Документационное обеспечение управления возлагается в организации на специальное структурное подразделение, которое осуществляет деятельность по составлению управленческой документации и работе с ней, а также методически руководит всеми структурными подразделениями и сотрудниками, участвующими в документообороте.

В зависимости от масштаба организации (учреждения, государственного органа), объема делопроизводства и тех задач, которые возлагаются на эту службу, она может называться службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ), управлением делами, общим отделом, канцелярией, секретариатом.

В организациях с небольшим объемом бумажной работы, функции по документационному обеспечению управления могут возлагаться на одного, специально выделенного для этих задач сотрудника, например секретаря.

Служба ДОУ, как правило, является самостоятельным структурным подразделением, которое возглавляется начальником и подчиняется непосредственно руководителю организации.

В крупных организациях с большим объемом документооборота служба ДОУ может включать внутренние структурные подразделения, отвечающие за отдельные направления делопроизводства.

Например, это могут быть следующие структурные подразделения:

• ? секретариат - обеспечивает деятельность руководителя организации, а также постоянно действующих в ней коллегиальных органов;
• ? экспедиция - выполняет функции по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, организует деятельность курьеров;
• ? отдел (группа) регистрации - отвечает за ведение регистрации и учета входящих, исходящих и внутренних документов;
• ? отдел информационно-справочного обслуживания - готовит информационно-аналитические справки по запросам руководства организации;
• ? отдел (группа) контроля - организует и проводит текущий и предупредительный сроковый контроль исполнения документов;
• ? отдел автоматизации (IT-служба) - отвечает за программное обеспечение, корректную работу автоматизированных систем документационного обеспечения управления;
• ? архив - организует хранение документов, вышедших из оперативной работы, со сроками хранения свыше десяти лет.

В небольших организациях все эти направления деятельности могут быть распределены между отдельными сотрудниками службы.

Построение службы зависит от формы организации делопроизводства.

Различают централизованную, децентрализованную и смешанную формы делопроизводства.

Централизованная форма предполагает, что все операции с документами в организации осуществляются только службой ДОУ. Как правило, такая форма возможна только в небольших организациях.

Децентрализованная форма постановки документационного обеспечения предполагает, что каждое структурное подразделение самостоятельно решает все вопросы работы с документами. Такая форма не является самой удачной, так как в ней усложнен контроль за выполнением работ по делопроизводству. При этом она является неизбежной в случае значительной территориальной разобщенности структурных подразделений.

В случае смешанной формы делопроизводства, которая сейчас наиболее распространена в организациях, часть операций реализуется централизованно, а часть - в структурных подразделениях.

Централизованно ведется прием, отправка, первичная обработка документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, копировально-множительные работы, а текущее хранение документов, подготовка их к сдаче в архив поручается структурным подразделениям. Также в отделах, как правило, ведется регистрация внутренних документов. Например, вся кадровая документация регистрируется в службе кадров.

Применение автоматизированных технологий позволяет получать и регистрировать документы децентрализовано, но при этом объединять их в единую базу данных о документах организации.

Выполнение поставленных перед службой задач возложено на работников службы, численность и должностной состав которых определяется в соответствии с объемом и содержанием выполняемой службой работы.

Численность службы ДОУ может быть рассчитана с помощью метода расчета явочной численности. Этот метод основан на вычислении общей трудоемкости всех видов нормируемых и ненормируемых работ, выполняемых структурным подразделением за год, и последующим делением этого показателя на полезный фонд рабочего времени одного работника за год

На основе рассчитанной явочной численности работников производится определение должностного состава службы ДОУ и распределение обязанностей между сотрудниками.

Название должностей работников службы и характерные для этих должностей обязанности можно уточнить с помощью Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационного справочник должностей руководителей, специалистов и служащих , а также утвержденных профессиональных стандартов.

В соответствии с этими документами в состав службы ДОУ могут быть включены следующие должности:

• ? категории руководителей: управляющий делами, заведующий канцелярией, заведующий общим отделом, начальник секретариата, заведующий экспедицией, заведующий центром подготовки документов, заведующий копировально-множительным бюро, заведующий машинописным бюро;
• ? категории специалистов: документовед, инспектор по контролю за исполнением поручений, инспектор, секретарь коллегии;
• ? категории технических исполнителей: секретарь руководителя, делопроизводитель, стенографистка, технический секретарь, курьер, архивариус, секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка.

Выбранная форма документационного обслуживания, структура службы ДОУ, ее функции, должностные обязанности сотрудников и другие правовые основы деятельности службы ДОУ закрепляются в локальных нормативных актах, регламентирующих ее деятельность.

К данным локальным нормативным актам относятся:

• ? положение о службе ДОУ;
• ? должностные инструкции сотрудников службы ДОУ;
• ? инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления).

