Бытует мнение, что отмена кадрового учёта для маленьких компаний и ИП позволяет совершенно не думать о нём. Однако это далеко не всегда верно. Некоторые предприниматели обязаны составлять целый ряд документов. В связи с этим важно тщательно разобраться в этом вопросе.

Если индивидуальный предприниматель принимает персонал, у него возникает обязанность ведения кадрового учёта. В тех случаях, когда вся деятельность осуществляется единолично ИП, никаких дополнительных документов оформлять не придётся.

Когда работников принимают в штат, следует в обязательном порядке оформить соответствующие документы. В 2019 году это необязательно должны быть правильно . Их можно заменить трудовым договором.

Как только трудовой договор подписан, у маленьких компаний, а также ИП возникает необходимость вести учёт. При этом важно следовать действующему законодательству. Несоблюдение его положений, а также отсутствие необходимых кадровых документов, грозит работодателю привлечением к ответственности, в том числе уголовной. В связи с этим трудовая инспекция вправе провести соответствующую проверку и запросить документы, которые должны обязательно вестись.

В процессе ведения кадрового учёта у предпринимателя возникают права и обязанности. Каждому предпринимателю важно знать, какие из них основные. Это поможет избежать целого ряда проблем, а также облегчить ведение учёта.

Среди прав можно выделить следующие:

• предприниматель может заключать как срочные трудовые договора, так и на неопределённый период;
• издавать приказы, которые основываются на подписанных соглашениях;
• заключать коллективные трудовые договора;
• обучать сотрудников основам охраны труда, после чего контролировать знания по этой теме.

Несмотря на то, что сегодня действует закон об упрощении кадровых документов, формулировки в нём достаточно размыты. Не стоит рассчитывать на полную отмену учёта, поэтому важно точно понимать обязанности предпринимателя в этой сфере:

Знать свои права и обязанности небольшим организациям и ИП мало. Гораздо важнее чётко соблюдать все условия.

Обязательная документация по кадрам

Ведение учёта всегда предполагает оформление первичной документации. Без этого невозможно грамотно вести отношения между предпринимателем и его сотрудниками. Поэтому важно знать, какие кадровые документы должны быть у ИП в обязательном порядке. Не стоит относиться к этому требованию несерьёзно, ведь могут наступить неприятные последствия.

Для правильного ведения кадрового учета ИП придётся использовать три группы документов:

1. Внутренние нормативные акты – это распорядок труда, инструкции, положения о премировании, графике работы, заработной плате и другие. Они помогают при необходимости доказать работодателю правоту в суде.
2. Организационные. К таким относятся всевозможные журналы кадрового учёта. В них регистрируются различные документы – приказы, договора, командировочные удостоверения, трудовые книжки и другие. Также к этой группе относятся табель, график отпусков, .
3. Учётные документы – трудовые договора и книжки, карточки работников, кадровые приказы, заявления, объяснительные записки и другие.

С одной стороны бухучёт ИП ведется в упрощённом виде. С другой стороны – кадровые документы для микробизнеса полностью не отменили. Может потребоваться формировать и другие соглашения.

Если предприниматель принимает на работу нового сотрудника, он как работодатель обязан заполнить соответствующие документы: приказ о приёме на работу, а также заполнить трудовую книжку. Их оформление осуществляется на основании российского законодательства.

Когда наёмные работники принимаются на должность к ИП, может сложиться две ситуации:

1. Когда будущий сотрудник имеет на руках трудовую книжку, предприниматель должен заполнить её соответствующим образом.
2. Если же сотрудник принят на работу впервые, предпринимателю придётся завести ему такой документ. Только после этого можно внести запись о приёме.

Важно правильно отражать соответствующие сведения в трудовой книжке: увольнение, приём на работу, перевод на другую должность должны обязательно указываться в ней.

Введение упрощенного кадрового учёта позволило ИП пользоваться типовой формой трудового договора как альтернативой традиционному документу. Получается, что в этом случае вести трудовые книжки не обязательно, от их оформления можно отказаться. Однако такая подмена нередко приводит к проблемам в случае подачи в суд.

Важно чётко определиться, какие именно документы использовать в учёте. После этого следует придерживаться выбранной стратегии.

Выше было рассказано о том, что существуют обязательные кадровые документы для ИП. Однако далеко не все прилагают максимум усилий для правильного ведения кадрового учёта.

В конечном итоге работодатель может столкнуться с тем, что придётся нести ответственность. Для ИП в 2019 году предусмотрены три группы наказаний: административные, уголовные, материальные.

