Арендодатель и арендатор, заключая договор на аренду помещений различного предназначения, должны понимать, что по самым различным причинам у объекта может смениться законный владелец . Мы расскажем, как сообщить арендатору о смене владельца недвижимого имущества, предложим образец уведомление арендатора о смене собственника и дадим некоторые пояснения по данному вопросу.

Основания и требования к составлению документа

Законодательные нормы РФ возлагают на лиц, вступающих в арендные отношения, определенные требования относительно прав и обязанностей сторон договора . Участники сделки составляют и подписывают соглашение, где подробно прописываются различные положение и возможные варианты решения спорных ситуаций, в случае их возникновения. Одним из таких установленных законодательством обязательств арендодателя выступает непременное оповещение арендатора о смене собственника недвижимости, переданной по арендному соглашению.

После изменения собственника недвижимого имущества наниматель может столкнуться с определенными рисками в части изменения основных положений арендного соглашения . Хотя, в подобных ситуациях законодательство встает на сторону нанимателя недвижимого имущества — договор аренды при смене собственника нежилого помещения должен сохранить все прописанные с прежним арендодателем условия. Но как показывает практика, довольно часто смена собственника арендуемой недвижимости (независимо от того, выступает ли он арендодателем) влечет за собой изменение положений арендных соглашений либо сама сделка аннулируется.

Это связано с тем, что законный владелец обладает приоритетными правами по сравнению с пользователем имущества . Закон разрешает владельцу недвижимого имущества распоряжаться им по собственному усмотрению, в частности, продать его или распорядиться иным образом. При этом оформленное ранее арендное соглашение не должно являться препятствием для выполнения подобных действий. И, чтобы защитить арендатора от всевозможных осложнений при возникновении подобных обстоятельств, законодатель закрепил право нанимателя в получении уведомления об изменении лица, в собственности которого находится недвижимость.

Письменное уведомление отправляется арендатору сразу после оформления сделки по изменению владельца недвижимости.

В этом уведомлении должны содержаться:

• полные сведения о новом законном владельце объекта (включая контактную информацию);
• новые платежные реквизиты банковской организации для зачисления оплаты за пользование помещением.

В том случае, когда арендные платежи вносятся в наличной форме либо в виде бартерного обмена (к примеру, в качестве продукции, изготавливаемой нанимателем в арендуемом производственном помещении) – в документе обязательно указывается новый порядок уплаты арендных платежей .

Составление и вручение уведомления

Законодательством не предусмотрен стандартный образец уведомления о смене собственника арендуемого помещения, поэтому документ допустимо составить в свободной форме . Но, с юридической точки зрения, уведомление имеет значимость, если в нем указаны следующие пункты:

1. Данные о нанимателе – лице, которое является получателем уведомления.
2. Данные об арендодателе либо ином лице, наделенном соответствующими правами и имеющем доверенность на проведение подобных действий от собственника (обязательно приложение копии данного документа).
3. Данные об арендном договоре (стороны сделки, объект соглашения, срок действия договора и иные важные положения).
4. Содержание письма: о чем конкретно информируется наниматель, какие действия он должен предпринять.
5. Если уведомление направляется по поводу нарушения арендатором обязательств и договоренностей соглашения, то обязательно прописываются сроки, которые отводятся на устранение проблемы (они должны быть разумными). Это может пригодиться в случае, когда арендодатель предполагает обратиться с исковым заявлением в судебные инстанции, уведомление нанимателя недвижимости обычно оформляется претензией по арендному соглашению.

Ключевые особенности уведомления

На что обратить внимание нанимателю

Главное – это действительность соглашения с прежним владельцем арендованного помещения! Довольно часто новый собственник утверждает, что арендный договор недействителен, из-за того, что сторона, прописанная в нем в качестве наймодателя, больше не является полноправным владельцем недвижимости. Это совершенно не так. Гражданский кодекс Российской Федерации четко прописывает, что передача законного права собственности на недвижимость не становится поводом для аннулирования арендного договора.