Положение о службе ДОУ - правовой акт, определяющий место службы ДОУ в аппарате управления, устанавливающий правовое Положение службы, порядок образования, права, обязанности и взаимодействия структурного подразделения в организации (учреждении, государственном органе).

Положение о службе ДОУ состоит из следующих разделов.

• 1. Общие положения.
• 2. Структура.
• 3. Цели и задачи.
• 4. Функции.
• 5. Права и ответственность.
• 6. Руководство.
• 7. Взаимоотношения (служебные связи).

В разделе «Общие положения» дается точное название службы, определяется, кем возглавляется и кому подчиняется служба, перечисляются входящие в нее структурные подразделения. В этом случае для каждого такого подразделения должно быть разработано самостоятельное Положение.

Заключительным пунктом идет перечисление правовых актов, которыми служба ДОУ должна руководствоваться в своей деятельности, включая:

• ? законодательные акты РФ;
• ? указы и распоряжения Президента РФ;
• ? постановлениями и распоряжениями Правительства РФ;
• ? нормативно-методические документы учреждений Государственной архивной службы РФ;
• ? устав организации;
• ? инструкция по делопроизводству;
• ? настоящее Положением о службе ДОУ.

Раздел «Цели и задачи» начинается с формулировки цели деятельности службы, которая заключается в организации, руководстве, координации, контроле и реализации работ по документационному обеспечению управления с учетом актуальных требований и на основе применения современных информационных технологий.

Достижению этой цели способствует решение следующих задач:

• ? обеспечение организации делопроизводства в соответствии с требованиями законодательства и иных правовых актов РФ;
• ? обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
• ? разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами и документированной информацией на основе применения современных средств автоматизации документационного обеспечения управления;
• ? сокращение документооборота;
• ? организация методической помощи всем отделам и работникам, задействованным в делопроизводственном процессе.

В разделе «Функции» подробно перечисляются все виды работ, выполняемых службой:

• ? составление документов по поручению руководства, их оформление, согласование, печатание и тиражирование;
• ? документирование работы коллегиальных органов;
• ? контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководству и предназначенных к отправке;
• ? разработка бланков документов организации;
• ? разработка и ведение табеля форм документов и альбома форм документов по типовым управленческим ситуациям;
• ? организация приема и первичной обработки поступающих в организацию документов и отправка исходящих документов;
• ? предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка документов к докладу руководству, передача исполнителям;
• ? регистрация документов;
• ? контроль за сроками исполнения документов;
• ? разработка и ведение информационно-поисковых систем, баз данных, информационно-справочное обслуживание;
• ? подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка хранения документов в организации;
• ? организация экспертной комиссии учреждения;
• ? подготовка дел для сдачи в архив;
• ? методическое руководство постановкой делопроизводства в организации;
• ? совершенствование делопроизводства, внедрение новейших компьютерных технологий;
• ? обучение работников организации, повышение их квалификации в сфере работы с документами и др.

Раздел «Права и ответственность» формулируется исходя из основных задач и функции службы ДОУ.

Как правило, службе предоставляются следующие основные права:

• ? право осуществлять контроль состояния документационного обслуживания в организации, выполнения норм и правил делопроизводства, контроль сроков исполнения документов;
• ? право вести методическую работу, разрабатывать локальные нормативные акты в сфере ДОУ и требовать от сотрудников, задействованных в процессах документационного обеспечения управления, их исполнения;
• ? право запрашивать от структурных подразделений и сотрудников организации сведения, необходимые для работы, иметь доступ к документам и базам данных;
• ? право проверять правильность оформления документов, возвращать для доработки документы, оформленные с нарушением установленных требований;
• ? право принимать решение о ходе движения документов в организации по результатам их предварительного рассмотрения;
• ? право контролировать исполнение поручений руководителя.

Ответственность службы может быть сформулирована обобщенно: «служба ДОУ несет ответственность за невыполнение задач и функций, возложенных на нее данным положением». Также возможен вариант детального описания санкций за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих функций службой.

В Положении о службе может быть раздел «Руководство», посвященный функциям, правам и ответственности руководителя службы. Если на руководителя разрабатывается самостоятельная должностная инструкция, этот раздел в Положение не включается.

В разделе «Взаимоотношения» указывается, с кем взаимодействует служба, по каким вопросам и каков порядок ее взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами внутри организации и за ее пределами.

Положение о службе ДОУ действует до замены новым, поэтому при его составлении следует максимально достоверно отразить реальные функции и права службы.

Оформляется Положение на общем бланке, подписывается руководителем службы и утверждается руководителем организации.

Должностная инструкция работника службы ДОУ - локальный нормативный акт, регламентирующий деятельность сотрудников службы ДОУ.

Должностная инструкция устанавливает правовое положение работника, служит целям наиболее эффектного распределения должностных обязанностей между сотрудниками службы ДОУ.

