание;
• На сотовую связь.

Руководство предприятия обязуется в полной мере оплатить все превышенные расходы согласно законодательству РФ.

Установленный образец служебной записки о направлении в командировку — это внутриорганизационный документ, отражающий даты отправления и прибытия с фактической отметкой о месте пребывания сотрудника.

Случаи, при которых потребуется оформление командировочной записки:

• поездка планируется как на служебном, так и на личном, в том числе арендованном, транспортном средстве;
• отсутствие у работника подтверждающих фактическое отправление и пребывание документов.

Основная задача служебки — помочь бухгалтеру при начислении и расчете суточных, которые невозможно вывести без данных о фактических днях пребывания сотрудника в командировке.

Правила оформления

Образец служебной записки о командировке 2019 года оформляется сотрудником от руки на фирменном бланке сразу по возвращению из поездки.

Единой нормативно-правовой базы, регламентирующей порядок оформления командировочной документации, законодательно не предусмотрено. Форма и содержание должны быть разработаны и утверждены бюджетной организацией в соответствии с учетной политикой. Согласно п. 3 Положения № 749, руководитель организации вправе включить регламент и координирование таких документов в локальные акты учреждения.

Из обязательных параметров должны указываться номер и дата приказа о командировке, основная цель или рабочее задание, даты приезда и отъезда, данные автомобиля (модель, госномер) при необходимости.

Также следует перечислить прилагаемые документы.

Сопроводительная документация

Вместе с запиской сотрудник формирует следующий пакет документов:

• путевой лист;
• чеки и выписки, которые наглядно продемонстрируют его расходы во время поездки;
• при передвижении на личном/рабочем транспорте — путевой лист или любое другое подтверждение маршрутной линии до места назначения.

При отсутствии по каким-либо причинам у работника вышеуказанных расписок ему необходимо сдать служебную записку с подтверждающей отметкой от принимающей стороны или организации, где будет указано время его прибытия и отбытия.

Образец служебной записки на командировку 2019 года

Должен ли писать руководитель

По поводу рабочих поездок директора организации возникает ряд споров. В п. 7 Положения № 749 указано, что руководитель является сотрудником организации, поэтому должен составить служебное письмо, как и любой другой работник.

Эксперты Роструда утверждают обратное. Директор обладает правом главной подписи, соответственно, сам будет визировать свои же приказы и отчетные справки. Поэтому составлять командировочную документацию для него не обязательно.

Чтобы решить этот вопрос, нужно внести в локальные нормативно-правовые акты учреждения Положение о командировках, где будет отрегулирован вопрос о рабочих поездках руководителя организации.

Поездки за границу

В этом случае служебка оформляется по тем же правилам. Необходимо только приложить копию заграничного паспорта. Исключение составляют поездки в страны СНГ: пересечение границ будут совпадать с датами билетов, а если командированный сотрудник передвигается на автомобиле, то отметки будут ставиться в путевом листе.

Если вы составляете служебную записку на командировку, образец 2019 позволит избежать ошибок. Что включить в документ в обязательном порядке и какую форму использовать, расскажут наши эксперты.

В статье:

Что такое служебная записка на командировку

Служебная записка о направлении в командировку - особый документ, удостоверяющий факт пребывания сотрудника на месте назначения, дату приезда и возвращения. Она нужна, если сотрудник осуществляет поездку на любом транспорте, в том числе на личном, служебном, арендованном. Документ требуется и в случае, когда сотрудник не имеет документов, подтверждающих факт проезда и проживания.

Служебная записка, если опираться на Постановление Правительства РФ под № 1595, заменяет командировочное удостоверение, отчет о выполненных работах, служебное задание. Она служит подтверждением расходов, понесенных человеком за время командировки. Оформляйте документ и для начисления суточных, ведь для их расчета требуется знание времени, которое работник провел в поездке.