Получив подобное уведомление, наниматель должен предпринять действия по оформлению арендных взаимоотношений с новым владельцем объекта (определение нового лица в правовых отношениях аренды). Оформление мирного соглашения с новым владельцем – путь к беспроблемным арендным отношениям. Принудительное увеличение арендной ставки новым собственником объекта не несет под собой законных оснований. Его обязательством (согласно законодательным нормативам) является продолжение правовых отношений аренды соответственно с положениями ранее заключенного соглашения.

Уведомление об изменении владельца недвижимости для лица, арендующего помещение, может стать решающим основанием для продолжения или аннулирования арендных отношений . В реальности, часто можно столкнуться с такой ситуацией, когда новый и прежний владельцы недвижимости сознательно не сообщают арендатору о состоявшейся сделке. В этом случае арендатор продолжает вносить оплату аренды на ранее указанные в договоре банковские реквизиты. Причем новый собственник, выждав определенное время, объявляет о существующих просрочках по внесению арендной платы и, основываясь на данном факте, намерен расторгнуть договор. По закону арендодатель вправе досрочно аннулировать арендное соглашение в случае возникновения просрочки по внесению арендных платежей. Но в данном случае исковое заявление не будет удовлетворено судебной инстанцией по той причине, что выполнение обязанностей по перечислению арендных платежей прежнему наймодателю признается законным при не оповещении арендатора об изменении владельца недвижимости.

Касаемо аспекта передачи права на получение платы за пользование арендуемым помещением, то такой момент наступает сразу же после оформления сделки по переходу прав собственности на недвижимость в соответствующих инстанциях . При этом обязательства перечисления арендных платежей новому владельцу недвижимости будет возложена на арендатора лишь после того, как он получает соответствующее письменное уведомление.

Важные моменты для арендодателя

У арендодателя высока вероятность появления проблем с адресом отправки письменного уведомления . Предположим, ситуация с некорректным либо неизвестным адресом часто возникает при арендных отношениях с нежилыми помещениями. При подобных арендных отношениях письмо с уведомлением о замене собственника недвижимости направляется арендодателем на адрес арендатора, который прописан в соглашении. Наймодателю следует знать, как оформить смену арендодателя по договору аренды:

• прежнее арендное соглашение сохраняет свою юридическую силу и после изменения собственника объекта, переданного по арендному соглашению;
• новый владелец недвижимости не вправе в одностороннем порядке изменить положения, прописанные в документах;
• уведомление об изменении законного владельца недвижимости является документом обязательным для получения.

Содержание уведомительного письма

Оповещение об изменении собственника объекта, переданного в аренду, обязательно составляется в письменном виде . Сообщение рекомендуется отсылать заказным отправлением с получением уведомления о его доставке адресату (получении). Данное положение напрямую не прописано в законодательстве и иных законодательных актах. Но при наличии отметки о вручении наймодатель будет обладать доказательством отправки означенного уведомления (оно может потребоваться в судебных инстанциях).

Направление уведомления посредством электронной почты не признается должной отправкой.

В уведомлении по смене владельца недвижимости непременно должны присутствовать следующие сведения:

• даты передачи прав собственности на недвижимость и отправки письменного уведомления;
• подробные сведения о новом собственнике недвижимости – название (Ф.И.О.) и контактная информация;
• новые платежные реквизиты банковской организации для перевода арендных платежей либо новая схема расчетов.

При соблюдении вышеперечисленных условий наниматель и наймодатель могут надеяться на благополучное продолжение арендных отношений.

Смена собственника организации (предприятия)

Процедура изменения собственника организации или предприятия подразумевает передачу прав собственности (совокупности всего имущества) на предприятие от одного владельца (или нескольких) - другому владельцу (или нескольким).

Стоит уточнить, что собственником имущества, которое образовано вкладами учредителей, а так же произведенного и приобретенного в ходе деятельности представляется непосредственно само общество. Его учредители имеют лишь обязательства по отношении к данному юридическому лицу. Следовательно, при изменении состава учредителей изменение собственника не происходит. Она произойдет только в том случае, если предприятие передается во владение целиком другому лицу. Например, смена произойдет в случае, если учредитель один и продает имущество организации целиком.

