Отныне секретное делопроизводство - прерогатива не только государственных органов. Документы с грифом секретности сегодня есть почти в каждой крупной коммерческой организации. В этой статье будет рассказано все о грамотном ведении тайной документации.

Понятие тайны в делопроизводстве

Любая трудовая деятельность, так или иначе связанная с тайной или секретной документацией, всегда хранит в себе множество трудностей, проблем и рисков. С чем это связано? Существует множество причин, среди которых основной является банальное неумение грамотно работать с бумагами, носящими гриф секретности.

Для начала стоило бы определиться с тем, что вообще является тайной. Тайна имеет несколько значений. Есть брать в расчет наиболее распространенное определение, то данное понятие стоит трактовать как некую информацию, доступную только ограниченному кругу лицу. Тайна не подлежит разглашению, она должна держаться в секрете. Как правило, тайна вскоре утрачивается, и информация становится доступной большому числу людей. Соответственно, и организация секретного делопроизводства становится ненужной.

Грифы секретности

На данный момент секретность имеет несколько основных типов. Если речь идет про секретное делопроизводство, так или иначе связанное с государственными делами, то все документы делятся на три основных типа:

• особая важность;
• совершенно секретно;
• служебное пользование.

Закрепляется эта классификация специальным Федеральным законом от 21 июля 1993 года "О гос. тайне". Что представляет собой каждый из представленных выше грифов?

Гриф "особой важности" представляет собой самую высокую степень секретности. Естественно, подобный статус может получить далеко не каждый документ. Так, в случае раскрытия грифа особой важности может быть нанесен значительный ущерб государству или какой-то группе людей. Именно поэтому и защита у подобного рода документов соответствующая.

Гриф "совершенно секретно" также присваивается документам, содержащим какую-то государственную тайну. Строгая регламентация при работе с подобного рода бумагами является в данном случае отличительной чертой.

Гриф "служебное пользование" не предоставляет документам особенную секретность, однако значительно ограничивает пользование ими. Подобного рода секретное делопроизводство устанавливается, как правило, в коммерческих структурах.

Порядок засекречивания

Порядок засекречивания все также устанавливает ФЗ о гос. тайне, названный выше. Согласно этому документу, в тайну, подлежащую государству, могут входить:

• информация о военной сфере;
• сведения об экономике, технике или науке;
• информация о внешнеполитической или экономической сферах;
• сведения о контрразведках, оперативной или розыскной деятельности, об антитеррористической политике и т. д.

Каким образом документы подлежат засекречиванию? Основное, что стоит отметить, это наличие специально уполномоченных экспертов. Лица с определенной квалификацией занимаются разработкой безопасного хранения тех или иных бумаг. Подбирается наиболее подходящий гриф секретности, в соответствии с которым и происходит дальнейшая работа. По сути, секретное делопроизводство - это громадная сфера со своими работниками и руководителями.

Системный принцип определения секретности

Для наиболее грамотного определения степени секретности необходимо периодически применять особенные принципы. Далее речь пойдет о самом виде определения тайны в делопроизводстве - о принципе системности. Что он собой представляет?

Основная черта системного подхода - особое внимание к проблеме засекречивания в целом. Основной его функцией является сохранение двух взаимовлияющих тенденций: с одной стороны, не допустить распространения важной информации; с другой - избежать массового засекречивания и вытекающих отсюда проблем.

Как происходит ведение секретного делопроизводства? Здесь основными являются два механизма: завышение и занижение грифа секретности. Завышение значительно сужает возможность обмена необходимой информацией, занижение несколько ослабляет этот процесс.

Другие принципы

Какие еще принципы и правила секретного делопроизводства можно выделить? Помимо системности, стоит отметить также объективность. В чем здесь смысл? Если давать краткую характеристику, то звучит она следующим образом: при работе с тайной документацией нельзя руководствоваться разного рода субъективными мнениями и предположениями. Должен существовать определенный перечень правил, в соответствии с которым и будут разрабатываться все необходимые меры.

Принцип оптимизации - еще один неотъемлемый элемент секретного делопроизводства. Его основной смысл заключается в том, что наименьшее количество данных в засекреченных документах - это лучшее и оптимальное решение. Излишки информации будут лишь нарушать необходимый уровень безопасности.

Принцип периодического осмотра заключается в постоянном контроле за тайной документацией.

О внесении изменений в секретные документы

Как уже было сказано, степень секретности того или иного документа определяется в соответствии со специальным перечнем сведений. После засекречиваются и отправляются на хранение. А возможно ли внесение изменений в эти документы?

Инструкция по секретному делопроизводству, которую содержит ФЗ о закрепляет ряд объективных ситуаций и обстоятельств, согласно которым, документы могут в разной степени подлежать пересмотру. Стоит, однако, отметить, что срок рассекречивания или изменения документации не должен превышать 30 лет. Исключение - решение специальной межведомственной комиссии. Как и в случае с засекречиванием, работы по снятию или снижению грифов секретности производятся специальной, уполномоченной на то группой лиц.

Уничтожение секретных документов

Решение об уничтожении того или иного тайного документа зависит от грифа секретности, наложенного на него. Если гриф с пометкой особой важности или совершенной секретности, то все вопросы опять же решает межведомственная комиссия. Если речь идет о коммерческой тайне, секретной документации какого-либо предприятия, то необходимо созывать специальную экспертную комиссию и руководителей. Она будет решать организационные вопросы, а руководство должно дать разрешение.

Процесс уничтожения проходит, как правило, в составе трех или более человек. Бумаги уничтожаются при помощи специальных машин - бумагоперерабатывающих аппаратов. Должны быть проставлены отметки в регистрационных формах, определяющих учет документации. Стоит также отметить, что уничтожение секретной документации должно происходить параллельно с уничтожением внутренней описи.

Правила ведения секретного делопроизводства

Далее речь пойдет о секретной документации фирм или прочих коммерческих структур. При работе с тайными документами необходимо учитывать несколько основных правил и требований. Стоит выделить самые важные моменты:

• необходимо соблюдать строжайший контроль над доступом посторонних лиц к документам. Речь идет и о персонале. Так, безопасность должна устанавливаться через службу охраны или безопасности.
• Необходимо точно определить лиц, имеющих право работать с секретной документацией. Соответственно, их стоит наделить и особыми полномочиями.
• Должна быть разработана четкая инструкция (памятка) по работе с тайной документацией. Вся дальнейшая работа должна организовываться в строгом соответствии с ней.
• С сотрудников должно быть взято соглашение о неразглашении коммерческой и производственной тайны.
• Должно происходить постоянное материальное стимулирование лиц, имеющих право доступа к секретной документации. В частности, любой специалист секретного делопроизводства должен быть под личным контролем руководства.

Это все основные правила, которые необходимо соблюдать при работе с секретными или тайными документами.

Обязанности специалистов по секретным документам

Обязанности сотрудников, допущенных к работе с тайным делопроизводством, на каждом предприятии разные. Во всяком случае не существует какой-то единой инструкции по работе с секретной документацией. Однако все же можно выделить наиболее общие и распространенные моменты, о которых должен помнить каждый сотрудник, имеющий дело с тайными бумагами. В частности, речь идет о том, что:

• Сотрудник несет персональную ответственность за хранение, сохранность или изменение документов.
• Сотрудник должен быть бдительным, ответственным и внимательным. Любые попытки посторонних лиц получить доступ к документации должны незамедлительно пресекаться.
• Сотрудник должен знать и соблюдать положения инструкции о работе с секретными документами.

Помимо этого, необходимо выделить то, что специалисту делать запрещено. Сюда относятся:

• сообщения любым посторонним лицам секретных сведений;
• вынос, транспортировка или изменение документации без ведома руководства;
• ознакомление с документацией по вопросам, которые не входят в ведение сотрудника;
• уничтожение документов без ведома руководства.

секретной документации

Стоит привести наиболее общие сведения о том, как должна выглядеть обложка тайных документов. Практически любой отдел секретного делопроизводства закрепляет следующие нормы:

• правый верхний угол - гриф секретности;
• под грифом - инвентарный номер;
• у документов с грифом совершенной секретности должна быть красная линия из правого верхнего угла;
• листы должны нумероваться и прошиваться ниткой.

Естественно, существует и множество других требований к подобного рода бумагам. Однако названные выше моменты относятся практически к любым формам секретных документов.

Учет СД - регистрация и контроль за их сохранностью.

Существует 2 формы учета СД : журнальная и карточная. При журнальной системе информация о СД хранится в спец. журналах. При карточной - на спец. карточках, отельных для каждого СД. При учете СД присваиваются рег/номера и фиксируется след. информация: гриф, количество листов, количество экземпляров, источник поступления, краткое содержание, дата поступления. Учету подлежат : СД, рабочие тетради, спец. блокноты, отдельные листы бумаги.

ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

При обращении с СД следует соблюдать следующие правила :

1. СД выдаются только под личную роспись;

2. Работа с СД осуществляется в спец. помещениях;

3. При работе с СД на рабочем столе должны находиться только необходимые в данный момент документы;

6. При приеме посетителей нельзя оставлять СД в положении, удобном для обозрения;

7. Необходимо убирать СД в сейф при временном выходе из помещения;

9. При окончании работы с СД необходимо проверить наличие всех СД.

ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. СД разрабатываются только в спец. блокнотах, рабочих тетрадях;

2. СС документа определяется в соответствии с перечнями;

3. Количество экземпляров СД определяется служебной необходимостью;

4. В СД должен быть представлен минимально возможный объем секретных сведений;

5. В документах для машинописи нельзя указывать ТТХ;

ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ОФОРМЛЕНИЯ СЕКРЕТНОГО ДОКУМЕНТА

Порядок оформления СД :

2. N экземпляра;

5. Приложения;

6. Подпись;

Порядок оформления последнего листа :

1. Исполнители;

3. Количество листов и экземпляров;

4. Адреса экземпляров;

5. Машинистка;

РАЗМНОЖЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Подготовленный секретный документ подается исполнителями для размножения в 1-й отдел. Сдаются только те листы СД, которые подлежат копированию. После размножения исполнитель получает документы и расписывается за оригинал и каждую копию. Не подлежат копированию СД с грифом ОВ.

ПЕРЕЧЕНЬ СОКРАЩЕНИЙ И УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ

МЧС России - Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий:

РСЧС - Единая государственная система предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций

ГО - Гражданская оборона;

ЧС - Чрезвычайная ситуация;

ГОС - Государственный образовательный стандарт;

ВПО - Высшее профессиональное образование;

ОК - Общекультурные компетенции;

ПК - Профессиональные компетенции;

АСДНР - Аварийно-спасательные и другие неотложные работы;

СЦ - Спасательный центр;

СХТ - Сигнал химической тревоги;

СО - спасательный отряд;

СПАСР - спасательная рота;

ВЗВМО - взвод материального обеспечения;

ВЗВРХБЗ - взвод радиационной, химической и биологической защиты;

ИТВЗВ - инженерно-технический;

ИТР - инженерно-техническая;

ОТДС - отделение связи;

РРХБЗ - рота радиационной, химической и биологической защиты;

ПОЖ ОТД - пожарное отделение;

МП - медицинский пункт;

ВЗВ поиска - взвод поиска;

РЕМ взв - ремонтный взвод;

авто ВЗВ - автомобильный взвод;

авто ОТД - автомобильное отделение.

Пролетарии всех стран, соединяйтесь! КОММУНИСТИЧЕСКАЯ ПАРТИЯ СОВЕТСКОГО СОЮЗА ЦЕНТРАЛЬНЫЙ КОМИТЕТ

Совершенно секретно ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В АППАРАТЕ ЦК КПСС (фрагменты) (Утверждена постановлением Секретариата ЦК КПСС 12 февраля 1980 г.) I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящей инструкцией определяются правила работы с секретными документами в аппарате ЦК КПСС. Основные положения Инструкции распространяются также на работу с документами, имеющими гриф "Для служебного пользования", несекретными служебными документами и письмами трудящихся.

2. Документы в аппарате ЦК КПСС по степени секретности делятся на совершенно секретные особой важности ("Особая папка"), совершенно секретные и секретные. Гриф "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") ставится на документах, содержащих сведения, содержащие особо важную партийную и государственную тайну. Гриф "Совершенно секретно" ставится на всех других документах, содержащих сведения, составляющие партийную и государственную тайну. Гриф "Секретно" ставится на документах, не содержащих сведений, составляющих партийную и государственную тайну, но раскрывающих методы работы аппарата ЦК КПСС. Степень секретности документа определяют отделы ЦК, которые готовят документ.

3. Гриф "Для служебного пользования" ставится на документах, которые содержат несекретные, но не подлежащие опубликованию в открытой печати, использованию в передачах по телевидению и радио сведения. В отдельных случаях на таких документах, направляемых ЦК КПСС партийным комитетам, министерствам, ведомствам, организациям, может ставиться гриф "Не для печати".

4. Ответственность за организацию и состояние работы с секретными документами Политбюро и Секретариата ЦК КПСС возлагается на Общий отдел; ответственный за состояние работы с секретными документами в отделах ЦК- заведующие отделами и заведующие секретариатами отделов.

5. Отделы ЦК КПСС организуют учет секретных документов, обеспечивают их сохранность, своевременное использование, соблюдение требований настоящей Инструкции и указаний ЦК КПСС по сохранению партийной и государственной тайны. Заведующие секретариатами отделов инструктируют сотрудников по вопросам работы с документами в аппарате ЦК КПСС. Проверка наличия секретных документов в отделах ЦК КПСС возлагается на Общий отдел ЦК КПСС.

II. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКОВ АППАРАТА ЦК КПСС ПО СОХРАНЕНИЮ ПАРТИЙНОЙ И ГОСУДАРСТВЕННОЙ ТАЙНЫ

6. Работники аппарата ЦК КПСС обязаны:

а) проявлять высокую бдительность и строго сохранять партийную и государственную тайну;

б) выполнять установленные настоящей Инструкцией правила учета, хранения секретных документов, их подготовки и обращения с ними;

в) при переходе из аппарата ЦК КПСС па другую работу или в другой отдел ЦК отчитаться перед отделом за все числящиеся за ними секретные документы.

В случае ухода в отпуск или выезда в командировку сдать в секретариат отдела все полученные ими секретные документы.

7. Работникам аппарата ЦК КПСС не разрешается:

а) вести по телефону, радиотелефону переговоры секретного характера, а по аппаратам правительственной АТС-2 и "ВЧ"- совершенно секретного характера;

б) делать всякого рода записи по секретным вопросам в личных блокнотах, записных книжках. Записи секретного характера, необходимые в работе, могут производиться в рабочей тетради, которая должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана и заверена подписью заведующего секретариатом отдела. Тетрадь работнику отдела выдается под расписку и хранится на правах секретного документа. По миновании необходимости тетрадь уничтожается по акту;

в) знакомить с секретными документами лиц, не работающих в аппарате ЦК КПСС, а также сотрудников аппарата ЦК, не имеющих прямого отношения к этим документам, давать какие-либо справки и сведения о них без разрешения руководства отделов ЦК КПСС;

г) передавать секретные документы другим лицам помимо секретариата отдела, выносить их из зданий ЦК КПСС, выполнять секретную работу на дому;

д) брать с собой секретные документы при выезде в командировки и при возвращении из командировок.

V. ОБРАЩЕНИЕ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ ЦК КПСС

31. Протоколы заседаний Политбюро и Секретариата ЦК КПСС получают лично товарищи, которым они адресованы, или их доверенные лица.

32. Протоколы заседаний Политбюро и Секретариата ЦК КПСС хранятся в металлических шкафах (сейфах), которые в нерабочее время опечатываются.

33. Протоколы заседаний Политбюро и Секретариата ЦК КПСС запрещается выносить из помещений организаций и учреждений, в которых работают получившие их лица.

34. Товарищи, получившие протоколы заседаний Политбюро и Секретариата ЦК КПСС, не могут знакомить с ними кого бы то ни было, если нет специального разрешения ЦК КПСС.

35. Снимать копии, перепечатывать постановления, делать выписки из протоколов заседаний Политбюро и Секретариата ЦК КПСС, постановлений и выписок из постановлений, а также ссылаться на них в открытой печати или в документах советских, профсоюзных, комсомольских и хозяйственных органов запрещается.

36. Материалы к повесткам заседаний Политбюро и Секретариата ЦК КПСС направляются в отделы по их просьбам только в том случае, если рассматриваемый вопрос имеет непосредственное отношение к работе отдела.

37. Необходимые для отделов справки по постановлениям Политбюро и Секретариата ЦК КПСС могут даваться заведующими отделами, их заместителями и заведующими секретариатами.

38. Протоколы заседаний Политбюро и Секретариата ЦК КПСС и выписки из них, Информационные бюллетени ЦК, повестки и материалы, рассылаемые отделам к заседаниям Политбюро и Секретариата, подлежат возврату в установленные сроки в Общий отдел ЦК. На возвращенные документы составляется опись в двух экземплярах, один из которых вместе с документами направляется в Общий отдел ЦК, а второй остается у отправителя и хранится два года, после чего уничтожается по акту.

39. Документы, адресованные ЦК КПСС, принимаются, учитываются и рассылаются только Общим отделом ЦК. Прием и учет документов, адресованных непосредственно Отделу ЦК КПСС по работе с заграничными кадрами и выездами за границу, отделу писем, КПК при ЦК КПСС, ведется ими самостоятельно в соответствии с требованиями настоящей инструкции.

