Отдел Организационно-аналитический

Наименование формы документа	Код ОКУД	Кем и когда утверждена	Периодич-ность составления	Составитель документа	Внутреннее согласование	Внешнее согла-сование	Подпись	Утверж-дение	Печать	Куда представ-ляется	Приме-чания
Положение об отделе	02111117	‑	По мере необходи-мости	Зав. отделом		Нет	Зав. отделом	Руково-дитель управ-ления	Нет	Внутрен-ний
Должностная инструкция главного специалиста	02520519	‑	По мере необходи-мости	Зав. отделом, главный специалист	Зам нач-ка управления, юрист, зав. отделом кадров	Нет	Зав. отделом	Руково-дитель управ-ления	Нет	Внутрен-ний
Должностная инструкция ведущего специалиста	02520519	‑	По мере необходи-мости	Зав. отделом, ведущий специалист	Зам нач-ка управления, юрист, зав. отделом кадров	Нет	Зав. отделом	Руково-дитель управ-ления	Нет	Внутрен-ний
План работы отдела	‑		Ежемесячно, за 3 дня до начала следующего месяца	Зав. отделом	Зам нач-ка управления	Нет	Зав. отделом	Руково-дитель управ-ления	Нет	Внутрен-ний
Отчет о работе отдела	‑	Приказ руководителя управления от 15.03.1999 №64	До 5-го числа следующего за отчетным месяца	Зав. отделом	Зам нач-ка управления	Нет	Зав. отделом	Руково-дитель управ-ления	Нет	Внутрен-ний

Разработка Альбома форм документов. При проведении работ по совершенствованию документации в организации кроме Табеля форм документов разрабатывается Альбом форм документов. Как правило, разработка Табеля и Альбома ведется одновременно, и Альбом включает унифицированные формы документов, зафиксированные в Табеле. Но Альбом форм документов может разрабатываться и использоваться самостоятельно, без предварительной разработки Табеля.

В любом случае, независимо от того, разрабатывается Альбом форм одновременно с Табелем или же самостоятельно, необходимо иметь массив документов, который будет использоваться в качестве исходного материала для разработки форм документов. Если Альбом форм разрабатывается одновременно с Табелем, сбор исходных документов ведется одновременно со сбором сведений для Табеля и с заполнением карт документов. Если организация разрабатывает только Альбом форм, отбираются образцы тех документов, которые будут включаться в него. Это могут быть далеко не все виды и разновидности документов, применяемых организацией, а только некоторые из них. Например, может быть разработан Альбом форм деловой (или коммерческой) переписки или Альбом форм организационно-распорядительных документов, применяемых организацией, и др.

Разработка Альбома форм должна включать несколько этапов:

1. Постановка задачи (определение назначения Альбома форм и состава документов).

2. Классификация форм документов с целью определения структуры Альбома и распределения всех документов на документы, имеющие унифицированные формы, и документы, нуждающиеся в унификации.

3. Унификация форм документов.

4. Формирование Альбома форм и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в Альбом.

Если Альбом форм разрабатывается одновременно с Табелем, первый этап осуществляется при разработке Табеля, поэтому работа над Альбомом начинается с классификации документов на имеющие унифицированные формы и не имеющие их и, соответственно, нуждающиеся в унификации.

В настоящее время в России разработано девять унифицированных систем документации. Все они, за исключением Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, которая в настоящее время не применяется, являются действующими системами и используются в деятельности организаций. Формы документов, входящие в состав УСД, обязательны для применения, и в деятельности любой организации используются те или иные формы документов из состава УСД. При разработке Альбома форм документов применяемые организацией унифицированные формы документов УСД включаются в состав Альбома как готовые формы. Остальные документы должны быть сначала унифицированы, а уже затем включены в Альбом форм.

Унификация формы документов предполагает:

Определение набора реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;

Установление последовательности их расположения на носителе информации и правил их оформления;

Унификацию текстов документов.