Процедура смены собственника предприятия

Предметом договора сделки продажи предприятия представляется имущественный комплекс целиком, кроме тех обязанностей и прав, которые не могут быть переданы согласно нормативам или иным обстоятельствам от продавца другим лицам. Если другое не прописано в договоре, покупателю передаются все права на знак товара, логотип, коммерческую маркировку, символику, знак сервиса и иные ресурсы индивидуализации, как самого продавца, так и его товаров (сервиса или работ), а так же соответствующие права лицензий применения ресурсов индивидуализации. Если другое не предусмотрено законодательным нормативом, не могут быть переданы от продавца - покупателю разрешения (или лицензии) на осуществление конкретных видов деятельности.

Договор реализации собственности предприятия осуществляется письменно и подписывается двумя сторонами. Основной документ сделки должны сопровождать следующие приложения:

• полный инвентаризационный акт;
• бухгалтерский баланс реализуемого предприятия;
• заключение от независимого аудитора о цене и структуре предприятия;
• список всех долговых обязательств, включенных в имущественную структуру (где указываются кредиторы, назначение, объем и сроки требований).

Договор реализации предприятия в обязательном порядке должен пройти госрегистрацию, и считается совершенным только после этой процедуры. Сама передача предприятия происходить только по передаточному акту. В согласии со статьей 564 ГК РФ, если другое не прописано в договоре, право владения совокупностью имущества предприятия передается от продавца к покупателю сразу же после передачи и далее подлежит госрегистрации.

Сделка по продаже предприятия счиатается заключенной лишь с момента его госрегистрации. После подписания сторонами акта передачи само предприятие и все риски (случайного ущерба или случайной ликвидации имущественной собственности предприятия) находятся в ведомстве покупателя. До прохождения госрегистрации сделки покупатель имеет право делать распоряжения относительно совокупности имущества предприятия лишь для реализации хозяйственных нужд. Даже если в предприятие состоит из нескольких единиц недвижимости, все они проходят госрегистрацию прав собственности предприятия одним актом.

Особенности процедуры смены собственника организации

Основополагающими положениями договора сделки продажи предприятия представляются цена и предмет - предприятие, как совокупность собственности, включающая:

• недвижимое имущество (земельные участки, здания и сооружения);
• движимое имущество (продукция, сервис, оборудование, материалы, сырьё);
• права требования по обязательствам;
• долговые (кредитные) обязательства;
• права на ресурсы индивидуализации предприятия: символику, продукция, сервис и работы (знаки обслуживания, знаки товаров и коммерческую маркировку);
• иные исключительные права, если законодательные нормативы или сам договор сделки не предусматривает другое.

Если долги, официально входящие в структуру имущества предприятия были переданы без согласия кредитодателей - и продавец, и покупатель разделяют ответственность по ним. Права кредиторов означены в статье 562 ГК РФ, согласно которой кредитодатели по долгам, официально входящим в имущественный комплекс предприятия, в обязательном порядке должны получить письменное уведомлены о его продаже. Если договорные стороны не получили подтверждение в документальном виде от кредитодателя об его согласии на переход долга, последний имеет право в течение 3-х месяцев с момента получения уведомления о продаже требовать:

• выполнения до срока или погашения до срока долговых обязательств и компенсации издержек;
• определения договора, как не имеющего силы полностью или частично.

Если кредитодатель не был уведомлен о совершающейся сделки по продаже предприятия, в этом случае он может обратиться в суд с требованием удовлетворения в течение 1 года с того момента, когда он узнал или мог узнать о свершенном акте покупки предприятия.