Обратите внимание! На законодательном уровне не установлено, где хранятся служебные записки о командировке. Копии документов подшивайте к личному делу, а для оригиналов сделайте отдельную папку. Это наиболее удобный вариант.

Шпаргалка: служебная командировка

Скачать в Системе Кадры

Образец служебной записки на командировку составляется организацией, но не запрещается использовать любой типовой шаблон. Ни один нормативно-правовой акт не фиксирует порядок оформления документа. Если сочтете нужным закрепить основные положения о регулировании содержания, внесите соответствующие записи в локальные акты предприятия. Такая возможность регламентирована пунктом 3 Положения под №749. Правила можно прописать и в приказе руководителя или специальном Положении о командировках.

Как составить служебную записку на командировку: образец 2019

Служебная записка составляется как самим работником, так и руководителем. Документ подготавливается от руки или в печатном виде. Учитывайте, что без подписи сотрудника он не имеет юридической силы.

• В правом верхнем углу вписывают ФИО руководителя компании в дательном падеже. Ниже - ФИО руководителя подразделения. Здесь же указывают ФИО специалиста, составляющего записку.
• В центре бланка пишут наименование документа, а с новое строки - его содержание. Работник или руководитель излагает текст в свободной форме. Он указывает дату отъезда и приезда; цель командировки. При поездке на личном или служебном транспорте вписывают марку, модель машины, регистрационный номер.
• В самом низу бланка описывают прилагаемые документы, указывают дату составления бумаги и подпись работника с расшифровкой.

Служебная записка о направлении в командировку: образец заполнения руководителем

Скачать образец

Вариант заполнения записки работником

Скачать образец

Если составляется служебная записка об отмене командировки, образец должен включать основания. Поэтому включайте в него причины, почему сотрудника решили не отправлять на другой объект или в иную местность. Например, «В связи с выполнением ремонтных работ арендатором своими силами, прошу отменить командировку инженера Иванова А.А. в город Саратов» или «По причине болезни руководителя организации отменить командировку Кондратьеву А.С.». Выбирайте подходящие формулировки, опираясь на обстоятельства. Дополнительно издавайте приказ.

Когда подготавливается служебная записка о продлении командировки, образец должен включать перечень причин или обстоятельств, по которым сотрудник задерживается. Он составляется непосредственным или временным руководителем, работником. Если при выполнении поручений сотрудник заболел, помимо записки он обязан предоставить больничный лист. Читайте статью в журнале «Кадровое дело»: «».

Форма служебной записки на командировку может быть любой, но подумайте над ее содержанием. Включайте в текст значимые факты, избегайте изложения второстепенных событий, не несущих смысловой нагрузки. Всегда перечитывайте предоставляемые сотрудниками документы. При обнаружении ошибок просите их переделать.

Когда документ будет составлен и согласован в бухгалтерии, передавайте его на подпись руководителю организации и командированному сотруднику. Все расходы, понесенные работником во время поездки, должны быть задокументированы для налоговой отчетности и расчета компенсаций.

Обратите внимание! Если служебная записка составляется по факту возвращения из поездки, работник должен как можно быстрее отдать ее руководителю. В 7 пункте Положения под № 749 говорится об этом.

Вместе со служебной запиской сотрудник отдает документы о понесенных расходах во время поездки. В качестве них выступают чеки, договора и прочее. Если человек не может представить документы, руководитель решает, возмещать расходы или нет. В этом случае в служебной записке работник детально расписывает понесенные расходы, причины отсутствия подтверждающих бумаг.

Командировка директора

Поскольку директор считается сотрудником организации, на него распространяются правила и положения законов, нормативно-правовых актов, касающихся рядовых работников. В пункте 7 Положения под № 749 нет исключений из этого правила. Но Роструд имеет другую позицию по данному вопросу - считается, что руководителю не требуется составлять служебную записку, так как им подписываются приказы о командировке, ее переносе, продлении. Чтобы избежать недоразумений, внесите в локальные акты компании положение о необязательном составлении документа директорами.