Унифицированная форма документа (УФД) – унифицированный текст документа и совокупность реквизитов, определяемых в соответствии с назначением документа и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унификация текстов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унификация текстов документов проводится методом выделения постоянной и переменной информации. Постоянной информацией является информация, повторяющаяся во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях, переменной – информация, позволяющая отличить повторяющиеся управленческие ситуации одну от другой.

Постоянная информация фиксируется в унифицированной форме документа, составляя неизменную, повторяющуюся часть текста. В унифицированной форме документа должно быть предусмотрено свободное место для записи переменной информации.

Для того чтобы можно было отделить постоянную информацию от переменной, необходимо иметь хотя бы несколько документов одной разновидности и одного назначения, созданных в аналогичных управленческих ситуациях. Только анализ конкретных документов дает основание для разделения информации на постоянную и переменную.

Унифицированный текст документа может быть представлен в УФД в виде трафарета, анкеты или таблицы. Определяющим в выборе формы представления текста будет характер информации, содержащейся в тексте документа.

Различают несколько форм представления унифицированных текстов:

Текст-трафарет – форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию;

Анкета – форма представления текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам;

Таблица – форма представления текста, содержащего описание нескольких или множества объектов по определенному набору признаков, имеет два уровня членения текста – вертикальный и горизонтальный.

В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура текста, это грамматически связный текст, построенный по нормам деловой письменной речи. Форма представления унифицированного текста в виде трафарета выбирается тогда, когда основным содержанием документа является информация об управленческих действиях. В виде трафарета разрабатываются унифицированные тексты приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных и служебных записок, писем, справок и т.д. Текст-трафарет может содержать «подсказки» в виде подстрочных пояснений о характере информации, которую следует вносить в пробелы.

Унифицированная форма документа с текстом-трафаретом имеет следующий вид:

Прошу Вас назначить на должность


(наименование до лжности с указанием структурного подразделения)

(фамилия, имя, отчество)
с окладом согласно штатному расписанию.

года рождения,
(фамилия, инициалы)
образование,

в 19 году окончил(а)
(наименование учебного заведения)
по специальности.

Имеет большой опыт работы в области.

Продолжительное время занимался(ась) .

В анкетах и таблицах текст упрощен, в тексте преобладают конструкции именного типа: наименование объекта, количество, размер, тип, марка и т.д.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которым дается описание объекта, а переменной – конкретные характеристики признаков. Анкета строится по принципу «вопрос – ответ».

Унифицированная форма документа с текстов в виде анкеты может выглядеть следующим образом:

управляющего предприятия-должника,
действующего на основании договора-подряда

I. Общие сведения

1. Управляющий предприятия-должника

(фамилия, имя, отчество)
Главный бухгалтер предприятия-должника

(фамилия, имя, отчество)
2. Предприятие-должник.
(наименование, юридический адрес,

ведомственная принадлежность, наличие ограничений на приватизацию,

наличие мобилизационных мощностей и мобилизационных ресурсов)
3. Орган исполнительной власти, заключивший договор подряда с управляющим
предприятием-должником.

(наименование)
Срок действия договора-подряда.

Отчетный период.

На каждом предприятии, независимо от его форм собственности, надлежащим образом должен вестись учёт всех форм документов. На больших фирмах, с достаточным количеством сотрудников, этим делом обычно занимается отдел делопроизводства или отдел кадров (для кадровых документов). Служба делопроизводства должна стремиться в своей работе к совершенствованию форм и методов своей работы. Большим подспорьем стало появление электронно-вычислительной техники. Им стало гораздо проще вести учёт, хранение разных форм документов.

На практике руководитель предприятия утверждает заранее разработанные внутренние нормативные документы. К ним относят альбом унифицированных форм и табель форм документов. Ведением, внесением в них изменений, контролем за их применениями занимается служба делопроизводства или уполномоченное на это лицо. Какого-либо нормативного акта, который должен регламентировать ведение кадрового учета, их форм, а также порядок заполнения таких документов по личному составу предприятия нет.