Условия расторжения договора или иные требования

Стоимость и структуру реализуемого предприятия устанавливают на базе данных акта полной инвентаризации, которая была проведена в соответствии и в порядке с установленными нормативами подобных мероприятий. Передача предприятия от одной стороны к другой осуществляется только по передаточному акту. Если в договоре было зафиксировано положение, что передача прав собственности предприятия покупателю происходит, например, после оплаты сделки (или других обстоятельств), то покупатель может распоряжаться предприятием ограничено, в размерах, необходимых для реализации целей приобретения компании. Если совокупность имущества предприятия была передана с недостатками, то предусматривается:

• если структура купленного предприятия не адекватна договору (так же в качественном отношении), а иное не прописано в договоре, определение результата происходит в согласии с Гражданским кодексом РФ;
• если в составе реализованного предприятия наличествуют сведения об утраченном имуществе или иных недостатках, у покупателя появляется право затребовать уменьшения стоимости приобретенного имущества, если в договоре продажи не зафиксировано выставление иных требований;
• если в договоре реализации предприятия или акте передачи не были установлены долговые обязательства, у покупателя появляется право требовать снижения стоимости, если в договоре продажи не зафиксировано выставление иных требований;
• если устанавливается, что у предприятия наличествуют недостатки, подответственные продавцу, которые делают невозможным выполнение целей, зафиксированных в договоре продажи, или зафиксированные недостатки не были ликвидированы в срок и в оговоренном порядке (соответственно нормативам или договором), или их ликвидация не представляется возможной, у покупателя образуется право через суд требовать изменения договора или его расторжения с возвращением уже выполненного сторонами по договору.

Если продавец получил письменное уведомление покупателя об наличествующих недостатках или отсутствия в структуре отдельных видов собственности, которые должны были быть переданными, он может предложить имущество соответствующего качества или укомплектовать недостающую часть.

Кадровые решения нового собственника

Новый владелец, после госрегистрации договора о продаже, в течение 3-х первых месяцев обладает правом расторгнуть трудовой договор с директором, его заместителями и главным бухгалтером, которым должна быть выплачена денежная компенсация, равная трем среднемесячным заработкам.

С остальными сотрудниками трудовые взаимоотношения остаются неизменными соответственно заключенным трудовым соглашениям согласно, в согласии со статьей 75, части 2 ТК РФ. Оформления или переоформления дополнительных документов не требуется (статья 72 ТК РФ). Но сам сотрудник имеет права отказаться работать в организации, у которой сменился собственник (статья 75, часть 2 ТК РФ). Уведомление работник обязан подать в документальной форме и договор с ним аннулируется, согласно статье 77, части 1 ТК РФ. Выходное пособие в этом случае не выплачивается (статьи 84 и 178 ТК РФ). Новый владелец предприятия так же имеет право принять решение о сокращении штата, которое можно провести лишь после госрегистрации прав собственности (статья 75 часть 4 ТК РФ).

В арендных отношениях уведомление арендатора имущества в некоторых случаях обязательно для направления. Это случаи , . Основания и нюансы составления такого рода уведомлений мы рассказали в соответствующих статьях.

Арендные отношения – передача имущества (транспорт, жилое помещение, офис и др.) во временное владение и пользование третьим лицам. И Гражданский кодекс РФ предусматривает обязанность собственника имущества (иного законного владельца) при возникновении сложностей с арендатором направить ему уведомление о необходимости исполнения обязательства. Даже когда арендатор «забыл» внести арендную плату, ддя подачи необходимо соблюдать .

Пример уведомления арендатора имущества

Воскобойниковой Светлане Владимировне

адрес: 143005, Московская область,

г. Одинцово, пр-кт Садовый, 21-11

от Лебяжина Андрея Станиславовича

адрес: 121502, г. Москва,

ул. Триумфальная, 20

15 апреля 2017 г. между нами был заключен договор аренды № 1/17, по условиям которого во временное пользование Вам передан офис № 11, адрес: Московская область, г. Одинцово, проспект Садовый, дом 21. Срок договора аренды составляет 11 месяцев.

По условиям вышеуказанного договора право субаренды у арендатора отсутствует. Офис предназначен исключительно для использования в предпринимательских целях арендатором и не предназначен для проживания. В нарушение п. 2.9, 2.11 Договора в настоящее время предметом аренды пользуются третьи лица без согласия арендодателя, без расторжения договора аренды, заключения нового соглашения. Более того, проживают в нем постоянно.