Поездка в выходной день

При составлении служебной записки на командировку в образце 2019 не нужно производить расшифровку специфики дней - рабочих, выходных. Основанием для выплат является табель учета рабочего времени. Поэтому документ составляется обычным образом, даже если поездка приходится на выходной или праздничный день.

Поездка предпринимателя

Согласно письму Минфина России от 05.07.2013 года под № 03-11-11/166, в командировки отправляют только наемных работников. Предприниматели - самозанятое население. Они не могут отправить себя в командировку. ИП освобождены от обязанности составлять приказ, служебную записку, представлять документы о затратах. Но расходы можно учитывать при уплате налогов, чтобы уменьшить налогооблагаемую базу. Чтобы обосновать необходимость поездки в рамках предпринимательской деятельности, потребуется протокол переговоров с поставщиками, покупателями, прочие документы.

Разработайте форму служебной записки на командировку, используя любой образец 2019. Заполните поля, в которых перечисляются сведения о компании, но оставьте пустыми строки для внесения личных данных сотрудников. При использовании шаблона удастся избежать ошибок, быстрее заполнять документ. Храните записки в архиве организации не менее 5 лет.

Каждый человек, который отправляется в командировку, должен получить служебную записку. Это позволит оформить денежные средства под отчетность и корректно оформить всю остальную документацию при необходимости.

Что это такое?

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Служебная записка – это документ, удостоверяющий факт пребывания работника обратно на место трудоустройства.

Документ регламентирует также дату приезда и возвращения из служебной поездки.

Такой документ необходим:

• при осуществлении поездки на личном автотранспорте или на арендованном;
• при отсутствии подтверждающих документов по факту приезда.

Для чего требуется?

Документ такого типа просто необходим при . Дополнительно влияет на расчет суммы для выплат по приезду, которые зависят от времени нахождения сотрудника на служебном выезде.

Записка служит подтверждением всех расходов, которые понес сотрудник за все время нахождения вне своего населенного пункта.

Законодательная база

Ни один правовой акт не регулирует вопрос, связанный с оформлением служебных записок. производится только при направлении сотрудников в командировку.

Если руководство желает закрепить основные положения по направлению, то они вносят новые во внутренние правовые документы. А это действие регулируется пунктом 3 .

Служебная записка на командировку

Служебная записка оформляется сотрудником сразу же по приезду с командировки. Это делается для начисления ему заработной платы и суточных расходов.

Если некорректно заполнить документ, то денежные средства за поездку не выплачиваются.

Об отмене

Организация предполагает несколько нюансов. И случается и так, что нужно срочно отменить поездку. И причин для этого может быть много – начиная от личных причин работника, заканчивая ненадобностью компании отправлять в командировку.

Если человек заболевает, то он также может отказаться от выезда. Но предупредить об этом он должен заблаговременно.

Все эти пункты также должны отображаться в локальных нормативных актах. Все денежные средства, полученные на поездку, гражданин должен возвратить в полном объеме.

Бухгалтерия обязывает сотрудника возвратить деньги в установленные сроки:

• не позже трех дней с момента поездки;
• при отмене сроки возврата отображаются в приказе.

В случае, когда денежные средства уже израсходованы на нужды организации – билет в командировку или за жилье, то все это списывается на убытки организации. Это делается в целях снижения налогообложения.

Но здесь имеются несколько нюансов:

• поездка в другую местность напрямую должна быть связана с получением доходности;
• причина отмены действительно вызвана серьезными обстоятельствами.

О продлении

Действующее законодательство не оговаривает возможность продления и сокращения сроков командировки. То есть регулируется поездка такого типа внутренними правовыми актами и приказом.

Форма приказа произвольная. Документ изготавливается с обоснованием после получения докладной.

За границу

Служебная записка на командировку ничем не отличается от стандартной документации.