Но существуют основные нормативные акты, предназначенные для разработки форм кадровых документов. К ним относятся:

1. Принятый на Федеральном уровне закон за № 402-ФЗ от 06.12.2011 года “О бухгалтерском учете”;
2. Постановление Госстандарта Российской Федерации № 65-ст от 03.03.2003 года «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с “ГОСТ Р 6.30-2003 года).
3. Государственный стандарт РФ. Унифицированные системы документации;
4. Постановление Государственного комитета статистики Российской Федерации № 1 от 05.01.2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Предлагаем Вашему вниманию небольшое видео с советами на тему “Формы кадровых документов. Унифицированные или свои”:

Некоторые особенности при ведении форм

В законе о бухгалтерском учете сказано, что формы первичных учетных документов утверждает руководитель организации. В бюджетных организациях такие формы документов регламентируют нормативные акты. С 01 января 2013 года все организации могут самостоятельно разрабатывать и утверждать формы документов. Рекомендательный характер носят все унифицированные формы документов по личному составу, кроме личной карточки работника по форме Т-2.

На практике подавляющее число компаний продолжает пользоваться унифицированными формами. Это удобно, практично, да и многие уже к ним привыкли.

К ним можно отнести:

• Инструкции по кадровому делопроизводству;
• Учетную политику;
• Приказы по основной деятельности предприятия, об утверждении формы первичных учетных документов по учету труда.

Табель форм документов используют для упорядочения всех кадровых документов предприятия. При его помощи руководство и работники ОК получают информацию о документах, которые были созданы в течение какого-либо промежутка времени.

В него обычно вносят:

• наименование каждого вида созданного кадрового документа;
• сведения о наличии либо отсутствии унифицированной формы для его составления;
• код формы каждого отдельного документа (для унифицированных форм - код по ОКУД или отраслевому классификатору, для самостоятельно разработанных форм - код по локальному классификатору, принятому организацией);
• условия заполнения документа.

Кроме того, в табель вносят ссылку на приказ, которым он был утвержден. Созданный табель подписывает лицо, которое его разработало. Может также поставить свою подпись юрист или главный бухгалтер. Сам приказ утверждает руководитель личной подписью и его отдают лицу, которое ответственно за его заполнение.

Все кадровые документы можно систематизировать по алфавиту или по их функциональному признаку. Например, можно отдельно сгруппировать документы, связанные с приемом на работу, отдельно - документы на увольнение, кадровые перемещения и прочее.

Скачать образец заполнения можно пройдясь по этой ссылке:

Надеемся, что наши документы пригодятся Вам в своей работе.

По дисциплине

«Индексация и кодификация информации в профессиональной деятельности»

Преподаватель: Ганцен Н. Ф.

Контрольная работа №1

Разработать табель форм документов либо организации, либо структурного подразделения (описать не менее 15 документов).

РАЗРАБОТКА ТАБЕЛЯ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

Цель работы – изучение методики оптимизации процессов документирования посредством разработки Табеля форм документов.

Задачи практической работы:

· оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;

· классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);

· унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;

· упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота организации.

Из предложенных видов документов конкретные разновидности (формы) документов студент выбирает самостоятельно либо из массива предложенного преподавателем, либо из массива документов, сформированного при прохождении практик. Во втором случае - к выполненной работе прилагаются образцы форм документов.

Методика выполнения

В качестве объекта анализа студент выбирает либо организацию (предприятие), в которой проходил производственную практику, либо одно из структурных подразделений ЧГАКИ по указанию преподавателя.

Табель форм документов организации - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

Основные этапы разработки Табеля форм документов:

1) предпроектное обследование;

2) выбор формы Табеля;

3) формирование структуры Табеля;

4) составление Табеля.

На первом этапе – предпроектного обследования – изучается документация организации:

· документы, составляющие правовую базу деятельности организации:

· законодательные акты;

· нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

· нормативные правовые акты органов власти и управления субъекта Федерации, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности организации.