В соответствии со ст. 619 Гражданского кодекса РФ арендодатель вправе досрочно расторгнуть договор в случаях, когда арендатор пользуется имуществом с существенным нарушением условий достигнутого соглашения. В связи с изложенным прошу в течение 10 календарных дней с даты получения настоящего уведомления предпринять меры по исполнению обязательства надлежащим образом. О соблюдении условий договора аренды о личном использовании помещения арендатором информацию прошу направить в мой адрес. В противном случае буду вынужден расторгнуть договор аренды досрочно.

Основание направить уведомление арендатора имущества

Безусловно, уведомление арендатора имущества может направляться по любым вопросам, связанным с действием договора. Это может быть изменение банковского счета, реквизитов для оплаты. Или . Даже после прекращения договора и возвращения имущества. Например, когда выявлены недостатки и отражены в , арендодатель направляет уведомление о ремонте имущества.

Гражданский кодекс обязывает арендодателя направить уведомление в обязательном порядке, когда имеются основания досрочно расторгнуть соглашение об аренде:

• использование арендатором имущества с существенным нарушением условий договора или назначения такого имущества, с неоднократными нарушениями условий договора
• более 2 раз подряд не внесена в установленный срок (просрочка тоже считается, но 2 и более раз подряд) арендная плата
• арендатор существенно ухудшает состояние имущества
• не осуществляет капитальный ремонт имущества, когда такая обязанность договором или законом возложена на арендатора
• по иным основаниям, когда они предусмотрены договором и такие условия не признаны

Как составить и вручить уведомление арендатору имущества

Документ составляется в свободной форме. Но юридическое значение он будет иметь, когда указаны:

• сведения об арендаторе (кому направляется уведомление)
• сведения об арендодателе или ином лице, уполномоченном на основании действовать от его имени (с приложением копии такого документа)
• сведения о договоре аренды (стороны, предмет, срок)
• содержание уведомления: о чем информируется арендатор, какие действия ему необходимо предпринять
• срок для исправления ситуации (если уведомление направляется по поводу нарушений обязательства, договоренности), он должен быть разумным (реальным)

Если арендодатель намеревается , уведомление арендатора имущества можно оформить .

Законодательством установлены отдельные требования касательно обязанностей арендодателя и арендатора. Одной из таких предусмотренных законом обязанностей наймодателя является уведомление нанимателя о смене владельца арендуемого имущества.

Аренда имущества достаточно часто связана с личностными качествами его владельца. Так, жилое помещение чаще всего сдают с учётом личностных характеристик нанимателя. Личность арендодателя тоже может иметь немалое значение. После замены собственника имущества, которое нанимается, наниматель может нести ряд рисков. В соответствии с практикой аренды достаточно часто после смены владельца арендуемо имущества (вне зависимости от того, является ли он наймодателем) изменяются условия аренды либо сам договор расторгается.

Это связано с тем, что право собственности является первичным по отношению к праву пользования. Законодательство не запрещает собственнику имущества продавать его либо распоряжаться другим образом в случае наличия найма. Поэтому законодателем было закреплено право арендатора получить уведомление об изменении лица, во владении которого пребывает имущество.

Письмо отправляется нанимателю после проведения смены собственника имущества. Такое письмо должно содержать:

• информацию о новом владельце (включая контактные данные);
• новые реквизиты для перечисления средств в качестве арендной платы.

Если арендная плата производится в наличном эквиваленте или в натуральном виде (например, в виде продукции от нанимаемого имущества) – в уведомлении должен быть указан новый способ внесения оплаты.

Практические нюансы отправки уведомления

Первое, на что стоит обратить внимание арендатору, – действительность договора. Достаточно часто новые владельцы утверждают, что договор найма недействителен, поскольку лицо, указанное в нём как арендодатель не является собственником имущества. Это абсолютно не верно. В соответствии со ст.617 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ) переход права собственности на имущество не является основанием для расторжения договора найма.

