Копия документов – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть и, не имеющий юридическую силу. Среди копий различают: Выписка – копия часть документа, должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Особый вид – фото и светокопии.

Контроль исполнения документов

Контроль- это неотъемлемая функция управления. Контроль за сроками исполнения – важнейшая составная часть технологии ДОУ. Цель контроля за исполнением документов – содействие современному и правильному исполнению документов и поручений руководителя, получение информации, необходимой для оценки деятельности – подразделений и исполнителей ЗАДАЧИ – формировать справочно-информационный банк данных по контрольным документам, корректировать массив информации при изменении срока исполнения, содержания заданий, информировать о ходе исполнения документов, напоминать о ходе неисполненных документах, анализировать уровень исполнительной дисциплины по учреждению в целом. Значение контроля в организации – контроль за исполнением документов осуществляется в любой управленческой структуре, и влияет на уверенность в себе, повышает уровень ответственности за выполняемую работу. Это содействие правильному исполнению документов и поручений руководителей, получении информации, необходимой для оценки деятельности подразделений. Различают типовые и индивидуальные сроки исполнения. Типовые сроки исполнения устанавливаются законодательно: - Указом Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений».- Постановлением Правительства РФ, - др. нормативными актами, в т.ч. ГСДОУ. На контроль должны быть поставлены все документы, поступающие от Президента РФ. Типовой срок исполнения основной массы документов – 10-15дней. Срок исполнения – это конечная дата работы над документом., для вх. документов (с даты, указанной в регистрационном штампе), для внутренних документов – с даты их подписания или утверждения, для решений коллегиальных органов – с даты совещания, для устных распоряжений – с даты их отдачи. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: - с конкретной датой исполнения – в конкретный срок. Если в тексте пометка «срочно»- исполнение в 3 дня, пометка «оперативно» - 10-ти дневные, остальные – до месяца. Конкретные виды документов исполняются в закрепленные сроки (письма- 10дн, обращения граждан – от 15 до 30 дн, договоры – от 10 до 20 дн., платежные поручения – не позднее 2-х дней. Индивидуальные сроки исполнения. – устанавливаются в тексте документа или в резолюции и устных указаниях руководителя. Сроки индивидуального исполнения – от 10 до 30дн. Перенесение и изменение сроков исполнения документов – Если при получении документа исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю. Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Перенос срока задним числом не допустимо. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения. Перечень, подлежащий обязательному контролю – в каждой организации свой перечень док-ов (создаваемых и утверждаемых руководителем) (распоряжения, приказы и т.д.). Технология контроля регистрации док-ов. Все документы принимаются и регистрируются. При получении документов проверяется правильность доставки корреспонденции, проверяется адрес, наличие всех листов, на всех документах проставляется отметка о получении (штамп), порядковый №, название организации. Документы делятся на регистрируемые и нет. Определяется по перечню документов, который составляется в организации. Нерегистрируемые сразу передаются по назначению. Входящие документы регистрируются в день поступления. Исходящие и внутренние – в день подписания. Построение контрольной картотеки. Форму контроля выбирают из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используют автоматизированную систему контроля за исполнением документов. Сроковая картотека – используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 разделителями. 31 разделитель – это числа месяца, 32-й – это для карточек со сроком исполнения на следующий месяц. Зарегистрировав документы, расставляют карточки по срокам исполнения. На отдельные карточки выписываются все пункты распорядительных документов. По сроковой картотеке можно легко узнать, что на какой день должно быть исполнено. Когда документ исполнен, на обратной стороне ставится отметка об исполнении, за каким № отправлен документ и решение вопроса. Автоматизация контроля за ходом исполнения документов. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется с использованием специализированных программ контроля. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения». На документ может ставиться отметка об исполнении (штамп в виде буквы К- в левом поле на уровне заголовка). Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям. При настройке системы рекомендуется заложить перечень типовых справок (отчетов) – это отчет об отправленных документах, - отчет о вх. док-х, - отчет о док-х числящихся за исполнителем, - отчет об исх. док-х, отчет об неисполненных исходящих док-х, - отчет о выполнении внутренних

См. 6 вопрос.

9. Признаки документа: оригинальность, подлинность, копийность.

Оригинал -1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Подлинник -первый и единичный экземпляр официального документа. Документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа.

Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу. Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией.

10. Понятие «оригинал», его признаки, характеристика оригиналов документов на различных носителях информации. Умноженные оригиналы.