· организационно-правовая документация организации:

· устав или положение об организации;

· положения о подразделениях;

· структура и штатная численность организации;

· штатное расписание;

· регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов;

· правила внутреннего трудового распорядка;

· должностные инструкции и др.

· распорядительная документация организации (в первую очередь, для выявления введенных в действие форм документов):

· приказы, указания, распоряжения руководства;

· решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации.

· нормативно-методические документы по документационному обеспечения деятельности организации (определяющие состав и технологию обработки документов):

· инструкция по делопроизводству;

· правила составления и оформления документов;

· процедуры документирования отдельных видов деятельности, работ, операций;

· технологические инструкции по работе с документами;

· номенклатура дел организации и др.

· образцы форм документов организации (структурного подразделения), как минимум, за последний год.

Предпроектное обследование преследует две основных цели:

1) выявление функций и задач, раскрывающих направления и характер деятельности организации

2) выявление создаваемых в процессе их реализации комплексов документов.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Исчерпывающее выявление форм документов проводится во всех структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (Приложение 1), в которую вносится следующая информация:

· полное наименование формы документа (наименование вида и заголовок к тексту документа);

· код формы (по ОКУД или локальному классификатору);

· имя файла (если имеется электронный вариант документа);

· правовое основание издания документа (нормативный правовой акт, регламентирующий требования к содержанию, форме, процедурам работы с документом);

· функция управления (сфера применения) и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ (например, штатное расписание организации создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи - «регламентацш численного и должностного состава»);

· сведения об основных этапах подготовки документа:

· подразделение-составитель;

· внешнее и внутреннее согласование;

· удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати);

· адресат документа;

· сведения о регистрации документа;

· сведения о контроле;

· место хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты документов, собранные в процессе предпроектного обследования, в дальнейшем при работе над табелем будут являться основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения в дальнейшем будут использоваться для выработки структуры (классификационной схемы) табеля и для отбора форм документов для включения в табель.

Результат первого этапа оформляется в следующем виде:

1. Описание организации (структурного подразделения) по схеме:

· наименование организации (структурного подразделения);

· основные направления деятельности (по уставу, положению о структурном подразделении);

· документы, регламентирующие порядок деятельности организации (структурного подразделения): законы, нормативные правовые акты органов государственной власти РФ, субъекта Федерации; организационно-правовые документы предприятия (структурного подразделения).

2. Картотека форм документов. Картотека должна включать не менее 20 карт документов (исчерпывающий перечень документов по направлению деятельности, по структурному подразделению) с приложением образцов документов.

На втором этапе – выбор формы Табеля – с учетом специфики деятельности организации определяются конкретные задачи, стоящие перед разработчиками табеля. Данное обстоятельство влияет на расширение числа признаков (граф в табличной форме Табеля) описания форм документов, процедур документирования и работы с документами:

Задача оптимизация состава документов организации. Решение по форме Табеля – графы табеля должны содержать сведения о наименовании формы, кодах документа (по ОКУД или внутренним классификаторам), периодичности создания, правовом основании издания документа, подразделении, ответственном за подготовку документа, тираже и некоторые другие.

Задача регламентация процедуры подготовки и обработки документов (цель - совершенствование документооборота организации). Решение по форме Табеля - табель необходимо дополнить сведениями о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости - и указывать тираж документов.

В проекте новой редакции ГСДОУ предлагается следующая примерная форма Табеля (таблица 1)

Таблица 1 Примерная форма Табеля форм документов.

Янковая В.Ф. предлагает использовать в деятельности организаций, предприятий расширенную форму Табеля (Таблица 2)

Таблица 2

Примерная форма Табеля форм документов

Форма Табеля при необходимости может быть конкретизирована:

· графа 2 «Код формы документа» может быть разбита на две: «Код формы по ОКУД» и «Код формы по локальному классификатору»;

· табель может быть дополнен графами:

· «Регистрация документа» (место регистрации);

· «Контроль исполнения документа» (с указанием ответственного за контроль и типового срока исполнения);

· «Место хранения 1-го экземпляра документа»;

· «Место хранения копии документа».