После получения сообщения нанимателю следует предпринять шаги к заключению договора с новым собственником (вводу нового лица в правоотношения аренды). Заключение мирного соглашения с новым собственником – дорога к беспроблемному найму. Принудительное повышение арендной платы со стороны нового владельца также противозаконно. Его обязанность (в рамках гражданского права) – продолжение правоотношений аренды на прежних условиях.

Уведомление о смене собственника для арендатора может иметь ключевое значение для продолжения аренды. На практике встречаются ситуации, при которых новый собственник и собственник предыдущий умышленно не уведомляют нанимателя о замене. В таком случае наниматель вносит платежи на старые реквизиты. При этом новый владелец, дождавшись определённого момента, заявляет о возникновении существенной просрочки по внесению арендных платежей и хочет на этом основании разорвать договор. Арендодатель действительно имеет право досрочно расторгнуть договор найма в случае наличия просрочки по внесению средств в счёт арендной платы. Однако такой иск не может быть удовлетворён судом в силу того, что выполнение обязательства (внесение арендных платежей) предыдущему кредитору (наймодателю) считается законным в случае несообщения нанимателя о смене собственника.

Что касается момента перехода права на получение арендных платежей, то он наступает в момент перехода права собственности. Однако обязанность выплаты арендных платежей новому собственнику возлагается на нанимателя только после получения им соответствующего уведомления (такая позиция подтверждена постановлением Президиума ВАС РФ №66 от 11.01.2002 года).

У наймодателя может возникать вопрос адреса отправки письма. Например, ситуация с некорректностью или неизвестностью адреса может возникнуть при аренде нежилого помещения. При любом виде найма уведомление о замене владельца имущества отправляется наймодателем на адрес нанимателя, указанный в договоре.

Таким образом, арендатору следует помнить:

• договор найма остаётся в своей законной силе даже после смены собственника арендуемого имущества;
• новый собственник не имеет права на автоматическое изменение условий договора;
• сообщение о смене владельца – обязательный к получению документ.

Реквизиты и форма уведомления о смене собственника

Форма сообщения о замене собственника – обязательная письменная. Письмо должно быть отправлено рекомендованным с уведомлением о вручении. Указанное требование напрямую не установлено законом или подзаконными актами. Однако при наличии уведомления о вручении арендодатель будет иметь подтверждение отправки письма (которое может понадобиться в суде). Не считается надлежащей отправкой пересылка письма по электронной почте.

Обязательной к наличию в сообщении о смене собственника является такая информация:

• дата отправки и дата смены владельца;
• данные о новом собственнике – наименование (ФИО) и контактные данные;
• новые реквизиты для перечисления арендной платы (или новый способ оплаты).

При наличии всех этих факторов и арендатор, и арендодатель могут рассчитывать на успешное продолжение взаимоотношений.

Письмо о смене директора для контрагентов – важная бумага деловой переписки организации. По закону обязательно уведомлять об этом только налоговую инспекцию и банковскую организацию, с которой сотрудничает компания. А контрагенты информируются исходя из норм делового этикета.

ФАЙЛЫ

Конечно, бывают ситуации, когда уведомление при смене директора прописано в договоре с контрагентом. Тогда процесс отправки письма будет обязательной процедурой. В большинстве же это желание организации предстать перед контрагентами в виде надежного партнера. Уведомление является логичным ходом, способным укрепить авторитет компании в глазах руководителей окружающих организаций.

Запись в ЕГРЮЛ

Сообщать о свершившемся факте смены руководства организация вправе только после увольнения (смерти) одного лица и одновременном назначении другого. Согласно существующему законодательству компания не имеет права быть без директора. Какое-либо лицо обязательно должно быть ответственно за действия организации в целом.

Таким образом, в информационном письме этого вида логичнее будет указать нового руководителя компании. Он уже должен быть официально занесен в ЕГРЮЛ в качестве нового директора.