Индивидуальным предпринимателям важно изучить все виды.

Административная ответственность предусмотрена в нескольких ситуациях:

1. При необоснованном отказе от заключения коллективного соглашения штраф составит от трёх до пяти тысяч рублей.
2. Неправильные сбор, хранение, а также применение сведений о работнике грозит штрафом. Заплатить придётся от 500 до 1 000 рублей.
3. трудовых отношений соответствующей формы договором, а также уклонение от его заключения влечет наложение штрафа размером от 5 до 20 тысяч рублей. Повторное привлечение за такое нарушение приведет к увеличению денежного наказания. Придётся заплатить 30-40 тысяч рублей.
4. Незаконное использование труда иностранцев, отказ от уведомления миграционной службы о приёме на работу таких граждан приводит к наложению штрафа. Его размер зависит от квалификации иностранного гражданина и места деятельности.

Уголовная ответственность также может наступить в нескольких случаях:

• увольнение беременной, а также женщины, у которой дети младше трёх лет. В этом случае придётся заплатить штраф до двухсот тысяч или отработать 180 часов;
• задержка заработной платы на срок более двух месяцев в корыстных или личных целях грозит наказанием в размере до 500 тысяч рублей.

Материальная ответственность наступает при задержке заработной платы. В этом случае придётся выплатить работнику просрочку, рассчитываемую исходя из ставки рефинансирования – 1/300 за каждый день.

Кадровый учёт ИП на аутсорсе

Нередко для ведения кадрового учёта предприниматели привлекают сторонние организации, предлагающие услуги аутсорсинга.

Причинами для этого служат:

• высокая стоимость найма компетентного кадрового сотрудника;
• отсутствие достаточных знаний по делопроизводству у штатного работника, на которого возложены дополнительные обязанности.

Привлечение ИП аутсорсера приводит к оптимизации расходов в сочетании с профессиональным ведением учёта. Благодаря материальной ответственности сторонних организаций, они гарантируют, что кадровые документы будут вестись исключительно в соответствии с законодательством.

Не стоит пренебрегать помощью аутсорсеров. Важно помнить: несмотря на то, что полный кадровый учёт для микропредприятий и ИП отменили, часть документов остаются обязательными. Грамотное составление их поможет не столкнуться с серьёзной ответственностью.

Современное законодательство содержит положения о том, что предприниматели могут не вести полный кадровый учёт. Однако отказаться полностью от него не получится. Между тем, нарушение правил учёта ведёт к серьезной ответственности. Поэтому важно понимать, какие документы необходимы, правильно и своевременно оформлять их.

Соблюдение положений трудового законодательства и оформление кадровой документации контролируют органы Федеральной инспекции труда и Налоговая инспекция. В целях предотвращения нежелательных последствий кадровый учет на предприятии или в организации должен вестись грамотно.

Кадровый учет: понятие и основная документация

Кадровый учет отражает движение сотрудников организации или ИП с документальным оформлением приема или увольнения, а также перемещения работников. Ведется на основании кадровой документации первичного характера и внутренних локальных актов предприятия.

Организация трудовой деятельности работника осуществляется посредством утверждения руководителем локальных актов. У каждого из работодателей в обязательном порядке должны присутствовать Правила внутреннего трудового распорядка (норма 189-190 ТК РФ) и Положение о защите данных персонального характера о работнике (пункт 8 нормы 86, а также норма 87 ТК РФ).

Наличие личных дел сотрудников, как и коллективный договор, носят рекомендательный характер. Но это касается частных предприятий и компаний. Для государственных предприятий их ведение обязательно.

Формы кадровых документов

Госкомстат в своем Постановлении от 05.01.2004, в целях исполнения положений трудового законодательства, утвердил унифицированные формы документации первичного характера. В частности, по учету кадров к таким актам относят:

• распоряжение о приеме сотрудника на работу (форма Т-1 и норма 68 ТК РФ);
• личная карточка работника (Т-2);
• штатное расписание (норма 15, 57 ТК РФ и форма Т-3);
• приказ о переводе работника на иную работу (норма 72 ТК РФ и форма Т-5);
• распоряжение о предоставлении отпусков (форма Т-6);
• график отпусков работников (норма 123 ТК РФ и формаТ-7);
• приказ о расторжении трудовых отношений (форма Т-8 и норма 84 ТК РФ);
• приказ о направлении работника в командировку (форма Т-9);
• командировочное удостоверение (форма Т-10);
• табель учета рабочего времени (форма Т-12, Т-13);
• расчетно-платежная ведомость (форма Т-49), расчетная ведомость (форма Т-51), платежная ведомость (форма Т-53);
• записка-расчет при предоставлении отпуска и увольнении (формы Т-60, Т-61).