Результат второго этапа оформляется в виде формы Табеля (шапка таблицы) с объяснением выбранного решения.

Третий этап - формирование структуры Табеля - отвечает на вопрос о его внутренней структуре, определяющей группировку форм документов по разделам. На данном этапе выбирается классификационная схема, в соответствии с которой будет даваться описание форм документов.

Классификационная схема Табеля может строиться по двум основаниям:

1) организационная структура предприятия. Классификационным признаком форм документов выступают структурные подразделения, в деятельности которых они образуются. Последовательность разделов табеля в этом случае соответствует утвержденной структуре организации или классификатору структурных подразделений. Преимущество данного подхода построения структуры Табеля: простота в разработке и использовании. Ограничения: частота изменения, нарушение «логики» документирования бизнес-процесса, распределенного между несколькими подразделениями, т.е. сложность при выделении комплексов документов, создаваемых в процессе реализации какой-либо одной функции или задачи.

2) функции управления (направления деятелъности). Классификационным признаком форм документов первого уровня выступают функции управления (направления деятельности) предприятия, классификационным признаком второго уровня - управленческие задачи, которые решаются в ходе реализации функции. Построение табеля по функциональному принципу предполагает предварительную разработку классификатора управленческих функций организации. Преимущества данного способа классификации форм документов, по сути, снимают ограничения их классификации по признаку организационной структуры. Кроме того, построение табеля по функциональному принципу позволяет помимо оптимизации документационного обеспечения оценить целесообразность распределения функциональных задач между подразделениями и отдельными исполнителями.

Предлагаемый в приложении 2 перечень разделов табеля включает типовые функции управления, присущие практически всем организациям, независимо от конкретного содержания их основной (производственной) деятельности. Предложенная классификационная схема при разработке Табеля форм документов конкретной организации должна быть дополнена функциями и задачами, отражающими основное, целевое назначение деятельности организации. В этом случае функции, отражающие специфику деятельности организации, встраиваются между блоком собственно управленческих функций (функции 1-4) и функциями обеспечивающего характера (функции 5-12).

Результат третьего этапа оформляется в виде классификационной схемы функций управления (примерного перечня разделов Табеля форм документов). Данная схема строится в виде многоуровневого нумерованного списка функций управления, конкретизированных через печень задач (см. Приложение 2). Список должен содержать ссылки на организационно-правовые документы (положения, инструкции и т.д.).

Заключительный этап - составление Табеля. В Табель форм документов включаются:

· формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, имеющие как отраслевой, так и межотраслевой характер;

· формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами органов власти и управления субъектов Российской Федерации;

· применяемые в организации формы документов, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

· внутренние формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами данной организации;

· формы документов, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившихся традициях.

В последнем случае формы документов включаются в табель только после анализа целесообразности их применения и проведения соответствующей унификации.

Все отобранные формы документов классифицируются в соответствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего сведения о формах вносятся в соответствующие графы табеля. В разделах и подразделах Табеля формы документов располагаются в порядке их значимости: от общего к частному или от наиболее значимых к менее значимым. Например, в разделе «Регулирование деятельности», подразделе «Информационное обеспечение деятельности» сначала указываются протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, затем справки информационного характера, письма и др.

Результат 4-го этапа оформляется в виде Табеля форм документов организации (структурного подразделения). Пример фрагмента Табеля документов см. приложение 3.

1 Янковая, В.Ф. Табель форм документов учреждения: назначение и порядок разработки / В.Ф. Янковая // Делопроизводство. - 1998. - № 2. - С. 8-12.