40. Работники, принимающие секретные пакеты, проверяют их целостность, сохранность оттисков печати, правильность адреса и расписываются за получение пакета. При обнаружении повреждений пакета или оттисков печати составляется акт в трех экземплярах в присутствии лица, доставившего пакет. Один экземпляр посылается отиравителю пакета, второй- фельдъегерской службе, а третий остается в Общем отделе ЦК. При вскрытии пакета проверяется соответствие учетных номеров, указанных на пакете, с номерами вложенных документов. В случае расхождения данных составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю документов, а второй остается в Общем отделе ЦК.

41. Общий отдел ЦК проверяет правильность оформления документов, поступивших в ЦК КПСС. В случае, когда на документах отсутствует гриф секретности или проставленный гриф не соответствует содержанию документов, Общий отдел проставляет или изменяет гриф секретности.

42. На каждый документ, подлежащий возврату в Общий отдел ЦК, заполняется карточка учета. Два экземпляра карточки вместе с документом направляются в соответствующий отдел.

43. При регистрации документов в карточке учета заносится их краткое содержание без упоминания данных, составляющих партийную и государственную тайну, а также количество листов и экземпляров. На каждом документе, подлежащем возврату в Общий отдел ЦК, в верхнем правом углу проставляется штамп с указанием входящего номера, даты поступления. На каждом из имеющихся приложений проставляется входящий номер документа. Документы передаются в отделы под расписку в карточках учета.

44. Поступившие в ЦК КПСС документы: протоколы местных партийных комитетов, статистические и финансово-хозяйственные отчеты, сметы, отчеты по членским взносам, а также справочные и информационные материалы регистрируются в учетно-разносных карточках и передаются в отделы ЦК под расписку. На таких документах в левом нижнем углу проставляется штамп без указания о возврате в Общий отдел ЦК. Не регистрируются брошюры, журналы, газеты, книги, плакаты, извещения и другая корреспонденция подобного рода. Информационно-справочные и статистические материалы поступают в отделы ЦК от министерств, ведомств и организаций в соответствии с установленными перечнями этих материалов. Отделы ЦК ежегодно уточняют перечни и о внесенных в них изменениях сообщают в ЦК КПСС.

45. Отправка секретной корреспонденции из аппарата ЦК осуществляется Общим отделом ЦК КПСС через фельдъегерскую службу. Отправка писем трудящихся на рассмотрение местными партийными комитетами и другими организациями осуществляется Отделом писем ЦК. При приеме документов на отправку Общим отделом проверяется правильность их оформления. Документы и материалы, оформленные с нарушением установленных настоящей Инструкцией требований, к отправке не принимаются. Предназначенные к отправке пакеты сдаются фельдъегерской службе под расписку в реестре. Секретная корреспонденция доставляется в отделы ЦК и возвращается в Общий отдел в закрытом конверте курьером или фельдъегерем. Документы и материалы Политбюро ЦК КПСС возвращаются отделами ЦК в Общий отдел через фельдъегерскую службу. О пересылке в другие организации документов, ранее зарегистрированных в Общем отделе ЦК, делается отметка в карточке учета.

46. Совершенно секретные особой важности ("Особая папка") документы направляются адресатам в пакетах с грифом "Совершенно секретно особой важности" серия "К" с пометками "Лично" или "Вскрыть лично". Совершенно секретные документы, а также документы, которые должны быть вручены адресату лично, отправляются в пакетах с грифом "Совершенно секретно" серия "К" с проставлением на пакете при необходимости пометки "Лично" или "Вскрыть лично". Вся остальная секретная корреспонденция отправляется с грифом "Секретно".

47. Секретные документы пересылаются в пакетах из плотной бумаги. При упаковке документов проверяется правильность их оформления. После этого пакет заклеивается и прошивается крест-накрест через все его клапаны ниткой или металлическими скобами. Если нельзя прокалывать содержимое, то прошиваются только клапаны пакета и нитка завязывается в центре упаковки. Прошитый с прокалыванием вложения пакет опечатывается одной сургучной печатью, а остальные- пятью сургучными печатями (в центре и по углам на клапанах пакета). Если пакет изготовлен из бумаги с внутренним полиэтиленовым покрытием и после вложения документа запечатан на специальном устройстве, то он не прошивается и не опечатывается сургучной печатью. Информационные бюллетени и закрытые письма ЦК КПСС могут направляться опломбированными пачками. Пакеты вручаются под личную расписку адресату или доверенному лицу, расписки возвращаются в Общий отдел ЦК.

48. Расписки и реестры на отправленную секретную корреспонденцию хранятся не менее одного года, а на корреспонденцию с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка")- не менее трех лет, после чего они уничтожаются по акгу.

VII. УЧЕТ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ХРАНЕНИЕ ИХ В ОТДЕЛАХ ЦК КПСС

49. Документы, подлежащие возврату в Общий отдел ЦК КПСС, учитываются секретариатами отделов по карточкам учета, заполненным в Общем отделе и приложенным к указанным документам[...]

55. Все исходящие из отделов ЦК документы, адресованные партийным комитетам, министерствам, ведомствам и организациям, подписываются заведующими отделов ЦК или их заместителями. Копии исходящих документов визируются исполнителями, па них указывается фамилия лица, подписавшего документ. Отдельные документы, подготовленные в секторах организационно- уставных вопросов, учета руководящих кадров, единого партбилета Отдела организационно-партийной работы, подразделениях Управления делами ЦК, по разрешению руководства этого отдела и Управления делами ЦК могут подписываться руководителями соответствующих секторов (подразделений). Секретариаты отделов проверяют правильность оформления документов, предназначенных к отправке. Исходящие документы регистрируются секретариатами отделов в карточках учета исходящих документов. На каждом документе и его копии проставляется исходящий номер, включающий индекс отдела и структурного подразделения, а также очередной регистрационный номер.

Исходящие документы передаются секретариатам отделов под расписку в карточках учета исходящих документов в Общий отдел ЦК в количестве, необходимом для отправки адресатам.

56. Секретные документы, находящиеся в отделах, хранятся в металлических шкафах (сейфах), которые имеют два ключа. Один ключ выдается под расписку работнику, а другой ключ в опечатанном конверте хранится в секретариате отдела. Металлические шкафы (сейфы) после окончания рабочего дня должны быть опечатаны. В случае необходимости металлические шкафы (сейфы) работников отдела могут быть вскрыты в их отсутствие с разрешения заведующего секретариатом. При этом вскрытие металлического шкафа (сейфа) производится в присутствии секретариата отдела. Сотрудники, вскрывшие металлический шкаф (сейф), обязаны оставить в нем справку об изъятых документах и опечатать его.

57. Секретариаты не реже одного раза в квартал проверяют наличие секретных документов у работников отдела. О фактах нарушения правил работы с секретными документами докладывается заведующему отделом. В случае утери секретного документа отдел докладывает об этом ЦК КПСС. Все информационные документы, подлежащие возврату в Общий отдел ЦК, находятся в отделах, как правило, не более одного месяца. Документы, направленные для ознакомления в несколько отделов, находятся в каждом из них не более 10 дней.

58. Документы, не подлежащие возврату в Общий отдел ЦК и сдаче в архив, хранятся в отделах согласно номенклатуре дел и в установленные сроки уничтожаются по акту, о чем делается отметка в карточке учета.

VIII. УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНЫХ ОСОБОЙ ВАЖНОСТИ ("ОСОБАЯ ПАПКА") ДОКУМЕНТОВ И ОБРАЩЕНИЕ С НИМИ

59- Учет совершенно секретных особой важности ("Особая папка") документов ведется отдельно от учета совершенно секретных и секретных документов.

60. Поступившие в ЦК КПСС документы с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") принимаются в Общем отделе ЦК и регистрируются в карточках учета.

61. В отделах ЦК поступившие документы с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") принимаются и учитываются заведующим секретариатом.

62. Документы с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") хранятся в сейфах, которые в нерабочее время опечатываются или опломбируются. Необходимость опечатывания или опломбирования кабинетов и помещений, в которых находятся эти сейфы, определяется отделами. Перед вскрытием этих помещений, а также опечатанных или опломбированных сейфов работники проверяют целостность оттисков печатей или пломб. При обнаружении повреждений оттисков печатей или пломб об этом составляется акт и сообщается заведующему отделом и в комендатуру.

63. Ознакомление работников аппарата ЦК КПСС с документами, имеющими гриф "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка"), производится только с разрешения секретарей ЦК КПСС или заведующих отделами ЦК Работники, ознакомившиеся с документами, расписываются на них разборчиво и ставят дату ознакомления. Информационные документы с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка"), направленные в отделы ЦК для ознакомления, находятся в отделах, как правило, не более 10 дней, после чего возвращаются в Общий отдел ЦК. Записи по "Совершенно секретным особой важности" ("Особая папка") вопросам, необходимые в работе, производятся в специальной рабочей тетради, зарегистрированной в Общем отделе ЦК.