Под оригиналом документа понимается подлинник документа, созданный в первый раз, представляющий собой, как правило, единственный экземпляр документа. Повторные воспроизведения подлинников в целях их размножения являются копиями. В определенных управленческих ситуациях возникает необходимость создания«умноженных» оригиналов, т. е. оригиналов, составляемых в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу (договоры, акты).

11. Понятие «подлинник». Подлинные и подложные документы. Фальсификация документов.

Подлинник -первый и единичный экземпляр официального документа. Подложный документ (фальсифицированный) - это фальшивый документ, изготовленный с соблюдением установленной формы; или подлинный документ с частично измененными реквизитами. Документ может быть полностью фальсифицированным - это такой документ, в котором не соответствуют подлиннику ни его содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки: почерк, рисунки и т. п.

Документ может быть частично фальсифицированным. Это документ: подлинный с точки зрения внешних признаков, но с искаженным содержанием (фальсификация содержания); подлинный с точки зрения внешних признаков, но содержащий слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале (интерполяция содержания); подлинный с точки зрения содержания, авторства и времени создания, но имеющий фальсифицированные внешние признаки (фальсификация состава бланка)

12. Понятие «копия». Виды копий. Юридическая сила копий.

Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.

По способам изготовления копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия точно воспроизводит все внешние признаки, худ.особенности оформления реквизитов, их расположение.Т акую копию можно изготавливать с помощью средств орг.техники, типографическим способом. Свободная копия может быть изготовлена рукописным и машинописным способом, она полностью может воспроизводить информацию официального документа, но не точно воспроизводить его внешние признаки. Также копии бывают след.видов: полная, выписка, отпуск.

Копии обретают юридическую силу после процесса их заверения.

13. Структура документа. Понятие «реквизит», виды реквизитов.

Структура документа -информация о его логическом разделении. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами. Реквизит -обязательный элемент оформления официального документа(наименование документа(вид), автор, адресат, текст, дата и т.п.)

Реквизиты бывают постоянными(те, которые всегда присутствуют на документе:01,02,03,04,05,06,07,08,09), обязательными(те,которые обеспечивают юр.силу док-та и присутствуют на любом виде ОРД:08,11,12,18,20,22), дополнительными и переменными.

14. Понятие «формуляр документа», особенности состава формуляра документов на различных носителях информации. Индивидуальный, типовой формуляр, формуляр-образец, их характеристика и назначение.

Формуляр документа -набор реквизитов официального письменного док-та, расположенных в определенном порядке.

Индивидуальный формуляр -формуляр конкретного документа.

Типовой формуляр -формуляр, характерный для конкретного вида документов, характеризующийся определенным количеством реквизитов, расположенных в строгом порядке.

Формуляр-образец -модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Формуляр-образец указывает место реквизитов на листе бумаги. Для реквизитов с постоянной информацией определяют необходимую площадь с учетом максимального набора знаков при их написании. формуляр определяет площадь рабочего и служебного полей.

Рабочее поле - место в документе, где располагают реквизиты.

Служебное поле - место в документе, которое не занято реквизитами за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.

Формуляр-образец строят на основании конструкционной сетки, в которой по вертикали показывают положения табулятора (количество печатных знаков), а по горизонтали - интервалы (расстояние между основаниями смежных строк).

При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора пишущей машинки (п./машинки). Они приведены ниже в таблице.

0 - граница левого поля (13 печатных знаков);

1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля (18 знаков);

2 - после 16 печатных знаков (29-е деление на линейке п./машины);

3 - после 24 печатных знаков (37-е деление на линейке);

4 - после 32 печатных знаков (45-е деление на линейке);

5 - после 40 печатных знаков (53-е деление на линейке);

6 - после 48 печатных знаков (61-е деление на линейке);

7 - после 56 печатных знаков (69-е деление на линейке).

15. Понятие «унифицированная система документации». Краткая характеристика действующих унифицированных систем документации: организационно-распорядительной, отчетно-статистической, первичной учетной финансовой и др.

УСД -система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

· унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)(является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии; применение УСОРД регламентируется ГОСТом Р.6.30-97);

· унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

· унифицированная система отчетно-статистической документации(Документация по статистике национальных счетов и

экономических балансов.

Документация по статистике научно-технического потенциала

и инновационного прогресса.

Документация по статистике труда.

Документация по статистике материальных ресурсов.

Документация по статистике финансов.

Документация по социальной статистике.

Документация по статистике промышленности.

Документация по статистике сельского хозяйства и заготовок

сельскохозяйственной продукции.

Документация по статистике капитального строительства.

Документация по статистике внешнеэкономических связей.

Документация по статистике потребительского рынка и его

инфраструктуры.