Разработка табеля унифицированных форм документов организации – важный шаг для обеспечения грамотной работы с документами

Л.Р. Фионова, д.т.н., Пензенский государственный университет

В настоящее время в большинстве предприятий и организаций используются внутренние нормативные документы, регламентирующие делопроизводство в целом или выполнение отдельных этапов работы с документами. Это могут быть стандарты организации, инструкции на отдельный процесс или инструкции по делопроизводству.

В любом случае во всех этих документах приводятся нормативные ссылки, среди которых обязательно присутствует ссылка на ГОСТ Р 6.30-2003. Однако зачастую проекты внутренних нормативов создаются непрофессионалами в сфере делопроизводства, и в приложениях приводятся образцы оформления документов или унифицированные формы документов, далекие от совершенства. А унифицированные формы используются как раз в целях упорядочения процессов документирования.

Отсутствие единого подхода к оформлению документированной информации и организации работы с документами, несоблюдение требований нормативно-методической документации остаются часто незамеченными, ухудшают внутрифирменные коммуникации, а как следствие, и эффективность управления 1 . (?)

В условиях традиционного делопроизводства документы, создаваемые в организации, рассредоточены по подразделениям. Далеко не все документы, даже организационные, а тем более информационно-справочные, проходят контроль правильности оформления в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Даже однородные по содержанию разновидности документов могут иметь различные формулировки и качественно разный состав должностных лиц, с которыми согласуется документ.

Кроме того, часто при обследовании организации обнаруживается, что одна и та же управленческая ситуация в разных подразделениях сопровождается документами с разными наименованиями форм. Самый простой пример связан с использованием записок (докладных, служебных, памятных) или распоряжений и указаний.

Практически идеальным решением задачи унификации документированной информации могло бы стать внедрение информационной системы, обеспечивающей возможность автоматизации подготовки документов наряду с автоматизацией основных этапов работы с ними. Полное или хотя бы частичное исключение человека из процессов документирования позволило бы повысить достоверность информации, содержащейся в документах, и качество оформления последних. Но прежде чем внедрять автоматизацию, нужно навести порядок в «ручных» процессах.

Хорошим инструментом наведения такого порядка является Табель унифицированных форм документов.

Табель – это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. 1 (?)Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся документов, так и процедуры их подготовки. В Табель включают только те документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.

Табель форм документов организации предназначен для:

оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;

классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);

унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки (или ее отдельных важных этапов) управленческих документов в организации;

унификации форм документов в организации;

упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных технологий в управленческой деятельности.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименование форм документов, используемых для документирования собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно и средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль над деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

1. Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых в организации (в подразделении) документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в организации. Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов.

2. Выбор формы Табеля.

Таким образом, Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования.

Кроме того, в Табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника. (Таблица 2.) Чтобы определиться с формой Табеля необходимо провести анализ документов организации (подразделения).

3. Определение структуры Табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, Табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами Табеля будут управленческие функции, подразделами – задачи, свойственные аппарату управления, во втором – названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности (что предпочтительно), либо по алфавитному наименованию документов.

Таблица 1. Примерная форма Табеля форм документов

Наименование формы документа	Код по ОКУД		Периодичность составления	Составитель документа	Внутреннее согласование	Внешнее согласование	Подписание	Утверждение	Печать	Кому направляется	Примечание

Таблица 2. Возможная форма Табеля форм документов

Наименование формы документа

Код по ОКУД

Кем и когда утверждена форма документа

Локальный код

Периодичность составления

Составитель документа

Сколько экз. готовится

Согласование

Подписание

Утверждение

Печать

Кому направляется

Где хранится

Примечание

4. Отбор форм документов для включения в табель. После обследования организации (подразделения) и оптимизации применяемых форм документов отобранные (или разработанные) формы документов включаются в Табель.

При выполнении первого этапа документы в организации или на предприятии обычно изучаются по группам. (Таблица 3.)