Она оформляется отделом кадров и работником, прилагая дополнительные документы к заявлению и . Поездка за границу сопровождается дополнительными расходами, которые должна учитывать компания.

На личном автомобиле

Сотрудник может самостоятельно выбрать на каком именно транспорте он поедет в командировку.

Необходимо заранее определиться с данным вопросом, так как придется подтвердить подтверждающими документами. То есть гражданин в бухгалтерию предоставляет паспорт технического средства и правоустанавливающие документы.

Он должен подготовить по использованию транспортного средства:

• маршрутный лист;
• все оплаченные квитанции;
• документы–маршруты, доказывающие факт поездки.

На служебном транспорте

Если человек отправляется на служебном транспорте, то он должен приготовить также все подтверждающие документы.

Все вышеперечисленные документы сдаются в бухгалтерию в виде отчетности для начисления суточных.

В выходной день

Если командировка необходима , то служебная записка пишется в свободной форме и оставляется на месте работодателя.

Естественно, отдел кадров и бухгалтерия в эти дни не работает. Но если нет возможности ждать до рабочего дня, то нужно составить документ в выходной, а уже в рабочий день будет издан приказ задним числом.

Директора

Директор также является сотрудником организации. И поэтому на него должен составляться такой документ. В законодательстве и во внутренних правовых актах, как правило, нет послаблений для руководства. Именно поэтому, директор должен оформить служебную записку в установленном порядке.

Хотя Роструд до сих пор считает, что нет никакой нужды составлять документ, так как он сам подписывает такую документацию.
А это уже дублирование документов.

Для минимизации документирования лучше указать во внутренних документах освобождение директора от такого функционала.

Предпринимателя

Если ничего иного не прописано во внутренних правовых актах, то предприниматель вправе поехать в командировку, даже не составив служебной записки.

Если что–то иное указано в локальных актах, то стоит руководствоваться именно этими правилами.

Правила оформления

Существуют определенные правила оформления документов. Для начала необходимо написать , затем подтвердить его у руководства, собирать все платежные документы для дальнейшего возврата расходов.

Но стоит обратить внимание как именно написать документ на оформление командировки.

Как написать?

Служебная записка оформляется работником после возвращения самостоятельно. Это делается для возвращения расходов в будущую заработную плату.

Стоит рассмотреть основные нюансы вопроса.

Требования

Действующее законодательство не оговаривает определенную форму документа. Если в локальных правовых актах этого не предусмотрено, то документ заполняется в свободной форме.

Как правило, в компании предусмотрен образец заполнения, что позволит работнику быстро сориентироваться.

Здесь прописывается должность руководства, ФИО, а также эти данные заявителя. Далее излагается суть мысли, описываются документы и проставляется дата.

Кто подписывает

Подписывает документ директор или руководитель компании. Как правило, подписывает это отдел кадров, передавая в вышестоящие инстанции.

Сроки сдачи

Как таковых сроков сдачи не регламентируется федеральными правовыми актами. То есть по сути, лучше сдать документ чем раньше, тем лучше.

Работаю недавно, место работы в отделе кадров довольно крупной компании. И в первый же месяц получила устное замечание, за то, что чуть не сорвала командировку сотрудников. По своему незнанию я не приготовила служебную командировку. Вот ребята чуть и не опоздали.

Скачать образец служебной записки о направлении в командировку

После этого я прочитала и ознакомилась со всеми своими должностными обязанностями. И теперь, без скромности заявляю, что являюсь одним из лучших специалистов. Вот решила выложить свои знания здесь, может, кому из моих молодых коллег мои советы помогут, и они не совершат моих «детских» ошибок.

В служебную поездку без подготовленных документов не уедешь. И все они готовятся на основе рассматриваемой записки. Ведь именно она является подтверждающим фактором того, что указанное лицо в означенный срок пребывало по месту направления, а не в другом. Пишется в следующих случаях:

• На исполнение сотрудник фирмы отправляется на авто
• У него не имеется других способов документального доказательства того, что им было выполнено служебное задание.