На основании должностных инструкций проводится оценка деятельности работников, а также мотивированно применяются меры административной ответственности.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности службы ДОУ, предусмотренные штатным расписанием. Если в одной должности находятся несколько штатных единиц и при этом у них одинаковые должностные обязанности, то может разрабатываться одна должностная инструкция. В этом случае в общих положениях инструкции называется количество работников, состоящих в этой должности.

Типовая структура должностной инструкции включает следующие разделы:

• 1. Общие положения.
• 2. Функции.
• 3. Должностные обязанности.
• 4. Права.
• 5. Ответственность.
• 6. Взаимоотношения (связи по должности).

В раздел «Общие положения» включается следующая информация:

• ? категория, к которой относится данная должность, ее точное наименование;
• ? порядок назначения и освобождения от должности, кем замещается должность на время отсутствия работника;
• ? кому подчиняется работник и соответственно находится ли кто-то в его подчинении;
• ? квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к данной должности, к образованию, стажу (опыту) работы по специальности;
• ? нормативные, методические документы, которыми в своей деятельности руководствуется работник.

Наименование должностей и типовые квалификационные требования к сотрудникам службы ДОУ можно взять из Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационного справочник должностей руководителей, специалистов и служащих .

Раздел «Функции» содержит конкретные виды работ, выполняемые работником.

Функции следует располагать в следующей последовательности: организационные, по информационному обслуживанию руководителя, делопроизводственные, по совершенствованию работы.

При этом следует отразить: во-первых, степень участия работника в этих функциях («выполняет лично», «принимает участие», «руководит», «контролирует»), во-вторых, методы реализации (анализ, проведение проверки), сроки реализации и возможно конечный результат (подготовка ежемесячных отчетов, подготовка протокола по результатам работы коллегиального органа).

Также можно указать перечень вопросов, по которым работник обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения.

Раздел «Обязанности» содержит общие обязанности работника, связанные с его должностью. К ним относятся: соблюдение правил оформления и работы с документами, соблюдение сроков подготовки документов, выполнение поручений руководителя, соблюдение дисциплины труда и т.д.

Как правило, работникам службы ДОУ предоставляются следующие права: принимать решения, подписывать документы, обращаться к вышестоящему руководству, запрашивать от структурных подразделений документы и информацию, необходимую для работы, вести сроковый контроль, требовать выполнения определенных действий от других работников и т.д.

Раздел «Ответственность» также напрямую зависит от тех функций и обязанностей, которые выполняет работник.

Это может быть ответственность за нарушение сроков подготовки документов или ответов на запросы, за задержку передачи документов исполнителю и т.д.

Этот раздел может быть сформулировано обобщенно. В нем будет сказано, что работник несет ответственность за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функций и обязанностей.

Раздел «Взаимоотношения» отражает порядок служебного взаимодействия работника службы ДОУ с другими работниками и структурными подразделениями организации. Это могут быть руководители оперативных структурных подразделений, секретари, начальник кадровой службы, юридической службы и т.д.

Ответственность за разработку должностных инструкций сотрудников службы ДОУ несет руководитель службы. Он же подписывает должностные инструкции работников, которые потом утверждаются приказом руководителя организации.

Должностные инструкции вводятся в действие со дня их утверждения, если в приказе об утверждении не оговаривается иной срок введения в действие, сообщаются работникам при оформлении на работу до заключения трудового договора под роспись.

Инструкция по делопроизводству - это локальный нормативный акт, устанавливающий единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации.

При разработке инструкции следует руководствоваться требованиями правовых актов, разработанных для федеральных органов исполнительной власти.

К этим правовым актам относятся Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Для коммерческих организаций требования этих правовых актов не являются обязательными, однако они вправе использовать их в качестве методических рекомендаций при разработке своих инструкций по делопроизводству.

Структура инструкции не является типовой. Она может состоять из разных разделов, но традиционно состоит из общих положений, раздела, посвященного документированию управленческой деятельности и раздела, содержащего сведения о порядке работы с документами в организации.

В разделе «Общие положения» указывается, что инструкция устанавливает единую систему документационного обеспечения и обязательна для всех работников организации (органа, учреждения).

Отдельным пунктом Общих положений идет перечисление нормативных документов, на основе которых она составлена. Также в этом разделе определяется, на кого возложено руководство документационным обеспечением в организации.

Раздел, посвященный документированию управленческой деятельности, включает вопросы состава управленческой документации и ее оформления. Как правило, эту информацию разбивают на два раздела: «Подготовка и оформление документов» и »Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов».

В разделе «Подготовка и оформление документов» описываются требования к оформлению бланков документов, отдельных реквизитов. Эту информацию можно перенести из Методических рекомендаций, ГОСТа Р 6.30-2003.

Раздел «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов» включает характеристику наиболее часто применяемых в организации управленческих документов. Например, приказы, договоры, распоряжения, протоколы, акты, письма, справки, записки и другие документы.