Документация по статистике транспорта и связи.

Документация по статистике наблюдения и регистрации

изменения цен и тарифов);

· унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

· унифицированная система документации по труду;

· унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

· унифицированная система внешнеторговой документации.

Делопроизводство

· Регистрационный индекс

· Подпись.

Ст. 9.14 КоАП.

Информация

Правовая информация

Юридическая техника. Юридический язык

Подготовительный этап: составитель определяет цели составления данного документа, изучает соответствующее законодательство, регулирующее правила составления данных видов документов.

Этап оформления: изготовитель…

Требования к юридическому документу – это установленные НПА и разработанные в ходе юридической практики правила, обеспечивающие законность и целесообразность использования юридических документов, способствующие их своевременному и точному исполнению, эффективному воздействию на правовую ситуацию.

Формальные требования: содержание документа, его форма и структура.

Неформальные: логичность и последовательность изложения материала.

В юридических документах недопустимо использование маркированных списков.

Стиль изложения – официально-документальный (официально-риторический, деловой, официально-деловой).

В ОРД должны применяться только общепринятые сокращения.

Если есть обращение: Г-н Вершинин Н.П.

Если обращения нет – то Н.П. Вершинин.

Классификация юридических документов

При определении юридических документов.

1) Нормативные правовые документы

2) Документы, содержащие решения индивидуального характера

3) Документы, фиксирующие..

Классификация: 1) характеру правовой информации, 2) статусу создателя документа, 3) сфере действия, 4) кругу лиц и т. д.

Создание ОРД. Акты законодательства, решения судов, предписания государственных органов и должностных лиц, поручения вышестоящих организаций. П.9 Инструкции по делопроизводству №4.

Функции и свойства документа

Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная.

Коммуникативная – выполняет передачу информации во времени и пространстве, информационная связи между членами общества.

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления.

Специфические функции:

1) Правоустановительная

2) Удостоверительная

3) Надзорная и т.д.

Свойства документа:

· Юридическая сила

· Оригинальность

· Подлинность

· Копийность.

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, придаваемое ему законодательством, при условии соблюдения объема компетенции издавшего его органа и порядка ее оформления.

Признаком оригинала является его уникальность. Нередки «умноженные» оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах (например, трудовой договор).

Подлинность документа . Подлинный документ – документ, содержащий сведения об авторе, времени и месте составления документа, а также иные сведения, подтверждающие достоверность.

Документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Выдается взамен утерянному документу.

Копийность . Копия – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу. Само понятие копия связано с размножением оригинала любого вида.

Виды копий:

Выписка – копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом.

Оосбый вид – фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факмимильных, автоматических копий.

Юридическая сила копий:

· Копия должна содержать точный текст подлинника, расшифровку печатей, подписей должностных лиц;

· Свидетельство юридической силы документа – отметка о заверении.

· Заверение копий должно производиться самой организацией или, по необходимости, нотариусом. Любая копия может быть заверена нотариально. Законодательством предусмотрены случаи обязательного заверения копий. Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях.

Общий порядок заверения копий самими организациями определяется в п.64 Инструкции по делопроизводству.

Способы документирования

Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Виды документирования:

· Текстовое документирование

· Техническое документирование

· Фото-, кино-, видеодокументирование

· Документирование на машинных носителях.

Система управления документами. Защита документов в электронном виде

Ввиду того, что бумажные и электронные документы обычно являются частью единой системы, в современных условиях необходимы более общие концептуальные подходы к управлению документами.

Государственно-правовое регулирование делопроизводства

Общая информация о департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ

Минюст – Департамент по архивам и делопроизводству (наделен правами ЮЛ) – отделы по архивам и делопроизводству управлений юстиции облисполкомов; Мингорисполкома.

Требования к бланкам документов

Форматы бумажных документов.

Принцип построения стандартного формата бумаги следующий: все форматы делятся на три ряда – А, В, С.

Ряд А – основные (бумага), В и С – дополнительные, применяются для изготовления изделий из бумаги. В ряду А – 13 классов. Последний 13 класс равен по размеру почтовой марке. Наиболее употребительные – А4, А5, допускается использование бланков формата А3 и А6.

А3 используется в бухгалтерских документах и при составлении таблиц с большим количеством граф.

Формат бумаги выбирают в зависимости от объема текста. Тексты документов, не превышающие 5 строк, печатают на формате А5.

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа. Бланки документа должны иметь поля, мм: 30 – левое, не менее 8 – правое, не менее 20 – верхнее и нижнее.