64. Рукопись документа с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") регистрируется составляющим ее работником в специальной рабочей тетради, предназначенной для записи совершенно секретных особой важности сведений. Указанная рукопись передается работником лично заведующей машинописным бюро (старшей машинистке) под расписку в тетради. Перед печатанием заведующая машинописным бюро (старшая машинистка) регистрирует рукопись в отдельном журнале машбюро и проставляет на ней учетный номер.

65. При печатании документов с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") должна применяться новая копировальная бумага. На оборотной стороне последнего листа документа указывается фамилия машинистки-исполнителя, количество отпечатанных экземпляров и на каждом листе- учетный номер по журналу и дата. Напечатанный документ передается исполнителю под расписку в журнале машбюро. Вместе с документом передаются также материалы, использованные при печатании (черновики, испорченные экземпляры, копировальная бумага и листки прокладки), которые уничтожаются в соответствии с правилами, установленными настоящей Инструкцией. Документы, подготовленные отделом в ходе рассмотрения поступивших материалов с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка"), регистрируются заведующим секретариатом отдела в карточках учета Общего отдела ЦК. Другие документы, подготовленные отделом, регистрируются в специальном журнале.

66. Записка об исполнении документа с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") печатается в одном экземпляре.

67. Размножение документов с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка"), снятие с них копий и производство выписок осуществляется только Общим отделом ЦК Стенографирование и печатание под диктовку совершенно секретных особой важности ("Особая папка") документов запрещается.

68. Все поступившие и исполненные документы с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") вместе с записками об их исполнении возвращаются через фельдъегерскую службу либо сдаются лично заведующим секретариатом отдела или доверенным лицом в Общий отдел ЦК под расписку в карточке учета. Карточки, заполненные журналы учета документов с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") хранятся у заведующего секретариатом отдела в течение 5 лет, после чего уничтожаются по акту, один экземпляр которого направляется в Общий отдел ЦК.

69. Переписка по совершенно секретным особой важности ("Особая папка") вопросам ведется строго ограниченно.

Документы, предназначенные к отправке, сдаются в Общий отдел ЦК, который направляет их адресатам. На отправляемых из ЦК КПСС документах с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") должна быть надпись или штамп "Снимать копии и делать выписки запрещается".

70. Выдача из архива документов с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") производится с разрешения руководства Общего отдела ЦК.

71. Заведующие секретариатом отделов ЦК обязаны не реже одного раза в месяц лично проверять у исполнителей наличие документов с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка").

72. Вся шифрованная переписка ведется через Общий отдел ЦК. Шифротелеграммы министерств и ведомств, которые адресуются партийным комитетам, предварительно согласуются с соответствующим отделом ЦК.

73. Составление исходящих шифротелеграмм и работа с входящими шифротелеграммами в отделах ЦК производится при строгом соблюдении условий, исключающих возможность ознакомления с текстом шифротелеграммы лиц, не имеющих к ним отношения.

74. Текст шифротелеграммы пишется заведующим отделом или по его указанию работником отдела на специальном бланке в одном экземпляре от руки, чернилами, разборчиво, кратко, без сокращения слов, со всеми союзами, предлогами и знаками препинания. Все дополнения и исправления текста оговариваются и заверяются исполнителем или лицом, подписавшим телеграмму. В отдельных случаях разрешается писать текст исходящей телеграммы на простой бумаге. При этом в верхнем правом углу обязательно пишется "Сов. секретно", "Шифром", а в левом нижнем углу указывается количество листов чернового материала, дата и фамилия исполнителя. Черновики и испорченные листы шифротелеграмм (включая тексты, написанные не на бланке) вместе с подписанными подлинниками сдаются в Общий отдел ЦК. Если черновиков нет, то па шифротелеграмме делается пометка: "Составлено в одном экземпляре, без черновиков", которая заверяется исполнителем.

75. Входящие шифротелеграммы в отделах ЦК принимаются заведующим, заместителем заведующего отделом и заведующим секретариатом. Другие работники отдела могут быть ознакомлены с содержанием шифротелеграммы только по указанию заведующего отделом, а в его отсутствие- лица, замещающего заведующего.

76. Входящие и исходящие шифротелеграммы учитываются в специальном журнале, выданном заведующему секретариатом отдела Общим отделом ЦК. Краткое содержание шифротелеграмм в журнале пишется в перефразированном виде.

77. Пересылка шифротелеграмм из одного отдела ЦК в другой, в партийные комитеты, министерства, ведомства, организации производится только через Общий отдел.

78. Все лица, ознакомившиеся с содержанием шифротелеграммы, должны расписаться на ней и указать дату ознакомления. На свободном от текста месте или на обороте шифротелеграммы исполнителем делается пометка о решении поставленных в ней вопросов. Об исполнении поручения секретаря ЦК КПСС по рассмотрению шифротелеграммы составляется записка в одном экземпляре за подписью заведующего отделом или лица, его замещающего. На записке проставляется гриф "Совершенно секретно" и делается отметка об уничтожении черновика. Если поставленные в шифротелеграмме вопросы требуют решения ЦК КПСС, то соответствующий отдел готовит необходимые материалы и представляет их в ЦК в установленном настоящей Инструкцией порядке. На шифротелеграмме делается запись о принятом решении.

79. Все исполненные шифротелеграммы вместе с относящимися к ним записками и другими документами подлежат немедленному возврату в Общий отдел ЦК под расписку. На этих документах проставляется помер и дата соответствующих шифротелеграмм.

X. ПЕЧАТАНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ИХ РАЗМНОЖЕНИЕ, СТЕНОГРАФИРОВАНИЕ И ЗАПИСЬ НА ЗВУКОЗАПИСЫВАЮЩИХ АППАРАТАХ

80. При печатании секретных документов, их размножении, стенографировании и записи на звукозаписывающих аппаратах необходимо соблюдать следующие правила:

а) печатание секретных документов и материалов производится в помещении машинописного бюро, специально оборудованном для этой работы. Вход в машинописное бюро разрешается только по служебной необходимости и с ведома заведующей машинописным бюро (старшей машинистки). Прием и выдача документов и все переговоры с исполнителями осуществляются через специально оборудованное окно в двери или оградительный барьер. Гриф секретности на документе проставляется исполнителем до передачи его для печатания в машинописное бюро. Все материалы, поступающие в машинописное бюро для печатания, учитываются в соответствующем журнале. Заведующая машинописным бюро (старшая машинистка) проставляет на последней странице черновика учетный номер по журналу;

б) документы, представленные на рассмотрение ЦК КПСС, печатаются на белой бумаге, на листах стандартного размера, по ГОСТу, с применением черной ленты, через два интервала. Число строк на одной странице документа (приложения к документу) не должно превышать 28. На левой стороне листа остается поле не менее 3,5 см, на правой- 1 см, внизу- 3 см. Документы, направляемые отделами ЦК в партийные комитеты, министерства, ведомства и организации, печатаются через полтора интервала. Внизу на лицевой стороне или на обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка указывает количество отпечатанных экземпляров, свои инициалы, дату и учетный номер по журналу Перепечатанные отдельные листы документа учитываются в специальной графе журнала (как дополнение к ранее учтенным и напечатанным материалам). Подвергшийся корректированию и полностью перепечатанный документ учитывается заново, в журнале делается ссылка на учетный номер документа, с которого он перепечатан. Протоколы Политбюро и Секретариата ЦК печатаются на специальной долговечной бумаге с водяными знаками;

в) стенографирование и печатание под диктовку секретных документов производится в изолированном помещении, в отсутствие лиц, не имеющих к этим документам прямого отношения. При расшифровке стенограммы стенографистка на последней странице расшифрованного текста в левом углу проставляет инициалы и дату. Если расшифровка стенографического текста производилась стенографисткой совместно с машинисткой, то на напечатанном материале рядом с инициалами стенографистки указываются и инициалы ма шинистки. Учет расшифрованного текста стенограммы производится в соответствующих журналах, хранящихся в машинописных или стенографических бюро;

г) стенографические записи по секретным вопросам производятся только в специальных тетрадях, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы, опечатаны, заверены заведующей машинописным бюро или старшей стенографисткой. Эти тетради учитываются в журнале и выдаются стенографистке под расписку. По заполнении они хранятся, как секретные документы;

д) стенографическая запись и запись на звукозаписывающих аппаратах заседаний съездов, конференций, пленумов ЦК КПСС, совещаний, проводимых ЦК КПСС, производится с разрешения секретарей ЦК КПСС, а совещаний, проводимых в отделах ЦК КПСС,- заведующих отделами. Стенографические отчеты и магнитные пленки с записью работы съездов, конференций, пленумов ЦК КПСС и совещаний, проводимых ЦК КПСС, хранятся в Общем отделе ЦК, а совещаний в отделах ЦК- в секретариатах отделов. По миновании надобности стенографические тетради уничтожаются в установленном порядке с отметкой об этом в журнале учета. Запись, произведенная на пленку, уничтожается (стирается), о чем составляется акт.