При оформлении трудовых отношений должен заключаться трудовой договор с работником и составляться договор материальной ответственности, если характер работы связан с движением материальных ценностей.

Необходимо аккуратно хранить трудовые книжки работников и отражать их движение в специальном журнале по движению трудовых книжек и вкладышей в ним.

По каждой должности необходимо разработать должностные инструкции, проводить инструктаж по охране труда и, при необходимости, аттестацию рабочих мест. Приказом Минздравсоцразвития России №342н от26.04.2011 утвержден Порядок проведения аттестации рабочих мест и характеристики аттестуемых рабочих мест.

Вот, пожалуй, и все основные документы, которые могут потребоваться предпринимателю или малому предприятию для ведения кадрового учета. Все эти документы оформляются на унифицированных бланках и их заполнение, обычно, не вызывает трудностей.

Получайте новые статьи блога прямо к себе на почту:

Индивидуальные предприниматели (ИП) рассматриваются трудовым законодательством в качестве работодателей (ст. 20 ТК РФ). И если кадровые документы для ИП без сотрудников не требуются, то документировать трудовые отношения с наемными работниками, то есть вести кадровый учет, уже обязательно.

В этом отношении закон уравнивает предпринимателей-физлиц и юридические лица. А между тем, именно ИП склонны пренебрегать требованиями к оформлению кадровой документации. Результатом становятся штрафы, наложенные инспекторами ГИТ по результатам очередной проверки. А между тем, правила создания, ведения и хранения кадровой документации для ИП достаточно несложно соблюсти. Рассмотрим, что для этого необходимо.

Какие кадровые документы необходимы для ИП?

Чтобы понять, какие кадровые документы для ИП являются необходимыми, следует обратиться к Трудовому кодексу:

• в ст. 8 ТК РФ упоминаются локальные акты;
• ст. 67 ТК РФ устанавливает обязательность трудовых договоров;
• ст. 66 ТК РФ требует ведения трудовых книжек;
• ст. 68 ТК РФ говорит о необходимости приказов и т.д.

Из других законодательных актов, на которые необходимо опираться при создании кадровой документации индивидуального предпринимателя, можно назвать:

• закон «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ от 29.07.2004 г., который позволит определить какая информация имеет подобный статус и ограничить к ней доступ;
• Закон «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27.07.2006 г., изучение которого позволит соблюсти права работников в части защиты конфиденциальной информации;
• Постановление Правительства «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.2003, где разъясняются все правила их ведения;
• Постановление Госкомстатата РФ № 1 от 05.01.2004 г, в приложении к которому найдутся унифицированные формы основных документов;
• ГОСТ Р 6.30-2003 для правильного составления необходимых документов.

Рассмотрим, какие же документы обязательно должны быть у ИП, выступающего в качестве работодателя.

Кадровые документы ИП

Ведение кадровой документации обязательно для любого предпринимателя, выступающего в качестве работодателя. При этом не имеет значения выбранный им налоговый режим. Кадровые документы для ИП на УСН будут те же, что и платящего налоги на общих основаниях. Их можно разделить на три большие группы:

• локальные нормативные акты;
• документы по учету кадров;
• организационные документы.

К первой группе относятся те документы, которые содержат в пределах компетенции работодателя нормы трудового права, общие для всех работников и самого работодателя (ст. 7 ТК РФ). Правом принимать их ИП наделены с 2006 г. К их числу относят:

• Штатное расписание;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Коллективный договор (если он заключен);
• Положение о защите персональных данных;
• Положение об оплате и премировании;
• Положения об охране труда;
• Положения о подразделениях (ели они имеются);
• Должностные инструкции (необязательный, но, тем не менее, необходимый документ).

Стоит помнить, что принятие многих из этих документов требует обязательного согласования с представителями работников. Нарушение этого правила грозит ИП обращениями в ГИТ и другие инстанции, если работники посчитают свои права нарушенными.

Читайте также:

• Кто имеет право внести записи в трудовые книжки работников о прекращении трудовых договоров в связи со смертью работодателя - индивидуального предпринимателя?

К документам по учету кадров относятся трудовые договоры, заключенные с сотрудниками и различные приказы, фиксирующие движение персонала. Трудовой договор – это всегда письменное соглашение (ст. 67 ТК РФ), служащий основанием для создания других кадровых документов, в частности приказа о приеме работника в штат.