Таблица 3. Группы документов в организации

Виды документов	Разновидности документов
Документы, составляющие правовую базу деятельности организации	Законодательство, регулирующее данную сферу деятельности, нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов власти и управления субъекта федерации, органов местного самоуправления, нормативные документы вышестоящей организации
Организационно-правовая документация организации	Устав или положение об организации, положения о подразделениях, структура и штатная численность организации, штатное расписание, должностные инструкции работников, правила внутреннего распорядка
Распорядительные документы организации	Приказы, указания, распоряжения руководства; решения коллегиальных органов по основной деятельности организации (они нужны для выявления форм документов, введенных в действие распорядительными документами)
Комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу делопроизводства и определяющих состав и технологию обработки документов	Инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления отдельных документов, технологические инструкции по работе с документами, инструкции по процессам, номенклатура дел организации
Документы, связанные с непосредственной деятельностью организации (подразделения)	Служебные, докладные и памятные записки, письма, договоры, акты, протоколы, телефонограммы, справки, заявления, представления и т. д.

Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности организации и создаваемых в процессе их реализации документов.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной последовательностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (Рисунок 1.) или в анкеты (Таблицы 4-7.), в которые вносятся все возможные характеристики документа:

полное наименование формы документа;

заголовок к тексту (тема), если он имеется;

код формы (по ОКУД и по локальному классификатору);

функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ. Например, штатное расписание создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»;

сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты или анкеты документов, собранных на первом этапе, в дальнейшем при работе над Табелем являются основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения далее используются для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

КАРТА ДОКУМЕНТА

Документ__ наименование вида документа _

Заголовок к тексту (о чем)___________________________________

Решаемая задача (в каком случае издается документ)________________

Тип документа (входящий, исходящий, внутренний для подразделения) ___

Код по ОКУД _(есть или нет) _Код внутренний_(есть или нет) ___________

Унифицированная форма ___________Утверждена ____________________

Подразделение-составитель ____________________

Лицо, ответственное за подготовку (должность, ФИО)_____________

Данные каких нормативных документов необходимы при создании

документа __________________________________________

Периодичность подготовки (количество документов в месяц) _________

Визы:

1. Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор

проекта (должность, ФИО) _____________________________________

2. Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное

лицо (должность, ФИО)_______________________________

3. С кем согласуется содержание документа (подразделение, должность,

ФИО) _______________________________________________________________

Внешнее согласование (организация, должность, ФИО)________________

Подписи (основное должностное лицо, которое подписывает документ,

должность, ФИО)____________________________

(должность, ФИО) ______________________________________________

Утверждение: правовым актом (каким) должностным лицом (подразделение, должность, ФИО) ______________

(подразделение, должность, ФИО) _____________________________________

Печать гербовая _____ иная ____(какая и кто ставит) ________

Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение,

должность, ФИО, место регистрации)

Кол-во экз. ____________

Адресат ____кому адресуется подписанный документ ________________

Место хранения всех экземпляров документа_______________________

Рисунок 1. Форма карты документа

Таблица 4. C ведения о документах подразделения ____________________________________ (часть 1-я)

№ п/п	Наименование вида документа	Заголовок к тексту (о чем)	Тип доку-мента (входящий, исходящий, внутренний для подразделения)	В каком случае создается документ (постоянная ситуация, периодически возникающая или разовая)	Количество доку-ментов в месяц	Кто готовит проект документа (должность, ФИО)	Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор проекта (должность, ФИО)	Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное лицо (должность, ФИО)

Таблица 5. C ведения о документах подразделения _______________________________________(часть 2-я)

№п/п	Наименование вида документа	Основное должностное лицо, которое подписывает документ (должность, ФИО)	Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо (должность, ФИО)	С кем согласуется содержание документ	Кто замещает этих должностных лиц в случае их отсутствия (подразделение, должность, ФИО)

Таблица 6. C ведения о документах подразделения _____________________________________________(часть 3-я)

№п/п	Наименование вида документа	Кто утверждает документ (подразделение, должность, ФИО)	Кто утверждает документ, если отсутствует основное должностное лицо (подразделение, должность, ФИО)	Кто ставит и какую печать на документе (если она имеется) (подразделение, должность, ФИО)	Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение, должность, ФИО)

Таблица 7. C ведения о документах подразделения _______________________________________________(часть 4-я)

№п/п	Наименование вида документа	Кому адресуется подписанный документ (подразделение (организация, должность, ФИО)	Сколько экземпляров документа создается	Место хранения подписанного документа и всех его экземпляров (подразделение)	Имеет ли документ унифицированную форму (стоит ли в правом верхнем углу надпись «Форма утверждена …?)	Данные каких нормативных документов необходимы при создании документа?