Отличия

Если налоговикам обязательно необходимо уведомление в форме Р14001, то со стороны деловых партнеров такие строгие требования – редкость. Документ оформляется в свободной форме. В его текст, придерживаясь делового тона, можно включить нюансы относительно причин, следствий смены руководства. Также нелишним будет описание конкретных моментов, которые касаются взаимодействия с этим контрагентом. Возможно, новый руководитель пришел к решению вообще прервать взаимодействие. Можно составить об этом отдельное уведомление, а можно прописать отдельным пунктом в письме о смене директора.

Вид письма

В современной деловой переписке сложились определенные традиции, касающиеся видовой принадлежности писем. Перед тем как приступить к формированию собственного письма, необходимо определиться с его видом. Именно от него будет зависеть набор допустимых к употреблению клишированных фраз, оборотов для максимальной информативности.

Письма бывают:

• В виде напоминаний.
• Сопроводительные.
• Письмо – заказ.
• Оформленное в виде презентации.
• Гарантийное и пр.

Описываемый же документ относится к информационным письмам. Они выполняют лишь функцию донесения до партнера необходимой ему информации.

Помимо этого, необходимо будет определиться с некоторыми организационными моментами:

• Потребуется ли от контрагента ответ. Если да, то желательно будет указать время получения ответного сообщения в тексте письма. Содержание предложенного для скачивания бланка не предполагает наличие ответа.
• Будет ли каждое предложение восприниматься однозначно. Следует исключить из контекста многозначные формулировки, если таковые имеются.
• Сроки, в которые контрагент получит письмо. Желательно выбрать максимально надежный и быстрый способ связи. В каждом конкретном случае требования к передаче будут разные.
• Не употреблять профессиональных фразеологизмов, нужно избавиться от просторечной лексики, двусмысленных либо некорректных формулировок.

Желательно также соблюдать ритм построения текста. Ограничить первый и последний абзац четырьмя строками, а внутренние – восемью. Хотя в уведомлении о смене руководства будет достаточно одной-двух законченных мыслей, оформленных в абзац.

Составные части

Деловое письмо имеет собственные каноны, которые не следует нарушать. Оптимально писать или печатать текст на фирменном бланке организации. Так не придется каждый раз прописывать реквизиты на каждом из листов.

Указание контактов организации отправителя предусмотрено ГОСТ 6.30 – 2003.

Помимо реквизитов, официальное письмо-уведомление о смене директора включает в себя основную часть. В представленном образце текст содержит:

• Сообщение факта смены.
• Основание. Если собственников организации несколько, то это будет протокол решения общего собрания. Обязательно указывать номер и дату. Если собственник один, то основанием будет являться его единоличное решение, оформленное в письменном виде.
• С какого числа произошла смена руководителей. Указывается одна дата — назначения нового генерального директора.
• ФИО нового директора.

Также документация для достоверности может содержать приложение в виде копии основания смены директора. Подпись должна стоять внизу. Причем подпись уже нового директора, так как он уже является руководителем организации. Если смена еще не произошла, то прежний директор может уведомить контрагентов о своем намерении уволиться, но текст будет носить предупредительный характер.

Электронный вид

С появлением электронной цифровой подписи взаимодействие между деловыми партнерами стало возможно осуществлять практически молниеносно. Государственные организации консервативны, и общение с ними в электронном виде вызывает многочисленные проблемы. Но контрагенты – другое дело.

Письмо о смене директора для контрагентов вполне может быть заверено электронной подписью организации. Нет нужды пользоваться почтовым переводом, если эти условия отдельно не оговорены в договорах.

К сведению! Также можно отправить это сообщение по электронной почте, не прибегая к особым видам подписей. Это особенно удобно, если контрагентов у компании большое количество.

Бумажный вид

Если бумага посылается контрагенту по почте, то ее необходимо зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции. При этом указываются номер, дата письма и ответственный за доставку. Последний при регистрации расписывается в журнале.

При происходящих в организации изменениях массовая рассылка подобных сообщений – важный шаг в этапе построения отношений нового руководства с постоянными деловыми партнерами компании.