Что касается приказов, то образцы этих кадровых документов для ИП в 2017 г. содержатся в приложении к уже упомянутому Постановлению № 1 Госкомстата РФ. Там содержатся унифицированные формы основных приказов по кадровому составу:

• о приеме на работу (Т-1);
• о переводе (Т-5);
• об отпуске (Т-6);
• о командировке (Т-9);
• о поощрении (Т-11);
• об увольнении (Т-8).

Достаточно заполнить обязательные поля предложенных форм, чтобы получить грамотно составленный приказ, имеющий необходимую юридическую силу. Оригиналы трудовых договоров и кадровых приказов хранятся у ИП не только во время действия трудового договора, но и некоторое время после.

Также необходимыми документами, унифицированные формы которых можно найти в Постановлении № 1 будут:

• личная карточка работника (Т-2);
• график отпусков (Т-7);
• табель учета отработанного времени (Т-13).

Их ведение также строго обязательно. Трудовые книжки довершают перечень документов этой группы. Обязанность по их сохранности и своевременному заполнению возложена на работодателя. Записи в трудовых книжках выполняются согласно действующей инструкции. Основанием для их внесения служат соответствующие приказы.

Организационные документы – это различные журналы, в которых ведется учет и регистрация прочих документов и бланков:

• трудовых договоров;
• приказов по личному составу;
• выдачи трудовых книжек и т.д.

Приобрести их можно в магазинах канцтоваров, но дополнительно следует прошнуровать и пронумеровать. Ведение таких журналов позволяет упорядочить информацию о персонале и облегчить поиск необходимых документов в случае необходимости.

Кадровая документация микропредприятий

В 2016 году были приняты очередные поправки в Трудовой кодекс. Он дополнился небольшой главой 48.1, действие которой начнется с 1 января 2017 г. Согласно ее положениям, выделяются особые субъекты малого бизнеса – микропредприятия, с персоналом до 15 человек. Это могут быть как юрлица, так и ИП. Для таких работодателей упрощается кадровое делопроизводство. Они могут отказаться от части локальных документов, включая их условия непосредственно в трудовые договоры сотрудников. «Усеченный» вариант не включает такие кадровые документы для ИП с сотрудниками, как:

• ПВТР;
• положение об оплате и премировании;
• графики смен;
• другие (без уточнения).

Трудовые договоры при этом должны быть типовыми, разработанными с учетом мнения Трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений и утвержденными Постановлением Правительства. Отдельный типовой договор предназначен для дистанционных и надомных работников. Однако пока такой документ не принят и существует только в виде проекта. Он представлен на Едином портале проектов нормативных актов. До вступления в действие главы 48.1 и принятия типовых форм трудовых договоров, все ИП обязаны вести кадровую документацию в полном объеме.

Ведение трудовых книжек

С 2006 года ведение трудовых книжек сотрудников стало обязательным для индивидуальных предпринимателей. Это позволило устранить нарушение прав работников в части возможности включать в трудовой стаж работу у ИП. Ведь именно трудовая книжка до сих пор единственный официальный документ, служащий подтверждением стажа работы.

Речь идет именно о наемных работниках, чьи отношения с ИП оформлены трудовым договором и труд которых используется именно в предпринимательских целях. Самому предпринимателю заводить себе трудовую книжку не нужно, так как он выступает в качестве работодателя. Не ведутся книжки персонала, нанятого для личного обслуживания предпринимателя или его семьи (няни, помощницы по хозяйству и т.д.), даже если с ними заключен трудовой договор.

Как и другие кадровые документы для ИП в 2017 г., трудовые книжки ведутся в соответствии с трудовым законодательством. В них отражается прием на работу, переводы, поощрения и увольнение сотрудника. При заполнении соответствующих страниц необходимо руководствоваться Инструкцией, утвержденной Постановлением Минтруда от 10.10.2003 г.

Если работник впервые трудоустраивается, то ИП обязан оформить на него трудовую книжку. Бланки книжек и вкладышей к ним продаются в магазинах канцтоваров. Там же можно найти и журнал учета выдачи этих бланков. Заполненные и чистые книжки, а также учетный журнал должны храниться в сейфе. За их сохранность, равно как за учет и ведение, предприниматель несет ответственность.

Аутсоринг кадрового учета ИП

Большая часть индивидуальных предпринимателей предпочитает передавать ведение кадрового и бухгалтерского учета сторонним организациям. Выбор аутсорсинга именно в этих сферах легко объясним:

Во-первых, ведение такого учета по всем правилам занимает много времени, которое можно потратить с большей для собственного бизнеса пользой.