81. Машинсткам и стенографисткам запрещается знакомить с содержанием печатного текста других лиц. За уточнением непонятного текста машинистка должна обращаться к заведующей машинописным бюро (старшей машинистке) или автору рукописи. По окончании рабочего дня все имеющиеся у машинистки секретные документы передаются заведующей машинописным бюро (старшей машинистке). Использованные ротопленки и контрольные листы к ним, копировальная бумага, испорченные листы печатного текста, листы- прокладки для предохранения валика пишущей машинки уничтожаются в бумагодробительной машине или опускаются в специальный опечатанный металлический бак для последующего уничтожения.

82. Размножение секретных документов, подлежащих возврату в Общий отдел, производится только с разрешения руководства Общего отдела. По миновании надобности все копии возвращаются в Общий отдел.

83. Размножение секретных документов, не подлежащих возврату в Общий отдел ЦК, а также документов, подготовленных в отделах ЦК, производится с разрешения заведую щих отделами или их заместителей в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Копии размноженных секретных документов учитываются в секретариатах отделов и выдаются работникам под расписку. Отметка о возврате и уничтожении копий производится на обороте последнего листа подлинника (первого экземпляра). Несекретные документы могут копироваться по просьбам ответственных работников.

84. Секретные документы размножаются и копируются в секторе полиграфического оформления и размножения документов Общего отдела, множительном бюро Управления делами ЦК КПСС, а также на копировально- множительных аппаратах, установленных в отделах ЦК. Копировально- множительные аппараты регистрируются в Управлении делами ЦК и устанавливаются в изолированных помещениях. Список лиц, которым разрешается работать на копировально-множительных аппаратах, представляется на согласование в Управление делами ЦК. Размножение (копирование) секретных документов производится только с подлинника (первого экземпляра) документа, в соответствии с заказом. Принимаемые для размножения документы учитываются в журнале и возвращаются вместе с размноженными копиями под расписку. Перед снятием копий па оборотной стороне последнего листа подлинника (первого экземпляра) в левом нижнем углу делается надпись или проставляется штамп с указанием количества снятых копий, шифра множительного (машинописного) бюро или подразделения, где установлен аппарат, и номера заказа. Надпись (штамп) повторяется на всех копиях. На каждой копии проставляется ее порядковый номер. Для повторного копирования оформляется новый заказ. Ответственность за организацию работы на копировально-множительных аппаратах в отделах ЦК и соблюдение условий, исключающих возможность бесконтрольного пользования множительной техникой, возлагается на заведующих секретариатами.

XI. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ СДАЧИ В АРХИВ, А ТАКЖЕ ХРАНЕНИЕ ИХ В АРХИВАХ

85. В целях установления единой системы группировки документов в дела секретариата каждого отдела ежегодно составляется номенклатура дел. Она согласовывается с Общим отделом ЦК, утверждается заведующим отделом и вводится в действие с 1 января. Номенклатура дел составляется в соответствии с Перечнем документальных материалов ЦК КПСС постоянного и временного хранения. Она должна учитывать всю документацию, образующуюся в результате деятельности отдела.

86. В отделах ЦК документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. При формировании дел соблюдаются следующие правила:

а) секретные документы формируются в отдельные дела. Несекретные документы приобщаются к секретным только в том случае, если имеют к ним непосредственное отношение;

б) документы постоянного хранения группируются в отдельные дела от документов временного хранения;

в) проверяется правильность отнесения документов в данное дело, а также наличие на документах номеров, подписей, виз, дат, справок об исполнении и т.д. Лишние экземпляры, копии, черновики изымаются и уничтожаются по акту;

г) устанавливается последовательность расположения документов внутри дела по тематике, хронологии, корреспонденту. В деле не допускается разобщенность документов по одному вопросу;

д) на обложке дела справа сверху ставится гриф секретности. Гриф секретности дела определяется по документу высшей степени секретности, находящемуся в данном деле. На обложке указывается: наименование отдела или его структурное подразделение, номера описи и дела, заголовок дела, даты его начала и окончания, количество листов. Если дело состоит из нескольких томов, то всем им дается одинаковый заголовок, а каждому тому присваивается порядковый номер. Объем формируемого дела (тома) не должен превышать 200 листов.

87. Секретные документы сдаются в архив в подлиннике. Если на других экземплярах данного документа есть указания, замечания или поправки членов Политбюро ЦК, кандидатов в члены Политбюро ЦК и секретарей ЦК КПСС, то они приобщаются к подлиннику.

88. Каждое дело должно иметь полистную нумерацию и заверительную надпись в конце о количестве листов, а дела, содержащие документы с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка")- Внутреннюю опись всех имеющихся документов. На каждое дело секретариатом отдела co-ставляется лист ознакомления, в котором отмечается, кто и когда ознакомился с помещенными в нем материалами.

89. Законченные делопроизводством дела постоянного хранения вместе с карточками учета документов по истечении установленного срока передаются в архив. Сформированные дела архив принимает по акту и описи. Работники архива проверяют правильность оформления документов и дел, сверяют их с описями. В случае несоответствия установленным требованиям секретариаты отделов устраняют выявленные недостатки.

90. Ознакомление работников аппаратов ЦК КПСС с секретными документами, хранящимися в архивах ЦК, производится с разрешения руководства Общего отдела.

91. Выдача документов из архивов по запросам отделов ЦК производится с разрешения руководства Общего отдела. Секретные документы выдаются под расписку в карточке учета или в книге учета документов архива. Полученные из архива ЦК документы подлежат возврату не позднее чем через 15 дней.

92. Изымать документы постоянного хранения из секретных архивных дел запрещается.

XII. УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ "ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ"

93. Учет документов с грифом "Для служебного пользования" ведется в специальных журналах или по карточкам учета отдельно от другой несекретной документации.

94. Документы с грифом "Для служебного пользования" должны храниться в надежно запираемых шкафах. Пересылка этих документов в другие организации производится только через фельдъегерскую службу.

95. Размножение документов с грифом "Для служебного пользования" производится заведующими отделов или их заместителями.

96. Использовать в открытой печати, передачах по телевидению и радио данные из документов с грифом "Для служебного пользования" запрещается.

97. Учет, хранение и использование документов с грифом "Не для печати" производится в порядке, установленном для документов с грифом "Для служебного пользования".

ХСД - установленный порядок, обеспечивающий содержание в безопасности СД на рабочих местах и в спец. хранилищах; порядок, предотвращающий порчу СД, их утрату и НСК. НСК - несанкционированное копирование. В рабочее время СД хранятся у исполнителей в личных сейфах или в секретных портфелях (папках). После окончания работы СД сдаются на хранение в 1-е отделы.

1. "Порядок обращения с секретными документами"

При обращении с СД следует соблюдать следующие правила:

СД выдаются только под личную роспись;

Работа с СД осуществляется в спец. помещениях;

При работе с СД на рабочем столе должны находиться только необходимые в данный момент документы;

Запрещается держать СД вместе с несекретными;

Запрещается хранить СД в рабочих столах;

При приеме посетителей нельзя оставлять СД в положении, удобном для обозрения;

Необходимо убирать СД в сейф при временном выходе из помещения;

Запрещается выносить СД за пределы охраняемой территории;

При окончании работы с СД необходимо проверить наличие всех СД.

1. "Порядок разработки секретных документов"

СД разрабатываются только в спец. блокнотах, рабочих тетрадях;

СС документа определяется в соответствии с перечнями;

Количество экземпляров СД определяется служебной необходимостью;

В СД должен быть представлен минимально возможный объем секретных сведений;

В документах для машинописи нельзя указывать ТТХ;

Запрещается снимать копии с СД без разрешения;

Запрещается самостоятельно уничтожать СД. ТТХ - тактико-технические характеристики.

1. "Пересылка секретных документов"

СД пересылаются только через РСО предприятия. Полностью оформленный и подписанный СД сдается исполнителем в 1-й отдел для пересылки. Перед отправкой СД помещается в спец. упаковку, исключающую несанкционированное изъятие СД. Пересылка СД в другие города осуществляется подразделениями спец. связи Мин. Связи РФ и подразделениями фельдсвязи МО РФ. При пересылке в рамках одного города используются: курьеры, нарочные, работники РСО, исполнители.

Лица, занятые доставкой секретной почты обеспечиваются служебным транспортом и охраной. Передача СД адресатам осуществляется по разносным книгам, распискам, реестрам под личную роспись принимающего, которая скрепляется печатью 1-го отдела с проставлением времени и числа.