В этом разделе важно не только привести примеры формуляров этих документов, но также расписать порядок визирования, согласования, подписания, утверждения каждого вида и разновидности документов в организации.

Разделы, посвященные порядку работы с документами, включают следующую информацию: прием и первичная обработка документов, регистрация, направление документов исполнителям, контроль исполнения документов, информационно-справочная работа, составлению номенклатур дел, формирование дел, текущее хранение документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов, подготовке дел для сдачи в архив, передаче дел в архив.

В этом разделе должна быть отражена технология работы с документами, включая применение средств автоматизации.

К инструкции обычно даются следующие приложения:

• ? образцы оформления видов;
• ? регистрационные формы, иные типовые или унифицированные формы (регистрационные карточки, номенклатуры дел, лист-заверитель дела, обложка дела, описи, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и другие);
• ? списки (перечни) документов (не подлежащих регистрации, подлежащих утверждению, документов, на которые ставится печать, и т.д.).

Инструкция по делопроизводству утверждается приказом руководителя организации, в котором указывается, с какого числа она вводится в действие, и перечисляются те мероприятия, которые служба делопроизводства должна произвести для ее внедрения.

Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении, и каждый работник организации должен быть ознакомлен с ней под расписку.

• Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (утв. Постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 № 787 «О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей,специалистов и служащих») (в ред. от 20.12.2003) // Российская газета. 2002. 6 ноября.

Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.

Информация - важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и самоуправление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Документационное обеспечение управленческой деятельности (управления) - сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ - правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Общеизвестно, что любое управленческое решение основывается на информации, основными критериями которой являются: своевременность, объективность, многоаспектность, достаточность по объему. Для оперативного принятия управленческого решения также важна быстрая ее обработка.

Информация закрепляется в документах на различных носителях с применением методов, обеспечивающих эффективное использование информации внутри организации в полном объеме. Документы требуют определенной процедуры документирования, которую совершают в процессе деятельности юридические лица независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы. Значительный массив документации составляют управленческие документы. Характер информации в них зависит от тех функций, которые реализуются с помощью этой документации. Документы могут иметь как сугубо социальное назначение, затрагивающее узкий круг лиц и отношений, так и общее назначение, распространяющееся на несколько или на все субъекты и объекты управления.

Неправильно составленный или не вовремя полученный и обработанный документ часто приводит к негативным экономическим последствиям. Чрезвычайно актуальной является и проблема обеспечения сохранности документов. Обязательное сохранение определенных видов документов предписывается законодательными актами.

Любому органу управления для исполнения своих функций необходимы эффективная система документационного обеспечения управления (ДОУ) и профессионально подготовленные специалисты в этой области. управление документ деловой

Основные задачи ДОУ:

• 1. Отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;
• 2. Обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре-канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).

Понятие о документах

Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности. Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.

Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения.

Информация может быть устной и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.

Таким образом, документ или документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово "documentum" произошло от "doceo" - "учу" или "извещаю" и означало как раз "свидетельство", "доказательство". Важно заметить, что термин "документ" более старый, нежели термин "информация". К тому же до начала 20 века понятие информации было связано, прежде всего, с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

В России термин "документ" был переведён Петром Первым именно как "письменное свидетельство". На всём протяжении 18 столетия в определении понятия "документ" выделялось, прежде всего, его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт", "дело", "бумага".

Однако понятия постоянно изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются новым содержанием. Почему? Прежде всего потому, что углубляются представления об изучаемых явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах. Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И. Даля, где документ определялся как "всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство".

К середине XX века получил определённость ещё один важнейший аспект документа - исторический, т.е. его значение как носителя ретроспективной информации. Так, авторы "Словаря современного русского литературного языка", изданного в 1954 г., выделили "исторические документы - летописи, хроники, записи и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.". В первой половине 20 столетия было существенно пересмотрено содержание понятия "информация", которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий "документ" и "информация". Однако незавершённость научных представлений и, как следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании понятия "информация" не могли не отразиться также и на определении понятия "документ". Каким образом?

Среди философов, естествоиспытателей, представителей технических наук вот уже в течение нескольких десятков лет идёт спор вокруг двух различных подходов к понятию "информация". Одни из них рассматривают информацию как свойство, как атрибут, присущий всем материальным объектам, в том числе и неорганической природе. Эта концепция информации получила название атрибутивной. Другие полагают, что информация появилась лишь с возникновением жизни и связывают её с функционированием самоорганизующихся систем, не признавая наличия информации в неживой природе. В свою очередь, среди сторонников второго подхода есть кибернетики, считающие, что информационные процессы протекают во всех самоуправляемых системах, и антропоцентристы, которые относят информацию лишь к человеческому обществу и сознанию.