Должность лица, заполнившего таблицы __________________ _________________________ ____________________

(Подпись) (Расшифровка подписи)

На втором этапе после изучения карт (или таблиц 4-7) документов и на основе анализа примерной формы Табеля осуществляется выбор наиболее целесообразной формы. Например, может быть добавлена колонка «Код внутренний», если есть собственный локальный классификатор в организации. Может быть добавлена колонка «Количество экземпляров документа», если все документы готовятся в разном количестве экземпляров, а эта информация важна, и т. д. Любая строка в карте или любая колонка из таблиц 4-7 может быть заголовком колонки разрабатываемого Табеля форм документов. То есть все, что есть в карте (или анкете) каждого документа и нужно и важно для организации (для исключения ошибок в работе с конкретной формой документа), можно учесть при выборе формы Табеля.

Если какой-то документ имеет форму, включенную в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), то, конечно, ее нужно обозначить и использовать при оформлении документа. Для документов, не имеющих унифицированные формы, включенные в ОКУД, они должны быть разработаны в самой организации.

Формирование структуры Табеля унифицированных форм документов (3-й этап) связан с особенностями организации.

Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично классифицировать документы по подразделениям. А в Табеле перечислять виды форм документов, образующихся в деятельности каждого подразделения. То есть указывается подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.

Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать формы документов по функциям управления или по направлениям деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру Табеля как классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться описания форм документов.

После определения структуры Табеля (названий колонок и деления строк на группы) можно приступить к его заполнению, то есть к четвертому этапу – собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например, если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование докладных, служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму (докладную записку). Точно так же, если были обнаружены указания, распоряжения и предписания как документы, используемые по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).

После оптимизации списка форм документов организации заполнение Табеля осуществляется на основе карт документов.

Окончательно оформленный Табель форм документов организации должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и утвержден руководителем организации.

Применение при изготовлении документов форм, не включенных в Табель форм документов, не допускается.

Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов. Его наличие, как уже отмечалось, особенно необходимо в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

Для введения разработанного Табеля в организации необходимо подготовить проект соответствующего приказа. (Рисунок 2.)

Ведение Табеля форм документов организации осуществляет служба ДОУ.

Разработка Табеля в конечном итоге приведет к сокращению числа форм, видов и количества документов, а значит, и объемов работ с документами.

АДМИНИСТРАЦИЯ

ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ

_________________________________________________________

П Р И К А З

«__» января 2014 г. № __

О введении в действие Табеля унифицированных
форм документов

Для обеспечения единого порядка работы с управленческой документацией в аппарате администрации п р и к а з ы в а ю :

1. Утвердить прилагаемый Альбом унифицированных форм документов и ввести в действие в аппарате администрации с 01.02.2014.

2. Начальнику общего отдела П.А. Захарову размножить и раздать по подразделениям новый Табель унифицированных форм документов до 20.01.2014.

3. Начальнику общего отдела П.А. Захарову провести обучающие семинары по внедрению Табеля со специалистами, ответственными за делопроизводство в отделах и подразделениях администрации, до 01.02.2014.

4. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя главы администрации района А.Д. Тимаева. 1 (?) Фионова Л.Р., Усманова И.В., Коровина Л.В. Унификация документов – необходимая предпосылка внедрения СЭД/ Делопроизводство, №1, М., 2014.

1 (?) Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организаций. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2007. С.101.