1. "Размножение секретных документов"

Подготовленный секретный документ подается исполнителями для размножения в 1-й отдел. Сдаются только те листы СД, которые подлежат копированию. После размножения исполнитель получает документы и расписывается за оригинал и каждую копию. Не подлежат копированию СД с грифом ОВ.

1. "Уничтожение секретных документов"

СД, потерявшие свою практическую и др. ценность подлежат уничтожению. Для уничтожения СД приказом руководителя предприятия назначается комиссия в составе не менее 3-х человек. Порядок работы комиссии:

Оценка ценности СД;

Проведение сверки представленных на уничтожение документов с записями в журналах и карточках учета;

Написание акта на уничтожение СД;

Проставление росписей в акте и представление его на утверждение руководителю предприятия;

Уничтожение в присутствии членов комиссии. Акт на уничтожение хранится в 1-м отделе.

Акт на уничтожение СД хранится в 1-ом отделе и является отчетным документом при проверках.

Порядок работы с секретными документами

1. Порядок разработки, учета, хранения, размножения и уничтожения секретных (конфиденциальных) документов

Засекречивание конкретных сведений в связи с наличием в них государственных и служебных тайн осуществляется в соответствии с перечнем главнейших сведений, составляющих государственную тайну, и ведомственными перечнями сведений, подлежащих засекречиванию. Единый порядок засекречивания сведений определен положением о порядке установления степени секретности сведений, содержащихся в работах, документах и изделиях.

При засекречивании сведений руководствуются следующими принципами:

-решение проблемы засекречивания в целом с позиции государственной значимости этих сведений; при этом необходимо учитывать противоречивость и единство двух тенденций: с одной стороны, стремление обеспечить надежность сохранности государственных и служебных тайн, с другой стороны, не допустить необоснованного массового засекречивания;

-объективный характер определения степени секретности сведений, который основывается на точном использовании существующих перечней охраняемых сведений;

-оптимизация объема засекречиваемых сведений;

-периодический просмотр степени секретности (СС) сведений на предмет снятия или снижения грифа секретности.

Рассекречивание СД производится при:

-изменении перечней сведений, подлежащих засекречиванию;

-окончании срока действия грифа;

-изменении международной обстановки;

-появлении новых достижений в науке и технике;

-продаже или передаче вооружения другим странам;

-снятии оружия или б/техники с вооружения.

Для проведения работ по рассекречиванию создаются специальные комиссии из числа работников РСО и соответствующих специалистов.

Говоря о технологии подготовки к документированию и документировании конфиденциальной информации, отметим наличие двух специфических особенностей (дополнительных этапов) , необходимых для обеспечения заблаговременного сохранения в тайне содержания создаваемого документа: присвоение будущему документу определенного уровня грифа конфиденциальности и предварительный учет того носителя, на котором этот документ будет составляться. Следующая, третья, специфическая особенность состоит в том, что ни один проект конфиденциального документа не может быть изготовлен с черновика и обрести статус правомерно документированной информации без санкции (письменного разрешения) полномочного должностного лица фирмы.

Причина появления этой особенности заключается в необходимости документирования такого правового события, как зарождение персональной ответственности данного должностного лица за издание конкретного документа, т.е. распространение конфиденциальных сведений и соответствующее увеличение состава источников, владеющих данной информацией. Исполнитель документа таким правом обладать не может в силу того, что он лишь потребитель информации, а не ее собственник или владелец. Если решение об издании открытого документа принимается руководителем при подписании готового беловика документа, то вопрос об издании конфиденциального документа решается этим руководителем еще до изготовления первого проекта документа на основании анализа сложившейся ситуации и ознакомления с черновиком будущего документа.

Разрешение фиксируется двумя способами: или утвержденным первым руководителем фирмы перечнем (табелем, списком) издаваемых в подразделениях конфиденциальных документов, или индивидуальным разрешением в виде соответствующей подписанной этим руководителем записи на черновике документа. На черновике документа, вошедшего в указанный перечень, исполнитель указывает: наименование подразделения (направления деятельности) фирмы, свою фамилию и номер телефона, количество необходимых экземпляров проекта документа, номер формы бланка или типовой формы. Отметка заверяется росписью исполнителя. Во втором случае эта отметка утверждается разрешающей визой соответствующего руководителя фирмы.

Четвертая и, пожалуй, наиболее существенная особенность документирования конфиденциальной информации, касающаяся уже непосредственно технологических процедур изготовления самого документа, состоит в централизованном учете - присвоении единого учетного номера черновику и проекту будущего документа. Одновременно на еще не изготовленный документ в службе КД заполняется комплект учетных карточек. Полученный черновиком документа учетный номер будет сопровождать проект документа, а затем и сам документ в течение его последующего «жизненного цикла». Обязательно учитываются проекты подготовленных конфиденциальных электронных документов, телетайпограмм, факсов и телеграмм. Ответным документам присваивается новый учетный номер. Приложения к подготовленным конфиденциальным документам являются самостоятельными документами и имеют свои учетные номера по соответствующим видам учета, в том числе номер открытого документа, если приложение не содержит защищаемых сведений.

В случае, когда исполнитель имеет разрешение на самостоятельное изготовление конфиденциальных документов, перед выполнением этого этапа он обязан передать черновик в службу КД для учета. После регистрации черновик возвращается исполнителю под роспись в учетной карточке подготовленного документа. Учету подлежат черновики всех конфиденциальных документов независимо от места их составления и последующего изготовления проекта документа.

В учетной карточке подготовленного документа отражается последовательно ход работы над проектом документа в процессе его изготовления, издания, последующего исполнения или отправки, хранения или уничтожения.

Учетная карточка регистрируется в журнале учета карточек подготовленных документов, имеющем графы: учетный номер и гриф конфиденциальности; подпись сотрудника участка подготовленных документов за получение карточки документа и дата; примечание.

Таким образом, подготовленный черновик и проект будущего документа постоянно находятся под контролем службы КД независимо от места и способа их изготовления. Этим в определенной мере обеспечивается сохранность информации, которую руководство фирмы решило зафиксировать на том или ином типе носителя. Если открытые документы регистрируются только после их подписания или утверждения руководителем, то конфиденциальные документы - до изготовления проекта документа с черновика. Процесс превентивного, предупредительного контроля за документированием конфиденциальной информации и технологическая реализация этого процесса входят обязательной составной частью в структуру системы защиты информации от несанкционированного доступа к информации постороннего лица и утраты носителя или конфиденциальности информации. Интересно, что еще не согласованный окончательно, не подписанный и не утвержденный проект конфиденциального документа на этапе окончания работы над черновиком обязательно зафиксирован по двум видам учета: во-первых, по учету носителей документированной информации и, во-вторых, по учету подготовленных документов, в учетной карточке которого последовательно отражается ход работ над проектом документа в процессе его изготовления, издания, последующего исполнения или отправки, хранения или уничтожения.

В процессе изготовления конфиденциального документа должны быть решены следующие задачи обеспечения защиты информации :

-предотвращение несанкционированного изготовления конфиденциального документа кем-либо из персонала фирмы, даже при наличии объективных предпосылок для такого действия; ссылки на последующее получение разрешения на издание не должны иметь силы;

-обеспечение контроля за сохранностью носителей, на которых последовательно изготовляются черновик, проект документа и его варианты; контроль за сохранностью и порядком уничтожения испорченных носителей посредством установления информационной связи различных форм учета: например, учета носителя, учета черновика и изготовленного проекта документа, инвентарного учета и других;

-обеспечение тайны информации путем изготовления документа в специально оборудованном помещении, оснащенном комплексом технических средств защиты информации и исключающем нахождение в нем посторонних лиц;

-обеспечение оперативных и результативных проверок наличия, комплектности, целостности и подлинности документов путем нанесения на проект документа учетных и защитных отметок.

Этап изготовления конфиденциальных документов включает следующие технологические процедуры (рисунок 1.3.):

-прием работником службы КД от исполнителя черновика документа;

-традиционный или автоматизированный учет черновика и проекта подготовленного документа;

-печатание и выдача черновика и проекта документа исполнителю;

-перепечатывание отдельных листов и документа в целом;

-снятие копий с документа, производство выписки и изготовление дополнительных экземпляров документа;

-ежедневная проверка наличия у работника службы КД черновиков и проектов документов, находящихся на этапе изготовления.

При полном перепечатывании документа его новый вариант регистрируется за новым учетным номером. Новый учетный номер присваивается также копиям и выпискам из документа. Дополнительно размноженные экземпляры документа учитываются в карточке и за номером основного документа с проставлением соответствующей отметки на размноженном документе и учетной карточке. Ценные текстовые и табличные конфиденциальные документы с грифом строгой конфиденциальности изготавливаются централизованно в помещении службы КД с использованием пишущих машин или персональных ЭВМ. Информационные показатели в черновиках этих документов не указываются, а вписываются от руки первым руководителем в уже изготовленный экземпляр документа.