Результатом научных споров является отсутствие точного определения понятия информация. Так, в Словаре основных терминов в области информатики представлено четыре наиболее распространённых толкования этого понятия:

• 1. "Информация - это смысл полученного сообщения, его интерпретация";
• 2. Информация - это "содержание сообщений", а также "само сообщение, данные";
• 3. "Информация - это третья составляющая трёх основ мироздания (материя, энергия и информация)";
• 4. "Информация - это то, что уменьшает неопределённость события".

Однако, в конечном счёте все авторы сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двигателя общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится социальной информации, которая подразделяется на массовую (мировоззренческую, эстетическую, бытовую), специальную (научную, деловую, корпоративную) и личную. Именно социальная информация связывается с понятием документа.

Неоднозначное толкование понятия "информация" вызывает в ряде случаев необходимость более чёткого его определения и фиксации в отдельных нормативных актах. Так, в ст. 2 действующего с 1995 г. Федерального Закона РФ "Об информации, информатизации и защите информации" информация рассматривается как "сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".

Таким образом, к настоящему времени понятие "документ" вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов. Вместе с тем определение понятия "документ" в различных науках имеет существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. В информатике, например, документ нередко определяется как "материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде". В результате под это определение подпадает необъятное множество объектов, так как в природе нет материальных объектов, которые не содержали бы какую-либо информацию. В документалистике - одной из наук об информации - под документом понимается "любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе". Это определение значительно сужает понятие документа, но, тем не менее, включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы и т.п.

Для общественных наук, в зависимости от их предмета, целей и задач, в определении понятия документа характерно выделение каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений 25. В сфере управления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются, прежде всего, как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации. В этой связи перед документоведением, изучающим в историческом развитии все категории, виды и разновидности документов, стоит важная задача - дать наиболее точное, обобщающее определение понятия "документ". Однако решить такую задачу непросто, о чём свидетельствует и отмеченное выше многообразие дефиниций, и продолжающиеся дискуссии на эту тему. Ярким отражением трудного процесса выработки оптимального определения понятия документа являются отечественные Государственные стандарты на термины и определения.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д. Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом. Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Функции документов

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

• - ретроспективную (относящуюся к прошлому);
• - оперативную (текущую);
• - перспективную (относящуюся к будущему)

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

• 1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
• 2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

Классификация документов

Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации документов является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления. Унификация документов заключается в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические. Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом. К графическим документам относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы. Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях. Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации.

По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами.

По происхождению документы бывают служебные и официально - личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц.

По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.

По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа - это копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника.

За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов их сохранение использование и правильный отбор на государственное хранение. Вместе с тем правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб. Нормативно - методическая база делопроизводства Нормативно-правовую базу современного делопроизводства в России составляет совокупность законодательных актов РФ...