Во-вторых, затраты на содержание в штате компетентных специалистов-кадровиков и бухгалтеров могут быть нецелесообразны экономически.

В-третьих, поручение таких обязанностей менее компетентному работнику за дополнительную плату может привести к неприятным последствиям в виде штрафа со стороны контролирующих органов.

Договор на кадровое и бухгалтерское обслуживание заключается с организацией, специализирующейся на такого рода услугах. В штате которой достаточно компетентных специалистов. Ведение кадрового учета согласно всем требованиям законодательства гарантируется материальной ответственностью исполнителя при оказании услуг ненадлежащим образом.

Организация и ведение кадрового учета одинаково обязательно и для крупных компаний с тысячами сотрудников, и для микропредприятий, число работников которых менее полутора десятков. Различается только объем необходимой документации, установленной нормами законодательства. Ответственность же за нарушение этих требований предусматривается равная.

Бытует мнение, что для представителей малого бизнеса учет кадров не имеет такого глобального значения, как для крупных компаний. Тем не менее реальность такова, что кадровый учет у индивидуального предпринимателя занимает важное место и для этого есть ряд причин.

Для чего нужна работа с кадрами

Прежде всего актуальность документации, связанной с кадрами, необходима для правильного учета заработной платы нанятых сотрудников. Ведь именно эти данные используются для определения суммы взносов в Пенсионный фонд РФ. В противном случае за несвоевременные или неверные отчисления в ПФ предприниматель может получить штраф, что не есть хорошо.

Стоит отметить, что если у бизнесмена не находится в найме хотя бы один сотрудник, то причин думать о кадровом учете также нет.

Но для всех, кто принял решение иметь пусть скромный, но штат работников, актуальной будет информация о том, как правильно оформляются различные специалисты и каким образом осуществляется непосредственно сам кадровый учет у индивидуального предпринимателя.

Принимая кого-либо на работу ИП обязан заключить с кандидатом на конкретную должность трудовой договор. В этом договоре указываются обязанности и права как нанимателя, так и сотрудника.

Как только в стол отправился первый трудовой договор можно считать, что предприниматель начал работу с кадрами.

И стоит помнить о том, что в определенный момент представителю малого бизнеса придется принимать трудовую инспекцию, которая, в свою очередь, будет требовать необходимые документы на сотрудников. И предприниматель обязан эту документацию предоставить, иначе - административный штраф.

Особенности учета

Сама суть взаимодействия с кадрами сводится к постоянному учету и оформлению конкретных документов:

Трудовой договор;

Трудовая книжка;

Все приказы, изданные в процессе работы;

Трудовые карточки;

Заявления;

Командировочные удостоверения.

Важно помнить о том, что во всех своих действиях ИП должен опираться на существующее законодательство. Например, трудовой кодекс изначально обязывает предпринимателя документировать отношения, устанавливаемые с наемными работниками (договор и т. п.). Также именно ТК обязует представителей малого бизнеса издавать приказы и вести трудовые книжки.

Специфика кадровой документации

Для того чтобы кадровый учет у индивидуального предпринимателя проходил максимального точно, необходимо грамотно подходить к оформлению необходимых документов.

Вся документация, имеющая отношение к работе с штатом наемных сотрудников, делится на три основных вида: организационная, нормативная и учетная.

К организационным относятся те документы, которые помогают организовать работу с кадрами. Как правило, это учетные журналы, предназначенные для регистрации трудовых договоров, приказов и командировок.

Табель для учета рабочего времени;

Штатное расписание;

График, согласно которому сотрудники уходят в отпуск;

Книга для учета трудовых книжек.

Нормативная документация включает в себя различные инструкции, коллективные договора и правила распорядка труда. В эту группу попадают документы, актуальные для специфических видов деятельности ИП, например, положение об оплате труда.

Не стоит забывать и о должностных инструкциях, наличие которых может существенно помочь решению спорной ситуации в суде.

К документам, необходимым для учета, относятся трудовые книжки, карточки работников, изданные приказы, объяснительные записки, заявления и командировочные удостоверения.

При наличии нескольких рабочих смен, должен быть составлен и утвержден график работы. Также актуальны соглашения с теми сотрудниками, деятельность которых подразумевает ответственность за имущество ИП, например, работа на складе.

Кадровый учет у индивидуального предпринимателя подразумевает и грамотное ведение трудовых книжек. Речь идет об изданном приказе о приеме на работу и оформлении самой книжки в полном соответствии с установленными нормативными актами. По законодательству РФ ответственность за ведение трудовой книжки, ее хранение, организацию и учет полностью лежит на предпринимателе.