Основная масса проектов типовых по содержанию конфиденциальных документов может с разрешения первого руководителя фирмы изготавливаться децентрализовано самими исполнителями и руководителями непосредственно на рабочих местах при наличии специального защитного оборудования в их кабинетах, рабочих комнатах и с соблюдением общего прядка учета этих документов. Проект документа, изготовленный лично исполнителем или руководителем, немедленно передается им в службу КД вместе со всеми сопутствующими материалами для внесения необходимой записи в учетную карточку. После выполнения этой операции проект документа и все материалы возвращаются исполнителю под роспись в учетной карточке.

При этом следует помнить, что исполнителям не разрешается передавать черновики документов для печатания техническим сотрудникам подразделения, не имеющим допуска к выполнению подобной работы. Изготовление конфиденциальных документов осуществляется только на выделенных для этих целей пишущих машинках, компьютерах и принтерах. Эти средства должны находиться под контролем специалистов службы безопасности.

Чертежно-графическая документация изготавливается децентрализовано исполнителями с соблюдением установленных правил и под контролем руководителя подразделения (направления деятельности) фирмы и службы КД.

Конфиденциальные документы могут копироваться и размножаться с помощью соответствующей организационной техники с соблюдением действующих требований по защите информации и сохранности всех сопровождающих этот процесс промежуточных носителей (печатных форм). Копирование и размножение конфиденциальных документов всегда санкционируется полномочным должностным лицом с проставлением необходимых записей в учетной форме основного документа и на самом документе. Копировальная техника должна располагаться в помещении службы КД. Множительная техника обслуживается специалистами соответствующего структурного подразделения фирмы.

На принтере, как правило, изготавливается только один экземпляр конфиденциального документа. После окончательного согласования с него на копировальном аппарате снимается количество копий, указанное на обороте документа.

В ходе изготовления конфиденциальных документов не должны использоваться новая красящая лента и копировальная бумага. Под валик печатающего устройства нельзя подкладывать дополнительные уплотняющие листы бумаги. Документы не должны диктоваться или записываться на диктофон, так как это может образовать эффективный акустический канал утечки информации. Испорченные листы и материалы, сопутствовавшие составлению и изготовлению документа, не следует выбрасывать и мусорную корзину, их необходимо помещать в специальные сборники и затем уничтожать в установленном порядке.

На последнем листе всех экземпляров отпечатанного документа (на лицевой или оборотной стороне) проставляются учетный номер, гриф конфиденциальности документа, фамилия исполнителя и номер его телефона, фамилия лица, печатавшего документ, дата. Указывается количество изготовленных экземпляров и при необходимости - адресность каждого из них. Может указываться номер магнитного носителя, с которого печатался документ. Кроме того, учетный номер с указанием грифа конфиденциальности проставляется на нижнем поле каждого листа документа, что закрепляет каждый лист за документом определенного номера. Количество экземпляров документа определяет исполнитель, исходя из реальной потребности в них.

Особо ценные документы на бумажных носителях могут при необходимости снабжаться специальными защитными средствами, препятствующими попыткам копирования или фальсификации документов, например угасание текста при копировании документа, использование красящих лент, отпечаток которых не воспроизводится при копировании или фотографировании, проставление условно случайных знаков в установленных местах, не воспроизводимых в процессе копирования или фальсификации.

При изготовлении документов на машиночитаемых носителях могут производиться следующие действия, затрудняющие несанкционированный доступ к этим документам : шифрование всего или части текста документа, внесение программных дополнений, не позволяющих посторонним лицам прочитать или скопировать документ. После изготовления с помощью компьютера бумажного или (и) машиночитаемого конфиденциального документа информация с магнитного диска, который использовался при составлении текста документа, стирается. Дискеты подлежат многократному форматированию или физическому уничтожению. Факт уничтожения информации подтверждается росписями исполнителя и работника службы КД в учетной форме документа и аппаратном журнале компьютера.

Этап издания конфиденциальных документов технологически не отличается от процесса придания открытому документу юридической силы. Однако при издании конфиденциальных документов должны быть решены следующие задачи обеспечения защиты информации:

-предотвращение доступа к документу должностных лиц и сотрудников, не имеющих служебного отношения к данному документу;

-предупреждение утраты документа или его частей, элементов

-текста в процессе передачи документа при издании;

-перекрытие визуальных и акустических каналов в процессе обсуждения с должностными лицами содержания документа.

Издание документа включает в себя следующие последовательно выполняемые процедуры:

-заключительное корректирование текста и подготовка документа к изданию (подбор необходимых материалов, предыдущих документов, уточнение фамилий руководителей и исполнителей, сроков исполнения, указанных в тексте, исправление допущенных неточностей и др.);

-итоговое внутреннее согласование документа (предварительное согласование проводилось при работе над черновиком и проектом документа);

-внешнее согласование документа;

-подписание документа руководителем;

-утверждение, одобрение документа (при необходимости).

Процедуры этапа организует лично исполнитель документа. При направлении проекта документа должностному лицу на срок более одного дня передача осуществляется через службу КД с внесением необходимых отметок в учетную форму документа и внутреннюю опись документов, находящихся у должностного лица. Факт передачи документа на срок до одного дня фиксируется росписью должностного лица во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя.

Проекты конфиденциальных документов должны обязательно визироваться руководителем службы КД. При визировании ему предъявляются все экземпляры документа со всеми приложениями, а также их учетные формы. Если в процессе визирования или подписания проекта документа принимается решение об изменении уровня грифа конфиденциальности, то такое изменение должно быть срочно внесено во все экземпляры документа, черновик редакции документа, в учетные формы и описи. Изменение грифа во всех указанных материалах заверяется росписью работника службы КД и датируется.

Следовательно, этапы изготовления и издания конфиденциальных документов характеризуются наличием комплекса специфических ограничительных и учетных процедур, предназначенных для защиты носителя и конфиденциальности информации, Особое значение в этом комплексе имеет процедура учета подготовленного черновика и проекта документа, которая дает возможность организовать постоянный контроль за движением проекта документа и работой исполнителя с ним.

2. Составление номенклатур, формирование и оформление конфиденциальных дел

Для обеспечения быстрого поиска необходимых документов, создания условий для их сохранности и удобства использования исполненные конфиденциальные документы, зарегистрированные по журналам учета поступивших и изданных конфиденциальных документов, должны быть сгруппированы в дела. Дело представляет собой совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку.

Распределение документов по делам производится в течение года по мере исполнения документов в соответствии с номенклатурой конфиденциальных дел.

Номенклатура конфиденциальных дел - это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием их индексов (номеров), сроков хранения и лиц, которым предоставлено право пользования делами.

Таким образом, номенклатура конфиденциальных дел, определяя наименования (заголовки) дел и выступая тем самым в роли плана распределения исполненных документов по делам, одновременно устанавливает индексы и сроки хранения дел и является составной частью разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации. Вместе с тем номенклатура является и учетным документом для заведенных конфиденциальных дел. Кроме того, она используется для проверки наличия конфиденциальных дел, может быть использована в качестве схем построения справочной картотеки по документам и составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, передаваемых в архив предприятия.

Номенклатура конфиденциальных дел должна быть самостоятельным документом, ее не следует объединять с номенклатурой открытых дел, т.к. состав граф этих номенклатур имеет существенные различия.

Номенклатура конфиденциальных дел разрабатывается для предприятия в целом (сводная номенклатура дел). Она составляется на каждый год подразделением конфиденциального делопроизводства на основе письменных предложений структурных подразделений. К разработке номенклатуры должны привлекаться квалифицированные специалисты, имеющие доступ к соответствующим конфиденциальным документам и хорошо знающие направления деятельности предприятия, характер его связей с другими предприятиями, состав конфиденциальных документов, планы работ на предстоящий год. Номенклатура подписывается руководителем подразделением конфиденциального делопроизводства, визируется руководителями заинтересованных структурных подразделений, согласовывается с архивом предприятия, рассматривается на заседании постоянно действующей экспертной комиссии предприятия и утверждается руководителем предприятия.

Такой порядок должен быть при первоначальной разработке номенклатуры конфиденциальных дел и в случае ее значительной переработки. Если таких изменений нет, то на каждый последующий год (до 5 лет) номенклатура перепечатывается, подписывается руководителем подразделения КД, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие без вышеперечисленных согласований.

Номенклатура должна иметь соответствующий гриф конфиденциальности, издаваться в двух экземплярах и регистрироваться в журнале учета изданных документов. Первый экземпляр номенклатуры хранится в подразделении конфиденциального делопроизводства и по окончании года подшивается в специальное дело, второй передается в качестве рабочего в архив предприятия. Лица, допущенные к делам, должны быть ознакомлены с соответствующими разделами номенклатуры под подпись на первом экземпляре номенклатуры, что является основанием для привлечения их к ответственности в случаях неправильного адресования документов в дела.