Для организации, структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие:

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты:

· Государственный герб РБ

· Эмблема организации или товарный знак

· Код организации

· Наименование организации

· Место составления документа

· Индекс документа.

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих свидетельство на такой вид деятельности.

Порядок разработки бланков

Бланки типовых документов должны иметь трафаретные части текста с постоянной информацией, которые при оформлении документа дополняются переменной информацией.

Порядок расположения и границы реквизитов в бланках ОРД должны соответствовать СТБ 6.38 – 2004.

Письмо департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ от 14.05.2007 №25 содержит приложение, где приведены основные унифицированные формы ОРД.

При изготовлении бланков используются

Бумага – белая или светлых тонов.

Типографские шрифты – размер от 6 до 16 кегля.

Реквизиты ОРД

Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве или времени.

Виды реквизитов:

Реквизиты с юридическим значением:

· Оттиск штампа

· Оттиск печати

· Индекс документа

· Дата создания документа

· Подпись уполномоченного должностного лица.

Для отдельных видов документов в специальных НПА устанавливаются дополнительные виды реквизитов.

Формуляр документа – это совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе.

СТБ 6.38-2004 определяет 32 реквизита для ОРД.

Документ можно условно разделить на три части:

1. Заголовочная часть документа содержит реквизиты 1-20;

3. Оформляющая часть содержит реквизиты 23-32.

Особенности оформления отдельных реквизитов

Реквизит 11. Дата документа

Датой распорядительного документа является дата его подписания или утверждения. Для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Буква «г.» после цифр года не ставится: 01.03.2000.

Для финансовых и нормативных правовых актов используют словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 2000г.

Реквизит 14. Место составления документа.

Указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

Местом составления документа является место регистрации ЮЛ.

Место составления или издания документа указывают только тогда, когда затруднено его определение по реквизитам наименования организации, справочные данные об организации.

Реквизит 16. Адресат.

Адресатами могут быть:

1) Организации

2) Их структурные подразделения

3) Конкретные должностные лица организации

4) Физические лица.

Как правильно указывать падеж адресата

Документ не должен содержать более четырех адресатов.

При большом количестве адресатов составляют список рассылки документов.

Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

Реквизит 18.Резолюция

Резолюция – это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Резолюция выражает отношение лица к информации, содержащейся в документе.

ТЕМА 8!!! – семинар.

Реквизит 19. Заголовок к тексту.

Это реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Сам заголовок должен содержать не более 28 знаков и печататься через 1 интервал, если состоит из двух строк.

Реквизит 21. Текст официального документа

Это информация.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Реквизит 23. Подпись.

Это реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись…

В состав реквизита входят:

· Наименование лица, подписавшего документ (полное – если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке)

· Личная подпись

· Расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Система документации. Оформление управленческих документов

Системы документации

Унифицированная система документации – это система, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

В состав УСОРД:

1) СТБ 6.38-2004

2) Методические указания по применению СТБ 6.38-2004.

3) Классификатор унифицированных форм ОРД

4) Пояснительная записка по применению классификатора

5) Альбом унифицированных форм.

Кадровое делопроизводство

Первичные документы о труде – это документы по личному составу, создаваемые при приеме на работу, увольнении, переводе работника, предоставлении отпуска и др.

На бланках оформляются акты, приказы, распоряжения, письма, уведомления .

На стандартных листах бумаги А4 или А5 оформляются заявления, докладные, объяснительные записки, представления .

Делопроизводство

Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий.

Документирование – составная часть делопроизводства, представляющая собой процесс составления и оформления документов.

Два направления документирования:

1) Документирование по общим вопросам управления – охватывает основную оперативную деятельность учреждений

2) Документирование специальных сторон управленческой деятельности.

См. Постановление Минюста РБ от 19 января 2009г. №4 «Об утверждении инструкции по делопроизводству».

Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости – согласование (визирование), утверждение.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и иск.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

· Наименование организации и (или) структурного подразделения – автора

· Регистрационный индекс

· Подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

Специфические правила делопроизводства, которые обязаны соблюдать юристы в зависимости от специализации: нотариат, суды, налоговые органы, нормотворческая деятельность.

Ст. 9.14 КоАП.

Понятие информации, понятие документа

Ст.1 Закона «Об информации, информатизации и защите информации».

Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Правовая информация – в широком смысле означает содержание данных, использование которых предопределяет решение правовой задачи или способствует ее решению.

В правовом регулировании можно выделить два вида информации: описывающая или предписывающая.

Описывающая информация является основой для создания информации предписывающей (НА, индивидуальных правоприменительных решений и пр.).