Поделитесь работой в социальных сетях

Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск

Другие похожие работы, которые могут вас заинтересовать.вшм>
15866.			85.7 KB
	Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления организацию и культуру труда управленческих работников. Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении.4 Работа любого управленческого аппарата как и вообще любая работа сегодня держится на основах научной организации труда. Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы...
734.		Управление предприятием городского хозяйства	89.24 KB
	Социально–экономические и организационные формы предприятия. Анализ деятельности предприятия ООО Белгранкорм. Переход нашей страны к рыночным отношениям имеет ряд особенностей: – рыночная экономика формируется неэволюционным путем: делается попытка проводить ее в процессе радикальных изменений общественного строя; – внедрение рыночной экономики проходит без достаточно апробированных по отношению к нашим условиям хозяйствования законодательно-правовых актов и нормативов; – государство не поддерживает развитие новых видов предприятий и не...
20797.		Стратегическое управление малым предприятием	172.2 KB
	Поставленная цель обусловила выполнение следующих задач: - изучить сущность стратегического управления; -определить особенности стратегического управления малым предприятием; - дать краткую характеристику деятельности предприятия; - осуществить анализ динамики показателей финансово-хозяйственной деятельности; - исследовать структуру персонала мини-гостиницы; - разработать рекомендации по стратегическому...
759.		Контроллинг в системе управления предприятием	1.07 MB
	Контроллинг включает в себя установление цели предприятия, текущий сбор и обработку информации для принятия управленческих решений, осуществление функций контроля отклонений фактических показателей деятельности предприятия от плановых, а также, что наиболее важно, подготовку рекомендаций для принятия управленческих решений.
10986.		Планирование – как элемент управления предприятием	58.19 KB
	Разработка стратегии и тактики производственно-хозяйственной деятельности фирмы является важнейшей задачей для любого бизнеса. Бизнес-план в рыночной экономике является рабочим инструментом для вновь создаваемых или действующих фирм используемых во всех сферах предпринимательства. Первая связана с возможностью его использования для разработки стратегии бизнеса. 2 Изменяющаяся хозяйственная среда ставит и опытных руководителей перед необходимостью по-иному просчитывать свои действия на рынке готовиться к такому ранее для них занятию...
1018.		Руководитель в системе управления гостиничным предприятием	44.01 KB
	Большинство проблем не только в экономике, политике, но и в других сферах общественной деятельности связано с управлением. Исторически сложилось, что людям необходим кто-то, кто бы смог повести их за собой и организовать их жизнь. Подходы к формированию личности менеджера основывается на том, что это должен быть очень умный и высококультурный человек, профессионал своего дела. Цель моей курсовой работы сводится к пониманию и раскрытию роли руководителя в сфере гостиничного бизнеса.
11053.		Проблемы повышения эффективности управления предприятием	160.63 KB
	В рыночной практике хозяйствования встречаются самые различные формы проявления экономической эффективности. Технические и экономические аспекты эффективности характеризуют развитие основных факторов производства и результативность их использования. Социальная эффективность отражает решение конкретных социальных задач (например, улучшение условий труда, охрану окружающей среды и т.д.).
19991.		Методика антикризисного управления предприятием в Казахстане	402.41 KB
	Основными задачами процесса диагностики кризисных ситуаций и состояния банкротства являются анализ финансового состояния предприятия и его прогноз на предстоящий период своевременное обнаружение причин и основных факторов способствующих развитию кризисных ситуаций мониторинг внешней и внутренней среды предприятия и прогноз ее развития. В целях своевременной диагностики банковского кризиса прежде всего осуществляется мониторинг внешних и внутренних условий деятельности предприятия выявление анализ и прогнозирование. Антикризисное...
12990.		Внедрение решения «1С: Управление предприятием ЖКХ» в ООО «ИРКЦ» В Г. СИБАЙ	1.42 MB
	Поэтому весьма актуальной остается проблема исследования возможностей программного обеспечения для автоматизации бухгалтерского учета и принятия на их основании эффективных управленческих решений. Перед специалистами в этой области стоит задача разработки и совершенствования бухгалтерского учета на предприятиях, отраслях народного хозяйства как основного источника информационного обеспечения пользователей всех уровней в условиях использования информационных технологий.
11804.		Эффективность применения аутсорсинговых контрактов в управлении предприятием	897.38 KB
	Данная тема очень актуальна. В экономике России железные дороги имеют исключительную важность. Эффективность функционирования железнодорожной отрасли отражает уровень развития страны в целом. Аутсорсинг применительно к ОАО РЖД - это способ оптимизации деятельности филиалов компании за счет концентрации усилий на основной деятельности и передачи непрофильных, вспомогательных функций

В состав каждого предприятия включается самостоятельное структурное подразде­ление, основной целью функционирования которого является своевременное обеспечение документами процессов управления и деловых процедур. Таким подразделением является Система Документационного Обеспечения Управления (СДОУ), которая предназна­чена для решения следующих задач:

документирования принимаемых организационных, плановых и администра­тивных управленческих решений;

документационного обеспечения управления (ДОУ);

получения, фильтрации и распределения потоков внешней и внутренней ин­формации руководителям и исполнителям подразделений, в соответствии с их полномочиями;

контроля их исполнения, анализа качества и сроков исполнения;

организации хранения, поиска документов и выдачи документов, необходимых для выполнения функций управления или деловых процессов и процедур.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) осуществляется при выполне­нии следующих видов деятельности:

Документирование;

Делопроизводство, т. е. организация работы с документами. Рассмотрим содержание этих видов деятельности.

Документирование представляет собой процедуру создания документов, отражаю­щих факты, события или показатели, получаемые при выполнении функций управления или деловых процессов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Делопроизводство - это комплекс процедур по проверке, отбору и обеспечению ра­ботников аппарата управления предприятия необходимой документированной информа­цией для выполнения каких-либо функций управления, деловых процессов и процедур.

Кроме того, с помощью процедур делопроизводства СДОУ выполняет функцию ин­формационного фильтра между экономической системой и внешней средой путем осуще­ствления операций получения, проверки, сортировки, распределения потоков документов и передачи документов конкретным адресатам. Отсюда вытекает вывод о том, что всем предприятиям и организациям необходимо совершенствовать документационное обеспе­чение управления, поскольку оно оказывает непосредственное влияние на качество при­нятия и исполнения управленческих решений.

Особенностью делопроизводства является его тесная связь с деловыми процессами и функциями управления, поскольку делопроизводственные операции, как правило, впле­таются в деловые процедуры или в процессы выполнения функций управления там, где их необходимо сопроводить документами. Основное отличие делопроизводства от деловых процедур, состоящее в их функциональной разнице: делопроизводство отвечает за доку-ментационное обеспечение управления предприятием; деловые процедуры - за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практиче­ского управления предприятиями и учреждениями.