Также указанная записка является основанием, по которому командированному будут начислять суточные. Так же он сможет подтвердить свои траты на поездку.

Многие указывают на последние обновления в законодательстве, гласящие, что период поездки и то, что командированный действительно ездил по техзаданию, подтверждаются проездными документами. Утеряны — дубликатами. Вопрос – зачем нужна описываемая записка.

Вышесказанное правда. Но как быть, когда для поездки используется авто? То подобную поездку подтверждает только означенная записка. Поэтому сотруднику после поездки обязательно нужно ее написать и затем представить руководству вместе с оправдательной документацией на использование ТС. И нужно сразу же после возвращения.

Как писать

Уже неоднократно говорилось, многие фирмы давно уже разработали собственные бланки означенного документа для внутреннего пользования. Но если в вашей организации не имеется, то можно писать ее в свободном изложении. Для этого берем подойдет лист формата А4.

Стандартная структура выглядит следующе:

• Шапка. Помещается в правый верхний уголок. В пункте указываются ФИО следующих лиц: руководителя фирмы, своего непосредственного и самого сотрудника;
• После шапки прямо по центру вписываем наименование;
• Далее следует тело. Здесь пишем свое обращение к начальству с описанием целей поездки. Указываются сроки приезда/отъезда и фактов (только основных). В ходе поездки использовали транспортное средство, нужно указать данные по нему для его идентификации;
• Список прилагаемых бумаг;
• Дата, подпись.

Как заполнять

Они рознятся от вариантов, коих существуют два:

• Приказ руководства — основание для поездки;
• Бланк, заполняемый самим командированным после задания.

Разберем каждый из них более подробно.

Означенный способ (1) считается причиной, основываясь на который руководство издает приказ. Составить его может даже непосредственный руководитель.

Наиболее главной задачей при ее составлении — это аргументировать необходимость поездки.

На командировочные траты

Этот документ составляется собственноручно командированным, после как съездит на задание и прибудет обратно на свое предприятие. Составленная им бумага будет основанием, по которому ему будут возмещены его расходы на дорогу.

Нужно указать следующие факты:

• Цели;
• Сроки отбытия/прибытии;
• Информация о ТС.

В конце кратко в виде перечня указываем реквизиты всех оправдательных бумаг по тратам: путевой, чеки с заправочных и гостиниц.

Об отмене поездки

Описываемая бумага имеет цель возврат затраченных финансов на подготовку, в ней указываем причины отмены.

Для отчетности

Последовательность оформления полностью идентична составлению описи командировочных расходов. Составляется работником собственноручно и в ней перечисляются основные данные по поездке, отсчет по проделанной работе. Также он обязан указать понесенные расходы и в качестве доказательств приложить чеки, квитанции, оправдательные бумаги.

Тонкости

Кроме вышеперечисленных фактов нужно учесть обстоятельства составления записки.

Поездка ИП

ИП относятся к самозанятой части населения. Поэтому отправить самого себя в поездку по службе не могут.

Но вполне могут рассчитывать на скидки при уплате налоговых выплат. Для этого вполне подойдут следующие факты:

• Расходы на отели или аренду жилья;
• Расходы на заправку.

Важно. Все расходы должны быть подтверждены документально, а сама поездка должна иметь твердое обоснование, например переговоры с поставщиками.

Командировка начальства

В нее ездят не только нижестоящие работники компании. Но и его директор, ведь согласно правилам указанный является таким же наемным сотрудником. Поэтому ему также нужно оформлять поездку документально.

Правда, Роструд другого мнения. По нему директор является начальником, и все бумаги будут идти за его подписью. А значит, свою записку он просто продублирует.

В выходные

Начальственное поручение выполняется в любой день недели. Главное сколько не него потратилось часов.