Документ – в общем виде – материальный носитель информации.

В узком смысле юридический документ – это акт практической деятельности участников правовых отношений, составленный в соответствии с требованиями юридической техники с целью подтверждения субъективных юридических прав и субъективных юридических обязанностей и/или юридических фактов (составов).

Юридическая сущность документов отражается не только в официальном характере, но и в особом внешнем оформлении, которое соответствует требованиям документирования информации.

Документированная информация – это информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.

В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования:

• - текстовое документирование;
• - техническое документирование;
• - фото-кино-видеодокументирование;
• - документы на машинных носителях, электронное документирование.

Текстовое документирование. Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

Фото-кино-видеодокументирование. Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов - возникают в момент событий, поэтому они благодаря точности, наглядности имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов. Кинодокумент - изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку. Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются.

Документы на машинных носителях, электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия. Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов записи информации. Наряду с традиционными видами документов появляются все более сложные нетрадиционные виды документов на новейших носителях.

Любой материальный объект - носитель информации, но люди используют в качестве таковых специальные объекты, с которых информацию удобнее считывать. Традиционно используемым носителем информации является бумага с нанесёнными на ней тем или иным способом изображениями. Поскольку в наше время основным средством обработки информации является компьютер, то и для хранения информации используются в основном машинно-читаемые носители.

Свойства документа.

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др. Оригинальность документа. Слово "оригинал" происходит от латинского слова "originalis", что означает - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность. Нередки "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом. Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками.

Черновик - это документ в предварительной редакции. Черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Беловик - это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати. Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках. Различают автографы - документы, переписанные или правленные (после перепечатки или переписки) рукою автора.

Подлинность документа. Как синоним слова оригинал употребляется подлинник, что в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Копийность документов. Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу. Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией.

Само понятие копия (лат. сopia - множество) связано с размножением оригинала любого вида. Среди копий различаются: Выписка - копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом.

Особый вид - фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий.

Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии.

Юридическая сила копий:

• 1) копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц.
• 2) свидетельство юридической силы копии документа - отметка о ее заверении. Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом.

·копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или их часть. Копия документ; не имеет юридической силы.

·оригинал - первый, подлинный экземпляр документа,

Выписка из документа - заверенная копия части документа.

8. По степени гласности:

· открытые - несекретные,

· с ограниченным доступом. Документы по личному составу требуют особой тщательности при оформлении и ведении, так как они подтверждают трудовой стаж работников. Необходимо обеспечить их сохранность на протяжении длительного срока. При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» относит к категории конфиденциальной информации.

9. По срокам исполнения:

· срочные - в тексте документа, либо в резолюции указан срок исполнения. Для контроля за исполнением срочных документов в ООО «Атек» ведётся Журнал контроля.

· несрочные - срок исполнения не указан.

10. По происхождению:

· служебные (официальные) - затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке,

· личные - касающиеся интересов конкретного лица (например, жалоба). Граждане России имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам. Руководители организаций несут персональную ответственность за работу по рассмотрению обращений граждан. В ООО -«Атек», к примеру, могут поступать жалобы о грубом обращении официантов с посетителями ресторана. Такая жалоба содержит просьбу о восстановлении нарушенных прав и интересов граждан, критику в адрес работников фирмы в результате необоснованных действий из-за которых произошло нарушение. К личным документам также относятся заявление (документ, в котором указываются просьбы личного или общественного характера, направленные на реализацию предоставленных законом прав и интересов граждан), предложение (документ, в котором указывается необходимость совершенствования работы предприятия и рекомендуются пути и способы решения поставленных задач, например, предложение по проведению мероприятий для снижения процента бракованной продукции на 2009 год, где заместитель директора по производству рассматривает стоящие перед предприятием проблемы и их рациональное решение).

В процессе деятельности ООО «Атек» получает и создаёт большое количестве документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при их чёткой классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.

документ классификация распорядительный

Заключение

Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются в течение длительного времени для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость. Документы лежат в основе большинства управленческих решений, являются их материальным воплощением, обеспечивая их юридическую силу и тем самым способствуя их исполнению. Информационные процессы являются в настоящее время одной из составляющих развития современного общества, воздействуя на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Между тем, большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах.

Делопроизводство является основной частью управления. Работники сферы управления более половины рабочего времени тратят на работу с бумагами предприятия поэтому необходима классификация для обеспечения оперативности работы с документами.

Используя понятие о функциях и классификации документов, можно систематизировать и конкретизировать знания о документации предприятия, сформулировать структуру их движения в сфере управления.