Качество организации ДОУ зависит от уровня организации работы с документами -обеспечения движения, поиска, хранения и использования документов, т.е. организации документооборота. Каждый документ (как созданный в организации, так и полученный из других источников) имеет свой регламент, по которому ведется работа с ним на пред­приятии, составляющим ее документооборот.

Документооборот отражает движение документов с момента их создания или полу­чения до завершения исполнения или отправки потребителю. По степени охвата подраз­делений и специалистов экономической системы выделяют централизованный докумен­тооборот, охватывающий все подразделения предприятия в единую систему, и специали­зированный документооборот на уровне конкретного структурного подразделения, обу­словленный спецификой его функционирования.

В централизованный документооборот включается вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Как правило, централизованный документооборот пред­ставлен организационно-распорядительной документацией (ОРД). Документы, обрабаты­ваемые в структурных подразделениях, составляют специализированный документообо­рот (например, бухгалтерские, плановые, маркетинговые, юридические и т.д. документы), обеспечивающий документами конкретное направление деятельности организации.

К числу основных функций, которые должны выполнять работники СДОУ любых предприятий, относят следующие:

прием, регистрация, учет, распределение документов и доставка их исполнителям;

оформление и отправка исходящих документов;

стенографирование и печать документов, контроль за их исполнением;

формирование дел, сдача их в архив;

хранение и обеспечение использования документов в СДОУ и в архиве учреж­дения;

совершенствование процесса документарного обеспечения;

контроль за ведением документационных операций.

В зависимости от объема информации, которую служба СДОУ получает и обраба­тывает, эти системы делятся на четыре класса:

к первому классу относятся СДОУ, обрабатывающие более 100 тыс. докумен­тов в год;

ко второму классу относятся системы, обрабатывающие от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;

в третий класс входят системы с обработкой от 10 тыс. до 25 тыс. документов в

В четвертый - менее 10 тыс. документов в год.

Выделенным классам в свою очередь соответствуют следующие организационные формы СДОУ:

Управление делами (например, Управление Делами при Президенте);

Общий отдел (в министерствах);

Отдел делопроизводства (на предприятиях и в организациях);

Секретарь руководителя (в небольших фирмах).

Наиболее массовой формой организации работы СДОУ является отдел делопроиз­водства, структура которого представлена на рис. 2.1. Руководитель данной службы подчи­няется непосредственно руководителю. Подразделение «По рационализации делопроизвод­ства системы» предназначено вести нормативную базу и методическое обеспечение СДОУ, организовывать делопроизводство и документооборот на предприятии в целом и контроли­ровать его организацию в каждом подразделении, осуществляя постоянный мониторинг де­лопроизводственных процессов, процессов хранения и исполнения документов.

Подразделение «По приему и отправке корреспонденции» осуществляет получение, фильтрацию и оформление потоков входящей и исходящей документации на предприятии.

Подразделение «По контролю исполнения корреспонденции» выполняет функцию контроля за своевременностью исполнения документированных решений.

«Архив» осуществляет сбор и хранение исполненных документов после их обра­ботки, поиск и выдачу необходимых документов для выполнения следующих деловых процедур или функций управления.

Подразделение «Машинное бюро с корректорской группой» предназначено для пе­чати и корректировки составленных специалистами внутренних документов, направляемых в соответствующие подразделения согласно регламента для их обработки и исполнения.

Секретарь руководителя учреждения осуществляет работу по составлению и от­слеживанию ежедневных планов работы руководителя, документированию его поручений и контролю их исполнения.

Руководитель

учреждения

Секретарь руково­дителя учреждения

Машинное бюро с

корректорской

группой

Рис. 2.1. Схема организационной структуры СДОУ

Все операции, выполняемые службами СДОУ любого уровня, основываются на требованиях нормативной базы по организации ДОУ на предприятиях и в организациях. На сегодняшний день действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей:

обеспечение юридической силы документа;

закрепление технологии обработки документов, позволяющей обеспечить ор­ганизацию длительного их хранения и последующего использования;

создание основы наиболее рациональной технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.

Этот комплекс документов был направлен на нормативное закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности. Его основными целями являются упорядочение документооборота, сокра­щение количества и повышение качества документов и, в конечном итоге, совершенствова­ние работы аппарата управления. Составными компонентами ГСДОУ являются следующие:

Единые правила составления и оформления документов по РФ.

Рациональные принципы документооборота.

Единые правила создания учетно-справочной системы.

Формы и методы контроля исполнения документов.

Правила составления номенклатуры дел.

Принципы формирования дел.

Правила подготовки дел к последующему хранению и использованию.