После утверждения номенклатуры дел возможные в течение года изменения в нее вносятся руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства (с проставлением подписи) на основании докладных записок руководителей подразделений.

Предусматриваемые номенклатурой дела должны охватывать все управленческие конфиденциальные документы, которые предполагается издать или получить предприятием. В номенклатуру включаются также дело с номенклатурой дел, журналы (картотеки) всех видов учета конфиденциальных документов, дела с реестрами, квитанциями и расписками на отправленные документы независимо от того, имеют или не имеют они гриф конфиденциальности. Кроме того, в номенклатуру включаются конфиденциальные дела, поступившие из других предприятий: закрытые дела прошлых лет - в номенклатуру дел соответствующего года, незакрытые - в номенклатуру дел текущего года.

Дела, ведущиеся в течение нескольких лет (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года с момента их заведения до закрытия.

В номенклатуру не включаются документы, зарегистрированные по журналу учета документов выделенного хранения.

Планируемая группировка документов в дела закрепляется в номенклатуре в заголовках дел. Заголовки должны в обобщенном виде правильно и четко отражать состав и содержание документов, подлежащих группировке в дело. Не допускаются заголовки типа «Общая (разная) переписка», «Руководящие материалы» и им подобные, которые не раскрывают содержание дел и нередко являются причиной неправомерного ознакомления с документами дела.

Заголовок может включать в себя указание вида дела («дело», «документы», «переписка») или видов документов, название автора, корреспондента, содержание документа (вопрос), время и место события.

Вид дела или виды документов обязательно указываются в заголовке любого дела и помещаются в начале его.

Полнота и сочетание в заголовках других компонентов могут быть различными. Указывать их следует тогда, когда они несут в себе необходимую информацию и без их наличия теряются индивидуальные особенности заголовка или возникает его двоякое понимание. При этом:

-в заголовках дел с планово-отчетной документацией указывается периодичность этой документации, например: «Месячные планы…», «Отчет о выполнении плана… за - г.»;

-если в деле объединяется переписка с несколькими однородными предприятиями, то в заголовке указывается их обобщенное название, например: «Переписка с приборостроительными заводами…»;

-в конце заголовков дел с копийными распорядительными документами пишется слово «копии».

При составлении заголовков дел необходимо предусматривать:

-группировку документов в дело по одному вопросу (за исключением распорядительных документов и протоколов);

-раздельную группировку документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения;

-группировку документов с учетом распределения обязанностей между сотрудниками предприятия, что позволяет в значительной мере предотвращать ознакомление пользователей с документами, не имеющими к ним отношения по роду выполняемой работы;

-группировку распорядительных документов по видам документов (приказы, указания, постановления, распоряжения, решения);

-группировку приказов по предприятию по трем делам: по основной деятельности, личному составу (при наличии конфиденциальных приказов) и оперативным вопросам;

-группировку приказов по основной деятельности в два дела: с подлинниками и копиями;

-группировку документов коллегий и других коллегиальных органов в два дела: протоколы и решения; документы к заседаниям (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и др.);

-группировку приложений к документам вместе с документами, к которым они относятся (исключение допускается для больших по объему приложений, для которых могут предусматриваться отдельные дела);

-группировку планов, отчетов, смет, лимитов, титульных списков и других планово-отчетных документов отдельно от их проектов;

-группировку документов по планированию текущего года отдельно от документов по планированию следующего года.

Систематизация конфиденциальных дел в номенклатуре должна производиться с учетом их важности и взаимосвязи, что ускоряет поиск документов. Дела с планами и отчетами располагаются в последовательности сроков их хранения: вслед за делами с годовыми планами (отчетами) должны вноситься дела с квартальными, а затем с месячными планами (отчетами). Дела с перепиской по одному вопросу, различающиеся между собой корреспондентским признаком, располагаются по алфавиту корреспондентов, а дела с документами, различающиеся географическим признаком, - по алфавиту населенных пунктов.

При значительном количестве дел целесообразно группировать их в номенклатуре по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений или основным направлениям (вопросам) деятельности предприятия. Каждому разделу присваивается номер.

Дело с номенклатурой конфиденциальных дел, конфиденциальные и открытые журналы (картотеки) учета конфиденциальных документов, а также открытые дела с материалами на конфиденциальные документы (реестры, квитанции, расписки на отправленные документы, акты проверок наличия документов и др.) помещаются в конце номенклатуры, не имеющей деления по разделам, а при наличии разделов в разделе, соответствующему названию подразделения КД при структурной схеме построения номенклатуры дел, или в разделе «Конфиденциальное делопроизводство» при производственно-отраслевой схеме построения.

Каждому делу присваивается самостоятельный цифровой индекс, который состоит из номера структурного подразделения (при структурной схеме построения номенклатуры) или номера направления (при производственно-отраслевой схеме) и через тире порядкового номера дела в пределах каждого раздела, например: 01-01, 01-02, 02-01 и т.д. В номенклатуре, не имеющей деления на разделы, вместо индекса дела проставляется его порядковый номер по номенклатуре.

Формирование конфиденциальных дел включает группировку документов по делам в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дел. Дела формируются в течение года по мере поступления в них документов.

Формирование конфиденциальных дел должно осуществляться в подразделении КД.

В дела помещаются исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в установленном порядке. Вторые экземпляры могут помещаться в дело лишь в случаях, когда на них имеются какие-либо резолюции, пометки, дополняющие содержание основного экземпляра. При производственной необходимости допускается помещать в дела временного хранения (до 10 лет) проекты документов. В исключительных случаях с разрешения руководителя подразделения КД допускается помещать в конфиденциальные дела отдельные открытые документы, имеющие прямое отношение к содержанию конфиденциальных документов дела. В дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату.

Ведение переходящих дел допускается в отдельных случаях, главным образом по планированию, проектированию, а также разработке научных тем и, как правило, для документов временного срока хранения.

В зависимости от вида и содержания документы систематизируются внутри дел в вопросно-логической, хронологической последовательности или их сочетании.

Изданные предприятием распорядительные документы, протоколы, акты систематизируются в делах хронологически в порядке возрастания номеров.

В делах с перепиской поступившие документы помещаются, как правило, вместе с копиями отправленных документов, которыми они исполнены. Копии изданных инициативных документов, направляемых в другие предприятия, в целях обеспечения их сохранности подшиваются, как правило, в дело сразу, до получения ответов на них.

Распорядительные документы вышестоящих предприятий, изданные в текущем году, но поступившие в начале следующего года, помещаются в дело текущего года.

Планы и отчеты помещаются в дела года, к которому они относятся, независимо от времени их составления. Перспективные планы помещаются в дела начального года действия планов, отчеты об их выполнении - в дела последнего года действия планов.

Формирование дел производится путем подшивки документов в обложки. Дела постоянного и долговременного сроков хранения должны иметь твердые обложки. Отдельные дела могут формироваться в папках-скорошивателях или в папках регистраторах, если это вызывается интересами обеспечения режима конфиденциальности. Такие дела пользователям не выдаются (при необходимости могут выдаваться отдельные документы дел), в них ведется опись документов, которая по окончании года или перед сдачей дел на архивное хранение подшивается в обложку вместе с документами дела.

Если в дела подшиваются документы, зарегистрированные по учетам предшествующего или следующего года (планы, отчеты и др.), то в журналах их учета рядом с индексом (номером) дела в скобках проставляется год дела, в которое они помещены.

Изъятие по каким-либо причинам документов из дела разрешается руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства, а при направлении их в другие предприятия - руководителем предприятия. Вместо изъятых документов в дело помещается справка-заместитель.

О документах, изъятых из дела безвозвратно, производится, кроме того, соответствующая отметка в описи документов дела. При необходимости вместо изъятых документов в дело могут быть подшиты их копии, в этом случае справка-заместитель не требуется. Отметки о снятии копий и местонахождении подлинников производятся лишь в соответствующих учетных формах документов.

Оформление конфиденциального дела включает описание дела на обложке, проставление на внутренней стороне обложки инициалов и фамилий лиц, допущенных к делу, заведение карточки учета выдачи дела, заполнение описи документов дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, прошивку и опечатывание дела.

Список литературы

секретный документ несанкционированный доступ

1.Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149 - «РГ» - Федеральный выпуск №4131 от 29 июля 2006 г.

2.Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти - «РГ» - Федеральный выпуск №4937 от 24 июня 2009 г.

.Делопроизводство в системе государственного управления. (Учебно - практическое пособие). - М.; «Издательство РАГС», 2003. - 372 с.

.Данилов Ю.М. Защита и обработка конфиденциальных документов - Журнал «Делопроизводство» №1, 2008 г.

.Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.; «Приор - издат», (издание 9-е переработанное и дополненное), 2010. - 160 с.