Еще один аспект регламентации работы с документами - их архивное хранение. Практическое значение при организации архивного хранения документов в органи­зации имеет такой нормативный документ, как «Перечень типовых документов», обра­зующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, ор­ганизаций, предприятий с указанием сроков хранения. Он представляет собой список до­кументов, создаваемых при документировании однотипных управленческих операций. «Перечень» дает сведения о хранении документов для организаций, документы которых как подлежат сдаче на государственное хранение, так и нет.

В последние годы был принят ряд правительственных решений, направленных на обеспечение сохранности документов в организациях частных форм собственности. Со­гласно Основам законодательства об Архивном фонде и архивах, в Архивный фонд входят архивные документы, находящиеся на территории государства, независимо от формы собст­венности организаций, в которых они образовались.

Важной частью любой регламентации является установление единообразной тер­минологии, применяемой в регламентируемой области.

К числу основных направлений совершенствования делопроизводственных про­цессов, разработанных в СДОУ, относятся:

установление рациональных форм организации СДОУ;

использование прогрессивных методов и форм работы с документами;

унификация и стандартизация документов;

автоматизация делопроизводственных процессов.

В данном курсе более детально рассматриваются содержание и методы реализации двух последних направлений.

Разрабатываемые или внедряемые готовые электронные системы документооборота должны учитывать правила отечественного делопроизводства и затем быть настроены на параметры конкретного предприятия. Отсюда вытекает вывод о том, чтобы автоматизиро­вать делопроизводство и документооборот на предприятии необходимо предварительно хо­рошо изучить технологию выполнения основных процедур, составляющих содержание де­лопроизводства и документооборота на предприятиях и в организациях Украины.

Одним из основных источников терминологии делопроизводства является ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 документационное обеспечение управления (ДОУ) – это деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

Для понимания ДОУ как процесса лучше обратиться к другому понятию, которое появилось значительно раньше:

Делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Как видно из определения, для обеспечения функций управления документами необходимо организовать основные делопроизводственные процессы:

1) Документирование - запись информации на носителе по установленным правилам.

2) Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

3) Оперативное хранение документов - хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

4) Использование документов - применение информации документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.

Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему документационного обеспечения управления.

Система ДОУ представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов, обеспечивающих процесс делопроизводства.

Элементы системы ДОУ:

Регулирующая (нормативная) среда, устанавливающая принципы работы и приемы обработки документов конкретного предприятия;

Штат конкретного предприятия (структурные подразделения и должностные лица, осуществляющие функции по ведению делопроизводства);

Материально-техническое обеспечение (технические и программные средства);

Внешние пользователи - государственные органы, органы местного самоуправления либо юридические или физические лица, обращающиеся на законных основаниях к документам для получения и использования необходимой информации.

Руководители предприятия несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с основами законодательства Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела.

В структуре каждой организации создается служба делопроизводства или назначается должностное лицо, на которое возложены функции по ведению общего делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях.

Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления

Нормативно-методическая база ДОУ – это совокупность законов, нормативно-правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в деятельности учреждения.

Всем организациям необходимо идентифицировать регулирующую их деятельность среду и требования к документированию их деятельности. Политика и процедуры деятельности организаций должны учитывать регулирующую среду. Нормативные документы, отражающие деятельность организации, должны содержать соответствующие доказательства ее соответствия регулирующей среде.

Регулирующая среда включает:

а) законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в специфических отраслях, в том числе законы и нормативные акты, относящиеся непосредственно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательству, электронной коммерции, защите данных, информации;

б) стандарты, относящиеся к практической деятельности; в) правила рекомендательного характера, отражающие передовой опыт;

г) добровольно применяемые кодексы поведения и этики;

д) идентифицируемые общественные ожидания, касающиеся приемлемого поведения в специфической отрасли или организации.

Вопросы ДОУ регулируются нормативно-правовыми актами:

1) Конституция Российской Федерации.

Гражданский кодекс Российской Федерации (части 1, 2, 3, 4)

Трудовой кодекс Российской Федерации

Налоговый кодекс Российской Федерации (части 1, 2)

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях

Уголовный кодекс Российской Федерации

3) Законы:

Федеральный конституционный закон 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»

Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"

Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне»

Закон Российской Федерации от 25.10.1991 N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»

Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров»

4) Постановления:

Постановление Правительства Российской Федерации «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» от 27 декабря 1995 г. № 1268

Постановление Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи"

Постановление Правительства Российской Федерации «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 г. № 225

Постановление Минтруда Российской Федерации от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

5) Стандарты:

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

6) Общероссийские классификаторы:

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). ОК 011-93

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)

7) Правила, инструкции по делопроизводству:

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558

Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477)

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105)

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. Росархивом)

8) Локальные нормативно-методические документы предприятий:

Устав, положения (об организации, структурных подразделениях, коллегиальных органах), должностные инструкции работников;

Стандарты, положения, инструкции по делопроизводству конкретного предприятия;

Табели, альбомы, формы документов предприятия;

Приказы и др. локальные нормативные акты предприятия.